Dejar de compartir, limitar o cambiar la configuración para compartir

               

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Después de compartir un archivo, puedes dejar de compartirlo en cualquier momento. También puedes controlar si las personas con las que lo has compartido pueden cambiarlo o compartirlo.

Notas:

• Cuando actualizas los permisos de un elemento de Mi unidad, es posible que se te pida que gestiones los permisos de la carpeta en la que se encuentra. Esto ocurre si intentas dar a alguien menos acceso al elemento del que hereda de la carpeta principal.
• De esta forma, se garantiza un acceso coherente a toda la carpeta.

Dejar de compartir un archivo

Importante:

• Si compartes un archivo con otras personas, el propietario y cualquiera con permiso para editarlo pueden cambiar los permisos para compartirlo.
• Si no quieres que nadie acceda públicamente a tu archivo, deja de publicarlo.
• Si quitas o reduces el acceso de una persona que tiene acceso a la carpeta del elemento, el permiso se quita o se cambia en toda la carpeta.

Consultar quién tiene acceso a un archivo

1. En tu ordenador, busca el archivo o la carpeta en Google Drive.
2. Para saber si un archivo o una carpeta están compartidos, sigue estos pasos:
   • Haz clic con el botón derecho en el archivo o la carpeta.
   • A la derecha del archivo, haz clic en Más .
   • Haz clic en Información del archivo Detalles.
3. Se abrirá un panel que mostrará quién es el propietario del archivo y quién tiene acceso a él.
4. Si tienes permiso para hacer cambios, haz clic en Gestionar acceso.

Dejar de compartir un archivo o una carpeta

1. Busca el archivo o la carpeta en:
   • Google Drive
   • Documentos de Google
   • Hojas de cálculo de Google
   • Presentaciones de Google
2. Abre o selecciona el archivo o la carpeta.
3. Haz clic en Compartir o en el icono de Compartir .
4. Busca a la persona con la que quieras dejar de compartir.
5. A la derecha de su nombre, haz clic en la flecha hacia abajo Quitar acceso.
6. Haz clic en Guardar.

Restringir el acceso general a un archivo o carpeta

Cuando cambias el acceso general de un elemento a Restringido, solo pueden abrirlo las personas con acceso. De esta forma, se anulan los permisos heredados de la carpeta superior.

1. Busca el archivo o la carpeta en Google Drive, Documentos de Google, Hojas de cálculo de Google o Presentaciones de Google.
2. Abre o selecciona el archivo o la carpeta.
3. Haz clic en Compartir  o Compartir   Copiar enlace .
4. En "Acceso general", haz clic en la flecha hacia abajo .
5. Selecciona Restringido.
6. Haz clic en Hecho.

Eliminar un archivo compartido

Si eliminas un archivo compartido de tu propiedad:

• Las personas que puedan ver, comentar o editar el archivo podrán realizar una copia hasta que lo elimines definitivamente.
• Para eliminar definitivamente el archivo, localízalo en la papelera, haz clic en él y, a continuación, haz clic en Eliminar definitivamente . Más información sobre cómo eliminar archivos

Si eliminas un archivo compartido del que no eres propietario:

• Se eliminará de tu unidad de Drive, pero otros colaboradores podrán seguir accediendo a él.
• Para recuperar el archivo, abre un enlace que dirija a él  Archivo Añadir a Mi unidad.

Limitar cómo se comparten archivos

Impedir que otros usuarios descarguen, impriman o copien tus archivos

Si eres el propietario de un archivo, puedes tomar medidas para que los usuarios no puedan imprimirlo, copiarlo ni descargarlo:

1. Busca el archivo o la carpeta en:
   • Google Drive
   • Documentos de Google
   • Hojas de cálculo de Google
   • Presentaciones de Google
2. Selecciona uno o más archivos cuyos permisos quieras limitar.
3. Haz clic en Compartir o en el icono de Compartir .
4. Arriba a la derecha, haz clic en Configuración .
5. En "Personas que pueden descargar, copiar e imprimir", marca las casillas correspondientes a los roles de usuario que quieras permitir.

Si se especifican los editores, el comportamiento de la función de copiar y pegar de los documentos seleccionados cambia de la siguiente manera:

• Los usuarios pueden copiar y pegar contenido del documento en el documento.
• Los usuarios pueden copiar y pegar contenido de otro sitio en el documento.
• Los usuarios no pueden copiar y pegar contenido de un documento fuera de él.

Para evitar que los propietarios de los archivos los descarguen, copien e impriman, los administradores pueden crear una regla de DLP para Drive.

Nota: Puedes restringir cómo comparten, imprimen, descargan o copian contenido los usuarios en Google Drive, Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones de Google, pero no puedes impedir que compartan el contenido de un archivo de alguna otra forma.

Impedir que otros usuarios compartan tus archivos

Como propietario del archivo, puedes quitar a los editores la capacidad de cambiar los permisos o de compartir el archivo.

1. Abre el archivo en:
   • Google Drive
   • Documentos de Google
   • Hojas de cálculo de Google
   • Presentaciones de Google
2. Haz clic en Compartir.
3. Arriba, haz clic en Configuración .
4. Desmarca la opción Los editores pueden cambiar permisos y compartir.
5. Haz clic en Hecho.

Importante:

Los archivos y las carpetas de una carpeta compartida siempre heredan sus permisos. De esta forma, se garantiza un acceso coherente y predecible a todo tu contenido.

• Los permisos de la carpeta controlan el acceso a todo lo que contiene.
• Si desmarcas la opción "Los editores pueden cambiar permisos y compartir" en un archivo concreto, los cambios de permisos que se hagan en la carpeta superior seguirán aplicándose a ese archivo. Los permisos de la carpeta principal son la principal fuente de información sobre el acceso.
  • Caso de ejemplo:
    • Tienes un archivo con la opción "Impedir que los editores compartan" activada en una carpeta. Después, conviertes a alguien en editor de toda la carpeta. Si ese editor comparte toda la carpeta con una persona nueva, esta tendrá acceso al archivo.
    • Esto ocurre porque el ajuste del archivo solo impide que alguien comparta el archivo directamente, pero no que comparta la carpeta en la que se encuentra.

Más opciones de las cuentas de Google del trabajo o de un centro educativo

Permitir que un usuario acceda a un archivo durante un tiempo limitado

Fijar una fecha de vencimiento para un archivo

1. Abre un archivo en Google Drive, Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones de Google.
2. Haz clic en Compartir  busca el usuario al que quieras dar permisos temporales.
   • Si todavía no has compartido el archivo con esa persona, añade el correo del usuario y haz clic en Enviar o en Compartir. En la parte superior derecha del documento, haz clic de nuevo en Compartir.
3. Junto al nombre de la persona, haz clic en la flecha hacia abajo   Añadir caducidad.
4. Junto a "El acceso caduca el", haz clic en la fecha que quieras definir como fecha de vencimiento. Elige una fecha que no supere el año desde la fecha actual.
5. Haz clic en Guardar.

Cambiar las opciones para compartir de Formularios de Google

Con frecuencia, las opciones para compartir contenido de Formularios de Google son distintas a las de otros tipos de archivos.

• Compartir un formulario con otras personas para que lo rellenen y envíen
• Compartir un formulario con otras personas para colaborar

Recursos relacionados

• Compartir archivos desde Google Drive
• Asignar la propiedad de un archivo a otra persona
• Compartir carpetas en Google Drive
• Buscar archivos compartidos contigo