Cómo ordenar y filtrar datos


               

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Puedes ordenar los datos en orden alfabético y numérico, o usar filtros para ocultar los datos que no desees ver.

Sort and Filter Your Data

Para ver este mismo video con audiodescripciones, consulta Ordena y filtra datos.

Para obtener una hoja de cálculo de ejemplo y seguirla con el video, haz clic en "Crear una copia" abajo.

Crear una copia

Cómo ordenar datos en orden alfabético o numérico

  1. En la computadora, abre un archivo en Hojas de cálculo de Google.
  2. Destaca el grupo de celdas que quieres ordenar.
  3. Si la hoja incluye una fila de encabezados, inmoviliza la primera fila.
  4. Haz clic en Datos y luego Ordenar rango y luegoOpciones avanzadas de orden de rangos.
  5. Si las columnas tienen títulos, haz clic en Los datos incluyen una fila de encabezado.
  6. Selecciona la columna que deseas ordenar primero y elige un orden.
    • Para agregar otro orden, haz clic en Agregar otra columna de ordenación.
  7. Haz clic en Ordenar.
Cómo ordenar una hoja completa
  1. En tu computadora, abre un archivo en Hojas de cálculo de Google.
  2. En la parte superior, haz clic con el botón derecho en la letra de la columna que deseas ordenar.
  3. Haz clic en Ordenar hoja de la A a la Z o Ordenar hoja de la Z a la A.
Cómo ordenar por color
  1. En la computadora, abre un archivo en Hojas de cálculo de Google.
  2. Selecciona un rango de celdas.
  3. Haz clic en Datos y luego Crear un filtro.
  4. Para encontrar las opciones de filtro, ve a la parte superior del rango y haz clic en Filtrar Filtro.
    • Ordenar por color: Elige el texto o color de relleno con el que deseas ordenar o filtrar. Las celdas del color que elijas para ordenar se moverán a la parte superior del rango. Puedes ordenar por colores de formato condicional, pero no por colores alternados.
  5. Para desactivar el filtro, haz clic en Datos y luego Quitar filtro.

Cómo filtrar datos

Importante:

  • Si agregas un filtro, cualquier persona que tenga acceso a la hoja de cálculo también lo encontrará. Las personas que tengan permiso para editar la hoja de cálculo podrán modificar el filtro.
  • La opción “Crear un filtro” no está disponible en determinadas condiciones. Obtén más información sobre estas condiciones.
  • Se guardará la configuración del filtro, lo que garantizará un filtrado coherente, incluso si se quitan los datos por los que filtras. Para restablecer la configuración del filtro, puedes quitarlo de tu rango de datos.
  1. En tu computadora, abre un archivo en Hojas de cálculo de Google.
  2. Para crear un filtro, selecciona una opción:
    • Selecciona un rango de celdas y, luego, haz clic en Datos y, luego, Crear un filtro.
    • Haz clic con el botón derecho en una celda o en un rango de celdas y, luego, haz clic en Crear un filtro.
    Descubre por qué la opción “Crear un filtro” no está disponible
    La opción “Crear un filtro” puede no estar disponible por los siguientes motivos:
    • Formato
      • Verifica si hay celdas combinadas o filas o columnas ocultas en la hoja. Intenta separar las celdas y mostrar las filas o columnas.
      • Verifica si hay algún formato condicional aplicado a la hoja.
        1. Ve a Formato.
        2. Selecciona Formato condicional.
          • Asegúrate de que no se hayan aplicado reglas.
      • Validación de datos
        • Verifica si hay reglas de validación de datos aplicadas a la hoja.
          1. Ve a los datos.
          2. Selecciona Validación de datos.
            • Asegúrate de que no se hayan aplicado reglas.
      • Si ninguna de las soluciones anteriores funciona, es posible que no tengas acceso. Para obtener acceso, sigue estos pasos:
        1. Crea una copia de la hoja.
        2. Verifica si la opción de filtro está habilitada en la copia.
          • Si es así, puedes usar la copia de la hoja.
  3. Para encontrar las opciones de filtro, ve a la parte superior del rango y haz clic en Filtrar Lista de filtros.
    • Filtrar por condición: Elige las condiciones o escribe tus propias fórmulas personalizadas.
      Ejemplos de fórmulas personalizadas
      Encuentra valores únicos dentro de un rango de datos
      • Selecciona La fórmula personalizada es
      • Escribe =CONTAR.SI(rango, rango)=1
      Busca texto que coincida con “Buena” o “Excelente” dentro de un rango de datos.
      • Selecciona La fórmula personalizada es
      • Escribe =O(REGEXMATCH(rango, "Buena"), REGEXMATCH(rango, "Excelente"))
      • Puedes filtrar las celdas que tienen reglas de validación de datos válidas o no válidas.
    • Filtrar por valores: Para ocultar datos, desmarca la casilla junto a los datos y haz clic en Aceptar.
      • Para crear un filtro y filtrar por valor de celda, haz clic con el botón derecho en una celda y, luego, en Filtrar por valor de celda.
    • Buscar: Para buscar datos, escribe en el cuadro de búsqueda.
    • Filtrar por color: Elige el color de relleno o texto por el que deseas filtrar. Puedes filtrar por colores de formato condicional, pero no por colores alternativos.
  4. Para quitar el filtro, selecciona una opción:
    • Haz clic en Datos y, luego, Quitar filtro.
    • Haz clic con el botón derecho en cualquier celda y, luego, en Quitar filtro.

Una vez que filtres los elementos, en la parte inferior derecha, los usuarios podrán encontrar la cantidad de filas que se muestran del total de filas en la tabla.

Nota: También se aplican filtros a las celdas combinadas. Aprende a combinar filas o columnas.

Cómo crear, guardar, borrar o compartir una vista de filtro

Importante: Si solo tienes permiso para ver una hoja de cálculo, puedes crear una vista de filtro temporal que solo tú puedas usar. No se guardará la vista de filtro.

En una computadora, puedes filtrar datos para que solo se apliquen a tu vista de la hoja de cálculo. Los cambios en la vista de filtro se guardan automáticamente.

  1. En la computadora, abre un archivo en Hojas de cálculo de Google.
  2. Haz clic en Datos y luego Crear vista de filtro.
  3. Ordena y filtra los datos.
  4. Para guardar la vista de filtro, haz clic en Guardar vista en la parte superior derecha.
  5. Haz clic en Guardar.

Para borrar o duplicar una vista de filtro, en la parte superior derecha, haz clic en Opciones Más y luego Borrar vista o Duplicar vista.

Para quitar todos los filtros, ve a cada vista de filtro y haz clic en Opciones Más y, luego, Borrar vista.

Nota: No puedes cambiar el orden de las vistas de filtro.

Cómo buscar una vista de filtro existente

Importante: Solo puedes aplicar una vista de filtro a la vez.

  1. En la computadora, abre un archivo en Hojas de cálculo de Google.
  2. Haz clic en Datos y luego Cambiar vista.
  3. Selecciona una vista de filtro.
  4. Se aplicará el filtro a la hoja de cálculo.
  5. Para cerrar la vista de filtro, haz clic en Cerrar Cerrar en la esquina superior derecha.
Cómo cambiar el nombre de una vista de filtro
  1. En la computadora, abre un archivo en Hojas de cálculo de Google.
  2. Haz clic en Datos y luego Cambiar vista.
  3. Selecciona una vista de filtro.
  4. En la parte superior izquierda de la hoja, junto a "Nombre", haz clic en el nombre de la vista de filtro y escribe el nuevo nombre.
  5. Presiona Intro.
Cómo compartir o enviar el vínculo de una vista de filtro
  1. En la computadora, abre un archivo en Hojas de cálculo de Google.
  2. Aplica la vista de filtro .
  3. Copia la URL.
  4. Comparte el vínculo de la vista de filtro.

Obtén más información sobre los filtros y las vistas de filtro

Los filtros y las vistas de filtro te permiten analizar conjuntos de datos en una hoja de cálculo.

Puedes usar los filtros para lo siguiente:

  • Mostrar un filtro específico cuando las personas abran una hoja de cálculo
  • Ordenar datos después de usar un filtro

Puedes usar las vistas de filtro para lo siguiente:

  • Guardar varios filtros
  • Asignar un nombre a un filtro
  • Permitir que varias personas vean diferentes vistas de filtro al mismo tiempo
  • Compartir diferentes filtros con otras personas
  • Hacer una copia o crear otra vista con reglas similares
  • Ordenar o filtrar una hoja de cálculo a la que no tengas acceso de edición. En este caso, se creará una vista de filtro temporal.

Sugerencia: Si tienes una fórmula que apunta a una celda dentro de un rango filtrado, ten en cuenta que ordenar el rango filtrado no cambiará la fórmula. Por ejemplo, "=B2" seguirá siendo "=B2" cuando B2 se encuentre dentro del intervalo filtrado.

 

 

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