您可以設定儲存格、資料列或資料欄的格式，讓符合特定條件的項目套用其他的文字或背景顏色，例如，只要含有特定字詞或數字就套用特定格式。
- 使用電腦在 Google 試算表中開啟試算表。
- 選取要套用格式規則的儲存格。
- 依序按一下 [格式]
[條件式格式設定]。工具列將在右側開啟。
- 建立規則。
- 單色：在「儲存格符合以下條件時套用指定格式」之下，選擇可觸發規則的條件。接下來，在「格式設定樣式」之下，選擇儲存格在符合特定條件時的顯示方式。
- 色階：在「預覽」之下選取色階。接著，選擇最小值、最大值和選用的中間點值。如要選取資料值的類別，請點選向下箭頭
。
- 按一下 [完成]。
[條件式格式設定]。工具列將在右側開啟。
。範例
老師可以將試算表中低於 80 分的成績特別標示出來，查看哪些學生的成績低於這個標準。
- 使用電腦在 Google 試算表中開啟試算表。
- 選取考試成績。
- 依序按一下 [格式]
- 在「儲存格符合以下條件時套用指定格式」底下，按一下 [小於]。如果已經有規則，請按一下該規則，或是依序按一下 [新增規則]
- 按一下 [值或公式] 並輸入 80。
- 按一下「填滿顏色」圖示
並選擇紅色。
- 按一下 [完成]。低於標準的成績會以紅色標示出來。
並選擇紅色。使用進階條件式格式設定
使用自訂公式搭配條件式格式設定
您可以根據其他儲存格的內容，利用自訂公式為一或多個儲存格套用特定的格式設定。
- 使用電腦在 Google 試算表中開啟試算表。
- 選取您要設定格式的儲存格。
- 依序按一下 [格式]
- 在「儲存格符合以下條件時套用指定格式」下拉式選單底下，按一下 [自訂公式：]。如果已經有規則，請按一下該規則，或是依序按一下 [新增規則]
- 按一下 [值或公式] 並新增公式和規則。
- 按一下 [完成]。
注意：您只能使用標準標記法「(='sheetname'!cell)」來參照同一份工作表中的資料。如要在公式中參照其他工作表，請使用 INDIRECT 函式。
範例 1
如何將相同的資料值標示出來：
- 使用電腦在 Google 試算表中開啟試算表。
- 選取您要設定格式的範圍，例如儲存格 A1 到 A100。
- 依序按一下 [格式]
- 在「儲存格符合以下條件時套用指定格式」下拉式選單底下，按一下 [自訂公式：]。如果已經有規則，請按一下該規則，或是依序按一下 [新增規則]
- 在第一列輸入規則。在這個範例中，規則為「=COUNTIF($A$1:$A$100,A1)>1」。
- 選擇其他格式設定屬性。
- 按一下 [完成]。
範例 2
如何根據某列其中一個儲存格的值，設定整列的格式：
- 使用電腦在 Google 試算表中開啟試算表。
- 選取您要設定格式的範圍，例如 A:E 欄。
- 依序按一下 [格式]
- 在「儲存格符合以下條件時套用指定格式」下拉式選單底下，按一下 [自訂公式：]。如果已經有規則，請按一下該規則，或是依序按一下 [新增規則]
- 在第一列輸入規則。舉例來說，如要設定當 B 欄的值為「Yes」時，該列就變成綠色，請輸入下列公式：=$B1="Yes"。
- 選擇其他格式設定屬性。
- 按一下 [完成]。
絕對參照與相對參照
一般而言，您必須在公式中的字母和數字前面加上美元符號 ($)，才能使用絕對參照來套用格式設定，而非使用相對參照 (例如 A1 對應 B1、A2 對應 B2)。
使用萬用字元搭配條件式格式設定
您可以使用萬用字元來比對多個運算式。設定格式時，萬用字元可搭配「文字包含」或「文字不包含」欄位使用。
- 如要比對單一字元，請使用問號 (?)。舉例來說，包含「a?c」的文字規則，會針對含有「abe」的儲存格套用指定的格式設定，而「ac」或「abbc」則不在比對範圍內。
- 如要比對任意數量的字元，請使用星號 (*)。舉例來說，包含「a*c」的文字規則，會針對含有「abc」、「ac」和「abbc」的儲存格套用指定的格式設定，而「ab」或「ca」則不在比對範圍內。
- 如果您想比對的是文字中的問號或星號，可以在上述符號前面加上波浪號 (~) 來排除這些萬用字元。舉例來說，包含「a~?c」的文字規則，會針對含有「a?c」的儲存格套用指定的格式設定，而「abc」或「a~?c」則不在比對範圍內。
注意事項：
- 如要移除特定規則，請指向您要移除的規則，然後按一下「移除」圖示
。
- 系統會依照規則列出的順序逐一進行認定。第一個被判定為真的規則將定義儲存格或範圍的格式。您可以透過拖放操作的方式重新排序各個規則。
- 如果您複製與貼上含有格式設定規則的儲存格或範圍，則當您貼上複製的資料時，也會套用這些規則。
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