Filtrar tus datos

Para ver y analizar datos fácilmente en una hoja de cálculo, puedes usar filtros para ocultar la información que no te interesa de manera temporal. También puedes crear, nombrar o guardar filtros mediante las vistas de filtro, que puedes usar sin molestar a los usuarios que estén viendo tu hoja de cálculo.

Usar filtros en una hoja de cálculo

Para ocultar temporalmente los datos en una hoja de cálculo, puedes añadir un filtro.

Nota: Al aplicar un filtro, se filtrarán los datos para todos los colaboradores y cualquier otro usuario que vea la hoja de cálculo, lo que significa que cualquier editor puede cambiar el filtro.

Activar o desactivar un filtro

Para habilitar un filtro automático, sigue estos pasos:

etiquetas de filtro

filtro habilitado

  1. Selecciona el intervalo de celdas al que quieras aplicar el filtro.
  2. En el menú Datos, selecciona Filtro. También puedes seleccionar el icono de filtro icono de la barra de herramientas de la barra de tareas.
  3. El filtro se aplica al intervalo de celdas que hayas seleccionado.
  4. Para ayudarte a ver qué intervalos de celdas tienen aplicado un filtro, las etiquetas de columna y de fila aparecen en verde. Además, el icono de filtro de la barra de tareas también cambiará a verde icono de la barra de herramientas habilitadosi se ha aplicado algún filtro a cualquier columna de la hoja de cálculo.
  5. Haz clic en el icono desplegable botón desplegablede la fila de encabezado para acceder a una serie de opciones de filtro.
  6. En el menú desplegable, puedes desmarcar los puntos de datos que quieras ocultar y marcar los que quieras mantener en la vista. Después de hacerlo y hacer clic en Aceptar, el icono de la fila de encabezado se convertirá en un filtro.

Nota: Solo se permite un filtro por hoja de cálculo para evitar que un colaborador sobrescriba los datos de otro. El filtro se muestra a todos los editores y lectores, y cualquier usuario con derechos de edición puede añadirlo o eliminarlo.

Para inhabilitar el filtro automático, sigue estos pasos:

  1. En el menú Datos, selecciona Filtro. Si lo prefieres, puedes anular la selección del icono de filtro icono de la barra de herramientas habilitado en la barra de herramientas.
  2. El filtro se eliminará del intervalo de celdas que hayas seleccionado. Los menús desplegables botón desplegable desaparecerán de la primera fila del intervalo de celdas seleccionado.
  3. Aparecerán de nuevo las filas que hayas filtrado, pero los datos permanecerán ordenados según los criterios que hayas aplicado.
Filtrar los datos

Cuando filtres datos, algunas de las filas de la hoja de cálculo se ocultarán temporalmente. De esta forma, solo se mostrará la información que te interese. Después de habilitar el filtro, haz clic en el icono desplegable botón desplegable en la fila de encabezado para ver una serie de opciones de filtros. A continuación, podrás marcar o desmarcar puntos de datos individuales para mostrarlos u ocultarlos respectivamente.

menú desplegable del filtro

Para realizar una operación con todos los datos a la vez, haz clic en Seleccionar todo o Borrar para marcar o desmarcar todos los datos de una determinada columna.

También puedes buscar determinados puntos de datos en una columna que tenga aplicado un filtro. Por ejemplo, si pulsas la tecla "P", solo se muestran los nombres que empiecen por esta letra. Haz clic en Seleccionar todo o en Borrar para realizar operaciones con todos los elementos visibles. Por ejemplo, si haces clic en Borrar, dejarían de estar seleccionadas entradas como "Pedro" o "Pablo".

Ordenar datos con un filtro habilitado

Cuando un intervalo de celdas tiene aplicado un filtro, también es posible ordenar los datos. Al ordenar los datos a través del menú desplegable, solo se ordenan los datos contenidos en el intervalo del filtro. Para ordenar una columna en concreto, selecciona el menú desplegable y haz clic en Ordenar de A a Z u Ordenar de Z a A.

clasificación de datos con filtro

Crear, nombrar y guardar una vista filtro

Si quieres filtrar los datos para guardarlos y volver a consultarlos después, o si no quieres molestar a otros usuarios mientras están viendo los datos, puedes usar una vista de filtro.

Crear una vista de filtro

Crear una vista de filtro es como guardar un filtro que puedes utilizar una y otra vez.

  1. Abre la hoja de cálculo en la que quieras crear una vista de filtro.
  2. Haz clic en el menú Datos, coloca el cursor sobre "Vistas de filtro…" y selecciona Crear una nueva vista de filtro. También puedes hacer clic en la flecha hacia abajo que hay a la derecha del icono de filtro y seleccionar Crear una nueva vista de filtro.
  3. Con las flechas hacia abajo de los encabezados de columna, ordena y filtra los datos para obtener la vista que quieras. La vista de filtro se guardará a medida que realices cambios.
  4. Para cerrar la nueva vista de filtro, haz clic en la X de la esquina superior derecha de la hoja de cálculo o haz clic en la flecha hacia abajo que hay a la derecha del icono de filtro y selecciona Ninguno.
Para eliminar o duplicar una vista de filtro, haz clic en el icono de rueda dentada de la esquina superior derecha de la vista de filtro y elige Eliminar o Duplicar.
Cambiar el nombre de una vista filtro
  1. Abre la vista de filtro a la que quieras cambiar el nombre.
  2. Haz clic en el nombre actual en la barra negra de la vista de filtro.
  3. Elimina el texto y escribe el nuevo nombre.
  4. Pulsa Intro.
Aplicar una vista de filtro existente
  1. Abre la hoja de cálculo que quieras filtrar.
  2. Haz clic en el menú Datos, coloca el cursor sobre "Vistas de filtro..." y selecciona el nombre de la vista de filtro que quieras utilizar. También puedes hacer clic en la flecha hacia abajo que hay a la derecha del icono de filtro y seleccionar la vista de filtro.
  3. El filtro se aplicará a la hoja de cálculo. Para desactivar la vista de filtro, haz clic en la X de la esquina superior derecha de la hoja de cálculo o haz clic en la flecha hacia abajo que hay a la derecha del icono de filtro y selecciona Ninguno.
Guardar un filtro como vista de filtro

También puedes guardar un filtro que crees como vista de filtro para poder acceder a ella en otro momento.

  1. Aplica un filtro al intervalo de celdas que selecciones.
  2. Haz clic en el menú Datos, coloca el cursor sobre "Vistas de filtro..." y selecciona Guardar como vista de filtro. También puedes hacer clic en el menú desplegable que hay junto al icono de filtro y seleccionar Guardar como vista de filtro.
  3. El filtro queda guardado. Para indicar la vista de filtro, los encabezados de columna y fila se resaltan en verde oscuro y aparece una línea sobre los encabezados de columna con el nombre y el intervalo del filtro.
Usar las vistas de filtro con acceso de solo lectura a una hoja de cálculo

Aunque solo tengas acceso a una hoja de cálculo para visualizarla, todavía puedes usar las vistas de filtro de dos modos.

  • Aplicar las vistas de filtro existentes, que puedes encontrar haciendo clic en el menú Datos, colocando el cursor sobre Vistas de filtro o haciendo clic en la flecha desplegable junto al icono de filtro .
  • Ordenar y filtrar los datos en tu propia pantalla para crear una vista de filtro temporal a la que solo podrás acceder tú. Puesto que no dispones de acceso de edición a la hoja de cálculo, la vista de filtro no se guardará y no estará disponible si actualizas la hoja de cálculo en el navegador.

Solo los usuarios con acceso de edición a la hoja de cálculo pueden crear vistas de filtro accesibles para todos los usuarios que visualicen la hoja de cálculo.

Nota: Las vistas de filtro solo están disponibles en la nueva versión de Hojas de cálculo de Google. Si trabajas con una hoja de cálculo que no tiene vistas de filtro, usa un filtro básico o mueve la hoja de cálculo a la nueva versión de Hojas de cálculo de Google.

Diferencias entre filtros y vistas de filtros

Tanto los filtros como las vistas de filtro sirven para delimitar la vista de una hoja de cálculo con el fin de analizar datos específicos. Sin embargo, las vistas de filtro son más útiles en determinadas circunstancias.

  • Solo se puede guardar un filtro, mientras que se pueden guardar varias vistas de filtro a las que se puede volver y que se pueden compartir con los demás usuarios de la hoja de cálculo. También puedes dar un nombre a una vista de filtro, pero no así a un filtro.
  • Al añadir un filtro, se modifica la vista para cualquiera que visualice la hoja de cálculo, mientras que las vistas de filtro las tiene que activar expresamente cada uno de los usuarios. Los distintos usuarios de una hoja de cálculo pueden estar viendo una vista de filtro diferente al mismo tiempo.
  • Los filtros no se pueden duplicar ni copiar, mientras que las vistas de filtro se pueden duplicar para crear rápidamente otra vista con reglas parecidas. Ten en cuenta que, aunque puedes importar y exportar filtros, las vistas de filtro son exclusivas de Hojas de cálculo de Google y no se pueden importar ni exportar.
  • Al ordenar los datos en los filtros, los datos subyacentes también se ordenan para que, si desactivas el filtro, los datos permanezcan ordenados. Si se desactivan las vistas de filtro, se cambian los datos de nuevo al orden original.
  • Si solo dispones de acceso de visualización a una hoja de cálculo, puedes usar las vistas de filtro pero no los filtros.

Los filtros básicos son muy útiles si quieres obligar a todos los que usen la hoja de cálculo a ver un filtro específico cuando la abran y mientras la visualicen y la modifiquen. Además, si quieres que los datos continúen ordenados después de utilizar el filtro, la mejor opción es utilizar filtros en vez de vistas de filtro.

Matt es un experto en Documentos y en Drive, y es el autor de esta página de ayuda. Envíale tus comentarios sobre la página a continuación.

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