רוצים לקבל גישה לתכונות מתקדמות של Google Workspace לעסק שלכם?
אני רוצה לנסות את Google Workspace
אחרי שמשתפים קובץ, אפשר תמיד להפסיק את השיתוף שלו. אפשר גם לקבוע אם אנשים ששיתפתם איתם את הקובץ יוכלו לשנות או לשתף אותו.
טיפים:
- כשאתם משנים הרשאות של פריט ב"אחסון שלי", יכול להיות שתתבקשו לעדכן גם את ההרשאות של התיקייה שמכילה אותו. זה קורה כשמנסים לתת למישהו רמת גישה נמוכה יותר לפריט, בהשוואה לזו שיש לו בתיקייה הראשית.
- ככה נשמרת רמת גישה עקבית בכל התיקייה.
איך מפסיקים לשתף קובץ
חשוב:
- אם משתפים קובץ עם אנשים, הבעלים וכל מי שיש לו גישת עריכה יכולים לשנות את הרשאות השיתוף ולשתף את הקובץ.
- אם לא רוצים שהקובץ יהיה גלוי לכולם, מפסיקים את הפרסום שלו.
- אם מסירים או מצמצמים את ההרשאה של מישהו לפריט מסוים, ויש לו גם גישה לתיקייה שמכילה את הפריט, השינוי יחול על התיקייה כולה.
- במחשב, מוצאים את הקובץ או התיקייה ב-Google Drive.
- כדי לבדוק אם הקובץ או התיקייה משותפים:
- לוחצים לחיצה ימנית על הקובץ או התיקייה.
- בצד שמאל של הקובץ, לוחצים על סמל האפשרויות הנוספות
.
- לוחצים על פרטים
פרטים.
- נפתחת חלונית שמוצג בה מי הבעלים ולמי יש גישה לקובץ.
- אם יש לכם הרשאה לבצע שינויים, לוחצים על ניהול הגישה.
פרטים.- מוצאים את הקובץ או התיקייה במקומות הבאים:
- פותחים או בוחרים את הקובץ או התיקייה.
- לוחצים על שיתוף או על סמל השיתוף
.
- מוצאים את האדם שרוצים להפסיק איתו את השיתוף.
- משמאל לשם, לוחצים על החץ למטה
- לוחצים על שמירה.
.
כשמשנים את ההרשאה של פריט מסוים מ"גישה כללית" ל"גישה מוגבלת", רק מי שקיבל גישה יכול לפתוח אותו. הפעולה מבטלת את ההרשאות שהתקבלו מהתיקייה הראשית.
- מוצאים את הקובץ או התיקייה ב-Google Drive, Google Docs, Google Sheets או Google Slides.
- פותחים או בוחרים קובץ או תיקייה.
- לוחצים על שיתוף
.
- בקטע 'גישה כללית', לוחצים על החץ למטה
.
- בוחרים מוגבלת.
- לוחצים על סיום.
אם מוחקים קובץ בבעלותכם ששיתפתם עם אחרים:
- אנשים בעלי הרשאת תצוגה, תגובה או עריכה יכולים ליצור עותק של הקובץ, עד שתמחקו אותו באופן סופי.
- כדי למחוק את הקובץ באופן סופי, מאתרים את הקובץ באשפה, לוחצים עליו ולוחצים על סמל המחיקה הסופית
. איך מוחקים קבצים?
. אם אתם מוחקים קובץ שאינו בבעלותכם:
- הקובץ יוסר מה-Drive שלכם, אבל שותפי עריכה אחרים יוכלו להמשיך לגשת אליו.
- כדי לשחזר את הקובץ, פותחים קישור לקובץ
קובץ
קובץ הגבלת היכולת לשתף את הקבצים שלכם
איך מונעים מאנשים להוריד, להדפיס או להעתיק את הקובץאם אתם בעלים של קובץ, אתם יכולים לנקוט בפעולות כדי למנוע ממשתמשים להדפיס, להעתיק או להוריד אותו:
- מוצאים את הקובץ או התיקייה במקומות הבאים:
- בוחרים קובץ אחד או יותר שרוצים להגביל.
- לוחצים על שיתוף או על סמל השיתוף
- לוחצים על סמל ההגדרות
בפינה השמאלית העליונה.
- בקטע "האנשים שיכולים להוריד, להעתיק ולהדפיס", מסמנים את תפקידי המשתמשים שרוצים לאפשר להם גישה.
בפינה השמאלית העליונה.אם בוחרים ב"עורכים", פעולות ההעתקה וההדבקה במסמכים שנבחרו משתנה באופן הבא:
- המשתמשים יוכלו להעתיק ולהדביק תוכן של מסמך בתוך המסמך.
- המשתמשים יוכלו להעתיק תוכן חיצוני ולהדביק אותו במסמך.
- המשתמשים לא יוכלו להעתיק תוכן של המסמך ולהדביק אותו מחוץ למסמך.
כדי למנוע מבעלי קבצים את האפשרות להוריד, להעתיק או להדפיס אותם, אדמינים יכולים ליצור כלל DLP ל-Drive.
טיפ: אפשר להגביל את היכולת לשתף, להדפיס, להוריד ולהעתיק קבצים בתוך Google Drive, Docs, Sheets ו-Slides, אבל אי אפשר למנוע את שיתוף התוכן שלהם בדרכים אחרות.
בתור הבעלים של הקובץ, אתם יכולים לבטל את היכולת של בעלי הרשאת העריכה לשנות את ההרשאות או לשתף אותו.
- פותחים את הקובץ באמצעות:
- לוחצים על שיתוף.
- בחלק העליון, לוחצים על סמל ההגדרות
- מבטלים את הסימון של האפשרות עורכים יכולים לשנות הרשאות ולשתף.
- לוחצים על סיום.
חשוב:
קבצים ותיקיות שנמצאים בתוך תיקייה משותפת תמיד מקבלים את ההרשאות שלה. זה מבטיח גישה עקבית וברורה לכל התוכן שלכם.
- ההרשאות של התיקייה קובעות את הגישה לכל התוכן שנמצא בה.
- גם אם תבטלו את סימון האפשרות "עורכים יכולים לשנות הרשאות ולשתף" בקובץ מסוים, שינויים בהרשאות של התיקייה הראשית עדיין יחולו עליו. ההרשאות של התיקייה הראשית הן מקור המידע האמין לבדיקת אפשרויות הגישה.
- מקרה לדוגמה:
- בתוך תיקייה מסוימת יש קובץ עם ההגדרה "עורכים לא יכולים לשתף". בשלב מסוים, אתם נותנים למישהו הרשאת עריכה לתיקייה כולה. אם הוא משתף את התיקייה עם אדם אחר, לאדם הזה תהיה גישה לקובץ.
- המצב הזה קורה כי ההגדרות של הקובץ יכולות למנוע שיתוף ישיר שלו, אבל לא את שיתוף התיקייה שהקובץ נמצא בה.
- מקרה לדוגמה:
אפשרויות נוספות לחשבונות Google דרך מקום העבודה או בית הספר
מתן הרשאת גישה לקובץ לזמן מוגבלהגדרת תאריך תפוגה של קובץ
- פותחים קובץ ב-Google Drive, Google Docs, Google Sheets או Google Slides.
- לוחצים על שיתוף
ומוצאים את המשתמש שרוצים להעניק לו הרשאות זמניות.
- אם עדיין לא שיתפתם את הקובץ עם המשתמש הזה, מוסיפים את כתובת האימייל שלו ולוחצים על שליחה או על שיתוף. בפינה השמאלית העליונה של המסמך, לוחצים שוב על שיתוף.
- לצד השם של המשתמש, לוחצים על החץ למטה
- לצד 'תאריך תפוגת הגישה' לוחצים על תאריך כדי להגדיר אותו כתאריך התפוגה. יש לבחור תאריך בטווח של שנה אחת מהתאריך הנוכחי.
- לוחצים על שמירה.
שינוי הרשאות השיתוף של טפסים ב-Google Forms
אפשרויות השיתוף של טפסים ב-Google Forms שונות מאלו של קבצים מסוגים אחרים.