Usar reglas de formato condicional en Hojas de Cálculo de Google

Puedes aplicar formato a las celdas, a las filas o a las columnas para cambiar el color del texto o del fondo si cumplen ciertas condiciones, por ejemplo, si contienen una palabra o un número determinados.

  1. En un ordenador, abre una hoja de cálculo en Hojas de cálculo de Google.
  2. Selecciona las celdas a las que quieras aplicar reglas de formato.
  3. Haz clic en Formato y luego Formato condicional. Se abrirá una barra de herramientas en la parte derecha.
  4. Crea una regla.
    • Un color: en "Dar formato a celdas si", elige la condición que quieres que active la regla. En "Estilo de formato", elige la apariencia que tendrá la celda cuando se cumplan las condiciones.
    • Escala de colores: en "Vista previa", selecciona la escala de colores. A continuación elige un valor mínimo, uno máximo y, si quieres, un valor de punto medio. Para elegir la categoría de los valores, haz clic en la flecha hacia abajo Flecha hacia abajo.
  5. Haz clic en Ok.
Ejemplo

Un profesor quiere resaltar las puntuaciones de un examen para ver qué alumnos sacaron menos de un 8.

  1. En un ordenador, abre una hoja de cálculo en Hojas de cálculo de Google.
  2. Selecciona las puntuaciones.
  3. Haz clic en Formato y luego Formato condicional.
  4. En "Dar formato a celdas si", haz clic en Menor que. Si ya hay una regla, haz clic en ella o selecciona Añadir nueva regla y luego Menor que.
  5. Haz clic en Valor o fórmula y escribe 0,8.
  6. Para elegir un color rojo, haz clic en Color de relleno Color.
  7. Haz clic en Ok. Las puntuaciones que están por debajo del valor introducido se resaltan en rojo.

Usar el formato condicional avanzado

Usar fórmulas personalizadas con el formato condicional

Puedes usar fórmulas personalizadas para aplicar formato a una o más celdas en función del contenido de otras celdas.

  1. En un ordenador, abre una hoja de cálculo en Hojas de cálculo de Google.
  2. Selecciona las celdas a las que quieras dar formato.
  3. Haz clic en Formato y luego Formato condicional.
  4. En el menú desplegable "Dar formato a celdas si", haz clic en La fórmula personalizada es. Si ya hay una regla, haz clic en ella o selecciona Añadir nueva regla y luego La fórmula personalizada es.
  5. Haz clic en Valor o fórmula y añade la fórmula y las reglas.
  6. Haz clic en Ok.

Nota: Las fórmulas solo pueden hacer referencia a la misma hoja mediante la notación estándar "(='nombrehoja'!celda)". Para hacer referencia a otra hoja en la fórmula, usa la función INDIRECTO.

Ejemplo 1

Si quieres resaltar las celdas cuando un valor de tus datos aparezca más de una vez:

  1. En un ordenador, abre una hoja de cálculo en Hojas de cálculo de Google.
  2. Selecciona el intervalo al que quieras dar formato. Por ejemplo, de la celda A1 a la A100.
  3. Haz clic en Formato y luego Formato condicional.
  4. En el menú desplegable "Dar formato a celdas si", haz clic en La fórmula personalizada es. Si ya hay una regla, haz clic en ella o selecciona Añadir nueva regla y luego La fórmula personalizada es.
  5. Escribe la regla de la primera fila. En este caso, sería "=CONTAR.SI($A$1:$A$100;A1)>1".
  6. Elige otras propiedades de formato.
  7. Haz clic en Ok.

Ejemplo 2

Si quieres dar formato a una fila completa en función del valor de una de las celdas de esa fila:

  1. En un ordenador, abre una hoja de cálculo en Hojas de cálculo de Google.
  2. Selecciona el intervalo al que quieras dar formato, por ejemplo, de la columna A a la E.
  3. Haz clic en Formato y luego Formato condicional.
  4. En el menú desplegable "Dar formato a celdas si", haz clic en La fórmula personalizada es. Si ya hay una regla, haz clic en ella o selecciona Añadir nueva regla y luego La fórmula personalizada es.
  5. Escribe la regla de la primera fila. Por ejemplo, si quieres que se aplique el color verde a toda la fila cuando el valor de la columna B sea "Sí", escribe una fórmula como =$B1="Sí".
  6. Elige otras propiedades de formato.
  7. Haz clic en Ok.

Diferencia entre referencias absolutas y relativas

Para que el formato se aplique mediante referencias absolutas en lugar de relativas (A1 a B1, A2 a B2), a menudo tendrás que añadir símbolos de dólar ($) delante de las letras y los números de las fórmulas.

Usar caracteres comodín con el formato condicional

Puedes usar caracteres comodín para buscar varias expresiones. Los caracteres comodín se pueden utilizar en los campos "El texto contiene" o "El texto no contiene" al aplicar el formato.

  • Usa un signo de interrogación (?) para representar cualquier carácter. Por ejemplo, una regla de texto que contenga "a?c" daría formato a las celdas que incluyan "abc", pero no a las que contengan "ac" o "abbc".
  • Usa un asterisco (*) como comodín para cero (0) o más caracteres. Por ejemplo, una regla de texto que contenga "a*c" daría formato a las celdas con "abc", "ac" y "abbc", pero no a las que contengan "ab" ni "ca".
  • Si quieres especificar un signo de interrogación o un asterisco en el texto, añade una tilde (~) delante de los caracteres comodín para que no se interpreten como tales. Por ejemplo, una regla de texto que contenga "a~?c" daría formato a las celdas que incluyan "a?c", pero no a las que contengan "abc" o "a~?c".

Notas:

  • Para quitar una regla, sitúa el cursor encima de ella y haz clic en Eliminar Quitar.
  • Las reglas se evalúan en el orden indicado. La primera regla que se cumpla definirá el formato de la celda o del intervalo. Para reordenarlas, haz clic en ellas y arrástralas.
  • Si copias y pegas contenido de una celda o de un intervalo que tengan reglas de formato, las reglas se aplicarán al pegar los datos copiados.
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