Google Drive से फ़ाइलें शेयर करना

आपने जो फ़ाइलें और फ़ोल्डर Google Drive में सेव किए हैं उन्हें किसी भी व्यक्ति के साथ शेयर किया जा सकता है.

Google Drive से शेयर करने पर, आपके पास यह तय करने का विकल्प होता है कि क्या लोग फ़ाइल में बदलाव कर सकते हैं, टिप्पणी कर सकते हैं या उसे सिर्फ़ देख सकते हैं. Google Drive से कॉन्टेंट शेयर करने पर, Google Drive कार्यक्रम की नीतियां लागू होती हैं.

पहला चरण: शेयर करने के लिए फ़ाइल ढूंढना

एक फ़ाइल शेयर करना

अहम जानकारी: अगर आपने किसी खुले हुए दस्तावेज़ को शेयर करने का अनुरोध स्वीकार नहीं किया है, तो आपको उस दस्तावेज़ पर सबसे ऊपर दाईं ओर, शेयर करें के बगल में एक बिंदु दिखेगा.

कंप्यूटर पर, Google Drive, Docs, Sheets या Slides पर जाएं.
आपको जो फ़ाइल शेयर करनी है उस पर क्लिक करें.
शेयर करें पर क्लिक करें.

कई फ़ाइलें शेयर करना

कंप्यूटर पर, drive.google.com पर जाएं.
अपने कीबोर्ड पर, Shift को दबाए रखकर दो या ज़्यादा फ़ाइलें चुनें.
सबसे ऊपर दाईं ओर, शेयर करें पर क्लिक करें.

फ़ोल्डर में फ़ाइलें जोड़ने और पूरे फ़ोल्डर को शेयर करने का तरीका जानें.

Google Forms भेजना और शेयर करना

Google Forms की फ़ाइलें शेयर करने के तरीके, Google के अन्य प्रॉडक्ट (जैसे- Docs, Sheets वगैरह) की फ़ाइलों को शेयर करने के तरीकों से अलग होते हैं.

दूसरा चरण: यह तय करना कि फ़ाइल को किन लोगों के साथ शेयर करना है और वे उसका इस्तेमाल किस तरह कर सकते हैं

चुनिंदा लोगों के साथ शेयर करना

अहम जानकारी: स्कूल या ऑफ़िस वाले Google खाते का इस्तेमाल करने वाले लोग, अपने संगठन से बाहर किसी भी व्यक्ति के साथ फ़ाइलें शेयर नहीं कर सकते.

अपने कंप्यूटर पर, Google Drive पर जाएं.
वह फ़ाइल चुनें जिसे शेयर करना है और शेयर करें पर क्लिक करें.
वह ईमेल पता डालें जिसके साथ फ़ोल्डर शेयर करना है. ऑफ़िस या स्कूल वाले खाते का इस्तेमाल करने पर, सुझाए गए लोगों या ग्रुप के साथ फ़ोल्डर शेयर किया जा सकता है.
- सलाह: अगर आपको उन लोगों या ग्रुप की सूची बंद करनी है जिनके नाम शेयर करने के दौरान सुझाए जाते हैं, तो Drive की सेटिंग पर जाएं. "शेयर करने के डायलॉग में सुझाए गए लोगों को दिखाएं" के आगे से सही का निशान हटाएं.
लोग आपकी फ़ाइल का इस्तेमाल कैसे कर सकते हैं यह तय करने के लिए इनमें से कोई एक विकल्प चुनें:
- दर्शक
- टिप्पणी करने वाला व्यक्ति
- संपादक
अगर आपका ऑफ़िस या स्कूल वाला खाता ज़रूरी शर्तें पूरी करता है, तो फ़ाइल का ऐक्सेस खत्म होने की तारीख जोड़ने के लिए, ऐक्सेस खत्म होने की तारीख जोड़ें पर क्लिक करें.
फ़ाइल शेयर करने पर, आपने जिन लोगों के साथ इसे शेयर किया है उन्हें इसकी सूचना देने वाला ईमेल मिलता है.
- ज़रूरी नहीं: सूचना देने वाले इस ईमेल के साथ कोई मैसेज जोड़ें.
- अगर सूचना नहीं देनी है, तो इस बॉक्स से सही का निशान हटाएं.
भेजें या शेयर करें पर क्लिक करें.

ध्यान दें: अगर ‘मेरी ड्राइव’ से शेयर की गई किसी फ़ाइल को ऐक्सेस करने की अनुमतियां अपडेट की जाती हैं और उस व्यक्ति के पास नई अनुमतियां न हों जिसके साथ वह फ़ाइल शेयर की गई है, तो इनके लिए अनुमतियां अपडेट की जा सकती हैं:

वह फ़ोल्डर जिसमें फ़ाइल है
सिर्फ़ फ़ाइल

किसी Google ग्रुप में शामिल लोगों के साथ फ़ाइल शेयर करना

किसी Google ग्रुप के साथ फ़ाइल शेयर करना

फ़ाइलों को किसी Google ग्रुप में शामिल लोगों के साथ एक-एक करके शेयर करने के बजाय, सीधे ही उस ग्रुप में शेयर किया जा सकता है. अगर आपने:

ग्रुप में कोई सदस्य जोड़ा है, तो वह व्यक्ति, ग्रुप की फ़ाइलों और फ़ोल्डर को ऐक्सेस कर सकता है.
ग्रुप से किसी सदस्य को हटाया है, तो वह व्यक्ति, ग्रुप की फ़ाइलों और फ़ोल्डर को ऐक्सेस नहीं कर सकता.

अपने Google ग्रुप के साथ फ़ाइल शेयर करने के लिए:

कोई Google ग्रुप बनाएं.
अपने ग्रुप में सदस्यों को जोड़ें.
अपने ग्रुप के साथ फ़ाइल शेयर करें.

ध्यान दें: आपको वह फ़ाइल पहले किसी न्योते या लिंक से खोलनी होगी. इसके बाद ही, वह “मुझसे शेयर की गई” फ़ोल्डर में दिखेगी.

किसी चैट स्पेस में फ़ाइल शेयर करना

चैट स्पेस में फ़ाइलें शेयर करने के लिए, फ़ाइलें चुनकर चैट स्पेस में डालें.

Drive में मौजूद किसी फ़ाइल को चैट स्पेस में जोड़ने के लिए:

पहला विकल्प:

अपने कंप्यूटर पर, Google Chat पर जाएं.
उस चैट स्पेस को चुनें जिसमें फ़ाइल शेयर करनी है.
सबसे नीचे बाईं ओर, इंटिग्रेशन मेन्यू > Drive पर क्लिक करें.
वह फ़ाइल चुनें जिसे चैट स्पेस में शेयर करना है.
शामिल करें पर क्लिक करें.

दूसरा विकल्प:

अपने कंप्यूटर पर, Google Drive पर जाएं.
उस फ़ाइल पर राइट क्लिक करें जिसे चैट स्पेस में शेयर करना है.
शेयर करें > लिंक कॉपी करें पर क्लिक करें.
Google Chat पर जाएं.
उस चैट स्पेस को चुनें जिसमें फ़ाइल शेयर करनी है.
मैसेज फ़ील्ड में, कॉपी किया गया लिंक चिपकाएं.

ध्यान दें:

चैट स्पेस में कोई फ़ाइल भेजने पर, ऐक्सेस देने का अनुरोध दिखता है.
- अगर आपने उस चैट स्पेस को ऐक्सेस दिया है, तो उसमें बाद में शामिल होने वाले लोग भी शेयर की गई फ़ाइलों को ऐक्सेस कर पाएंगे.
जब लोग किसी चैट स्पेस को छोड़ देते हैं, तब उनके पास उस चैट स्पेस में मौजूद फ़ाइलों का ऐक्सेस नहीं रह जाता. ऐसा तब होता है, जब उनके पास फ़ाइलों को शेयर करने का ऐक्सेस नहीं होता है:
- निजी तौर पर
- किसी अन्य ग्रुप के सदस्य के तौर पर
किसी फ़ाइल का ऐक्सेस शेयर करने के लिए, आपके पास उस फ़ाइल में बदलाव करने का ऐक्सेस होना चाहिए.

इस बारे में ज़्यादा जानें कि अन्य लोग किस तरह फ़ाइलों को देख सकते हैं, उन पर टिप्पणी कर सकते हैं या उनमें बदलाव कर सकते हैं.

मीटिंग के मेहमानों के साथ शेयर करें

फ़ाइल के मालिक या संपादक, मीटिंग में शामिल होने वाले लोगों के साथ फ़ाइलें शेयर कर सकते हैं:

अपने कंप्यूटर पर, Google Drive पर जाएं.
उस फ़ाइल को चुनें जिसे शेयर करना है. इसके बाद, शेयर करें पर क्लिक करें.
उस मीटिंग का नाम डालें जिसके साथ शेयर करना है.
यह तय करने के लिए कि लोग आपकी फ़ाइल का इस्तेमाल कैसे कर सकते हैं, इनमें से कोई विकल्प चुनें:
- दर्शक
- टिप्पणी करने वाला व्यक्ति
- संपादक
चुनें कि मीटिंग के न्योते में, फ़ाइल अटैच की गई है या नहीं.
फ़ाइल शेयर करने पर, इसकी सूचना उन सभी ईमेल पतों पर भेजी जाती है जिनके साथ फ़ाइल शेयर की गई है.
- ज़रूरी नहीं: ईमेल से भेजी जाने वाली सूचना में कोई मैसेज जोड़ें.
- अगर सूचना नहीं देनी है, तो इस बॉक्स से सही का निशान हटाएं.
भेजें या शेयर करें पर क्लिक करें.

ऐक्सेस खत्म होने की तारीख जोड़ना

ऐक्सेस खत्म होने की तारीख सेट करने की सुविधा ज़रूरी शर्तें पूरी करने वाले, ऑफ़िस या स्कूल वाले खातों के लिए ही उपलब्ध है.

फ़िलहाल, आपने साइन इन नहीं किया है.

अपने ऑफ़िस या स्कूल वाले खाते में साइन इन करें

फ़ाइल का सामान्य ऐक्सेस देना

आपके पास यह चुनने का विकल्प होता है कि आपकी फ़ाइल सभी के लिए उपलब्ध हो या सिर्फ़ उन लोगों के लिए उपलब्ध हो जिनके पास इसका ऐक्सेस हो. अगर आपने अपनी फ़ाइल का ऐक्सेस उन सभी लोगों को दिया है जिनके पास इसका लिंक है, तो फ़ाइल का पैरंट फ़ोल्डर इसके ऐक्सेस पर कोई पाबंदी नहीं लगाएगा.

वह फ़ाइल चुनें जिसे शेयर करना है.
शेयर करें या शेयर करें पर क्लिक करें.
“सामान्य ऐक्सेस” वाले सेक्शन में जाएं और डाउन ऐरो पर क्लिक करें.
चुनें कि इस फ़ाइल को कौन ऐक्सेस कर सकता है.

शेयर की गई फ़ाइल में लोगों की भूमिका तय करने के लिए, दर्शक, टिप्पणी करने वाला या संपादक में से कोई विकल्प चुनें.
- दूसरे लोग फ़ाइलों को किस तरह देख सकते हैं, उन पर टिप्पणी कर सकते हैं या उनमें बदलाव कर सकते हैं, इस बारे में ज़्यादा जानें.
हो गया पर क्लिक करें.

फ़ाइल को सार्वजनिक तौर पर शेयर करना

वह फ़ाइल चुनें जिसे शेयर करना है.
शेयर करें या शेयर करें पर क्लिक करें.
“सामान्य ऐक्सेस” में जाएं और डाउन ऐरो पर क्लिक करें.
वे सभी लोग जिनके पास लिंक है को चुनें.
शेयर की गई फ़ाइल में लोगों की भूमिका तय करने के लिए, दर्शक, टिप्पणी करने वाला, या संपादक में से कोई विकल्प चुनें.
लिंक कॉपी करें पर क्लिक करें.
हो गया पर क्लिक करें.
इस लिंक को ईमेल में या किसी ऐसी जगह पर चिपकाएं जहां से इसे शेयर करना है.

जिन लोगों ने Google खाते में साइन इन नहीं किया होता है वे आपकी फ़ाइल में, अनजान लोगों के रूप में दिखते हैं. जानें कि किन लोगों को 'अनजान' माना जाता है.

कई लोगों के साथ कोई फ़ाइल शेयर करना और उस पर मिलकर काम करना

अहम जानकारी:

Google Docs, Sheets, या Slides की किसी फ़ाइल में एक बार में ज़्यादा से ज़्यादा 100 टैब या डिवाइसों पर ही बदलाव किया जा सकता है. अगर कोई फ़ाइल 100 से ज़्यादा टैब या डिवाइसों पर खुली हो, तो मालिक और कुछ ऐसे उपयोगकर्ता ही फ़ाइल में बदलाव कर सकते हैं जिनके पास बदलाव करने की अनुमति है.
एक फ़ाइल ज़्यादा से ज़्यादा 600 ईमेल पतों के साथ शेयर की जा सकती है.

बहुत ज़्यादा लोगों के साथ कोई फ़ाइल शेयर करने और उस पर मिलकर काम करने के लिए:

फ़ाइल पब्लिश करना

अगर आपको किसी फ़ाइल पर कई लोगों के साथ मिलकर काम करना है, तो पहले उसे पब्लिश करें. इसके बाद, फ़ाइल का ऐक्सेस देकर, लोगों के साथ उसका लिंक शेयर करें. जिन लोगों को फ़ाइल में बदलाव या टिप्पणी करनी हो उन्हें बदलाव करने का ऐक्सेस दिया जा सकता है. किसी फ़ाइल को पब्लिश करने का तरीका जानें.
आपके खाते की सेटिंग के आधार पर यह तय होता है कि किसी फ़ाइल को पब्लिश करने के बाद उसे कौन देख सकता है. जैसे- वेब पर सभी लोग, आपके संगठन के सभी लोग या कुछ लोगों का ग्रुप. निजी या संवेदनशील जानकारी पब्लिश करते समय सावधानी बरतें.
- अहम जानकारी: अगर आपके पास ऑफ़िस या स्कूल वाला खाता है, तो आपका एडमिन यह तय कर सकता है कि पब्लिश की गई फ़ाइल का ऐक्सेस किसे मिले. अगर आप एडमिन हैं, तो यह कंट्रोल करने का तरीका जानें कि वेब पर दस्तावेज़ कौन पब्लिश कर सकता है और कौन नहीं.
वेब से किसी फ़ाइल को हटाने के लिए, आपको उसे पहले पब्लिश मोड से हटाना होगा. किसी फ़ाइल को पब्लिश मोड से हटाने का तरीका जानें.
किसी फ़ाइल को सहयोगियों के साथ शेयर करने से रोकने के लिए, शेयर करने की अनुमतियों में बदलाव का तरीका जानें.

Google साइट बनाना

कई लोगों के साथ जानकारी शेयर करने के लिए, Google साइट बनाएं. साइट पर दस्तावेज़, स्प्रेडशीट, और प्रज़ेंटेशन एम्बेड किए जा सकते हैं. इसके बाद, उन्हें बड़ी संख्या में लोग ऐक्सेस कर सकते हैं. साइट पर दस्तावेज़ों को एम्बेड करने का तरीका जानें.
अगर आपको अपनी साइट पर ज़्यादा ट्रैफ़िक चाहिए, तो अपने दस्तावेज़ को सबसे पहले Google Docs, Sheets, या Slides में पब्लिश करें. इसके बाद, पब्लिश किए गए यूआरएल को Google Sites में एम्बेड करें. किसी फ़ाइल को पब्लिश करने का तरीका जानें.

साइट पर मिलकर काम करने वाले लोगों के साथ फ़ाइलें शेयर करना

साइट पब्लिश करते समय, एम्बेड की गई फ़ाइल का ऐक्सेस सभी सहयोगियों और दर्शकों के साथ शेयर करें, ताकि वे फ़ाइलें ऐक्सेस कर सकें. किसी फ़ाइल को एम्बेड या पब्लिश करते समय या साइट शेयर करते समय, शेयर करने की अनुमतियां अपडेट की जा सकती हैं.

Google Forms की मदद से सुझाव पाना

अगर आपको ज़्यादा जानकारी चाहिए, तो एक Google फ़ॉर्म बनाएं. जवाबों को Google शीट में सेव किया जाएगा. बदलाव करने का ऐक्सेस उन्हीं लोगों को दें जिन्हें जवाबों पर काम करना हो. स्प्रेडशीट को वेब पर पब्लिश करें, ताकि जवाबों को 100 से ज़्यादा लोग देख सकें. इसके बाद, स्प्रेडशीट का ऐक्सेस देकर, लोगों के साथ उसका लिंक शेयर करें. किसी फ़ाइल को पब्लिश करने का तरीका जानें.

कई लोगों के साथ शेयर किए गए दस्तावेज़ों से जुड़ी समस्याओं को ठीक करना

अगर आपका दस्तावेज़ कई लोगों के साथ शेयर किया गया है और यह क्रैश हो रहा है या जल्दी अपडेट नहीं हो रहा है, तो इस समस्या को हल करने के लिए ये तरीके आज़माएं:

लोगों को दस्तावेज़ या स्प्रेडशीट पर टिप्पणी करने की अनुमति देने के बजाय, सुझाव पाने के लिए Google फ़ॉर्म बनाएं. Google फ़ॉर्म बनाने का तरीका जानें.
किसी दस्तावेज़ की कॉपी बनाते समय, उन सुझावों और टिप्पणियों को शामिल न करें जिन पर जवाब दिया जा चुका है. कॉपी बनाने का तरीका जानें.
पुरानी जानकारी मिटाएं या डेटा को नए दस्तावेज़ में ले जाएं.
जिन लोगों के पास दस्तावेज़ का ऐक्सेस है उनसे कहें कि अगर वे दस्तावेज़ पर काम न कर रहे हों, तो उसे बंद कर दें.
पब्लिश किए गए किसी दस्तावेज़ में ज़रूरी जानकारी ही शामिल करें. छोटे दस्तावेज़ तेज़ी से लोड होते हैं.
उन लोगों की संख्या घटाएं जिनके पास दस्तावेज़ में बदलाव करने का ऐक्सेस है.
अगर कई दस्तावेज़ों से जानकारी इकट्ठा की जा रही है, तो बड़ी संख्या में लोगों के साथ शेयर करने के लिए, ‘सिर्फ़ देखने के लिए’ अनुमति वाला नया दस्तावेज़ बनाएं.

शेयर की जा रही फ़ाइल के लिए लोगों का ऐक्सेस लेवल तय करना

शेयर की गई फ़ाइल का ऐक्सेस लेवल चुनें, ताकि लोग फ़ाइल को देख सकें, उसमें टिप्पणी या बदलाव कर सकें

किसी के साथ फ़ाइल शेयर करते समय, उस व्यक्ति का ऐक्सेस लेवल चुना जा सकता है:

दर्शक: इस ऐक्सेस लेवल वाले लोग शेयर की गई फ़ाइल को देख सकते हैं, लेकिन उसमें बदलाव नहीं कर सकते और न ही उसे अन्य लोगों के साथ शेयर कर सकते हैं.
टिप्पणी करने वाला: इस ऐक्सेस लेवल वाले लोग शेयर की गई फ़ाइल पर टिप्पणियां कर सकते हैं और उसके लिए सुझाव दे सकते हैं. हालांकि, वे उसमें बदलाव नहीं कर सकते और न ही उसे अन्य लोगों के साथ शेयर कर सकते हैं.
संपादक: इस ऐक्सेस लेवल वाले लोग शेयर की गई फ़ाइल को दूसरे लोगों के साथ शेयर कर सकते हैं और उसमें बदलाव कर सकते हैं. वे इस पर मिलने वाले सुझावों को स्वीकार या अस्वीकार भी कर सकते हैं.

अपनी फ़ाइल का सामान्य ऐक्सेस बदलना

आपके पास, अपनी फ़ाइल का ऐक्सेस ज़्यादा से ज़्यादा लोगों को देने के विकल्प होते हैं. ये विकल्प इस बात पर निर्भर करते हैं कि आपका Google खाता ऑफ़िस का है, स्कूल का है या Gmail का है.

सार्वजनिक: इस विकल्प को चुनने पर कोई भी व्यक्ति, Google पर आपकी फ़ाइल को खोजकर उसे ऐक्सेस कर सकता है. इसके लिए उसे अपने Google खाते में साइन इन करने की ज़रूरत नहीं पड़ेगी.
कोई भी व्यक्ति जिसके पास लिंक है: कोई भी व्यक्ति जिसके पास लिंक है वह अपने Google खाते में साइन इन किए बिना आपकी फ़ाइल इस्तेमाल कर सकता है.

प्रतिबंधित: यह विकल्प सिर्फ़ उन लोगों को फ़ाइल खोलने की अनुमति देता है जिनके पास उसका ऐक्सेस होता है.