איך מפסיקים או מגבילים שיתוף של פריטים ואיך משנים את הרשאות השיתוף

               

רוצים לקבל גישה לתכונות מתקדמות של Google Workspace לעסק שלכם?

אני רוצה לנסות את Google Workspace

אחרי שמשתפים קובץ, אפשר תמיד להפסיק את השיתוף שלו. אפשר גם לקבוע אם אנשים ששיתפתם איתם את הקובץ יוכלו לשנות או לשתף אותו.

טיפ: כשמעדכנים את ההרשאות לפריט ששיתפתם מהתיקייה 'האחסון שלי', ולדאם שאיתו משתפים אין הרשאות בתיקייה שבה הפריט כלול, תוכלו לבחור:

• לעדכן את ההרשאות לתיקייה שהפריט כלול בה
• לעדכן את ההרשאות רק לפריט עצמו

כדי שיהיה קל יותר לשתף ולנהל את התיקיות, רוב המשתמשים בוחרים לעדכן את התיקייה שהפריט כלול בה.

איך מפסיקים לשתף קובץ

חשוב:

• אם משתפים קובץ עם אנשים, הבעלים וכל מי שיש לו גישת עריכה יכולים לשנות את הרשאות השיתוף ולשתף את הקובץ.
• אם לא רוצים שהקובץ יהיה נגיש לכול, יש להפסיק את הפרסום של הקובץ.

למי יש גישה לקובץ?

1. במחשב, מוצאים את הקובץ או התיקייה ב-Google Drive.
2. כדי לגלות אם קובץ או תיקייה שותפו:
   • לוחצים לחיצה ימנית על הקובץ או התיקייה.
   • בצד שמאל של הקובץ, לוחצים על סמל האפשרויות הנוספות .
   • לוחצים על פרטים פרטים.
3. נפתחת חלונית שמוצג בה מי הבעלים ולמי יש גישה לקובץ.
4. אם יש לכם הרשאה לבצע שינויים, לוחצים על ניהול הגישה.

הפסקת שיתוף של קובץ או תיקייה

1. מוצאים את הקובץ או התיקייה ב-Google Drive‏, Google Docs‏, Google Sheets או Google Slides.
2. פותחים או בוחרים קובץ או תיקייה.
3. לוחצים על שיתוף או על סמל השיתוף .
4. מוצאים את האדם שרוצים להפסיק איתו את השיתוף.
5. משמאל לשם, לוחצים על החץ למטה   הסרת הגישה.
6. לוחצים על שמירה.

הגבלת הגישה הכללית לקובץ או לתיקייה

כשמשנים את הרשאת הגישה אל פריט מסוים מגישה כללית לגישה מוגבלת, רק אנשים שיש להם הרשאת גישה יכולים לפתוח את הקובץ.

1. מוצאים את הקובץ או התיקייה ב-Google Drive‏, Google Docs‏, Google Sheets או Google Slides.
2. פותחים או בוחרים קובץ או תיקייה.
3. לוחצים על שיתוף  או על שיתוף   העתקת הקישור .
4. בקטע 'גישה כללית', לוחצים על החץ למטה .
5. בוחרים מוגבלת.
6. לוחצים על סיום.

מחיקת קובץ ששיתפתם

אם מוחקים קובץ בבעלותכם ששיתפתם עם אחרים:

• אנשים בעלי הרשאת תצוגה, תגובה או עריכה יכולים ליצור עותק של הקובץ, עד שתמחקו אותו באופן סופי.
• כדי למחוק את הקובץ באופן סופי, מאתרים את הקובץ באשפה, לוחצים עליו ולוחצים על סמל המחיקה הסופית . איך מוחקים קבצים?

אם אתם מוחקים קובץ שאינו בבעלותכם:

• הקובץ יוסר מה-Drive שלכם, אבל שותפי עריכה אחרים יוכלו להמשיך לגשת אליו.
• כדי לשחזר את הקובץ, פותחים קישור לקובץ  קובץ הוספה לאחסון שלי.

הגבלת היכולת לשתף את הקבצים שלכם

איך מונעים מאנשים להוריד, להדפיס או להעתיק את הקובץ

אם אתם בעלים של קובץ, אתם יכולים לנקוט בפעולות כדי למנוע ממשתמשים להדפיס, להעתיק או להוריד אותו:

1. מוצאים את הקובץ או התיקייה במקומות הבאים:
   • Google Drive
   • Google Docs
   • Google Sheets
   • Google Slides
2. בוחרים קובץ אחד או יותר שרוצים להגביל.
3. לוחצים על שיתוף או על סמל השיתוף .
4. לוחצים על סמל ההגדרות  בפינה השמאלית העליונה.
5. בקטע "משתמשים שיכולים להוריד, להעתיק ולהדפיס", מסמנים את התיבות שתואמות לתפקידי משתמש שרוצים לאפשר להם גישה.

אם בוחרים ב"עורכים", פעולות ההעתקה וההדבקה במסמכים שנבחרו משתנה באופן הבא:

• המשתמשים יוכלו להעתיק ולהדביק תוכן של מסמך בתוך המסמך.
• המשתמשים יוכלו להעתיק תוכן חיצוני ולהדביק אותו במסמך.
• המשתמשים לא יוכלו להעתיק תוכן של המסמך ולהדביק אותו מחוץ למסמך.

כדי למנוע מבעלי קבצים הורדה, העתקה או הדפסה, אדמינים יכולים ליצור כלל DLP ל-Drive. 

טיפ: אפשר להגביל את היכולת לשתף, להדפיס, להוריד ולהעתיק בתוך Google Drive‏, Docs‏, Sheets ו-Slides, אבל אי אפשר למנוע שיתוף של תוכן הקבצים בדרכים אחרות.

מניעת שיתוף של קבצים שלכם

אם משתפים קובץ, הבעלים וכל מי שיש לו גישת עריכה יכולים לשנות את ההרשאות ולשתף את הקובץ. כדי למנוע מאחרים לשתף את הקובץ שלכם:

1. פותחים את הקובץ ב-Google Drive, ‏Google Docs, ‏Google Sheets או Google Slides.
2. לוחצים על שיתוף או על סמל השיתוף .
3. למעלה, לוחצים על סמל ההגדרות .
4. מבטלים את הסימון של האפשרות עורכים יכולים לשנות הרשאות ולשתף.

חשוב: כשמונעים שיתוף של תיקייה, הפעולה משפיעה רק על התיקייה עצמה. כדי למנוע שיתוף של הקבצים שבתוכה, צריך לשנות את ההגדרה הזו בקבצים הפנימיים.

אפשרויות נוספות לחשבונות Google דרך מקום העבודה או בית הספר

מתן הרשאת גישה לקובץ לזמן מוגבל

הגדרת תאריך תפוגה של קובץ

1. פותחים קובץ ב-Google Drive, ‏Google Docs, ‏Google Sheets או Google Slides.
2. לוחצים על שיתוף  ומוצאים את המשתמש שרוצים להעניק לו הרשאות זמניות.
   • אם עדיין לא שיתפתם את הקובץ עם המשתמש הזה, מוסיפים את כתובת האימייל שלו ולוחצים על שליחה או על שיתוף. בפינה השמאלית העליונה של המסמך, לוחצים שוב על שיתוף.
3. לצד השם של המשתמש, לוחצים על החץ למטה   הוספת תאריך תפוגה.
4. לצד 'תאריך תפוגת הגישה' לוחצים על תאריך כדי להגדיר אותו כתאריך התפוגה. יש לבחור תאריך בטווח של שנה אחת מהתאריך הנוכחי.
5. לוחצים על שמירה.

שינוי הרשאות השיתוף של טפסים ב-Google Forms

אפשרויות השיתוף של טפסים ב-Google Forms שונות מאלו של קבצים מסוגים אחרים.

• שיתוף טפסים שאחרים יוכלו למלא ולשלוח
• שיתוף טפסים בשביל לשתף בהם פעולה עם משתמשים אחרים

מקורות מידע שקשורים לנושא

• שיתוף קבצים מ-Google Drive
• העברת בעלות על קובץ
• שיתוף תיקיות ב-Google Drive
• חיפוש קבצים ששותפו איתכם ב-Drive