Möchten Sie erweiterte Google Workspace-Funktionen in Ihrem Unternehmen nutzen?
Sie haben jederzeit die Möglichkeit, die Freigabe einer Datei zu beenden. Sie können auch festlegen, ob andere Personen Ihre Datei ändern oder freigeben dürfen.
Tipps:
- Wenn Sie die Berechtigungen für ein Element in „Meine Ablage“ aktualisieren, werden Sie möglicherweise aufgefordert, die Berechtigungen für den Ordner zu verwalten, in dem sich das Element befindet. Das passiert, wenn Sie versuchen, einer Person weniger Zugriff auf das Element zu gewähren, als sie vom übergeordneten Ordner übernimmt.
- So wird ein einheitlicher Zugriff auf den gesamten Ordner gewährleistet.
Dateifreigabe beenden
Wichtig:
- Wenn Sie eine Datei für eine Person freigeben, können der Eigentümer und alle Nutzer mit Bearbeitungszugriff die Freigabeberechtigungen ändern und die Datei freigeben.
- Wenn Sie eine Datei nicht mehr öffentlich freigeben möchten, können Sie die Freigabe beenden.
- Wenn Sie den Zugriff für eine Person entfernen oder einschränken, die Zugriff auf den Ordner des Elements hat, wird die Berechtigung für den gesamten Ordner entfernt oder geändert.
- Suchen Sie auf Ihrem Computer in Google Drive nach der Datei oder dem Ordner.
- So sehen Sie, ob eine Datei oder ein Ordner freigegeben wurde:
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Datei oder den Ordner.
- Klicken Sie rechts neben der Datei auf das Dreipunkt-Menü
.
- Klicken Sie auf „Dateiinformationen“
Details.
- Daraufhin wird ein Bereich geöffnet, in dem angezeigt wird, wem die Datei gehört und wer Zugriff darauf hat.
- Wenn Sie berechtigt sind, Änderungen vorzunehmen, klicken Sie auf Zugriff verwalten.
.
Details.- Suchen Sie die Datei oder den Ordner in:
- Öffnen Sie die Datei oder wählen Sie den Ordner aus.
- Klicken Sie auf Freigeben bzw. auf „Freigeben“
.
- Suchen Sie die Person, für die Sie keine Inhalte mehr freigeben möchten.
- Klicken Sie rechts neben dem entsprechenden Namen auf den Drop-down-Pfeil
- Klicken Sie auf Speichern.
.
Wenn Sie den allgemein erlaubten Zugriff auf ein Element in „Eingeschränkt“ ändern, kann die Datei nur von Personen mit entsprechender Zugriffsberechtigung geöffnet werden. Dadurch werden die übernommenen Berechtigungen des übergeordneten Ordners überschrieben.
- Suchen Sie die Datei oder den Ordner in Google Drive, Google Docs, Google Tabellen oder Google Präsentationen.
- Öffnen Sie die Datei oder wählen Sie den Ordner aus.
- Klicken Sie auf Freigeben
.
- Klicken Sie unter „Allgemeiner Zugriff“ auf den Drop-down-Pfeil
.
- Wählen Sie Eingeschränkt aus.
- Klicken Sie auf Fertig.
Wenn Sie eine freigegebene Datei löschen, deren Eigentümer Sie sind, gilt:
- Personen, die die Datei ansehen, kommentieren oder bearbeiten dürfen, können weiterhin Kopien erstellen, bis Sie die Datei endgültig löschen.
- Möchten Sie eine Datei endgültig löschen, müssen Sie im Papierkorb erst auf die Datei und dann auf "Endgültig löschen"
klicken. Hier erhalten Sie weitere Informationen dazu, wie Sie Dateien löschen.
klicken. Wenn Sie eine freigegebene Datei löschen, deren Eigentümer Sie nicht sind, gilt:
- Sie wird aus Ihrer Ablage entfernt, andere Mitbearbeiter können jedoch weiterhin auf die Datei zugreifen.
- Die Datei lässt sich wiederherstellen, indem Sie auf einen Link zur Datei
Datei
Datei Dateifreigabe beschränken
Herunterladen, Drucken oder Kopieren von Dateien verhindernSo verhindern Sie als Eigentümer einer Datei, dass Nutzer diese Datei drucken, kopieren oder herunterladen können:
- Suchen Sie die Datei oder den Ordner in:
- Wählen Sie eine oder mehrere Dateien aus, für die Einschränkungen gelten sollen.
- Klicken Sie auf Freigeben bzw. auf „Freigeben“
- Klicken Sie rechts oben auf „Einstellungen“
.
- Klicken Sie unter „Personen, die Dateien herunterladen, kopieren und drucken können“ die Kästchen für die gewünschten Nutzerrollen an.
.Wenn „Bearbeiter“ angegeben sind, ändern sich die Optionen zum Kopieren und Einfügen für die ausgewählten Dokumente folgendermaßen:
- Nutzer können Dokumentinhalte innerhalb des Dokuments kopieren und einfügen.
- Nutzer können externe Inhalte kopieren und in das Dokument einfügen.
- Nutzer können aus dem Dokument kopierte Inhalte nicht außerhalb des Dokuments einfügen.
Administratoren können verhindern, dass Eigentümer Dateien herunterladen, kopieren und drucken, indem sie eine Regel zum Schutz vor Datenverlust (Data Loss Prevention, DLP) für Drive erstellen.
Hinweis: Sie können zwar festlegen, wie andere Nutzer Ihre Dateien in Google Drive, Google Docs, Google Sheets und Google Präsentationen freigeben, drucken, herunterladen und kopieren dürfen. Sie können sie aber nicht davon abhalten, die Dateiinhalte auf andere Weise weiterzugeben.
Als Eigentümer der Datei können Sie die Möglichkeit von Mitbearbeitern entfernen, Berechtigungen zu ändern oder die Datei freizugeben.
- Öffnen Sie die Datei in:
- Klicken Sie auf Freigeben.
- Klicken Sie oben auf „Einstellungen“
- Entfernen Sie das Häkchen aus dem Kästchen Bearbeiter dürfen Berechtigungen ändern und freigeben.
- Klicken Sie auf Fertig.
Wichtig:
Dateien und Ordner in einem freigegebenen Ordner übernehmen immer dessen Berechtigungen. So wird ein einheitlicher und vorhersehbarer Zugriff auf alle Ihre Inhalte gewährleistet.
- Die Berechtigungen des Ordners steuern den Zugriff auf alle darin enthaltenen Elemente.
- Wenn Sie das Häkchen aus dem Kästchen „Bearbeiter dürfen Berechtigungen ändern und freigeben“ für eine bestimmte Datei entfernen, gelten Berechtigungsänderungen, die am übergeordneten Ordner vorgenommen werden, weiterhin für diese Datei. Die Berechtigungen des übergeordneten Ordners sind die primäre Quelle für den Zugriff.
- Beispielszenario:
- Sie haben eine Datei in einem Ordner, für die die Einstellung „Mitbearbeiter dürfen nicht freigeben“ festgelegt ist. Sie weisen einer Person die Rolle „Bearbeiter“ für den gesamten Ordner zu. Wenn dieser Mitbearbeiter den gesamten Ordner für eine neue Person freigibt, erhält diese Person Zugriff auf die Datei.
- Das liegt daran, dass die Einstellung der Datei nur verhindert, dass jemand die Datei direkt freigibt. Sie verhindert jedoch nicht, dass jemand den Ordner freigibt, in dem sich die Datei befindet.
- Beispielszenario:
Weitere Optionen bei Google-Konten von Unternehmen und Bildungseinrichtungen
Zeitlich begrenzte Berechtigungen für eine Datei festlegenAblaufdatum für Dateien festlegen
- Öffnen Sie eine Datei in Google Drive, Google Docs, Google Tabellen oder Google Präsentationen.
- Klicken Sie auf Freigeben
suchen Sie den Nutzer, dem Sie temporäre Berechtigungen erteilen möchten.
- Wenn Sie die Datei noch nicht für die betreffende Person freigegeben haben, fügen Sie die E-Mail-Adresse des Nutzers hinzu und klicken Sie auf Senden oder Freigeben. Klicken Sie rechts oben im Dokument noch einmal auf Freigeben.
- Klicken Sie neben dem Namen der gewünschten Person auf den Abwärtspfeil
- Klicken Sie neben „Zugriff befristet bis:“ auf das Datum, das als Ablaufdatum festgelegt werden soll. Das ausgewählte Ablaufdatum darf maximal ein Jahr in der Zukunft liegen.
- Klicken Sie auf Speichern.
Freigabeeinstellungen für Google Formulare ändern
Für Google Formulare gelten in der Regel nicht die gleichen Freigabeoptionen wie für andere Dateitypen.