Använda villkorsstyrda aviseringar

Du kan skapa regler för att skicka e-postaviseringar när en cell ändras i Google Kalkylark.

• Du kan välja vilka ändringar av cellvärden som utlöser dessa aviseringar.
• Du kan välja vilka e-postadresser som ska få en avisering.
• Aviseringen skickas åt användaren som konfigurerade eller senast redigerade regeln.

Konfigurera villkorsstyrda aviseringar

Du kan ställa in regler i Google Kalkylark som skickar e-postaviseringar när cellvärden ändras i ett anpassat intervall eller i en kolumn.

Viktigt! Villkorsstyrda aviseringar är endast tillgängliga för vissa jobb- eller skolkonton. För närvarande har den här funktionen inte stöd för e-postadresser till grupper och mottagare som inte använder Google, till exempel Outlook och Yahoo. Kontakta administratören om du inte hittar alternativet för att använda villkorsstyrda aviseringar.

1. På datorn öppnar du ett kalkylark i Google Kalkylark.
2. Klicka på Verktyg Villkorsstyrda aviseringar högst upp.
   • Tips: Högerklicka i valfri cell för att komma åt de villkorsstyrda aviseringarna direkt från cellen.
3. Klicka på Lägg till regel.
4. [Valfritt] Ange ett namn på regeln genom att skriva in det i textredigeraren.
5. [Valfritt] Välj tabellen under I den här tabellen.
6. Under I den här kolumnen väljer du en kolumn eller ett anpassat intervall.
7. [Valfritt] Om du vill ange fler kriterier för regeln kan du klicka på Lägg till villkor.
   • Om du till exempel vill skapa en regel som skickar ett meddelande när ett cellvärde ändras till Slutförd, väljer du Texten är exakt och anger Slutförd i textrutan.

     Tips! Du kan även välja en annan kolumn eller ett annat intervall för villkoret. Aviseringen skickas endast när både regelutlösaren och villkoret är uppfyllda.

8. Om du vill lägga till e-postadresser att skicka aviseringar till väljer du ett alternativ under Gör sedan följande:
   • Skriv varje e-postmeddelande manuellt och ange sedan namn eller e-postadresser i textrutan nedanför.
   • Välj en kolumn med e-postmeddelanden och välj sedan kolumnen som innehåller e-postadresser eller personer.

     Tips!

     • Om du väljer ett anpassat intervall för regeln måste storleken på e-postintervallet vara densamma som storleken på det anpassade intervallet med cellvärdesändringar. Om du till exempel väljer en cell för ändringar av cellvärde måste du även välja en enskild cell för e-postintervallet.
     • Du kan bara lägga till enskilda Gmail- eller Workspace-e-postadresser.

Exempel på regelkonfiguration och meddelande:

1. Du har en spårare för Händelseplanering och du ställer in en villkorsstyrd avisering för att informera personer i kolumnen Tilldelad när värdet i kolumnen Status ändras. Välj följande under Lägg till regler:
   • Välj kolumnen Status för när cellvärdet ändras.
   • Välj en kolumn med e-postadresser för e-postmottagare.
   • Välj kolumnen Tilldelad person om du vill skicka en e-postavisering.

     

2. Mottagarna (i kolumnen Tilldelad, i det här exemplet) får en avisering. Baserat på mottagarens åtkomstnivå till kalkylarket kan aviseringsmeddelandet innehålla:
   • första radens värde för utlösarkolumnen plus angränsande celler
   • cellvärdet som ändrades plus angränsande celler
   • namn på användaren som gjorde ändringen
   • tidigare värde och nytt värde
   • intervall som utlöste aviseringarna och intilliggande kolumner.

Tips! E-postaviseringar kanske inte skickas direkt och flera ändringar kan slås samman i ett e-postmeddelande.

Hitta utlösarhistoriken

När de utlösande villkoren är uppfyllda registreras status för utlösarhistoriken. Utlösarhistoriken är tillgänglig i 30 dagar.

• Slutförda körningar: Regeln utlöstes men aviseringen skickas kanske inte omedelbart eller alls om ändringar har ångrats.
• Misslyckade och delvis slutförda körningar: Indikerar problem med aviseringsprocessen.

Så här hittar du de senaste 30 dagarnas historik för villkorsstyrda aviseringar i kalkylarket:

1. Klicka på Verktyg Villkorsstyrda aviseringar i kalkylarket.
2. Klicka på Visa utlösarhistorik.

Du kan felsöka genom att filtrera efter regelnamn eller status.

Aviseringar kanske inte utlöses som förväntat när i följande fall:

• När värdeformatet ändras: Detta inkluderar ändringar av decimaler (exempelvis från 2,5 till 2,50).
• När externa dataändringar genomförs: Om din data kommer från externa källor, som kopplade arbetsblad eller andra dokument utlöser ändringar i dem inte aviseringar. Om du exempelvis du har en kolumn som länkar till en annan filkolumn (med formeln IMPORTRANGE).
• När volatila funktioner används: De här funktionerna beräknas om vid ändringar i kalkylbladet, vilket kan leda till att uppdateringar som sker medan dokumentet stängs inte reflekteras i aviseringarna. Om du till exempel har en cell med formeln TODAY() (exempelvis =TODAY()+1)) och värdet ändras medan du har dokumentet stängt, aktiveras inte aviseringen.

Säga upp prenumerationen på villkorsstyrda aviseringar

Så här säger du upp prenumerationen på villkorsstyrda aviseringar för ett visst kalkylark:

1. Du kan gå till
   • Sidfoten i e-postaviseringen: Klicka på Ändra vad Google skickar till dig.
   • Klicka på Verktyg Aviseringsinställningar Villkorsstyrda aviseringar i kalkylarket.
2. Välj Inga under Villkorsstyrda aviseringar.

Tips! Om du vill rapportera kalkylarket som otillåtet i e-postaviseringen du får klickar du på Rapportera.

Relaterade resurser

• Hantera aviseringar