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Ordenar y filtrar tus datos

En Hojas de Cálculo de Google puedes ordenar y filtrar los datos para organizarlos y analizarlos.

Nota: Las vistas de filtro solo están disponibles en un ordenador.

Ordenar tus datos

  1. Abre una hoja de cálculo en Hojas de Cálculo de Google.
  2. Resalta el grupo de celdas que quieras ordenar. Para seleccionar toda la hoja, haz clic en la esquina superior izquierda.
  3. Haz clic en Datos a continuación Ordenar intervalo.
  4. Si las columnas tienen títulos, haz clic en Los datos incluyen una fila de encabezado.
  5. Selecciona la columna que quieras ordenar primero y elige entre un orden ascendente o uno descendente. Los números también se ordenarán.
    • Haz clic en +Añadir otra columna para ordenar para añadir otra regla de ordenación. La ordenación se aplica según el orden que sigan tus reglas.
    • Para eliminar una regla, haz clic en Cerrar Cerrar.
  6. Haz clic en Ordenar. El intervalo se ordenará.

Filtrar tus datos

Puedes usar filtros para ver y analizar los datos de una hoja de cálculo. Los filtros te permiten ocultar los datos que no quieras ver. Para volver a mostrarlos, solo tienes que desactivar los filtros.

Diferencias entre filtros y vistas de filtros

Tanto los filtros como las vistas de filtro te ayudan a analizar un conjunto de datos de una hoja de cálculo.

Los filtros te resultan útiles si:

  • Quieres que todos los que usen tu hoja de cálculo vean un filtro específico cuando la abran.
  • Quieres que tus datos sigan ordenados después de usar el filtro.

Las vistas de filtro te resultan útiles si:

  • Quieres guardar varias vistas.
  • Quieres ponerle un nombre a tu vista.
  • Quieres que los demás vean los datos de otra manera. Como los que ven tu hoja de cálculo tienen que activar las vistas de filtro, cada uno puede ver una vista distinta a la vez.
  • Quieres compartir filtros distintos con otras personas. Puedes enviar enlaces a vistas de filtro distintas a cada persona de modo que cada una vea la información más relevante para ella.
  • Quieres hacer una copia o crear otra vista con reglas parecidas.
  • No tienes acceso de edición a una hoja de cálculo pero quieres filtrar u ordenar sus datos. En ese caso, se crearía un filtro temporal.

Nota: Los filtros se pueden exportar e importar, pero las vistas de filtro no.

Usar filtros en una hoja de cálculo

Si quieres ocultar temporalmente ciertos datos de una hoja de cálculo, añade un filtro.

Nota: Si añades un filtro, cualquiera que tenga acceso a tu hoja de cálculo podrá verlo. Cualquier persona que tenga el permiso para editarla podrá cambiar el filtro.

Filtrar tus datos

Para filtrar tus datos:

  1. Abre una hoja de cálculo en Hojas de Cálculo de Google.
  2. Selecciona un intervalo de celdas.
  3. Haz clic en Datos a continuación Filtro.
  4. Para ver las opciones de filtro, ve a la parte superior del intervalo y haz clic en Filtro Filtrar.
    • Filtrar por condición: elige una condición de la lista o escribe la tuya. Por ejemplo: si la celda está vacía, si los datos son inferiores a un número concreto o si el texto contiene una letra o una frase determinadas.
    • Filtrar por valores: desmarca todos los puntos de datos que quieras ocultar y haz clic en Aceptar. Si quieres elegir todos los puntos de datos, haz clic en Seleccionar todo. Si quieres desmarcar todos los puntos de datos, haz clic en Borrar.
    • Buscar: escribe en este cuadro para buscar puntos de datos. Por ejemplo, si escribes "P", solo se mostrarán los nombres de tu lista que empiecen por esa letra.
  5. Para desactivar el filtro, haz clic en Datos a continuación Desactivar filtro.
Ordenar tus datos filtrados
  • Puedes ordenar los datos que tienen un filtro aplicado.
  • Al hacerlo, solamente se ordenan los datos incluidos en el intervalo filtrado.
  • Las celdas del intervalo filtrado tienen un borde verde a su alrededor.

Crear una vista de filtro, ponerle un nombre y guardarla

Usa una vista de filtro cuando:

  • Quieras guardar tu filtro y utilizarlo en otro momento.
  • No quieras interferir en cómo ven otros los datos.
  • Quieras compartir con otras personas un enlace a un filtro determinado.
  • No puedas editar una hoja de cálculo, pero quieras filtrar u ordenar sus datos.
Crear, guardar o eliminar una vista de filtro
  1. Abre una hoja de cálculo en Hojas de Cálculo de Google.
  2. Haz clic en Datos a continuación Vistas de filtro a continuación Crear una nueva vista de filtro.
  3. Ordena y filtra los datos.
  4. Para cerrar la vista de filtro, haz clic en Cerrar Cerrar en la parte superior derecha.
  5. La vista de filtro se guarda automáticamente.

Para eliminar o duplicar una vista de filtro, ve a la parte superior derecha y haz clic en Configuración Ajustes a continuación Eliminar o Duplicar.

Cambiar el nombre de una vista de filtro
  1. Abre una hoja de cálculo en Hojas de Cálculo de Google.
  2. Haz clic en Datos a continuación Vistas de filtro.
  3. Selecciona una vista de filtro.
  4. Ve a la barra negra, haz clic en el nombre de la vista de filtro (arriba a la izquierda) y escribe el nuevo nombre.
  5. Pulsa Intro.
Ver una vista de filtro
  1. Abre una hoja de cálculo en Hojas de Cálculo de Google.
  2. Haz clic en Datos a continuación Vistas de filtro.
  3. Selecciona una vista de filtro.
  4. El filtro se aplicará a la hoja de cálculo.
  5. Para cerrar la vista de filtro, haz clic en Cerrar Cerrar en la parte superior derecha.
Guardar un filtro como vista de filtro
  1. Abre una hoja de cálculo en Hojas de Cálculo de Google.
  2. Aplica un filtro.
  3. Haz clic en Datos a continuación Vistas de filtro a continuación Guardar como vista de filtro.
Usar una vista de filtro con acceso de solo lectura

Si tienes permiso para ver una hoja de cálculo, pero no para editarla, también puedes utilizar las vistas de filtro:

  • Para aplicar una vista de filtro, haz clic en Datos a continuación Vistas de filtro.
  • Puedes crear una vista de filtro temporal que solo tú puedas usar. Como no tienes permiso para editar la hoja de cálculo, la vista de filtro no se guardará.
  • Solo los usuarios que tengan permiso para editar una hoja de cálculo pueden crear vistas de filtro que después estén disponibles para todos los que vean dicha hoja.

Mary es una experta en Documentos y en Drive y la autora de esta página de ayuda. Déjale tu opinión sobre la página a continuación.

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