Compartir archivos desde Google Drive

Puedes compartir los archivos y carpetas que almacenes en Google Drive con cualquier persona.

Cuando compartes contenido de Google Drive, puedes controlar si los usuarios tienen permiso para editar, comentar o solo ver el archivo. Al compartir contenido de Google Drive, se aplican las políticas del programa Google Drive.

Paso 1: Busca el archivo que quieras compartir

Compartir un único archivo

Elige cómo quieres compartir el archivo:

  1. En un dispositivo Android, abre la aplicación Drive, Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones de Google.
  2. Junto al nombre del archivo, toca Más Más.
  3. Toca Compartir.
Compartir varios archivos
Enviar y compartir Formularios de Google

Formularios de Google ofrece opciones para compartir contenido que no tienen otros tipos de archivos.

Paso 2: Elige con quién quieres compartir el archivo y con qué permisos

Compartir archivos con personas concretas
Importante: Si utilizas una cuenta de Google de tu trabajo o centro educativo, es posible que no puedas compartir archivos fuera de tu organización.
  1. En un dispositivo Android, abre la aplicación Google Drive.
  2. Selecciona el archivo que quieras compartir y luego Compartir Add approver .
  3. Introduce la dirección de correo o el grupo de Google con los que quieras compartir el archivo.
  4. Decide cómo pueden usar tu archivo los usuarios. Selecciona una opción:
    • Lector
    • Comentador
    • Editor
  5. Si usas una cuenta de trabajo o de centro educativo, toca el rol del usuario para incluir una fecha de vencimiento
  6. Cuando compartes tu archivo, cada dirección de correo recibe un mensaje.
    • Opcional: Añade un mensaje al correo de notificación.
    • Si  no quieres avisar a los usuarios, toca Más Más y luego No notificar a usuarios.
  7. Toca Enviar.

Más información sobre cómo pueden ver, comentar o editar archivos otras personas

Nota: Cuando actualizas los permisos de un archivo que compartes desde Mi unidad y la persona con la que lo compartes no tiene permisos, puedes cambiarlos para lo siguiente:

  • La carpeta que contiene el archivo
  • Solo el propio archivo
Compartir contenido con un grupo de personas

Compartir contenido con un espacio de Chat

Puedes compartir un archivo o un enlace a un archivo con un mensaje de chat o un espacio en Google Chat. Más información sobre enviar y gestionar archivos de Drive en Google Chat

Para compartir un archivo con un espacio de Chat en Google Chat, sigue estos pasos:

  1. En un dispositivo Android, abre la aplicación Google Chat.
  2. En la parte inferior, toca Espacios .
  3. Abre el espacio de Chat con el que quieras compartir el archivo.
  4. En la esquina inferior izquierda, toca el menú de acciones and thenDrive .
  5. Selecciona el archivo que quieras compartir con un espacio de Chat.
  6. Toca Seleccionar.
  7. Toca Enviar .

Para compartir un archivo mediante un enlace de la aplicación Drive, sigue estos pasos:

  1. En tu dispositivo móvil, abre la aplicación Drive.
  2. Selecciona el archivo que quieras compartir con un espacio de Chat.
  3. A la derecha, toca Más opciones .
  4. Toca Copiar enlace.
  5. Abre la aplicación Google Chat.
  6. En la parte inferior, toca Espacios .
  7. Selecciona el espacio de Chat con el que quieras compartir el archivo.
  8. En el campo del mensaje, pega el enlace que has copiado.
  9. Toca Enviar .

Notas:

  • Cuando compartes un archivo de Drive con un espacio de Chat, aparece un mensaje para dar acceso.
    • Si das acceso a ese espacio de Chat, los usuarios que se unan a él más tarde también podrán acceder a los archivos compartidos en ese espacio.
  • Cuando alguien abandona un espacio de Chat, pierde el acceso a los archivos de Drive de ese espacio si al compartirlos no se le había concedido acceso:
    • Como usuario independiente
    • Como miembro de otro grupo
  • Para dar acceso a un archivo de Drive, debes tener permiso para editarlo.
Permitir el acceso general al archivo

Puedes decidir si tu archivo estará disponible para todos los usuarios o solo para quienes tengan acceso. Si permites el acceso a cualquier persona con el enlace, todas podrán abrir el archivo.

  1. Abre el archivo que quieras editar.
  2. Toca Gestionar acceso.
  3. En "Acceso general", toca Cambiar.
  4. Elige quién puede acceder al archivo.
    • Nota: Si utilizas una cuenta de Google del trabajo o de un centro educativo, puedes compartir los archivos y las carpetas con una audiencia concreta, como tu departamento.
  5. Para decidir el rol que tendrán los usuarios en el archivo, selecciona una opción.
  6. Selecciona si los usuarios podrán encontrar el archivo en los resultados de búsqueda.
  7. Toca Atrás.
Compartir un archivo o una carpeta de forma pública
  1. Selecciona el archivo que quieras compartir.
  2. Toca Compartir o el icono de Compartir Share.
  3. En "Acceso general", toca Cambiar.
  4. Selecciona Cualquier persona con el enlace.
  5. Para decidir el rol que tendrán los usuarios en el archivo, selecciona una opción.
  6. Toca Copiar enlace.
  7. Toca Atrás.
  8. Pega el enlace en un correo o donde quieras compartirlo.

Cuando accedan a tu archivo usuarios que no hayan iniciado sesión con una cuenta de Google, aparecerán como usuarios anónimos con figuras de animales. Más información sobre los animales anónimos

Añadir una fecha de vencimiento

La función de fecha de vencimiento solo está disponible para las cuentas de trabajo o de centros educativos que cumplan los requisitos.

No has iniciado sesión.

Iniciar sesión con la cuenta de trabajo o de centro educativo

Compartir y colaborar en archivos con muchas personas

Importante:

  • Los archivos de Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones de Google solo se pueden editar al mismo tiempo en un máximo de 100 pestañas o dispositivos. Si hay más de 100 instancias de un archivo abiertas, solo el propietario y algunos usuarios con permisos de edición podrán editarlo.
  • Un archivo solo se puede compartir con un máximo de 600 direcciones de correo electrónico individuales.

Para compartir un archivo y colaborar en él con muchas personas:

Publicar el archivo

  • Si necesitas que varias personas abran un archivo, publícalo y crea un enlace para compartirlo con quien quieras que tenga acceso. Luego puedes dar permiso para editarlo o comentarlo a quienes lo necesiten. Consulta cómo publicar un archivo
  • Según la configuración de tu cuenta, al publicar un archivo, podrán verlo todos los usuarios de la Web, todos los usuarios de tu organización o un grupo de personas de tu organización. Ten cuidado al publicar información privada o sensible. 
  • Para eliminar un archivo de la Web, debes dejar de publicarlo. Consulta cómo hacerlo.
  • Para dejar de compartir un archivo con colaboradores, aprende a cambiar los permisos para compartir.

Crear un sitio web creado con Google Sites

Recoger comentarios con Formularios de Google

  • Si necesitas recoger mucha información, crea un formulario de Google. Las respuestas se registran en una hoja de cálculo de Google. Te recomendamos que solo permitas editar este documento a los usuarios que tengan que trabajar con las respuestas. Para que más de 100 personas puedan abrir las respuestas, publica la hoja de cálculo en la Web y crea un enlace para enviárselo a quien quieras que pueda acceder. Consulta cómo publicar un archivo

Solucionar problemas relacionados con documentos compartidos con muchas personas

Si has compartido tu documento con muchas personas y este se bloquea o no se actualiza rápidamente, prueba estos consejos para solucionar problemas: 

  • En lugar de permitir que los usuarios comenten un documento o una hoja de cálculo, crea un formulario de Google para recoger comentarios. Consulta cómo hacerlo.
  • Cuando hagas una copia de un documento, no incluyas comentarios ni sugerencias resueltos. Consulta cómo hacer una copia
  • Elimina información antigua o copia los datos en un documento nuevo. 
  • Pide a los usuarios con acceso que cierren el documento cuando no lo estén utilizando. 
  • En los documentos publicados, incluye solo la información más importante. Los documentos más cortos se cargan más rápido.
  • Reduce la cantidad de usuarios con permiso para editar en un documento. 
  • Si recoges información de varios documentos, crea uno de solo acceso para compartirlo con muchas personas. 

Restringir un archivo al compartirlo

Elegir si los usuarios pueden ver, comentar o editar

Al compartir un archivo con otra persona, puedes definir su nivel de acceso:

  • Lector: el usuario puede acceder al archivo, pero no puede editarlo ni compartirlo con nadie.
  • Comentador: el usuario puede hacer comentarios y sugerencias, pero no puede editar el archivo ni compartirlo con nadie.
  • Editor: el usuario puede hacer cambios, aceptar o rechazar sugerencias y compartir el archivo con otras personas.
Cambiar el acceso general al archivo

Puedes permitir distintos niveles de acceso al archivo. Las opciones disponibles dependerán de si utilizas una cuenta de Google de tu trabajo o centro educativo, o una cuenta personal de Gmail.

  • Público: cualquier usuario puede buscar en Google y acceder a tu archivo sin tener que iniciar sesión en su cuenta de Google.
  • Cualquier persona con el enlace: cualquier persona que tenga el enlace puede utilizar tu archivo sin tener que iniciar sesión en su cuenta de Google. 
  • Restringido: solo las personas con acceso pueden abrir el archivo.

Artículos relacionados

Búsqueda
Borrar búsqueda
Cerrar búsqueda
Aplicaciones de Google
Menú principal
10845295312308378602
true
Buscar en el Centro de ayuda
true
true
true
true
true
35
false
false