Cómo usar reglas de formato condicional en Hojas de cálculo de Google

A las celdas, las filas o las columnas se les puede aplicar un formato que cambie el texto o el color de fondo si cumplen con determinadas condiciones. Por ejemplo, si contienen una determinada palabra o un número.

1. En tu computadora, abre un archivo en Hojas de cálculo de Google.
2. Seleccione las celdas a las que desees aplicarles reglas de formato.
3. Haz clic en Formato Formato condicional. Se abrirá una barra de herramientas a la derecha.
4. Crea una regla.
   • Color único: En "Aplicar formato a las celdas si", elige la condición que desees que active la regla. En "Estilo de formato", elige cómo se verá la celda cuando se cumplan las condiciones.
   • Escala de colores: En "Vista previa", selecciona la escala de colores. Luego, elige un valor mínimo y uno máximo, y un valor de punto medio opcional. Para elegir la categoría de valor, haz clic en la flecha hacia abajo .
5. Haz clic en Listo.

Ejemplo

Un profesor puede destacar los resultados de una prueba para ver qué alumnos obtuvieron una puntuación inferior al 80%.

1. En tu computadora, abre un archivo en Hojas de cálculo de Google.
2. Seleccione las puntuaciones de la prueba.
3. Haz clic en Formato Formato condicional.
4. En "Aplicar formato a las celdas si", haz clic en Menor que. Si ya existe una regla, haz clic en ella o en Agregar una regla nueva  Menor que.
5. Haz clic en Valor o fórmula y, luego, ingresa 0.8.
6. Para elegir un color rojo, haz clic en Relleno .
7. Haz clic en Listo. Las puntuaciones bajas se destacarán en rojo.

Cómo usar el formato condicional avanzado

Cómo usar fórmulas personalizadas con formato condicional

Puedes usar fórmulas personalizadas para aplicar formato a una o más celdas en función del contenido de otras celdas.

1. En tu computadora, abre un archivo en Hojas de cálculo de Google.
2. Selecciona las celdas a las que quieras aplicarles formato.
3. Haz clic en Formato Formato condicional.
4. En el menú desplegable "Aplicar formato a las celdas si", haz clic en La fórmula personalizada es. Si ya existe una regla, haz clic en ella o en Agregar una regla nueva  La fórmula personalizada es.
5. Haz clic en Valor o fórmula y agrega la fórmula y las reglas.
6. Haz clic en Listo.

Nota: Las fórmulas solo pueden hacer referencia a la misma hoja mediante la notación estándar "(='nombredelahoja'!celda)". Para hacer referencia a otra hoja en la fórmula, usa la función INDIRECT.

Ejemplo 1

Para destacar las instancias en las que haya más de un caso del mismo valor en tus datos, sigue estos pasos:

1. En tu computadora, abre un archivo en Hojas de cálculo de Google.
2. Selecciona el rango al que quieras aplicarle formato. Por ejemplo, las celdas A1 a A100.
3. Haz clic en Formato Formato condicional.
4. En el menú desplegable "Aplicar formato a las celdas si", haz clic en La fórmula personalizada es. Si ya existe una regla, haz clic en ella o en Agregar una regla nueva  La fórmula personalizada es.
5. Escribe la regla para la primera fila. En este caso, la regla sería "=COUNTIF($A$1:$A$100,A1)>1."
6. Elige otras propiedades de formato.
7. Haz clic en Listo.

Ejemplo 2

Para aplicarle formato a una fila completa en función del valor de una de las celdas de esa fila, sigue estos pasos:

1. En tu computadora, abre un archivo en Hojas de cálculo de Google.
2. Selecciona el rango al que quieras aplicarle formato, por ejemplo, las columnas A:E.
3. Haz clic en Formato Formato condicional.
4. En el menú desplegable "Aplicar formato a las celdas si", haz clic en La fórmula personalizada es. Si ya existe una regla, haz clic en ella o en Agregar una regla nueva  La fórmula personalizada es.
5. Escribe la regla para la primera fila. Por ejemplo, si deseas que toda la fila se vea verde si el valor de la columna B es "Sí", escribe una fórmula como "=$B1="Sí"."
6. Elige otras propiedades de formato.
7. Haz clic en Listo.

Referencias absolutas y relativas

A menudo, deberás agregar signos de dólar ($) delante de las letras y los números de las fórmulas para que el formato se aplique mediante referencias absolutas en lugar de referencias relativas (A1 a B1, A2 a B2).

Cómo usar caracteres comodín con formato condicional

Puedes usar caracteres comodín para que coincidan varias expresiones. Los caracteres comodín se pueden utilizar con los campos "El texto contiene" o "El texto no contiene" mientras se aplica el formato.

• Para establecer una coincidencia con cualquier carácter único, usa un signo de interrogación (?). Por ejemplo, una regla de texto que contenga "a?c" les aplicará formato a las celdas con "abc", pero no con "ac" ni "abbc".
• Para que coincida con cero (0) o más caracteres, usa un asterisco (*). Por ejemplo, una regla de texto que contenga "a*c" les aplicará formato a las celdas con "abc", "ac" y "abbc", pero no "ab" ni "ca".
• Para que coincida con un signo de interrogación o un asterisco en el texto, puedes escapar de los caracteres comodín agregando una virgulilla (~) delante de ellos. Por ejemplo, una regla de texto que contenga "a~?C" les aplicaría formato a las celdas con "a?c", pero no con "abc" ni "a~?c".

Notas:

• Para quitar una regla, selecciónala y haz clic en Quitar .
• Las reglas se evalúan en el orden indicado. La primera regla que se determine como verdadera definirá el formato de la celda o el rango. Para cambiar el orden de las reglas, haz clic en ellas y arrástralas.
• Si copias los datos de una celda o de un rango que contiene reglas de formato, estas reglas se aplicarán cuando pegues los datos copiados.