Untuk menelusuri informasi dalam data, gunakan fungsi LOOKUP seperti:
Meskipun sering kali diperlukan waktu untuk menjalankan fungsi tersebut, artikel ini menunjukkan cara mengoptimalkan performa LOOKUP dan mengurangi daya komputasi yang digunakan.
Menggunakan urutkan rentang dengan fungsi LOOKUPUntuk mengurutkan secara lebih efisien, gunakan urutkan rentang, bukan fungsi SORT:
- Pilih sel atau kolom.
- Di taskbar atas, klik Data
Urutkan rentang.
- Pilih salah satu opsi:
- Urutkan rentang berdasarkan [kolom paling kiri] (A ke Z).
- Urutkan rentang berdasarkan [kolom paling kiri] (Z ke A).
- Opsi pengurutan rentang lanjutan: Mengurutkan berdasarkan beberapa kolom sekaligus menurut urutan hierarki.
Urutkan rentang.Tips: "Urutkan rentang" akan mengurutkan data terlebih dahulu, lalu memasukkan data yang diurutkan tersebut ke dalam fungsi VLOOKUP.
Pelajari hal yang tidak boleh dilakukan:
Penting: Contoh berikut ini menunjukkan larangan terkait penggunaan fungsi SORT:
=VLOOKUP(kunci_penelusuran, SORT(A1:B10, 1), 2)
Dalam contoh tersebut, SORT berada dalam fungsi VLOOKUP. Setiap kali data dalam rentang yang diurutkan berubah, fungsi SORT tidak perlu lagi memeriksa semua data dan menjalankan fungsi SORT baru.
Tips: Idealnya, SORT hanya boleh diterapkan sekali pada sekumpulan data. Jika perlu, Anda dapat mereferensikannya.
Untuk mempercepat komputasi, hapus data duplikat di seluruh kumpulan data:
- Pilih semua kolom dan baris yang diinginkan.
- Di taskbar atas, klik Data
- Pilih kolom yang ingin dianalisis.
- Klik Hapus duplikat.
Tips: Data yang berisi banyak nilai duplikat di seluruh kolom atau baris dapat memperlambat komputasi.
Fungsi LOOKUP:
- Tidak dapat mendeteksi duplikat dengan cerdas
- Menelusuri seluruh set data, yang mencakup semua nilai duplikat yang tidak cocok
Untuk menjalankan komputasi LOOKUP secara lokal di komputer, impor data ke spreadsheet Anda terlebih dahulu:
- Gunakan IMPORTRANGE untuk menarik data ke rentang kosong di spreadsheet yang sama tempat LOOKUP Anda berada. Pelajari IMPORTRANGE lebih lanjut.
- Referensikan data yang diimpor sebagai rentang dalam fungsi LOOKUP.
Pelajari hal yang tidak boleh dilakukan:
Penting: Contoh berikut ini menunjukkan larangan penggunaan fungsi IMPORTRANGE:
=VLOOKUP(kunci_penelusuran, IMPORTRANGE(url_spreadsheet, rentang_string), indeks, [diurutkan])
Dalam contoh tersebut, IMPORTRANGE berada dalam fungsi LOOKUP. Setiap kali LOOKUP dijalankan, IMPORTRANGE akan dijalankan terlebih dahulu untuk mengambil data, lalu menjalankan fungsi LOOKUP pada data yang diambil.
Tips: Cobalah untuk tidak menumpuk fungsi apa pun dalam fungsi LOOKUP. Jika tidak, fungsi internal akan melakukan penghitungan tambahan di dalam LOOKUP setiap kali fungsi LOOKUP berjalan.
Agar penghitungan Spreadsheet berjalan lebih cepat, gunakan pernyataan IF untuk melewati nilai berulang seperti T/A, #ERROR, REF#, atau sel kosong.
Pelajari hal yang tidak boleh dilakukan:
Penting: Contoh berikut ini menunjukkan larangan penggunaan fungsi VLOOKUP:
Pada contoh di atas, Anda dapat menggunakan VLOOKUP untuk menemukan harga dari daftar buah di Kolom A. Namun, juga ada banyak sel kosong dalam daftar buah tersebut.
Google Spreadsheet menjalankan penghitungan di B2 hingga B10 pada semua kunci penelusuran yang direferensikan dalam kolom A, meskipun penelusuran VLOOKUP di B3, B7, dan B9 kosong. Penelusuran ini tidak menampilkan hasil yang bermakna.
Pelajari hal yang perlu dilakukan:
Gunakan fungsi IF untuk melewati kunci penelusuran berdasarkan kriteria yang Anda inginkan dan hanya menjalankan VLOOKUP saat data dalam daftar buah tidak kosong.
Fungsi IF memberi tahu Google Spreadsheet, “Jika kunci penelusuran tidak sama dengan kosong, jalankan formula_anda. Jika sama dengan kosong, jangan jalankan formula_anda dan tampilkan T/A sebagai gantinya”.
Secara umum, formula apa pun dapat digunakan dan nilai yang dilewati tidak boleh kosong. Teknik ini menghemat waktu karena jika ada nilai yang tidak bermakna, Anda dapat menghindari komputasi tambahan dalam penghitungan hasil.
Google Spreadsheet tidak dapat mengetahui apakah suatu nilai bermakna atau tidak kecuali jika Anda memanggil nilai secara khusus dengan fungsi IF.
=IF(A2 <> nilai_yang_dilewati, formula_anda, "T/A")
Tips: Fungsi IF di atas memberi tahu Google Spreadsheet, “Jika A2 tidak sama dengan nilai_yang_dilewati, maka formula_anda akan dijalankan. Jika A2 sama dengan nilai_yang_dilewati, jangan jalankan formula_anda, lalu tampilkan T/A sebagai gantinya".
Meskipun VLOOKUP sedikit lebih cepat, fungsi INDEX dan MATCH dapat memberikan fleksibilitas yang lebih baik guna membagi alur kerja LOOKUP menjadi beberapa bagian yang lebih kecil. Dengan cara ini, Anda dapat menggunakan kembali hasil sebelumnya dan menghemat waktu.
Pelajari hal yang tidak boleh dilakukan:
Misalnya, agar VLOOKUP dapat menemukan harga dan kuantitas untuk "Apple" dalam tabel ini, Anda harus menggunakan 2 formula VLOOKUP yang berbeda:
=VLOOKUP("Apple", $A$1:$C$4, 2, FALSE)
VLOOKUP ini melakukan 2 langkah secara internal:
- Menemukan lokasi "Apple".
- Menelusuri harga “Apple” dengan membuka kolom kedua.
=VLOOKUP("Apple", $A$1:$C$4, 3, FALSE)
VLOOKUP ini melakukan 2 langkah secara internal:
- Menemukan lokasi "Apple".
- Menelusuri jumlah “Apple” dengan membuka kolom ketiga.
Dalam 2 formula di atas, langkah pertamanya sama: Menemukan lokasi "Apple" dalam daftar. Namun, langkah kedua dalam kedua formula di atas tidak dapat dijalankan bersamaan karena VLOOKUP adalah fungsi tunggal dengan satu output.
Jadi, jika Anda menjalankan VLOOKUP untuk menemukan beberapa informasi yang berbeda pada item yang sama, Anda harus melakukan langkah pertama dua kali. Tindakan ini akan menambah waktu komputasi.
Pelajari hal yang perlu dilakukan:
Anda dapat menghemat waktu saat menggunakan kombinasi MATCH dan INDEX. Penggunaan kedua fungsi ini memisahkan Langkah 1 dan Langkah 2 sehingga Anda dapat menggunakan kembali Langkah 1 kapan pun jika diperlukan:
1. Cari lokasi “Apple” dengan MATCH:
=MATCH("Apple", $A$2:$A$4, FALSE)
Output formula ini adalah “1”, karena “Apple” berada di posisi 1 dalam rentang.
2. Telusuri harga “Apple” di kolom kedua dengan INDEX:
=INDEX($A$2:$C$4, sel_dengan_formula_MATCH, 2)
Output formula ini adalah “$1”.
Untuk menelusuri kuantitas “Apple”, Anda dapat menggunakan kembali Langkah 1 dan mereferensikan sel dengan formula MATCH sehingga Anda tidak perlu menghitung ulang bagian tersebut.
3. Telusuri jumlah “Apple” di kolom ketiga dengan INDEX:
=INDEX($A$2:$C$4, sel_dengan_formula_MATCH, 3)
Dalam contoh ini, dengan menggunakan INDEX dan MATCH Anda melakukan Langkah 1 sekali dan Langkah 2 dua kali untuk 3 total langkah komputasi. Jika Anda menggunakan VLOOKUP, tindakan ini akan menggunakan 2 fungsi VLOOKUP dan 4 langkah, yang akan memakan lebih banyak waktu dan menggunakan lebih banyak resource komputasi.
Peningkatan efisiensi ini akan meningkatkan fungsi VLOOKUP yang Anda gunakan. Ada juga banyak situasi lain di mana Anda dapat menggunakan kembali hasil MATCH untuk menghemat waktu.