Cómo publicar archivos de Documentos, Hojas de cálculo, Presentaciones y Formularios de Google

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Para que un público amplio vea un documento, una hoja de cálculo o una presentación, debes publicar el archivo. Una vez publicado, puedes enviarle a cualquier persona una nueva URL o incorporarla en tu sitio web.

Publica un archivo

Importante: 

  1. Abre un archivo de Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones de Google.
  2. En la parte superior, haz clic en Archivo y luego Compartir y luego Publicar en la Web.
  3. Elige una opción para publicar:
    • Hoja de cálculo: Puedes publicar hojas individuales o toda la hoja de cálculo. También puedes elegir el formato de publicación.
    • Presentación: Elige la velocidad de avance de las diapositivas.
  4. Haz clic en Publicar.
  5. Copia la URL y envíasela a cualquier persona que quieras que vea el archivo. O bien, incorpórala a tu sitio web.

Publica un archivo de una unidad compartida

Importante: Si usas una cuenta de trabajo o de una institución educativa, es posible que el administrador haya desactivado la opción para publicar un archivo. Si no puedes publicar un archivo, comunícate con el administrador.

  1. En la computadora ve a drive.google.com.
  2. A la izquierda, haz clic en Unidades compartidas y luego haz doble clic en una.
  3. En la parte superior, junto al nombre de la unidad compartida, haz clic en la flecha hacia abajo Flecha hacia abajoy luegoConfiguración de la unidad compartida.
  4. Junto a "El contenido se comparte con quienes no son miembros", haz clic en Editar.
  5. Haz clic en "Se puede dar acceso a los archivos de esta unidad compartida a personas que no sean miembros de ella".
  6. Haz clic en Aplicar.
  7. Sigue los pasos para publicar un archivo.
Cómo desactivar las actualizaciones automáticas

Si modificas un archivo publicado de Hojas de cálculo o Documentos, se publicarán automáticamente los cambios. Para desactivar las actualizaciones automáticas, haz lo siguiente:

  1. En Documentos o en Hojas de cálculo de Google, abre un archivo que ya hayas publicado en la Web.
  2. Haz clic en Archivo y luego  Compartir y luego Publicar en la Web.
  3. Haz clic en Contenido publicado y configuración.
  4. Desmarca la casilla situada junto a "Volver a publicar automáticamente cuando se realicen cambios".
  • Para volver a activar la publicación automática, marca esa casilla.

Nota: No se pueden desactivar las actualizaciones automáticas en Presentaciones de Google.

Cómo detener la publicación de un archivo
  1. Abre un archivo de Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones de Google.
  2. En la parte superior, haz clic en Archivo y luego  Compartir y luego Publicar en la Web.
  3. Haz clic en Contenido publicado y configuración.
  4. Haz clic en Detener publicación.
Cómo se ven los archivos publicados cuando los compartes

Si le envías a alguien la URL de un archivo publicado, esa persona verá una versión diferente a la tuya, que no podrá editar. En cada caso, se muestra lo siguiente:

  • Documentos: Se muestra una versión sin barra de herramientas.
  • Hojas de cálculo: Se muestra una versión sin barra de herramientas. Las personas con permisos de lectura podrán ver los gráficos, el formato de las celdas y los valores de las celdas, pero no podrán ver ni editar las fórmulas.
  • Presentaciones: Se muestra una versión de solo lectura o en modo de presentación con diapositivas a pantalla completa.
Cómo controlar quién puede publicar un archivo

Para publicar un archivo, hay que ser su propietario o editor. Si eres propietario de un archivo y quieres que otro usuario lo publique, debes darle acceso de edición.

Si eres propietario de un archivo y no quieres que nadie más lo publique, haz lo siguiente:

  1. Abre un archivo de Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones de Google.
  2. En la esquina superior derecha, haz clic en Compartir.
  3. Haz clic en Configuración Configuración.
  4. Desmarca Los editores pueden cambiar permisos y compartir.
  5. Haz clic en Listo.

Incorpora archivos

Puedes hacer que un documento, una hoja de cálculo, una presentación o un formulario estén disponibles para visualizarlos en un sitio web incorporándolos en tu blog o sitio.

Cómo incorporar un documento, una hoja de cálculo o una presentación
  1. Abre un archivo de Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones de Google.
  2. En la parte superior, haz clic en Archivo y luego  Compartir y luego Publicar en la Web.
  3. En la ventana que aparece, haz clic en Incorporar.
  4. Elige una opción para publicar:
  • Hoja de cálculo: Elige esta opción para publicar hojas individuales o toda la hoja de cálculo.
  • Presentación: Elige el tamaño de la presentación y la velocidad de avance de las diapositivas.
  1. Haz clic en Publicar.
  2. Copia el código HTML del cuadro de texto y pégalo en tu sitio o blog.
Cómo editar hojas de cálculo incorporadas

Si incorporas una hoja de cálculo, puedes ocultar o mostrar partes de ella después de publicarla en la Web.

  1. Abre un archivo de Hojas de cálculo de Google.
  2. En la parte superior, haz clic en Archivo y luego  Compartir y luego Publicar en la Web.
  3. En la ventana que aparece, haz clic en Incorporar.
  4. Haz clic en Publicar.
  5. Copia el código del cuadro de texto y pégalo en tu sitio o blog.
  6. Para ocultar o mostrar partes de la hoja de cálculo, edita el código HTML de tu sitio o blog.
  • gid=: El ID de la hoja
  • range=: Las filas y columnas que se publican en la Web, por ejemplo, A1:B14
  • widget=: "True" o "false"; si es "true", se muestra la pestaña en la parte inferior de la hoja
  • headers=: "True" (verdadero) o "false" (falso), se muestran los números de las filas y las letras de las columnas
  • chrome=: "True" o "false"; si es "true", se muestran el título y el pie de página
Cómo incorporar un formulario
  1. Abre un archivo de Formularios de Google.
  2. En la esquina superior derecha, haz clic en Enviar.
  3. En la parte superior de la ventana, haz clic en Incorporar.
  4. Para copiar el código HTML que aparece, haz clic en Copiar.
  5. Pega el código HTML en tu sitio o blog.

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