Google スプレッドシートのセル値が変更されたときにメール通知を送信するルールを作成できます。
- これらの通知をトリガーするセル値の変更を選択できます。
- 通知を受け取るメールアドレスを選択できます。
- 通知は、ルールを設定または最後に編集したユーザーに代わって送信されます。
条件付き通知を設定する
Google スプレッドシートでルールを設定し、カスタムの範囲または列のセル値が変更されたときにメール通知を送信するようにできます。
重要: 条件付き通知は、一部の仕事用アカウントまたは学校用アカウントでのみご利用いただけます。条件付き通知を使用するオプションが見つからない場合は、管理者にお問い合わせください。
- パソコンの Google スプレッドシートで、スプレッドシートを開きます。
- 上部の [ツール]
[条件付き通知] をクリックします。
- ヒント: セルを右クリックすると、そのセルから条件付き通知に直接アクセスできます。
- [ルールを追加] をクリックします。
- （省略可）ルールに名前を付けるには、テキスト エディタに名前を入力します。
- [この列内] で、列またはカスタムの範囲を選択します。
- （省略可）ルールに追加の条件を設定するには、[条件を追加] をクリックします。
- たとえば、セルの値が「完了」に変わったときに通知を送信するルールを作成するには、[完全一致するテキスト] を選択し、テキスト ボックスに「完了」と入力します。
ヒント: 別の列または範囲を条件に設定することもできます。通知は、ルールのトリガーと条件の両方が満たされた場合にのみ送信されます。
- たとえば、セルの値が「完了」に変わったときに通知を送信するルールを作成するには、[完全一致するテキスト] を選択し、テキスト ボックスに「完了」と入力します。
- 通知を送信するメールアドレスを追加するには、[その後、次の動作を行う] で次のいずれかを行います。
- [各メールを手動で入力] を選択し、下のテキスト ボックスに名前またはメールアドレスを入力する。
- [メールアドレスの列を選択] を選択し、メールアドレスまたはユーザーが含まれる列を選択する。
ヒント:
- ルールにカスタム範囲を適用した場合、メールアドレスの範囲として選択するセル数が、セル値が変更されるセル数と一致している必要があります。たとえば、セル値が変更されるセルを 1 つ選択した場合、メールの範囲として選択するセルも 1 つにする必要があります。
- 追加できるのは、個別の Gmail または Workspace でのメールのみです。
[条件付き通知] をクリックします。ルールの設定と通知の例:
- 「イベント プランニング」のトラッカーがあり、列 B の「ステータス」が変更されたときに列 C の「割り当て先」に通知する条件付き通知を設定します。[ルールを追加] で次のいずれかを選択します。
- セルの値が変更された場合の列 B
- メール受信者のメールアドレスの列を選択する
- メール通知を送信するための列 C
- 受信者（この例では列 C）に通知が届きます。通知メールには、受信者のスプレッドシートへのアクセスレベルに応じて以下の内容が含まれる可能性があります。
- トリガーとなる列の先頭行の値、および隣接するセル
- 変更されたセルの値、および隣接するセル
- 変更を行ったユーザーの名前
- 変更前の値と変更後の値
- 通知のトリガーとなった範囲、および隣接するセル
ヒント: メール通知はすぐに届かない場合があります。複数の変更が 1 つのメールに統合されていることもあります。
トリガーの履歴を確認する
トリガー条件が満たされると、トリガー履歴にステータスが記録されます。トリガーの履歴は 30 日間利用できます。
- 実行が成功した場合: ルールはトリガーされましたが、変更が元に戻された場合、通知はすぐに送信されないか、まったく送信されないことがあります。
- 失敗および部分的な実行: 通知プロセスに関する問題を表示します。
過去 30 日間のスプレッドシートの条件付き通知履歴を確認するには:
- スプレッドシートで、[ツール]
- [トリガー履歴を表示する] をクリックします。
トラブルシューティングを行うには、ルール名またはステータスでフィルタします。
次の場合に、通知が想定どおりにトリガーされないことがあります。- 値の表示形式の変更: 小数点以下の桁数を変更した場合（2.5 から 3 など）も含まれます。
- 外部データの変更: コネクテッド シートや他のドキュメントなど、外部ソースからのデータが変更された場合、通知はトリガーされません。たとえば、別ファイルの列にリンクする列（IMPORTRANGE 数式を使用）がある場合です。
- 揮発性関数を使用している: これらの関数は、ワークシートの変更に応じて再計算されます。そのため、ドキュメントが閉じている間に更新が行われると、通知が届かない可能性があります。たとえば、スプレッドシートに =TODAY()+1 のような TODAY() 数式を使ったセルが含まれていて、そのセルの値がスプレッドシートを開いていないときに変更された場合、通知のトリガーは機能しません。
条件付き通知が届かないようにする
特定のスプレッドシートについての条件付き通知が届かないようにするには:
- 次の方法で設定できます。
- メール通知のフッター: [Google からの通知を変更することもできます] をクリックします。
- スプレッドシート: [ツール]
- [条件付き通知] で [なし] を選択します。