Usar notificações condicionais

Crie regras para enviar notificações por e-mail quando uma célula for alterada no Google Planilhas.

• Você pode selecionar quais mudanças de valor de célula vão acionar essas notificações.
• É possível escolher quais endereços de e-mail vão receber uma notificação.
• A mensagem vai ser enviada em nome do usuário que configurou ou editou a regra pela última vez.

Configurar notificações condicionais

É possível configurar regras no Google Planilhas que enviam notificações por e-mail quando os valores das células mudam em um intervalo ou coluna personalizados.

Importante: as notificações condicionais só estão disponíveis para determinadas contas de trabalho ou escolares. Se você não encontrar a opção para usar as notificações condicionais, entre em contato com seu administrador.

1. No computador, abra um arquivo no Google Planilhas.
2. Na parte de cima, clique em Ferramentas Notificações condicionais.
   • Dica: clique com o botão direito do mouse em qualquer célula para acessar as notificações condicionais diretamente dela.
3. Clique em Adicionar regra.
4. [Opcional] Para nomear a regra, digite o nome no editor de texto.
5. [Opcional] Em "Nesta tabela", selecione a tabela.
6. Em "Nesta coluna", escolha uma coluna ou um intervalo personalizado.
7. [Opcional] Para definir outros critérios na regra, clique em Adicionar condição.
   • Por exemplo, para criar uma regra que envie uma notificação quando o valor de uma célula mudar para "Concluído", selecione O texto é exatamente e insira "Concluído" na caixa de texto.

     Dica: você também pode escolher uma coluna ou um intervalo diferente para a condição. A notificação só é enviada quando o acionador e a condição da regra são atendidos.

8. Para adicionar os endereços de e-mail que vão receber notificações, em "Depois, faça o seguinte", selecione uma opção:
   • Insira cada e-mail manualmente: na caixa de texto abaixo da opção, digite nomes ou endereços de e-mail.
   • Escolher uma coluna com e-mails: selecione uma coluna que contém endereços de e-mail ou pessoas.

     Dicas:

     • Se você escolher um intervalo personalizado para a regra, o tamanho desse intervalo de e-mails precisará ser igual ao tamanho do intervalo personalizado com mudanças no valor da célula. Por exemplo, se você selecionar uma única célula para mudar o valor, precisará escolher também uma única célula para o intervalo de e-mails.
     • Só é possível adicionar e-mails individuais do Gmail ou do Workspace.

Exemplo de configuração e notificação de regra:

1. Você tem um rastreador para "Planejamento de eventos" e configurou uma notificação condicional para avisar as pessoas na coluna "Atribuído a" quando o valor da coluna "Status" mudar. Escolha as seguintes opções em Adicionar regras:
   • Para quando o valor da célula mudar, selecione a coluna "Status".
   • Para destinatários de e-mail, selecione uma coluna com e-mails.
   • Para enviar uma notificação por e-mail, selecione a coluna "Designado".

     

2. Os destinatários (na coluna "Responsável", neste exemplo) recebem uma notificação. Dependendo do nível de acesso deles à planilha, o e-mail de notificação poderá incluir:
   • o valor da primeira linha da coluna de acionamento e as células adjacentes;
   • o valor da célula que foi modificada e as células adjacentes;
   • o nome do usuário que fez a mudança;
   • o valor anterior e o novo;
   • o intervalo que acionou as notificações e colunas adjacentes.

Dica: as notificações por e-mail podem não ser imediatas, e várias mudanças podem ser consolidadas em um e-mail.

Encontrar o histórico de acionadores

Depois que as condições de acionamento forem atendidas, o histórico de acionadores vai registrar o status. Essa informação vai ficar disponível por 30 dias.

• Execuções bem-sucedidas: a regra foi acionada, mas a notificação pode não ser enviada imediatamente ou nem mesmo ser enviada se as mudanças forem desfeitas.
• Execuções com falha e parciais: indicam problemas com o processo de notificação.

Para encontrar os últimos 30 dias do histórico de notificações condicionais da planilha:

1. Na planilha, clique em Ferramentas Notificações condicionais.
2. Clique em Visualizar histórico de gatilhos.

Para resolver problemas, você pode filtrar por nome ou status da regra.

As notificações podem não ser acionadas como esperado quando houver o seguinte:

• Mudanças no formato do valor: isso inclui alterações nas casas decimais (por exemplo, de 2,5 para 2,50).
• Mudanças de dados externos: se os dados vierem de fontes externas, como páginas conectadas ou outros documentos, as alterações não vão acionar notificações. Por exemplo, se você tiver uma coluna vinculada a outra coluna de arquivo (com a fórmula IMPORTRANGE).
• Funções voláteis: essas funções são recalculadas em caso de qualquer mudança na planilha, o que pode fazer com que as notificações não recebam atualizações que acontecem enquanto o documento está fechado. Por exemplo, se você tiver uma célula com a fórmula TODAY() (por exemplo =TODAY()+1)) e o valor for alterado enquanto o documento estiver fechado, a notificação não será acionada.

Cancelar inscrição de notificações condicionais

Para cancelar a inscrição de notificações condicionais de uma planilha específica, faça o seguinte:

1. Acesse:
   • No rodapé da notificação por e-mail: clique em Alterar o que o Google envia para você.
   • Na planilha: clique em Ferramentas Configurações de notificação Notificações condicionais.
2. Em "Notificações condicionais", selecione Nenhuma.

Dica: para denunciar a planilha como abusiva no e-mail de notificação que você receber, clique em Denunciar.

Recurso relacionado

• Gerenciar as notificações