Usar la función AI en Hojas de cálculo de Google (Workspace Experiments)

Importante: Este artículo se refiere a Google Workspace Experiments, un programa de testers de confianza para usuarios que quieren probar nuevas funciones AI. Para comprobar si tienes acceso a las funciones de Workspace Experiments, abre una hoja de cálculo en Hojas de cálculo de Google. A la derecha, busca Resumir tabla . Consulta dónde puedes usar las funciones de Workspace Experiments.

Puedes usar la función AI para lo siguiente:

• Generar texto.
• Resumir información.
• Categorizar información.
• Analizar opiniones.
• Acceder a información en tiempo real de la Búsqueda de Google.

Usar la función AI en Hojas de cálculo

Puedes usar la función AI para lo siguiente:

• Generar texto: Google Workspace con Gemini usa la información pertinente de tu hoja para generar texto basado en tus datos.
• Resumir información: Google Workspace con Gemini analiza el contenido de tu hoja de cálculo y extrae las conclusiones más importantes para ayudarte a entender los datos correspondientes.
• Categorizar información: Google Workspace con Gemini clasifica tus datos en grupos para ayudarte a detectar patrones. Esto incluye el análisis de sentimiento.
• Acceder a información en tiempo real: Google Workspace con Gemini proporciona información actualizada de la Búsqueda de Google para ofrecerte automáticamente respuestas precisas y oportunas.

1. En un ordenador, abre una hoja de cálculo de Google.
2. En una celda, introduce una función AI. Puedes usar "=AI()" o "=Gemini()".
   • Por ejemplo: =AI("Genera un eslogan de 10 palabras o menos para un evento", A2)
   • También puedes ir a la parte superior de la hoja de cálculo y hacer clic en Insertar Función AI.
3. Selecciona las celdas que tengan una función AI.
4. Haz clic en Generar e insertar.
5. Opcional: Para actualizar los resultados, haz clic en Actualizar e insertar.

Nota: Cuando haces clic en "Generar e insertar" o en "Actualizar e insertar", se inserta el contenido generado y se te atribuye el cambio en la celda en el historial de versiones.

Añadir una columna de IA a una tabla

Cuando añades una columna de IA a una tabla, la primera fila que no es de encabezado muestra automáticamente la función AI. Después de introducir una función específica en esa fila, puedes rellenar automáticamente el resto de la columna con la misma función y generar entradas.

Para añadir una columna de IA, en la parte superior derecha de la última columna de la tabla, haz clic en Insertar columna de IA a la derecha

Rellena columnas con Gemini

Importante: Esta función también está disponible para las cuentas de Google AI Ultra y Google AI Pro.

Para ahorrar tiempo y reducir los errores manuales, puedes usar Gemini para ampliar y completar la información de tus hojas de cálculo:

• Arrastrar y soltar: si tu columna tiene al menos una celda completada, puedes usar un nuevo punto de entrada de arrastre para rellenar la columna en función del contexto de la tabla.
• Relleno basado en peticiones: en las selecciones de varias celdas vacías, puedes usar un punto de entrada con un solo clic para rellenar el intervalo. Puedes rellenar las celdas automáticamente cuando una columna tenga al menos una celda completada o escribir una petición personalizada para adaptarla a tus necesidades específicas.

Consultar algunos ejemplos

• Generar texto
  • =AI("Genera un eslogan de 10 palabras o menos para un evento", A2)
  • =AI("Crea un correo dirigido a un revisor donde se aborden elementos específicos de sus revisiones.", A2:G2)
  • =AI("Desarrolla una lista de palabras clave de un puesto de trabajo basándote en un resumen de sus responsabilidades.", A2:C2)
• Resumir la celda o el intervalo introducidos
  • =AI("Escribe en una frase un resumen de los comentarios del cliente.", A2:D2)
  • =AI("Eres el propietario de una empresa de cuidado de mascotas. Escribe en dos frases un resumen para el cliente sobre la última estancia de su mascota. Utiliza un tono ligeramente gracioso.", F2)
  • =AI("Enumera los temas principales del resumen del libro en una lista de viñetas.", D2)
• Categorizar datos en función de definiciones o categorías genéricas
  • =AI("Clasifica la vista previa del correo como spam o no spam.", D2)
  • =AI("Categoriza la consulta del cliente como elogio, solicitud de cambio o solicitud de devolución.",C2)
  • =AI("Clasifica el restaurante según el municipio de Madrid al que pertenece. Usa el barrio en el que se encuentra a modo de ayuda.", A2:C2)
• Analizar las opiniones
  • =AI("Clasifica la opinión del análisis del agente inmobiliario.", D2)
  • =AI("Analiza el sentimiento de los correos enviados por los clientes a la barbería.", C2)
  • =AI("Clasifica el cuerpo del correo como positivo, negativo o neutral.", D2)
• Obtener información actualizada de la Web
  • =AI("¿Cuál es la capital actual de Kazajistán?", A2)
  • =AI("¿Cuál es la población de la capital de la lista?", A2:B2)
  • =AI("¿Cuál es la fecha de nacimiento del autor del libro asociado? Solo muestra la fecha", A2:B2")

Nota: Si quieres hacer referencia a dos intervalos que no sean contiguos, puedes usar la concatenación en la petición. Sin embargo, si hay algún cambio en los datos de los intervalos que forman parte de la petición, no se te mostrará un mensaje para pedirte que actualices los datos.

Por ejemplo, si usas la función =AI("Detecta los temas principales de los comentarios "&D2&" del cliente de "&B2&"."), si los datos de B2 o de D2 cambian, tendrás que determinar manualmente cuándo se deben actualizar.

Sintaxis

AI("petición",[optional range])

• Petición: petición específica que describe la acción que quieres que se realice.
• Intervalo: campo opcional que incluye el intervalo al que hace referencia la petición cuando genera datos.

Enviar comentarios sobre la función AI

Google Workspace con Gemini aprende constantemente y es posible que no pueda atender tu solicitud.

Si recibes una sugerencia incorrecta o que crees que no es segura, puedes enviarnos comentarios para hacérnoslo saber. Tu opinión puede ayudarnos a mejorar las funciones de Workspace asistidas por IA y otras iniciativas más amplias de Google en materia de IA.

Puesto que algunas personas podrían leer tus comentarios, no envíes datos que contengan información personal, confidencial ni sensible.

1. En la parte inferior derecha del texto generado, haz clic en Buena sugerencia o Mala sugerencia .
2. En la ventana emergente, puedes seleccionar los datos que quieres compartir junto con tus comentarios, entre los que se incluyen:
   • Indicaciones
   • Intervalos
     • Solo se recogen las celdas a las que se hace referencia y no se comparte su contexto.
   • Resultados
3. Si no quieres compartir algunos datos, puedes desmarcarlos.
   • Si seleccionas Mala sugerencia , haz clic en Siguiente para elegir el problema que has detectado e introducir comentarios adicionales.
   • Si seleccionas Buena sugerencia , haz clic en Enviar.

Para enviar comentarios generales sobre esta función, arriba, haz clic en Ayuda Ayúdanos a mejorar Hojas de cálculo.

Para denunciar un problema legal, crea una solicitud.

Información sobre las limitaciones de las funciones de IA

• Las respuestas vienen limitadas por el texto que uses.
• La función AI no tiene acceso a toda la hoja de cálculo que estés utilizando ni a otros archivos de tu unidad de Google Drive.
  • Para incorporar datos o contexto a tu petición, añade la información correspondiente a tu hoja de cálculo y usa el argumento de intervalo opcional. Es muy recomendable para mejorar la calidad de los resultados.
• Aunque no puedes deshacer ni rehacer una función,
  • sí puedes volver a generar un resultado.
• No puedes tener más de una función con el mismo nombre en Hojas de cálculo. Si creas una función personalizada con el nombre "=IA" o "=Gemini()", esta se reasignará a la función AI de Hojas de cálculo.
• No se admiten las funciones de IA insertadas.
  • Por ejemplo: =IF(IA("análisis de sentimiento", A2)),"negativo",0)
• Si aparece el mensaje "Función AI no disponible", puede deberse a lo siguiente:
  • No participas en el programa Workspace Experiments o no tienes un plan de Workspace con acceso a funciones AI.
  • No tienes acceso a la función AI debido a tu configuración de administrador o a tu opción de idioma. Consulta cómo cambiar la configuración de idioma.
• La función AI tiene límites de generación a corto y largo plazo. Si alcanzas un límite a largo plazo, no podrás hacer clic en "Generar" temporalmente. Puedes esperar 24 horas y volver a intentarlo.
• Puedes seleccionar varias celdas con funciones AI y generar resultados, pero solo se generarán las 350 primeras celdas seleccionadas. Puedes esperar a que termine el proceso y, luego, seleccionar más celdas para generar resultados.
• No puedes generar contenido con la función AI si accedes a Hojas de cálculo con otros proveedores de almacenamiento en la nube, como Box, Dropbox o Egnyte, con Google Drive. Consulta cómo utilizar Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones de Google con Box, Dropbox o Egnyte.

Desactivar la función AI

Para desactivar cualquiera de las funciones de Google Workspace Experiments, debes salir de Workspace Experiments. Una vez hayas salido, no podrás volver a unirte a Workspace Experiments y perderás de forma permanente el acceso a todas las funciones de Workspace Experiments.

Consulta cómo salir de Workspace Experiments.

Si usas funciones AI después de salir de Workspace Experiments:

• Aparece el error "Función AI no disponible".
• No puedes generar resultados con funciones de IA.

Información sobre las sugerencias que ofrecen las funciones de Workspace Experiments

• Las sugerencias de las funciones de Workspace Experiments no representan la opinión de Google ni deben atribuirse a Google.
• No utilices las funciones de Workspace Experiments para obtener asesoramiento médico, jurídico, financiero ni profesional de ningún tipo.
• Las funciones de Workspace Experiments pueden sugerir información errónea o inapropiada. Tus comentarios hacen que Workspace Experiments sea más útil y seguro.
• No incluyas información personal, confidencial ni sensible en tus peticiones.
• Google usa datos y métricas de Workspace Experiments para ofrecer, mejorar y desarrollar productos, servicios y tecnologías de aprendizaje automático de Google.
• Tus datos de Workspace Experiments también pueden ser leídos, calificados, anotados y revisados por revisores humanos. Debemos recordarte que, cuando Google utiliza entradas seleccionadas por Google (tal como se describe en el Aviso de Privacidad) para generar resultados, Google agrega o seudonimiza ese contenido y los resultados conseguidos antes de que se sometan a una revisión humana, a menos que proporciones esos datos específicamente como parte de los comentarios que envíes a Google.

Cómo se recogen datos de Workspace Experiments en Hojas de cálculo de Google

Cuando usas la función AI en Hojas de cálculo, Google usa y almacena los siguientes datos:

• Las peticiones que introduces
• El texto generado
• El contenido de Google Workspace al que tienes acceso y al que se ha hecho referencia para generar contenido (tanto entradas seleccionadas por Google como entradas proporcionadas por el usuario).
• Tus comentarios sobre las funciones AI

Para saber cómo se utilizan estos datos, consulta el Aviso de Privacidad y los Términos de Google Workspace Labs para cuentas personales.

Recursos relacionados

• Empezar a usar Google Workspace Experiments
• Colaborar con Gemini en Hojas de cálculo de Google (Workspace Experiments)
• Aviso de Privacidad y Términos de Google Workspace Experiments para cuentas personales