Filtrar tus datos

Para ver y analizar fácilmente los datos de una hoja de cálculo, usa filtros. Si hay datos que no quieras ver, activas un filtro y los oculta. Cuando quieras volver a verlos, solo tienes que desactivarlo.

Diferencias entre filtros y vistas de filtro

Tanto los filtros como las vistas de filtro te ayudan a analizar un conjunto de datos de una hoja de cálculo.

Los filtros básicos te resultan útiles si:

  • Quieres que todos los que usen tu hoja de cálculo vean un filtro específico cuando la abran.
  • Quieres que tus datos sigan ordenados después de usar el filtro.

Las vistas de filtro te resultan útiles si:

  • Quieres guardar varias vistas.
  • Quieres ponerle un nombre a tu vista.
  • Quieres que los demás vean los datos de otra manera. Como los que ven tu hoja de cálculo tienen que activar las vistas de filtro, cada uno puede ver una vista distinta a la vez.
  • Quieres compartir filtros distintos con otras personas. Puedes enviar enlaces a vistas de filtro distintas a cada persona de modo que cada una vea la información más relevante para ella.
  • Quieres hacer una copia o crear otra vista con reglas parecidas.
  • No tienes acceso de edición a una hoja de cálculo pero quieres filtrar u ordenar sus datos. En ese caso, se crearía un filtro temporal.

Nota: Los filtros se pueden exportar e importar, pero las vistas de filtro no.

Usar filtros en una hoja de cálculo

Si quieres ocultar temporalmente ciertos datos de una hoja de cálculo, añade un filtro.

Nota: Si añades un filtro, lo verán todas las personas que tengan acceso a tu hoja de cálculo. Cualquier persona que tenga el permiso para editarla podrá cambiar el filtro.

Filtrar tus datos

Para filtrar tus datos:

  1. Abre una hoja de cálculo en Hojas de cálculo de Google.
  2. Selecciona un intervalo de celdas.
  3. Ve al menú "Datos" y selecciona Filtro. Otra forma de acceder es seleccionar el icono del filtro toolbar icon de la barra de herramientas.
  4. Para ver las opciones de filtrado, haz clic en la flecha hacia abajo que hay a la derecha del filtro dropdown button.
    • Filtrar por condición: elige una condición de la lista o escribe la tuya. Por ejemplo: si la celda está vacía, si los datos son inferiores a un número concreto o si el texto contiene una letra o frase determinadas.
    • Filtrar por valores: desmarca todos los puntos de datos que quieras ocultar y haz clic en Aceptar. Si quieres elegir todos los puntos de datos, haz clic en Seleccionar todo. Si quieres desmarcar todos los puntos de datos, haz clic en Borrar.
    • Buscar: escribe en este cuadro para buscar puntos de datos. Por ejemplo, si escribes "P", solo se mostrarán los nombres de tu lista que empiecen por esta letra.
  5. Si no quieres usar el filtro, ve al menú "Datos" y selecciona Desactivar filtro. Otra forma es hacer clic en el icono del filtro.

Nota: Solo se permite un filtro por hoja de cálculo, para que los usuarios no sobrescriban los datos de otros. Si quieres tener más de un filtro en una hoja, usa las vistas de filtro. Si desactivas y eliminas un filtro, ves todos tus datos, pero lo que hubieras ordenado según el filtro, seguirá ordenado del mismo modo.

Ordenar tus datos

Puedes ordenar tus datos aunque tengas un filtro activado. Solamente se ordenan los datos incluidos en el intervalo filtrado (las celdas rodeadas por un borde verde).

Si quieres ordenar tus datos, haz clic en la flecha y elige entre Ordenar de A a Z y Ordenar de Z a A.

Crear, poner nombre a una vista de filtro y guardarla

Usa una vista de filtro cuando:

  • Quieras guardar tu filtro y utilizarlo en otro momento.
  • No quieras interferir en cómo ven otros los datos.
  • Quieras compartir con otras personas un enlace a un filtro determinado.
  • No puedas editar una hoja de cálculo pero quieras filtrar u ordenar sus datos.
Crear y guardar una vista de filtro

Cuando utilizas una vista de filtro es como si guardaras un filtro para usarlo otra vez. Para crear y guardar una vista de filtro:

  1. Abre una hoja de cálculo en Hojas de cálculo de Google.
  2. Ve al menú "Datos" y coloca el cursor sobre "Vistas de filtro".
  3. Selecciona Crear una nueva vista de filtro. También puedes hacer clic en la flecha hacia abajo que hay a la derecha del icono del filtro y seleccionar Crear una nueva vista de filtro.
  4. Con las flechas hacia abajo de los encabezados de columna, ordena y filtra los datos.
  5. Para cerrar tu vista de filtro, haz clic en la X que tiene arriba a la derecha. Tu filtro se guardará automáticamente al cerrarlo.

Para eliminar o duplicar una vista de filtro, haz clic en el icono de rueda dentada de la esquina superior derecha de la vista de filtro y elige Eliminar o Duplicar.

Cambiar el nombre de una vista de filtro

Para cambiar el nombre de una vista de filtro:

  1. Abre una hoja de cálculo en Hojas de cálculo de Google.
  2. Ve al menú "Datos" y coloca el cursor sobre "Vistas de filtro".
  3. Selecciona una vista de filtro.
  4. Ve a la barra negra, haz clic en el nombre de la vista de filtro (arriba a la izquierda) y escribe el nuevo nombre.
  5. Pulsa Intro.
Ver una vista de filtro

Para ver una vista de filtro:

  1. Abre una hoja de cálculo en Hojas de cálculo de Google.
  2. Ve al menú "Datos" y coloca el cursor sobre "Vistas de filtro".
  3. Selecciona una vista de filtro.
  4. Tu filtro se aplicará a la hoja de cálculo. Para desactivar la vista de filtro, haz clic en la X que tiene arriba a la derecha.
Guardar un filtro como vista de filtro

Para guardar un filtro como vista de filtro:

  1. Abre una hoja de cálculo en Hojas de cálculo de Google.
  2. Ve al menú "Datos" y coloca el cursor sobre "Vistas de filtro".
  3. Selecciona Guardar como vista de filtro. Otra manera es hacer clic en la flecha hacia abajo del filtro y seleccionar Guardar como vista de filtro.

Usar las vistas de filtro con acceso de solo lectura a una hoja de cálculo

Si tienes permiso para ver una hoja de cálculo pero no para editarla, puedes hacer las siguientes operaciones con vistas de filtro:

  • Aplicar las vistas de filtro existentes (haciendo clic en el menú "Datos" y colocando el cursor sobre "Vistas de filtro").
  • Crear una vista de filtro temporal que solo puedas usar tú. Puesto que no dispones de acceso de edición a la hoja de cálculo, la vista de filtro no se guardará.

Solo pueden crear vistas de filtro accesibles para todos los usuarios que visualicen una hoja de cálculo los usuarios con permiso para editar esa hoja.

Matt es un experto en Documentos y en Drive, y es el autor de esta página de ayuda. Envíale tus comentarios sobre la página a continuación.

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