Bedingte Benachrichtigungen verwenden

Sie können Regeln erstellen, damit bei Änderungen an einer Zelle in Google Sheets E‑Mail-Benachrichtigungen gesendet werden.

• Sie wählen aus, welche Zellenwertänderungen diese Benachrichtigungen auslösen.
• Sie können festlegen, welche E‑Mail-Adressen eine Benachrichtigung erhalten.
• Die Benachrichtigung wird im Namen des Benutzers gesendet, der die Regel eingerichtet oder zuletzt bearbeitet hat.

Bedingte Benachrichtigungen einrichten

Sie können in Google Sheets Regeln einrichten, mit denen E‑Mail-Benachrichtigungen gesendet werden, wenn sich Zellenwerte in einem benutzerdefinierten Bereich oder einer Spalte ändern.

Wichtig: Bedingte Benachrichtigungen sind nur für bestimmte Konten von Unternehmen oder Bildungseinrichtungen verfügbar. Wenn Sie die Option für bedingte Benachrichtigungen nicht finden, wenden Sie sich an Ihren Administrator.

1. Öffnen Sie auf dem Computer eine Tabelle in Google Sheets.
2. Klicken Sie oben auf Tools Bedingte Benachrichtigungen.
   • Tipp: Klicken Sie mit der rechten Maustaste in eine beliebige Zelle, um direkt von der Zelle aus auf bedingte Benachrichtigungen zuzugreifen.
3. Klicken Sie auf Regel hinzufügen.
4. Optional: Um die Regel zu benennen, geben Sie den Namen in den Texteditor ein.
5. Optional: Wählen Sie unter „In dieser Tabelle“ die Tabelle aus.
6. Wählen Sie unter „In dieser Spalte“ eine Spalte oder einen benutzerdefinierten Bereich aus.
7. Optional: Wenn Sie weitere Kriterien für Ihre Regel festlegen möchten, klicken Sie auf Bedingung hinzufügen.
   • Um beispielsweise eine Regel zum Senden einer Benachrichtigung zu erstellen, wenn sich ein Zellenwert in „Abgeschlossen“ ändert, wählen Sie Text lautet exakt aus und geben Sie „Abgeschlossen“ in das Textfeld ein.

     Tipp: Sie können auch eine andere Spalte oder einen anderen Bereich für die Bedingung auswählen. Die Benachrichtigung wird nur gesendet, wenn sowohl der Regelauslöser als auch die Bedingung erfüllt werden.

8. Um die E‑Mail-Adressen hinzuzufügen, an die Benachrichtigungen gesendet werden sollen, wählen Sie unter „Dann folgende Aktion ausführen“ eine Option aus:
   • Jede E‑Mail-Adresse manuell eingeben: Geben Sie dann im Textfeld unten Namen oder E‑Mail-Adressen ein.
   • Spalte mit E‑Mail-Adressen auswählen: Wählen Sie dann die Spalte aus, die die gewünschten E‑Mail-Adressen oder Personen enthält.

     Tipps:

     • Wenn Sie einen benutzerdefinierten Bereich für die Regel auswählen, muss die Größe des E‑Mail-Bereichs mit der Größe des benutzerdefinierten Bereichs übereinstimmen, in dem Änderungen der Zellenwerte auftreten. Wenn Sie beispielsweise Zellenwertänderungen in einer einzelnen Zelle auswählen, müssen Sie auch für den E‑Mail-Bereich eine einzelne Zelle auswählen.
     • Sie können nur einzelne Gmail- oder Workspace-E-Mail-Adressen hinzufügen.

Beispiel für Regeleinrichtung und Benachrichtigung:

1. Sie haben einen Tracker für die Veranstaltungsplanung und richten eine bedingte Benachrichtigung ein, um die zuständigen Personen in Spalte „Zugewiesener“ zu informieren, wenn sich der Wert in der Spalte „Status“ ändert. Wählen Sie unter Regel hinzufügen Folgendes aus:
   • Wählen Sie für Änderungen des Zellenwerts die Spalte „Status“ aus.
   • Wählen Sie für E‑Mail-Empfänger eine Spalte mit E‑Mail-Adressen aus.
   • Wenn Sie eine E-Mail-Benachrichtigung senden möchten, wählen Sie die Spalte „Zugewiesener“ aus.

     

2. Die Empfänger (in diesem Beispiel in der Spalte „Zugewiesene Person“) erhalten eine Benachrichtigung. Abhängig davon, welche Zugriffsebene der Empfänger für die Tabelle hat, kann die E‑Mail-Benachrichtigung Folgendes enthalten:
   • Wert der ersten Zeile der Triggerspalte und die benachbarten Zellen
   • Zellenwert, der sich geändert hat, und die benachbarten Zellen
   • Name des Benutzers, der die Änderung vorgenommen hat
   • Vorheriger Wert und neuer Wert
   • Bereich, der die Benachrichtigungen ausgelöst hat, und die benachbarten Spalten

Tipp: E‑Mail-Benachrichtigungen werden möglicherweise nicht sofort gesendet und es können mehrere Änderungen in einer E‑Mail zusammengefasst werden.

Triggerverlauf suchen

Wenn die Bedingungen zum Auslösen der Regel erfüllt sind, wird der Status im Triggerverlauf aufgezeichnet. Der Triggerverlauf ist 30 Tage lang verfügbar.

• Erfolgreiche Ausführung: Die Regel wurde ausgelöst, aber die Benachrichtigung wird möglicherweise nicht sofort gesendet. Wenn die Änderungen rückgängig gemacht wurden, kann sie auch überhaupt nicht gesendet werden.
• Fehlgeschlagene und teilweise Ausführungen: Diese weisen auf Probleme mit dem Benachrichtigungsprozess hin.

So rufen Sie die letzten 30 Tage des Verlaufs von bedingten Benachrichtigungen für die Tabelle auf:

1. Klicken Sie in Ihrer Tabelle auf Tools Bedingte Benachrichtigungen.
2. Klicken Sie auf Triggerverlauf ansehen.

Zur Fehlerbehebung können Sie nach Regelname oder Status filtern.

Benachrichtigungen werden in folgenden Fällen möglicherweise nicht wie erwartet ausgelöst:

• Änderungen des Werteformats: Dazu gehören Änderungen an Dezimalstellen (z. B. von 2,5 zu 3).
• Änderungen an externen Daten: Wenn Ihre Daten aus externen Quellen stammen, z. B. verbundenen Tabellenblättern oder anderen Dokumenten, werden bei Änderungen an diesen Quellen keine Benachrichtigungen ausgelöst. Dies ist z. B. bei einer Spalte der Fall, die mit einer anderen Dateispalte verknüpft ist (mit der Formel IMPORTRANGE).
• Verwendung veränderlicher Funktionen: Diese Funktionen werden bei jeder Änderung des Arbeitsblatts neu berechnet. Dadurch können für Benachrichtigungen Aktualisierungen übersehen werden, die erfolgen, wenn das Dokument geschlossen ist. Wenn Sie beispielsweise eine Zelle mit einer HEUTE()-Formel haben (z. B. =HEUTE()+1) und sich der Wert ändert, während das Dokument geschlossen ist, wird die Benachrichtigung nicht ausgelöst.

Bedingte Benachrichtigungen abmelden

Sie können bedingte Benachrichtigungen für eine bestimmte Tabelle abmelden:

1. Sie haben folgende Möglichkeiten:
   • In der Fußzeile der E‑Mail-Benachrichtigung: Klicken Sie auf Sie können ändern, welche Benachrichtigungen Sie von Google erhalten möchten.
   • Klicken Sie in der Tabelle auf Tools Benachrichtigungseinstellungen Bedingte Benachrichtigungen.
2. Wählen Sie unter „Bedingte Benachrichtigungen“ die Option Keine aus.

Tipp: Wenn Sie die Tabelle in der E‑Mail-Benachrichtigung als missbräuchlich melden möchten, klicken Sie auf Melden.

Weitere Informationen

• Benachrichtigungen verwalten