Usar notificaciones condicionales

Puedes crear reglas para enviar notificaciones por correo cuando se modifique una celda en Hojas de cálculo de Google.

• Puedes seleccionar los cambios en el valor de las celdas que activarán estas notificaciones.
• También puedes seleccionar las direcciones de correo que recibirán una notificación.
• La notificación se enviará en nombre del usuario que haya configurado la regla o que la haya editado por última vez.

Configurar notificaciones condicionales

Puedes configurar reglas en Hojas de cálculo de Google para que envíen notificaciones por correo cuando cambien los valores de una celda en un intervalo o columna personalizados.

Importante: Las notificaciones condicionales solo están disponibles en determinadas cuentas de trabajo o de centro educativo. Si no encuentras la opción para usar las notificaciones condicionales, ponte en contacto con tu administrador.

1. En un ordenador, abre una hoja de cálculo en Hojas de cálculo de Google.
2. En la parte superior, haz clic en Herramientas Notificaciones condicionales.
   • Nota: Haz clic con el botón derecho en cualquier celda para acceder a Notificaciones condicionales directamente desde la celda.
3. Haz clic en Añadir regla.
4. [Opcional] Para asignar un nombre a la regla, escríbelo en el editor de texto.
5. [Opcional] En "En esta tabla", selecciona la tabla.
6. En "En esta columna", selecciona una columna o un intervalo personalizado.
7. (Opcional) Para definir criterios adicionales en la regla, haz clic en Añadir condición.
   • Por ejemplo, para crear una regla que envíe una notificación cuando el valor de una celda cambie a "Completado", selecciona El texto es exactamente e introduce "Completado" en el cuadro de texto.

     Nota: También puedes seleccionar otra columna o intervalo para la condición. La notificación solo se envía cuando se cumplen tanto el activador como la condición de la regla.

8. Para añadir las direcciones de correo a las que quieres enviar notificaciones, en "A continuación, realiza la siguiente acción", selecciona una opción:
   • Escribe manualmente cada correo y, a continuación, en el cuadro de texto de abajo, introduce nombres o direcciones de correo.
   • Elige una columna con direcciones de correo y, después, selecciona la columna que contenga las direcciones de correo o las personas.

     Notas:

     • Si seleccionas un intervalo personalizado para la regla, el tamaño del intervalo de correos debe ser el mismo que el del intervalo personalizado que tenga los cambios en el valor de la celda. Por ejemplo, si eliges una sola celda para cambiar su valor, debes seleccionar una sola celda para el intervalo de correos.
     • Solo puedes añadir correos individuales de Gmail o de Workspace.

Ejemplo de configuración y notificación de una regla:

1. Tienes un documento de seguimiento llamado "Planificación de eventos" y configuras una notificación condicional para avisar a los usuarios de la columna "Asignado" cuando cambie el valor de la columna "Estado". En Añadir regla, selecciona lo siguiente:
   • Para cuando cambie el valor de las celdas, selecciona la columna "Estado".
   • Para los destinatarios de correo, selecciona una columna con direcciones de correo.
   • Para enviar una notificación por correo, selecciona la columna "Asignado a".

     

2. Los destinatarios (en la columna "Asignado" en este ejemplo) reciben una notificación. Según el nivel de acceso de los destinatarios a la hoja de cálculo, la notificación por correo puede incluir lo siguiente:
   • Valor de la primera fila de la columna activadora y las celdas adyacentes
   • Valor de la celda que ha cambiado y las celdas adyacentes
   • Nombre del usuario que ha hecho el cambio
   • Valor anterior y valor nuevo
   • Intervalo que ha activado las notificaciones y las columnas adyacentes

Nota: Es posible que las notificaciones por correo no sean inmediatas y que se puedan consolidar varios cambios en un solo correo.

Consultar el historial de activadores

Una vez que se cumplan las condiciones de activación, el historial de activadores registrará su estado. El historial de activadores estará disponible durante 30 días.

• Ejecuciones correctas: la regla se ha activado, pero es posible que la notificación no se envíe inmediatamente o que no se envíe en absoluto si se deshacen los cambios.
• Fallos y ejecuciones parciales: indican problemas con el proceso de notificación.

Para consultar los últimos 30 días del historial de notificaciones condicionales de una hoja de cálculo, sigue estos pasos:

1. En la hoja de cálculo, haz clic en Herramientas Notificaciones condicionales.
2. Haz clic en Ver historial de activadores.

Para solucionar el problema, puedes filtrar por el nombre o estado de la regla.

Es posible que las notificaciones no se activen como se espera en los siguientes casos:

• El formato de los valores cambia: esto incluye los cambios en las comas decimales (por ejemplo, de 2,5 a 3).
• Los datos externos cambian: si tus datos proceden de fuentes externas, como Hojas vinculadas u otros documentos, los cambios que se produzcan en ellos no activarán notificaciones. Por ejemplo, si tienes una columna que enlaza con otra columna del archivo (con la fórmula IMPORTRANGE).
• Se utilizan funciones volátiles: estas funciones se vuelven a calcular cuando se produce cualquier cambio en la hoja de cálculo, lo que puede provocar que las notificaciones no detecten los cambios que se producen cuando el documento está cerrado. Por ejemplo, si tienes una celda con una fórmula HOY(), como =HOY()+1), y el valor cambia mientras tienes el documento cerrado, la notificación no se activará.

Darse de baja de las notificaciones condicionales

Puedes darte de baja de las notificaciones condicionales de una hoja de cálculo específica de la siguiente forma:

1. Puedes ir a:
   • En el pie de la notificación por correo, haz clic en Cambiar lo que Google te envía.
   • En la hoja de cálculo, haz clic en Herramientas Ajustes de notificaciones Notificaciones condicionales.
2. En "Notificaciones condicionales", selecciona Ninguna.

Nota: Para denunciar el uso inadecuado de la hoja de cálculo en el correo de notificación que recibas, haz clic en Denunciar.

Recurso relacionado

• Gestionar las notificaciones