使用註解和操作項目

想在公司或學校充分運用 Google 文件嗎?歡迎申請免費試用 Google Workspace
你可以在 Google 文件、試算表和簡報中與其他使用者協同合作,可執行的動作如下:
  • 新增、編輯、回覆或刪除註解
  • 指派工作和操作項目

新增、編輯、查看、篩選或刪除註解

新增註解

如要在 Google 文件、試算表或簡報中為 Microsoft Office 檔案加上註解,請將該檔案轉換成 Google 文件檔案

  1. 在電腦上開啟文件、試算表或簡報。
  2. 選取您要加註的文字、圖片、儲存格或投影片。
  3. 如要新增註解,請按一下工具列中的「新增註解」圖示 Add comment
  4. 輸入註解內容。
  5. 按一下 [註解]。
查看所有註解
  1. 在電腦上開啟文件、試算表或簡報。
  2. 按一下右上方的「開啟註解記錄」圖示 尚未解決的註解
  3. 如要關閉註解記錄,請再按一下該圖示

提示:你也可以在任一註解視窗底部按一下 [開啟所有註解]。  

尋找註解

你可以在 Google 試算表中尋找註解及其所在位置。

透過工作表分頁

  1. 在工作表底部,將滑鼠游標移到分頁標籤的註解通知圖示上 。 
  2. 在隨即顯示的視窗中,按一下你要的儲存格名稱,即可查看註解內容及其所在位置。

提示:如要查看工作表中的所有註解,請按一下 [查看所有註解]

 

透過註解面板

  1. 按一下右上方的「開啟註解記錄」圖示 尚未解決的註解
  2. 點選任一註解即可查看其所在位置。
篩選註解

你可以篩選 Google 文件和試算表中的註解。

  1. 在 Google 文件或試算表中,按一下「開啟註解記錄」圖示 尚未解決的註解。 
  2. 按一下「註解」視窗左側的「全部」圖示 向下箭頭,即可按照下列任一條件篩選註解:
    • 全部
    • 個人專屬
    • 尚未解決
    • 已解決
  3. 視窗中隨即顯示該類別的所有註解。

你可以在 Google 試算表中依工作表篩選註解。

  1. 按一下工作表中的「開啟註解記錄」圖示 尚未解決的註解。 
  2. 按一下「註解」視窗右側的「所有工作表」圖示 向下箭頭,將篩選條件變更為 [目前工作表]。
編輯或刪除註解
  1. 在電腦上開啟文件、試算表或簡報。
  2. 在你要編輯或刪除的註解上,按一下「更多」圖示 更多
  3. 按一下 [編輯] 或 [刪除]
傳送註解給特定使用者

如要讓其他使用者看到你的註解,可以在註解中新增這些使用者。這樣對方就會收到含有註解內容的電子郵件通知。

提示:如果某位使用者已將其狀態設為「不在辦公室」,而你擁有查看其日曆的權限,當你在註解中新增該使用者時,就會收到「不在辦公室」的通知。

  1. 在電腦上開啟文件、試算表或簡報。
  2. 插入註解並輸入內容。
  3. 在註解中輸入「@」和使用者的名稱或電子郵件地址。系統會提示符合的使用者名稱,此時請按一下你要的名稱。
  4. 按一下 [註解]。

注意:如果你新增的使用者沒有查看該檔案的權限,系統會詢問你是否要共用檔案

回覆或關閉註解

如果您已取得權限,可在文件中編輯或加入註解,您就可以回覆註解。當討論結束後,你可以將註解的狀態設為已解決,予以關閉。

提示:你也可以直接從電子郵件回覆或關閉註解。請參閱這篇文章,瞭解如何在 Gmail 中處理註解。

管理註解通知
  1. 在電腦上開啟文件、試算表或簡報。
  2. 按一下檔案右上方的「開啟註解記錄」圖示 尚未解決的註解
  3. 按一下 [通知]
  4. 選擇您要接收通知的時間點:
  • 全部:只要有新註解,您就會收到電子郵件通知。
  • 僅限與您有關的事件:當其他使用者回覆您的註解或傳送註解給您時,您就會收到電子郵件通知。
  • :您不會收到任何關於該檔案註解的電子郵件通知。
回覆註解

回覆文件或簡報中的註解

  1. 在電腦上開啟文件或簡報。
  2. 按一下註解。
  3. 按一下 [回覆] 並輸入回覆內容。
  4. 輸入完畢後,點選 [回覆] 按鈕即可儲存。

回覆試算表中的註解

  1. 在電腦上開啟試算表。
  2. 在工作表分頁上,按一下「新增註解」圖示 Add comment
  3. 按一下您要回覆的註解。
  4. 按一下 [回覆] 並輸入回覆內容。
  5. 輸入完畢後,點選 [回覆] 按鈕即可儲存。

提示:如果某位使用者已將其狀態設為「不在辦公室」,而你擁有查看其日曆的權限,當你在註解中回覆該使用者時,就會收到「不在辦公室」的通知。

關閉或重新開啟註解
  1. 在電腦上開啟文件、試算表或簡報。
  2. 按一下您要關閉的註解。
  3. 按一下註解上方角落的 [解除待解決狀態]

如要查看您關閉的註解,請按一下視窗上方角落的 [註解]。如要重新開啟已關閉的註解,請按一下註解右上角的 [重新開啟]

使用及追蹤操作項目

登入公司或學校帳戶時,您可以使用註解功能指派工作或操作項目。系統會根據檔案內容顯示建議的操作項目。

在註解中為操作項目指派對象
  1. 使用電腦開啟 Google 檔案。
  2. 選取您要加註的文字、圖片、儲存格或投影片。
  3. 按一下工具列上的「新增註解」圖示 Add comment 以新增註解。
  4. 輸入註解內容。
  5. 在註解中加入指派對象的電子郵件地址,並且在地址開頭加上 @ 或 +。
  6. 按一下 [指派給 <名稱>] 旁邊的方塊。
  7. 按一下 [指派]。操作項目的指派對象就會收到電子郵件通知。

提示:如果某位使用者已將其狀態設為「不在辦公室」,而你擁有查看其日曆的權限,當你在註解中指派該使用者時,就會收到「不在辦公室」的通知。

重新指派操作項目
  1. 使用電腦開啟 Google 檔案。
  2. 按一下註解。
  3. 按一下 [回覆]。
  4. 輸入註解內容。
  5. 在註解中加入重新指派對象的電子郵件地址,並且在地址開頭加上 @ 或 +。
  6. 按一下 [重新指派給 <名稱>] 旁邊的方塊。
  7. 按一下 [重新指派]。操作項目的指派對象就會收到電子郵件通知。
使用、編輯或關閉建議的操作項目 (僅支援美式英文)

如果您輸入的字詞有請求某人採取特定行動的意思,Google 文件就會自動顯示建議的操作項目。

  1. 使用電腦在 Google 文件中開啟文件。
  2. 如果 Google 文件偵測到你輸入的內容含有操作項目 (例如「AI:請小珍傳送後續追蹤的電子郵件」或「待辦事項:請阿立完成簡報」),就會顯示建議的操作項目。
    • 如要接受建議,請按一下 [指派]。
    • 如要忽略建議,請按一下 [關閉]。
    • 如要編輯建議,請依序按一下「更多」圖示 更多 接下來 [編輯]
    • 如要關閉建議,請依序按一下 [工具] 接下來 [偏好設定],然後取消勾選 [建議的操作項目]。

    文字內容必須符合下列條件,系統才會提供建議的操作項目:

    • 提到某人的名稱或電子郵件地址。
    • 提到可存取該檔案的使用者。
將操作項目標示為完成
  1. 使用電腦開啟 Google 檔案。
  2. 按一下註解右上角的「完成」圖示 完成
在文件中查看追蹤項目
  1. 使用電腦開啟 Google 文件試算表簡報主畫面,或是 Google 雲端硬碟。
  2. 按一下文件右上角的數字。如果畫面未顯示數字,表示該文件中沒有你需要追蹤的項目。
  3. 你可以查看目前有多少待處理的項目,包括:
    • 操作項目
    • 建議項目
  4. 如要前往第一個操作項目或建議,請按一下清單中的選項。
  5. 按一下數字即可關閉選單。
這對您有幫助嗎?
我們應如何改進呢?