अपने दस्तावेज़, प्रज़ेंटेशन, और शीट को ऐक्सेस करना आसान बनाना

किसी दस्तावेज़ या प्रज़ेंटेशन को पढ़ने में दिव्यांग लोगों सहित सभी को ज़्यादा आसानी हो, इसके लिए उन्हें तैयार करते समय नीचे दिया गया तरीका अपनाएं.

वैकल्पिक टेक्स्ट शामिल करना

इमेज, ड्रॉइंग, और अन्य ग्राफ़िक के लिए इस्तेमाल होने वाले वैकल्पिक लेख की मदद से, स्क्रीन रीडर के उपयोगकर्ता स्क्रीन पर मौजूद जानकारी को सुन सकते हैं. वैकल्पिक लेख न होने पर, उपयोगकर्ताओं को सिर्फ़ "इमेज" शब्द सुनाई देगा और हो सकता है कि विज़ुअल से जुड़ी कोई काम की जानकारी उनसे छूट जाए.

किसी भी विज़ुअल प्रॉपर्टी के लिए अगर कोई टेक्स्ट नहीं दिया गया है, तो उसके लिए हमेशा वैकल्पिक लेख जोड़ें. कुछ इमेज में वैकल्पिक लेख अपने-आप जुड़ जाता है. हालांकि, अपने-आप जुड़ने वाले वैकल्पिक लेख की पुष्टि करना बेहतर रहता है.

वैकल्पिक टेक्स्ट जोड़ना या उसमें बदलाव करना

1. कोई इमेज, ड्रॉइंग या ग्राफ़िक चुनें.
2. इनमें से किसी एक विकल्प का इस्तेमाल करें:
   • Docs में: इमेज के विकल्प वैकल्पिक लेख पर क्लिक करें.
     • Mac पर: + Option + y दबाएं.
     • दूसरे सभी प्लैटफ़ॉर्म पर: Ctrl + Alt + y दबाएं.
   • Slides के लिए: फ़ॉर्मैट करने के विकल्प वैकल्पिक टेक्स्ट पर क्लिक करें.
     • Mac पर: + Option + y दबाएं.
     • दूसरे सभी प्लैटफ़ॉर्म पर: Ctrl + Alt + y दबाएं.
   • Sheets पर: सबसे ऊपर दाएं कोने में, शीट में इमेज डालने के बाद, ज़्यादा वैकल्पिक लेख पर क्लिक करें.
3. ब्यौरा डालें.
4. टाइटल जोड़ने के लिए, बेहतर विकल्प चुनें.

डेटा के लिए टेबल का इस्तेमाल करना

टेबल का इस्तेमाल डेटा को प्रज़ेंट करने के लिए करें, न कि पेज का विज़ुअल लेआउट बदलने के लिए. टेबल की पहली पंक्ति में डेटा के बजाय, शीर्षक डालें.

टिप्पणियों और सुझावों का इस्तेमाल करना

अपने दस्तावेज़ या प्रज़ेंटेशन के टेक्स्ट में नोट लिखने के बजाय, टिप्पणी करने और सुझाव देने की सुविधाओं का इस्तेमाल करें. स्क्रीन रीडर के उपयोगकर्ता, आपकी पूरी फ़ाइल में खोजने के बजाय, कीबोर्ड शॉर्टकट का इस्तेमाल करके सीधे टिप्पणियों पर जा सकते हैं. इसके साथ ही, फ़ाइल का मालिक ईमेल सूचनाएं भी पा सकता है या टिप्पणी के थ्रेड की समीक्षा कर सकता है.

इमेज और टेक्स्ट के लिए हाई कंट्रास्ट वाले रंगों का इस्तेमाल करना

रंगों के हाई कंट्रास्ट से टेक्स्ट और इमेज को पढ़ना और समझना आसान हो जाता है. वेब कॉन्टेंट ऐक्सेसबिलिटी गाइडलाइंस (WCAG) 2.0 का सुझाव है कि बड़े साइज़ वाले टेक्स्ट के लिए कम से कम 4.5:1 का अनुपात रखा जाए. वहीं, अन्य टेक्स्ट और इमेज के लिए कम से कम 7:1 का अनुपात रखा जाए. उदाहरण के लिए, सफ़ेद बैकग्राउंड पर हल्के स्लेटी रंग के टेक्स्ट का इस्तेमाल न करें.

कंट्रास्ट की जांच करने के लिए, इनमें से कोई टूल इस्तेमाल करें:

• WebAIM contrast checker: इस वेबसाइट की मदद से, WCAG 2.1 के अनुपालन के हिसाब से पास/फ़ेल रेटिंग पाने के लिए Pantone और फ़ॉन्ट डेटा डाला जा सकता है.
• Accessible Web Color Contrast Checker: इस वेबसाइट पर कलर वैल्यू डालकर, कंट्रास्ट की जांच की जा सकती है.

जानकारी देने वाला लिंक टेक्स्ट इस्तेमाल करना

स्क्रीन रीडर, पेज में एम्बेड किए गए लिंक के लिए स्कैनिंग कर सकता है. इसलिए, लिंक किए जाने वाले आइटम को ऐसे टेक्स्ट से जोड़ें जो जानकारी देता हो. बेहतर रहेगा कि आप लिंक किए गए टेक्स्ट के रूप में पेज के शीर्षक का इस्तेमाल करें. उदाहरण के लिए, अपने प्रोफ़ाइल पेज से लिंक करने पर, लिंक किए गए टेक्स्ट में "मेरी प्रोफ़ाइल" लिखा होना चाहिए, न कि "यहां क्लिक करें."

टेक्स्ट के साइज़ और अलाइनमेंट की जांच करना

लोगों को आपके दस्तावेज़ या प्रज़ेंटेशन पढ़ने में आसानी हो, इसके लिए बाईं ओर अलाइन किए गए, बड़े साइज़ के टेक्स्ट का इस्तेमाल करने की कोशिश करें. शब्दों के बीच ज़्यादा खाली जगह होने की वजह से, दोनों ओर अलाइन किए गए टेक्स्ट को पढ़ना ज़्यादा मुश्किल होता है. अलाइनमेंट बदलने के लिए, Windows या Chrome OS में Ctrl + Shift + L या Mac में ⌘ + Shift + L दबाएं.

फ़ॉर्मैटिंग के बारे में बताने वाले टेक्स्ट का इस्तेमाल करना

बेहतर रहेगा कि आप फ़ॉर्मैटिंग के बारे में बताने के लिए, सिर्फ़ विज़ुअल फ़ॉर्मैटिंग पर भरोसा न करें. स्क्रीन रीडर शायद बोल्डफ़ेस या हाइलाइटिंग जैसे फ़ॉर्मैटिंग बदलावों के बारे में न बता पाए.

इसलिए, उदाहरण के तौर पर टेक्स्ट के किसी अहम सेक्शन के बारे में बताने के लिए, "अहम" शब्द जोड़ें.

नंबर और बुलेट वाली सूचियों का इस्तेमाल करना

Google Docs और Google Slides, सुलभता के लिए कुछ सूचियों का अपने-आप पता लगाते हैं और उन्हें फ़ॉर्मैट करते हैं. उदाहरण के लिए, दस्तावेज़ में नई पंक्ति को 1 के बाद फ़ुल स्टॉप लगाकर शुरू करने पर, वह नई पंक्ति अपने-आप नंबर वाली सूची का पहला आइटम बन जाती है. बुलेट और नंबर वाली सूचियों को फ़ॉर्मैट करने का तरीका जानें.

दस्तावेज़ को व्यवस्थित करने के लिए शीर्षकों का इस्तेमाल करना

हेडिंग से आपके दस्तावेज़ को सेक्शन में बांटा जा सकता है. हेडिंग के इस्तेमाल से, एक सेक्शन से दूसरे सेक्शन पर आसानी से जाया जा सकता है. ऐसा खास तौर से तब किया जा सकता है, जब कीबोर्ड शॉर्टकट का इस्तेमाल किया जा रहा हो. उपयोगकर्ता, हेडिंग का डिफ़ॉल्ट स्टाइल इस्तेमाल कर सकते हैं या खुद कोई स्टाइल बना सकते हैं. हेडिंग जोड़ने और उन्हें पसंद के मुताबिक बनाने का तरीका जानें.

अपने दस्तावेज़ में नेविगेशन लैंडमार्क शामिल करना

हेडर, फ़ुटर, पेज नंबर, और पेज की गिनती जैसे लैंडमार्क से, पढ़ने वाले लोगों को यह जानने में मदद मिलती है कि वे आपके दस्तावेज़ में कहां पर हैं. खास तौर पर लंबे दस्तावेज़ों को पढ़ना ज़्यादा आसान बनाने के लिए, इनमें से कोई एक या ज़्यादा लैंडमार्क शामिल करें ('शामिल करें' मेन्यू में उपलब्ध).

कैप्शन के साथ स्लाइड दिखाना

Google Slides पर स्लाइड दिखाते समय, बोलने वाले के शब्दों को रीयल टाइम में स्क्रीन के नीचे टेक्स्ट के रूप में दिखाया जा सकता है. इसके लिए, आपको खुद बनने वाले सबटाइटल की सुविधा चालू करनी होगी. कैप्शन के साथ स्लाइड दिखाने का तरीका जानें.

अपने प्रज़ेंटेशन के एचटीएमएल व्यू का लिंक शेयर करना

Google Slides के एचटीएमएल व्यू में आपका पूरा प्रज़ेंटेशन, अलग-अलग स्लाइड में नहीं, बल्कि स्क्रोल किए जा सकने वाले एक ही एचटीएमएल पेज पर दिखता है. स्क्रीन रीडर के कुछ उपयोगकर्ताओं के लिए, एचटीएमएल पेजों पर नेविगेट करना आसान हो सकता है.

अपने प्रज़ेंटेशन के एचटीएमएल व्यू का लिंक शेयर करने के लिए:

1. Windows या ChromeOS में Ctrl + Alt + Shift + p या Mac में ⌘ + Option + Shift + p कीबोर्ड शॉर्टकट का इस्तेमाल करें.
2. अपने ब्राउज़र से यूआरएल कॉपी करें और चिपकाएं.

वेब पर पब्लिश करना

जब किसी दस्तावेज़, स्प्रेडशीट या प्रज़ेंटेशन को वेब पर पब्लिश किया जाता है, तो पब्लिश किए गए कॉन्टेंट को स्क्रोल किए जा सकने वाले एक ही एचटीएमएल पेज पर देखा जा सकता है. स्क्रीन रीडर के उपयोगकर्ताओं को अक्सर एचटीएमएल वर्शन, पढ़ने में आसान लगता है.

अपने खाते की सेटिंग के आधार पर, किसी फ़ाइल को पब्लिश करने पर, उसे देखने का ऐक्सेस इन लोगों को दिया जा सकता है:

• वेब पर सभी लोगों को
• आपके संगठन के सभी लोगों को
• आपके संगठन के कुछ लोगों को

वेब पर पब्लिश करने का तरीका जानें.