A las celdas, las filas o las columnas se les puede aplicar un formato que cambie el texto o el color de fondo si cumplen con determinadas condiciones. Por ejemplo, si contienen una determinada palabra o un número.
- En tu computadora, abre un archivo en Hojas de cálculo de Google.
- Seleccione las celdas a las que desees aplicarles reglas de formato.
- Haz clic en Formato Formato condicional. Se abrirá una barra de herramientas a la derecha.
- Crea una regla.
- Color único: En "Aplicar formato a las celdas si", elige la condición que desees que active la regla. En "Estilo de formato", elige cómo se verá la celda cuando se cumplan las condiciones.
- Escala de colores: En "Vista previa", selecciona la escala de colores. Luego, elige un valor mínimo y uno máximo, y un valor de punto medio opcional. Para elegir la categoría de valor, haz clic en la flecha hacia abajo .
- Haz clic en Listo.
Un profesor puede destacar los resultados de una prueba para ver qué alumnos obtuvieron una puntuación inferior al 80%.
- En tu computadora, abre un archivo en Hojas de cálculo de Google.
- Seleccione las puntuaciones de la prueba.
- Haz clic en Formato Formato condicional.
- En "Aplicar formato a las celdas si", haz clic en Menor que. Si ya existe una regla, haz clic en ella o en Agregar una regla nueva Menor que.
- Haz clic en Valor o fórmula y, luego, ingresa 0.8.
- Para elegir un color rojo, haz clic en Relleno .
- Haz clic en Listo. Las puntuaciones bajas se destacarán en rojo.
Cómo usar el formato condicional avanzado
Puedes usar fórmulas personalizadas para aplicar formato a una o más celdas en función del contenido de otras celdas.
- En tu computadora, abre un archivo en Hojas de cálculo de Google.
- Selecciona las celdas a las que quieras aplicarles formato.
- Haz clic en Formato Formato condicional.
- En el menú desplegable "Aplicar formato a las celdas si", haz clic en La fórmula personalizada es. Si ya existe una regla, haz clic en ella o en Agregar una regla nueva La fórmula personalizada es.
- Haz clic en Valor o fórmula y agrega la fórmula y las reglas.
- Haz clic en Listo.
Nota: Las fórmulas solo pueden hacer referencia a la misma hoja mediante la notación estándar "(='nombredelahoja'!celda)". Para hacer referencia a otra hoja en la fórmula, usa la función INDIRECT.
Ejemplo 1
Para destacar las instancias en las que haya más de un caso del mismo valor en tus datos, sigue estos pasos:
- En tu computadora, abre un archivo en Hojas de cálculo de Google.
- Selecciona el rango al que quieras aplicarle formato. Por ejemplo, las celdas A1 a A100.
- Haz clic en Formato Formato condicional.
- En el menú desplegable "Aplicar formato a las celdas si", haz clic en La fórmula personalizada es. Si ya existe una regla, haz clic en ella o en Agregar una regla nueva La fórmula personalizada es.
- Escribe la regla para la primera fila. En este caso, la regla sería "=COUNTIF($A$1:$A$100,A1)>1."
- Elige otras propiedades de formato.
- Haz clic en Listo.
Ejemplo 2
Para aplicarle formato a una fila completa en función del valor de una de las celdas de esa fila, sigue estos pasos:
- En tu computadora, abre un archivo en Hojas de cálculo de Google.
- Selecciona el rango al que quieras aplicarle formato, por ejemplo, las columnas A:E.
- Haz clic en Formato Formato condicional.
- En el menú desplegable "Aplicar formato a las celdas si", haz clic en La fórmula personalizada es. Si ya existe una regla, haz clic en ella o en Agregar una regla nueva La fórmula personalizada es.
- Escribe la regla para la primera fila. Por ejemplo, si deseas que toda la fila se vea verde si el valor de la columna B es "Sí", escribe una fórmula como "=$B1="Sí"."
- Elige otras propiedades de formato.
- Haz clic en Listo.
Referencias absolutas y relativas
A menudo, deberás agregar signos de dólar ($) delante de las letras y los números de las fórmulas para que el formato se aplique mediante referencias absolutas en lugar de referencias relativas (A1 a B1, A2 a B2).
Puedes usar caracteres comodín para que coincidan varias expresiones. Los caracteres comodín se pueden utilizar con los campos "El texto contiene" o "El texto no contiene" mientras se aplica el formato.
- Para establecer una coincidencia con cualquier carácter único, usa un signo de interrogación (?). Por ejemplo, una regla de texto que contenga "a?c" les aplicará formato a las celdas con "abc", pero no con "ac" ni "abbc".
- Para que coincida con cero (0) o más caracteres, usa un asterisco (*). Por ejemplo, una regla de texto que contenga "a*c" les aplicará formato a las celdas con "abc", "ac" y "abbc", pero no "ab" ni "ca".
- Para que coincida con un signo de interrogación o un asterisco en el texto, puedes escapar de los caracteres comodín agregando una virgulilla (~) delante de ellos. Por ejemplo, una regla de texto que contenga "a~?C" les aplicaría formato a las celdas con "a?c", pero no con "abc" ni "a~?c".
Notas:
- Para quitar una regla, selecciónala y haz clic en Quitar .
- Las reglas se evalúan en el orden indicado. La primera regla que se determine como verdadera definirá el formato de la celda o el rango. Para cambiar el orden de las reglas, haz clic en ellas y arrástralas.
- Si copias los datos de una celda o de un rango que contiene reglas de formato, estas reglas se aplicarán cuando pegues los datos copiados.