Publicar documentos, hojas de cálculo, presentaciones y dibujos

Si quieres que un documento, hoja de cálculo, presentación o dibujo esté disponible para muchas personas, puedes publicar el archivo. Después de publicar tu archivo, recibirás una URL que podrás enviar a quien quieras o insertarla en tu sitio web.

Publicar un archivo

Para publicar cualquiera de tus archivos, sigue estos pasos:

  1. Abre un documento, hoja de cálculo, presentación o dibujo.
  2. Haz clic en el menú Archivo.
  3. Selecciona Publicar en la Web.
  4. Aunque de manera predeterminada se publica el archivo completo, algunos tipos de archivo tienen otras opciones de publicación disponibles en un menú desplegable:
    • Hoja de cálculo: elige esta opción para publicar toda la hoja de cálculo u hojas individuales.
    • Presentación: elige la velocidad a la que quieres que avancen las diapositivas.
    • Dibujo: elige el tamaño del dibujo.
  5. Haz clic en Publicar.
  6. Copia el enlace que aparece y envíalo a cualquier persona que quieras que vea el archivo.

El archivo estará disponible para que cualquier usuario lo vea en esta URL hasta que lo elimines o decidas dejar de publicarlo.

Actualmente, no se pueden publicar otros tipos de archivo, como por ejemplo PDF.
Actualizar el archivo publicado cuando se realicen cambios

Cuando se realicen cambios en el archivo original, la versión publicada también se actualizará automáticamente. Para los documentos y las hojas de cálculo, puedes activar o desactivar esta función:

  1. Abre el documento o la hoja de cálculo.
  2. Accede al menú Archivo.
  3. Selecciona Publicar en la Web.
  4. Haz clic en Contenido publicado y configuración.
  5. Marca la casilla junto a "Volver a publicar automáticamente cuando se realicen cambios" para permitir que los cambios se actualicen en la versión publicada. Desmarca la casilla para dejar igual el archivo publicado, independientemente de los cambios realizados en el original.

Nota: Actualmente, esta función no se puede desactivar en las presentaciones que vayas a publicar, y los cambios realizados en la presentación original se actualizarán también en la versión publicada.

Retirar un archivo publicado
  1. Abre el archivo.
  2. Accede al menú Archivo.
  3. Selecciona Publicar en la Web.
  4. En la sección "Contenido publicado y configuración", haz clic en Detener publicación.

Si decides detener la publicación, los usuarios que reciban el enlace al archivo publicado ya no podrán verlo.

Qué aspecto tienen los archivos publicados cuando los compartes

Si envías la URL de la versión publicada de tu archivo a otros usuarios, no podrán realizar ninguna modificación y la versión del archivo que les aparece será diferente a la tuya. En cada caso, verán lo siguiente:

  • Documentos: se muestra una versión sin barras de herramientas disponibles.
  • Hojas de cálculo: se muestra una versión sin barras de herramientas disponibles. Los lectores podrán ver los gráficos, el formato de las celdas y sus valores, pero no podrán ver ni editar las fórmulas.
  • Presentaciones: se muestra una versión de solo lectura o en modo presentación (diapositivas a pantalla completa).
  • Dibujos: se muestra una versión de la imagen PNG del dibujo.
Controlar quién puede publicar un archivo

Si eres el propietario de un archivo, puedes permitir que otros usuarios lo publiquen compartiendo el archivo con ellos y concediéndoles el tipo de acceso "Puede editar".

Para que los usuarios dejen de publicar un archivo, incluidos aquellos que pueden editarlo, cambia la configuración de uso compartido:

  • Abre un archivo.
  • Haz clic en Compartir en la esquina superior derecha.
  • Haz clic en Avanzadas en la esquina inferior derecha del cuadro de configuración para compartir.
  • Haz clic en Cambiar en la parte inferior del menú "Configuración para compartir".
  • Elige la opción "Solo el propietario puede cambiar los permisos".
  • Haz clic en Guardar.