अपने डेटा में जानकारी खोजने के लिए, LOOKUP फ़ंक्शन इस्तेमाल करें, जैसे:
हालांकि, इन फ़ंक्शन को परफ़ॉर्म करने में अक्सर समय लगता है, फिर भी यह लेख आपके LOOKUP परफ़ॉर्मेंस को ऑप्टिमाइज़ करने और कंप्यूटेशनल पावर के इस्तेमाल को कम करने का तरीका बताता है.
LOOKUP फ़ंक्शन की मदद से रेंज को क्रम से लगाने की सुविधा का इस्तेमाल करनाबेहतर तरीके अपनाकर क्रम से लगाने के लिए, SORT फ़ंक्शन के बजाय, रेंज को क्रम से लगाएं सुविधा का इस्तेमाल करें:
- सेल या कॉलम चुनें.
- सबसे ऊपर मौजूद टास्कबार पर, डेटा
रेंज को क्रम से लगाएं पर क्लिक करें.
- इनमें से कोई एक चुनें:
- रेंज को [सबसे बाएं कॉलम] (A से Z) के क्रम से लगाएं.
- रेंज को [सबसे बाएं कॉलम] (Z से A) के क्रम से लगाएं.
- रेंज को क्रम से लगाने के बेहतर विकल्प: हैरारकी के हिसाब से, एक बार में कई कॉलम क्रम से लगाएं.
रेंज को क्रम से लगाएं पर क्लिक करें.ध्यान दें: "रेंज को क्रम से लगाएं" सुविधा में, पहले डेटा को क्रम से लगाया जाता है, फिर क्रम से लगाए गए डेटा को VLOOKUP फ़ंक्शन में फ़ीड किया जाता है.
जानें कि क्या नहीं करना है:
अहम जानकारी: अगले उदाहरण में बताया गया है कि SORT फ़ंक्शन, किस तरह इस्तेमाल न किया जाए:
=VLOOKUP(search_key, SORT(A1:B10, 1), 2)
इस उदाहरण में, SORT फ़ंक्शन को VLOOKUP फ़ंक्शन में नेस्ट किया जाता है. जब भी क्रम से लगाई गई रेंज में डेटा बदलता है, तो SORT फ़ंक्शन बेवजह पूरे डेटा की फिर से जांच करता है और एक नया SORT फ़ंक्शन चलाता है.
सलाह: आम तौर पर, SORT फ़ंक्शन को किसी डेटा सेट पर सिर्फ़ एक बार इस्तेमाल करना चाहिए. ज़रूरत पड़ने पर इसका रेफ़रंस दिया जा सकता है.
कंप्यूटेशन (कैलकुलेशन) की रफ़्तार बढ़ाने के लिए, पूरे सेट में से डुप्लीकेट डेटा हटाएं:
- अपनी दिलचस्पी वाले सभी कॉलम और पंक्तियां चुनें.
- सबसे ऊपर मौजूद टास्कबार पर, डेटा
- चुनें कि किन कॉलम का विश्लेषण करना है.
- डुप्लीकेट हटाएं पर क्लिक करें.
सलाह: सभी कॉलम या पंक्तियों में मौजूद कई डुप्लीकेट वैल्यू वाला डेटा, कंप्यूटेशन की रफ़्तार को कम कर सकता है.
LOOKUP फ़ंक्शन:
- डुप्लीकेट का सही तरीके से पता नहीं लगा सकते
- पूरे डेटा सेट को खोजते हैं, जिसमें मेल नहीं खाने वाली सभी डुप्लीकेट वैल्यू शामिल होती हैं
अपने कंप्यूटर पर, LOOKUP फ़ंक्शन की मदद से कैलकुलेशन करने के लिए, डेटा को पहले अपनी स्प्रेडशीट में इंपोर्ट करें:
- IMPORTRANGE फ़ंक्शन का इस्तेमाल करके, अपने डेटा को उसी स्प्रेडशीट पर किसी खाली रेंज में इंपोर्ट करें जहां आपका LOOKUP मौजूद है. IMPORTRANGE फ़ंक्शन के बारे में ज़्यादा जानें.
- इंपोर्ट किए गए डेटा को अपने LOOKUP फ़ंक्शन में, रेंज के तौर पर शामिल करें.
जानें कि क्या नहीं करना है:
ज़रूरी जानकारी: अगले उदाहरण में बताया गया है कि IMPORTRANGE फ़ंक्शन को किस तरह इस्तेमाल न किया जाए:
=VLOOKUP(search_key, IMPORTRANGE(spreadsheet_url, range_string), index, [is_sorted])
इस उदाहरण में, IMPORTRANGE फ़ंक्शन को LOOKUP फ़ंक्शन में नेस्ट किया जाता है. जब भी आपका LOOKUP फ़ंक्शन चलता है, तब यह पहले डेटा को इंपोर्ट करने और फिर फ़ेच किए गए डेटा पर LOOKUP फ़ंक्शन चलाने के लिए, IMPORTRANGE फ़ंक्शन को पूरा करता है.
सलाह: कोशिश करें कि LOOKUP फ़ंक्शन में, किसी भी फ़ंक्शन को नेस्ट न किया जाए. नहीं तो, जब भी LOOKUP फ़ंक्शन चलता है, तब अंदरूनी फ़ंक्शन LOOKUP फ़ंक्शन में ज़्यादा कैलकुलेशन करता है.
Sheets पर तेज़ी से कैलकुलेट करने के लिए, IF स्टेटमेंट का इस्तेमाल करें, ताकि N/A, #ERROR, REF# के दोहराव या खाली सेल से बचा जा सके.
जानें कि क्या नहीं करना है:
ज़रूरी जानकारी: अगले उदाहरण में बताया गया है कि, VLOOKUP फ़ंक्शन को किस तरह इस्तेमाल न किया जाए:
ऊपर दिए गए उदाहरण में, कॉलम A में दी गई सूची में शामिल फलों की कीमत जानने के लिए, VLOOKUP फ़ंक्शन का इस्तेमाल किया जा सकता है. हालांकि, फलों की इस सूची में कई खाली सेल भी हैं.
Google Sheets, B2 से B10 तक, कॉलम A में बताए गए सभी खोज बटनों पर कैलकुलेशन करता है, जबकि VLOOKUP फ़ंक्शन B3, B7, और B9 में खाली सेल पर भी खोजता है. इन खोजों से, काम का कोई नतीजा नहीं मिलता.
जानें कि क्या करना है:
अपनी शर्त के हिसाब से तय खोज बटनों को छोड़ने के लिए, IF फ़ंक्शन का इस्तेमाल करें और VLOOKUP फ़ंक्शन को तभी चलाएं, जब फलों की सूची में मौजूद सेल खाली न हो.
IF फ़ंक्शन, Google Sheets को बताता है कि “अगर खोज बटन खाली नहीं है, तो your_formula चलाएं. अगर यह खाली है, तो your_formula न चलाएं और इसके बजाय आउटपुट N/A दिखाएं.”
आम तौर पर, कोई भी फ़ॉर्मूला इस्तेमाल किया जा सकता है और छोड़ी जाने वाली वैल्यू को खाली नहीं रखना पड़ता. इस तकनीक से समय बचता है, क्योंकि कुछ वैल्यू काम की नहीं होती हैं. नतीजे कैलकुलेट करते समय अतिरिक्त कंप्यूटेशन से बचने के लिए, इन्हें नज़रअंदाज़ किया जा सकता है.
Google Sheets से यह तब तक पता नहीं चल सकता कि कोई वैल्यू काम की है या नहीं, जब तक कि उस वैल्यू को IF फ़ंक्शन की मदद से खास तौर पर कॉल न किया जाए.
=IF(A2 <> value_to_skip, your_formula, "N/A")
सलाह: ऊपर दिया गया IF फ़ंक्शन, Google Sheets को बताता है कि “अगर A2, value_to_skip के बराबर नहीं है, तो your_formula चलाएं. अगर A2, value_to_skip के बराबर है, तो your_formula न चलाएं और इसके बजाय N/A दिखाएं.
हालांकि, VLOOKUP फ़ंक्शन थोड़ा तेज़ काम करता है, लेकिन INDEX फ़ंक्शन और MATCH फ़ंक्शन आपके LOOKUP वर्कफ़्लो को छोटे-छोटे हिस्सों में बांटने के लिए ज़्यादा सुविधा देते हैं. इस तरह पिछले नतीजे फिर से इस्तेमाल करके, समय बचाया जा सकता है.
जानें कि क्या नहीं करना है:
उदाहरण के लिए, VLOOKUP फ़ंक्शन से इस टेबल में “सेब” की कीमत और संख्या जानने के लिए, आपको दो अलग-अलग VLOOKUP फ़ॉर्मूले इस्तेमाल करने पड़ेंगे:
=VLOOKUP("Apple", $A$1:$C$4, 2, FALSE)
यह VLOOKUP अंदरूनी तौर पर दो चरण पूरे कर लेता है:
- “सेब” की जगह की जानकारी का पता लगाता है.
- दूसरे कॉलम में जाकर, “सेब” की कीमत खोजता है.
=VLOOKUP("Apple", $A$1:$C$4, 3, FALSE)
यह VLOOKUP अंदरूनी तौर पर दो चरण पूरे कर लेता है:
- “सेब” की जगह की जानकारी का पता लगाता है.
- तीसरे कॉलम में जाकर, “सेब” की संख्या खोजता है.
ऊपर दिए गए दो फ़ॉर्मूलों में, पहला चरण समान है: सूची में “सेब” की जगह ढूंढें. हालांकि, ऊपर दिए गए दोनों फ़ॉर्मूलों में दूसरा चरण एक साथ पूरा नहीं किया जा सकता, क्योंकि VLOOKUP एक ही आउटपुट वाला फ़ंक्शन है.
इसलिए, अगर एक ही आइटम के बारे में जानकारी के कई अलग-अलग हिस्से ढूंढने के लिए VLOOKUP फ़ंक्शन इस्तेमाल किया जाता है, तो आपको पहला चरण दो बार पूरा करना होगा. इसमें कंप्यूटेशन का समय भी जुड़ता है.
जानें कि क्या करना है:
MATCH और INDEX का कॉम्बिनेशन इस्तेमाल करके समय बचाएं. यह पहले और दूसरे चरण को अलग करता है, ताकि आप ज़रूरत पड़ने पर पहले चरण का फिर से इस्तेमाल कर सकें:
1. MATCH का इस्तेमाल करके, “सेब” की जगह की जानकारी ढूंढें:
=MATCH("Apple", $A$2:$A$4, FALSE)
इस फ़ॉर्मूले का आउटपुट “1” है, क्योंकि “सेब” इस रेंज में पहली पोज़िशन पर है.
2. INDEX का इस्तेमाल करके, दूसरे कॉलम में “सेब” की कीमत खोजें:
=INDEX($A$2:$C$4, cell_with_MATCH_formula, 2)
इस फ़ॉर्मूले का आउटपुट “$1” है.
“सेब” की संख्या खोजने के लिए, पहले चरण का दोबारा इस्तेमाल किया जा सकता है और MATCH फ़ॉर्मूले वाले सेल का रेफ़रंस दिया जा सकता है, ताकि आपको उस हिस्से को फिर कैलकुलेट न करना पड़े.
3. INDEX का इस्तेमाल करके, तीसरे कॉलम में “सेब” की संख्या खोजें:
=INDEX($A$2:$C$4, cell_with_MATCH_formula, 3)
INDEX और MATCH के इस उदाहरण में, कंप्यूटेशन के कुल तीन चरणों के लिए, पहला चरण एक बार और दूसरा चरण दो बार पूरा करना होता है. इसके बजाय, VLOOKUP का इस्तेमाल करने पर, इसमें VLOOKUP के दो फ़ंक्शन और चार चरणों का इस्तेमाल किया जाता है. इसमें ज़्यादा समय लगता है और कंप्यूटिंग के लिए ज़्यादा संसाधन इस्तेमाल होते हैं.
इस दक्षता की वजह से, VLOOKUP के ज़्यादा फ़ंक्शन इस्तेमाल किए जा सकते हैं. ऐसी कई और स्थितियां भी हैं जिनमें समय बचाने के लिए, MATCH के नतीजे फिर से इस्तेमाल किए जा सकते हैं.