Để tìm kiếm thông tin trong dữ liệu của bạn, hãy sử dụng các hàm LOOKUP như:
Mặc dù thường mất thời gian để thực hiện các hàm này, bài viết sau đây sẽ hướng dẫn bạn cách tối ưu hoá hiệu suất của Hàm LOOKUP và giảm công suất cần để tính toán.
Sử dụng tính năng sắp xếp dải ô bằng hàm LOOKUPĐể sắp xếp hiệu quả hơn, hãy sử dụng tính năng sắp xếp dải ô thay vì hàm SORT:
- Chọn ô hoặc cột.
- Ở đầu thanh tác vụ, nhấp vào mục Dữ liệu
Sắp xếp dải ô.
- Chọn một trong các lựa chọn sau:
- Sắp xếp dải ô theo [cột ngoài cùng bên trái] (từ A đến Z).
- Sắp xếp dải ô theo [cột ngoài cùng bên trái] (từ Z đến A).
- Tuỳ chọn sắp xếp dải ô nâng cao: Sắp xếp theo nhiều cột cùng một lúc theo thứ tự phân cấp.
Sắp xếp dải ô.Mẹo: Tính năng "Sắp xếp dải ô" sẽ sắp xếp dữ liệu trước, rồi cấp dữ liệu đã sắp xếp đến hàm VLOOKUP.
Tìm hiểu những việc không nên làm:
Lưu ý quan trọng: Ví dụ tiếp theo sẽ minh hoạ cho trường hợp không nên sử dụng hàm SORT:
=VLOOKUP(phím_tìm_kiếm, SORT(A1:B10, 1), 2)
Trong ví dụ này, hàm SORT được lồng trong hàm VLOOKUP. Mỗi khi dữ liệu trong dải ô đã sắp xếp có thay đổi, hàm SORT sẽ kiểm tra lại toàn bộ dữ liệu một cách không cần thiết và chạy hàm SORT mới.
Mẹo: Lý tưởng nhất là bạn chỉ nên áp dụng hàm SORT một lần đối với mỗi nhóm dữ liệu. Bạn có thể tham khảo hàm này khi cần.
Để tăng tốc độ tính toán, hãy xoá dữ liệu trùng lặp trong toàn bộ tập dữ liệu:
- Chọn tất cả các cột và hàng mà bạn quan tâm.
- Ở thanh tác vụ trên cùng, nhấp vào Dữ liệu
- Chọn cột để phân tích.
- Nhấp vào Xoá bản sao.
Mẹo: Dữ liệu chứa nhiều giá trị trùng lặp trên các cột hoặc hàng có thể làm chậm quá trình tính toán.
Hàm LOOKUP:
- Không phát hiện được bản sao một cách hiệu quả
- Tìm kiếm toàn bộ tập dữ liệu, bao gồm tất cả các giá trị trùng lặp không trùng khớp
Để chạy hàm LOOKUP cục bộ trên máy tính, trước tiên, hãy nhập dữ liệu vào bảng tính của bạn:
- Sử dụng hàm IMPORTRANGE để kéo dữ liệu vào dải ô trống trong cùng một bảng tính có hàm LOOKUP. Tìm hiểu thêm về hàm IMPORTRANGE.
- Tham chiếu dữ liệu đã nhập dưới dạng dải ô trong hàm LOOKUP.
Tìm hiểu những việc không nên làm:
Lưu ý quan trọng: Ví dụ tiếp theo minh hoạ cho trường hợp không nên sử dụng hàm IMPORTRANGE:
=VLOOKUP(phím_tìm_kiếm, IMPORTRANGE(url_bảng_tính, chuỗi_dải_ô), chỉ_mục, [is_sorted])
Trong ví dụ này, hàm IMPORTRANGE được lồng vào một hàm LOOKUP. Mỗi khi hàm LOOKUP chạy, hàm này sẽ thực thi hàm IMPORTRANGE trước để lấy dữ liệu, sau đó thực hiện hàm LOOKUP trên dữ liệu đã tìm nạp.
Mẹo: Cố gắng không lồng những hàm khác trong hàm LOOKUP. Nếu không, hàm bên trong sẽ thực hiện các phép tính bổ sung trong hàm LOOKUP mỗi khi hàm LOOKUP chạy.
Để quá trình tính toán của Trang tính diễn ra nhanh hơn, hãy sử dụng câu lệnh IF để bỏ qua các giá trị lặp lại như Không áp dụng, #ERROR, REF# hoặc các ô trống.
Tìm hiểu những việc không nên làm:
Lưu ý quan trọng: Ví dụ tiếp theo minh hoạ cho trường hợp không nên sử dụng hàm VLOOKUP:
Trong ví dụ trên, bạn có thể sử dụng VLOOKUP để tìm giá cho danh sách các loại quả trong Cột A. Tuy nhiên, danh sách quả của bạn cũng có nhiều ô trống.
Google Trang tính chạy các phép tính từ B2 đến B10 trên tất cả các phím tìm kiếm được tham chiếu trong cột A, mặc dù hàm VLOOKUP trong các lượt tìm kiếm B3, B7 và B9 để trống. Những lượt tìm kiếm này không mang lại kết quả có ý nghĩa.
Tìm hiểu nên làm gì:
Sử dụng hàm IF để bỏ qua các phím tìm kiếm đó dựa trên tiêu chí bạn muốn và chỉ chạy hàm VLOOKUP khi dữ liệu trong danh sách quả không bị trống.
Hàm IF cho Google Trang tính biết: "Nếu phím tìm kiếm không bằng giá trị trống, hãy chạy công_thức_của_bạn. Nếu nó bằng giá trị trống, không chạy công_thức_của_bạn mà thay vào đó hãy xuất Không áp dụng".
Nhìn chung, bạn có thể sử dụng bất kỳ công thức nào và không để trống giá trị cần bỏ qua. Kỹ thuật này giúp tiết kiệm thời gian vì nếu có các giá trị vô nghĩa, bạn có thể tránh phép tính bổ sung để tính toán kết quả.
Google Trang tính không thể xác định giá trị có ý nghĩa hay không, trừ trường hợp bạn gọi giá trị đó bằng hàm IF.
=IF(A2 <> giá_trị_cần_bỏ_qua, công_thức_của_bạn, "N/A")
Mẹo: Hàm IF ở trên cho Google Trang tính biết: "Nếu A2 không bằng giá_trị_cần_bỏ_qua, hãy chạy công_thức_của_bạn. Nếu A2 bằng giá_trị_cần_bỏ_qua, không chạy công_thức_của_bạn mà thay vào đó xuất kết quả Không áp dụng."
Mặc dù hàm VLOOKUP nhanh hơn một chút, các hàm INDEX và MATCH lại linh hoạt hơn và có thể chia quy trình làm việc của hàm LOOKUP thành các phần nhỏ hơn. Bằng cách này, bạn có thể dùng lại kết quả trước đó và tiết kiệm thời gian.
Tìm hiểu những việc không nên làm:
Ví dụ: Để hàm VLOOKUP tìm được cả giá và số lượng cho "Apple" trong bảng này, bạn phải sử dụng 2 công thức VLOOKUP riêng biệt:
=VLOOKUP("Apple", $A$1:$C$4, 2, FALSE)
Hàm VLOOKUP này thực hiện 2 bước bên trong:
- Tìm vị trí của "Apple".
- Tìm kiếm giá của "Apple" bằng cách chuyển đến cột thứ hai.
=VLOOKUP("Apple", $A$1:$C$4, 3, FALSE)
Hàm VLOOKUP này thực hiện 2 bước bên trong:
- Tìm vị trí của "Apple".
- Tìm kiếm số lượng "Apple" bằng cách chuyển đến cột thứ ba.
Trong 2 công thức trên, bước đầu tiên đều giống nhau: Tìm vị trí của "Apple" trong danh sách. Tuy nhiên, bước thứ 2 trong hai công thức không thể chạy cùng nhau vì VLOOKUP là hàm đơn lẻ với một kết quả đầu ra duy nhất.
Vì vậy, nếu chạy hàm VLOOKUP để tìm nhiều thông tin khác nhau trên cùng một mục, bạn phải thực hiện bước đầu tiên hai lần. Cách này sẽ mất thêm thời gian tính toán.
Tìm hiểu nên làm gì:
Tiết kiệm thời gian khi bạn sử dụng kết hợp hàm MATCH và INDEX. Thao tác này sẽ tách Bước 1 và Bước 2 nên bạn có thể sử dụng lại Bước 1 bất cứ khi nào cần:
1. Tìm vị trí của "Apple" bằng hàm MATCH:
=MATCH("Apple", $A$2:$A$4, FALSE)
Kết quả của công thức này là "1", vì "Apple" nằm ở vị trí 1 của dải ô.
2. Tìm giá "Apple" trong cột thứ hai bằng hàm INDEX:
=INDEX($A$2:$C$4, ô_có_công_thức_MATCH, 2)
Kết quả của công thức này là "1 USD".
Để tìm kiếm số lượng "Apple", bạn có thể dùng lại Bước 1 và tham khảo ô bằng hàm MATCH để không phải tính toán lại phần đó.
3. Tìm số lượng "Apple" trong cột thứ ba bằng hàm INDEX:
=INDEX($A$2:$C$4, ô_có_công_thức_MATCH, 3)
Trong ví dụ với hàm INDEX và hàm MATCH này, bạn thực hiện Bước 1 một lần và Bước 2 hai lần để có 3 bước tính toán tổng thể. Thay vào đó, nếu bạn sử dụng hàm VLOOKUP, hàm này sẽ sử dụng 2 hàm VLOOKUP và 4 bước. Quá trình này mất nhiều thời gian hơn và sử dụng nhiều tài nguyên tính toán hơn.
Hiệu suất càng tăng, bạn dùng hàm VLOOKUP càng nhiều. Ngoài ra còn có nhiều trường hợp khác mà bạn có thể dùng lại kết quả của hàm MATCH để tiết kiệm thời gian.