Как предоставить доступ к файлам и папкам на Google Диске

С файлами и папками, которые хранятся на Google Диске, можно работать вместе с другими пользователями.

Открывая доступ к определенному контенту, размещенному на Google Диске, вы разрешаете другим пользователям просматривать, комментировать или редактировать его. При настройке совместного доступа к материалам на Google Диске действуют специальные правила.

Шаг 1. Выберите объекты

Как предоставить доступ к одному файлу

  1. Откройте Google Диск, Документы, Таблицы или Презентации на компьютере.
  2. Выберите нужный файл.
  3. Выберите "Настройки доступа" или нажмите на значок Share.
Как предоставить доступ к нескольким файлам
  1. Откройте страницу drive.google.com на компьютере.
  2. Выберите файлы, удерживая клавишу Shift.
  3. В правом верхнем углу страницы нажмите на значок Share.

Подробнее о том, как добавить файлы в папку на Google Диске и предоставить к ней доступ

Шаг 2. Выберите, с кем вы хотите поделиться

Предоставление доступа отдельным пользователям

  1. В разделе "Люди" введите адрес электронной почты человека, которому вы хотите предоставить доступ. 
    • Примечание. Если вы укажете адрес не из домена Google, файл будет доступен пользователю только для просмотра.
  2. Чтобы настроить права доступа, нажмите на стрелку вниз Стрелка вниз.
  3. Если вы не хотите уведомлять пользователей по электронной почте, нажмите Расширенные и снимите флажок Оповестить пользователей. В противном случае уведомления получат все пользователи, чьи адреса вы ввели в разделе "Люди".
  4. Нажмите кнопку Отправить.
Доступ по ссылке

Файл можно сделать доступным для всех пользователей, у которых есть ссылка. При этом вы будете указаны в качестве владельца файла.

  1. Нажмите Включить доступ по ссылке в правом верхнем углу экрана.
  2. Нажмите на стрелку вниз Стрелка вниз рядом с параметром "Просматривать могут все, у кого есть ссылка".
  3. Скопируйте ссылку и вставьте ее в письмо или опубликуйте в Интернете.
Доступ для всех в Интернете

Если вы хотите, чтобы файл был доступен любому пользователю в Интернете, опубликуйте его. При этом вы будете указаны в качестве владельца файла.

  1. Нажмите Включить доступ по ссылке.
  2. Нажмите на стрелку вниз Стрелка вниз рядом с параметром "Просматривать могут все, у кого есть ссылка".
  3. Выберите Ещё затем ВКЛ (для всех в Интернете).
  4. Нажмите Сохранить.
    • Выберите действия, которые будут доступны пользователям. Подробнее…
  5. Нажмите Готово.

Пользователи, которые открыли ваш файл, не войдя в аккаунт Google, обозначаются значками животных. Подробнее…

Совместная работа над файлом при участии более 100 человек

В Google Документах, Таблицах и Презентациях просматривать, редактировать и комментировать файл могут до 100 человек одновременно. Если пользователей будет больше, изменять открытый файл смогут только его владелец и некоторые редакторы.

Если вы хотите привлечь к работе более 100 человек, можно сделать следующее. 

Опубликуйте файл

  • Чтобы множество пользователей могло просматривать файл одновременно, опубликуйте его и создайте ссылку для доступа. Вы можете предоставить права на редактирование пользователям, которым нужно изменять или комментировать контент. Подробнее о процедуре публикации… 
  • Учтите, что опубликованный файл виден всем в Интернете. Соблюдайте осторожность в случаях, когда он может содержать личную или конфиденциальную информацию. Если у вас рабочий или учебный аккаунт, ваш администратор может ограничить круг пользователей, которым разрешено просматривать опубликованный файл. Если вы администратор, узнайте, как управлять разрешениями на публикацию документов в Интернете.
  • Чтобы удалить файл из Интернета, отмените его публикацию. Подробнее…
  • Если вы хотите отменить доступ к файлу для соавторов, прочитайте о том, как изменить настройки совместного доступа.

Создайте сайт на платформе Google 

  • Создав сайт на платформе Google, вы сможете размещать на его страницах документы, таблицы и презентации. Этот вариант удобен, если вам нужно просто предоставить информацию большому количеству пользователей. Подробнее о том, как добавлять на сайт документы
  • Если вы опасаетесь, что на вашем сайте может быть слишком большой трафик, советуем сначала опубликовать файл в Google Документах, Таблицах или Презентациях, а потом добавить его URL на свою страницу в Google Сайтах. Подробнее о процедуре публикации

Организуйте сбор отзывов с помощью Google Форм

  • Если вам необходимо собрать много данных, создайте форму Google. Отправленные с ее помощью ответы будут добавляться в таблицу Google. Предоставьте доступ к таблице только тем, кто будет обрабатывать ответы. Если нужно показать ответы более чем 100 пользователям, опубликуйте таблицу и откройте к ней доступ по ссылке. Подробнее о процедуре публикации… 

Что делать, если возникают проблемы с документом, который доступен большому количеству пользователей

Если при работе с документом возникают сбои или он недостаточно быстро обновляется, попробуйте устранить неполадки следующими способами: 

  • Вместо того чтобы разрешать пользователям комментировать контент документа или таблицы, создайте форму Google для сбора отзывов. Подробнее о том, как создать форму Google
  • При создании копии документа не включайте в нее закрытые обсуждения и уже рассмотренные советы. Подробнее о том, как скопировать файл… 
  • Удалите устаревшую информацию или перенесите ее в отдельный документ. 
  • Попросите читателей не оставлять документ открытым, когда он им не нужен. 
  • Сохраните в опубликованном документе только самую важную информацию. Файлы, в которых меньше данных, загружаются быстрее.
  • Ограничьте количество пользователей, которым разрешено редактировать документ. 
  • Если сведения собираются из нескольких документов, создайте новый файл, который вы будете предоставлять большому числу людей только для просмотра. 

Настройка прав доступа

Как выбрать уровень доступа

При настройке доступа вы даете пользователям право на просмотр, редактирование или комментирование файла.

  • Просмотр. Пользователь может открывать файл, но не вправе редактировать его или изменять настройки доступа.
  • Комментирование. Пользователь может оставлять комментарии и предлагать изменения, но не вправе редактировать файл или изменять настройки доступа.
  • Редактирование. Пользователь может редактировать файл, принимать и отклонять предложенные правки, а также изменять настройки доступа.
Как настроить доступ по ссылке

Вы можете выбрать, кому файл будет доступен по ссылке. Эти параметры зависят от того, какой аккаунт Google вы используете: корпоративный, учебный или личный.

  • ВКЛ (для всех в Интернете) – любой пользователь может найти ваш файл в Google Поиске и получить к нему доступ, не входя в аккаунт.
  • ВКЛ (для всех, у кого есть ссылка) – любой пользователь, обладающий ссылкой, может получить доступ к файлу, не входя в аккаунт Google. 
  • ВЫКЛ (для выбранных пользователей) – доступ к файлу получат только те, кому вы отправите приглашение.

Статьи по теме

Эта информация оказалась полезной?
Как можно улучшить эту статью?