Cómo mejorar el rendimiento de BUSCAR

Para buscar información en tus datos, usa las funciones de BUSCAR, como las siguientes:

Si bien suele tomar tiempo llevar a cabo estas funciones, en este artículo se muestra cómo optimizar el rendimiento de BUSCAR y reducir la potencia de procesamiento que se utiliza.

Usa un rango de orden con una función BUSCAR

Para ordenar de manera más eficiente, usa Ordenar rango en lugar de la función SORT:

  1. Selecciona celdas o columnas.
  2. En la barra de tareas superior, haz clic en Datos y luego Ordenar rango.
  3. Selecciona una de las siguientes opciones:
    • Ordenar rango por [columna más a la izquierda] (de la A a la Z).
    • Ordenar rango por [columna más a la izquierda] (de la Z a la A).
    • Opciones avanzadas de orden de rangos: Ordena por varias columnas a la vez en orden jerárquico.

Sugerencia: “Ordenar rango” ordena los datos primero y, luego, envía los datos ordenados a la función BUSCARV.

Qué es lo que no debes hacer:

Importante: En el siguiente ejemplo, se muestra cómo no usar la función SORT.

=BUSCARV(valor_búsqueda, SORT(A1:B10, 1), 2)

En este ejemplo, SORT está anidado en una función BUSCARV. Cada vez que cambian los datos del rango ordenado, la función SORT vuelve a examinar todos los datos innecesariamente y vuelve a ejecutar una función SORT.

Sugerencia: Lo ideal es que SORT solo se aplique una vez a un conjunto de datos. Cuando sea necesario, puedes hacer referencia a él.

Quita los duplicados antes de usar una función BUSCAR

Para acelerar los procesamientos, quita los datos duplicados en el conjunto:

  1. Selecciona todas las columnas y filas de interés.
  2. En la barra de tareas superior, haz clic en Datos y luego Limpieza de datos y luego Quitar duplicados.
  3. Selecciona las columnas que deseas analizar.
  4. Haz clic en Quitar duplicados.

Sugerencia: Los datos que contienen muchos valores duplicados en columnas o filas pueden ralentizar el procesamiento.

Funciones de BUSCAR:

  • No se pueden detectar los duplicados de forma inteligente.
  • Se puede buscar en todo el conjunto de datos, incluidos todos los valores duplicados que no coinciden.
Ejecuta BUSCAR en la misma hoja de cálculo que tus datos de origen

Para ejecutar el cálculo BUSCAR de forma local en tu computadora, primero debes importar los datos a tu hoja de cálculo:

  1. Usa IMPORTRANGE para extraer tus datos en un rango vacío en la misma hoja de cálculo en la que se encuentra BUSCAR. Obtén más información sobre IMPORTRANGE.
  2. Haz referencia a los datos importados como tu rango en la función BUSCAR.

Qué es lo que no debes hacer:

Importante: En el siguiente ejemplo, se muestra cómo no usar IMPORTRANGE.

=BUSCARV(clave_búsqueda, IMPORTRANGE(url_hoja_cálculo, string_rango), índice, [está_ordenada])

En este ejemplo, IMPORTRANGE está anidado en una función BUSCAR. Cada vez que se ejecuta BUSCAR, primero ejecuta IMPORTRANGE para extraer los datos y, luego, ejecuta la función BUSCAR en los datos obtenidos.

Sugerencia: Intenta no anidar ninguna función en una función BUSCAR. De lo contrario, la función interna realiza cálculos adicionales dentro de BUSCAR cada vez que se ejecuta la función BUSCAR.

Usa sentencias SI.ERROR() o SI() para omitir ciertas claves de búsqueda

Para que el cálculo de Hojas de cálculo se ejecute más rápido, usa una sentencia SI a fin de omitir los valores repetidos, como N/A, #ERROR, REF#. o celdas vacías.

Qué es lo que no debes hacer:

Importante: En el siguiente ejemplo, se muestra cómo no usar BUSCARV.

En el ejemplo anterior, puedes usar BUSCARV para buscar el precio de una lista de frutas en la columna A. Sin embargo, también hay muchas celdas vacías en la lista de frutas.

Hojas de cálculo de Google ejecuta cálculos de B2 a B10 en todas las claves de búsqueda a las que se hace referencia en la columna A, aunque BUSCARV en B3, B7 y B9 busca espacios en blanco. Estas búsquedas no muestran resultados significativos.

Qué sí se debe hacer:

Usa la función SI para omitir esas claves de búsqueda según tus criterios deseados y solo ejecuta BUSCARV cuando los datos de la lista de frutas no estén en blanco.

La función SI le indica a Hojas de cálculo de Google que, “si la clave de búsqueda no está en blanco, debe ejecutar tu_fórmula. Si está en blanco, no se debe ejecutar tu_fórmula y, en su lugar, se debe mostrar N/A”.

En general, se puede utilizar cualquier fórmula y el valor que se debe omitir no debe quedar en blanco. Esta técnica ahorra tiempo porque, si hay valores sin sentido, puedes evitar realizar cálculos adicionales para obtener el resultado.

Hojas de cálculo de Google no puede detectar si un valor es significativo, a menos que lo llames específicamente con la función SI.

=SI(A2 <> valor_para_omitir, tu_fórmula, "N/A")

Sugerencia: La función SI anterior indica a Hojas de cálculo de Google: “Si A2 no es igual a valor_para_omitir, se debe ejecutar tu_fórmula. Si A2 es igual a valor_para_omitir, no se debe ejecutar tu_fórmula y, en su lugar, se debe mostrar N/A”.

Obtén más información sobre la función SI.

Usa INDICE y COINCIDIR en lugar de BUSCARV

Aunque BUSCARV es un poco más rápida, las funciones INDICE y COINCIDIR pueden proporcionar más flexibilidad para dividir tu flujo de trabajo de BUSCAR en partes más pequeñas. De esta manera, puedes volver a usar el resultado anterior y ahorrar tiempo.

Qué es lo que no debes hacer:

Por ejemplo, para que BUSCARV encuentre el precio y la cantidad de “Manzana” en esta tabla, debes usar 2 fórmulas BUSCARV separadas:

=BUSCARV("Manzana", $A$1:$C$4, 2, FALSO)

Esta BUSCARV realiza 2 pasos internos:

  1. Busca la ubicación de “Manzana”.
  2. Busca el precio de “Manzana” en la segunda columna.

=BUSCARV("Manzana", $A$1:$C$4, 3, FALSO)

Esta BUSCARV realiza 2 pasos internos:

  1. Busca la ubicación de “Manzana”.
  2. Busca la cantidad de “Manzana” en la tercera columna.

En las 2 fórmulas anteriores, el primer paso es el mismo: Busca la ubicación de “Manzana” en la lista. Sin embargo, el segundo paso de ambas fórmulas anteriores no puede ejecutarse en conjunto porque BUSCARV es una función única con un solo resultado.

Por lo tanto, si ejecutas BUSCARV para encontrar varias piezas de información diferente en el mismo elemento, deberás realizar el primer paso dos veces. Esto agrega tiempo de procesamiento.

Qué sí se debe hacer:

Ahorra tiempo si usas una combinación de INDICE y COINCIDIR. Esto separa los pasos 1 y 2 para que puedas reutilizar el paso 1 cuando sea necesario:

1. Busca la ubicación de “Manzana” con COINCIDIR:

=COINCIDIR("Manzana", $A$2:$A$4, FALSO)

El resultado de esta fórmula es “1”, ya que “Manzana” se encuentra en la posición 1 del rango.

2. Busca el precio de “Manzana” en la segunda columna con INDICE:

=INDICE($A$2:$C$4, celda_con_fórmula_COINCIDIR, 2)

El resultado de esta fórmula es “$1”.

Para buscar la cantidad de “Manzana”, puedes volver a usar el paso 1 y hacer referencia a la celda con la fórmula COINCIDIR para que no tengas que volver a calcular esa parte.

3. Busca la cantidad de “Manzana” en la tercera columna con INDICE:

=INDICE($A$2:$C$4, celda_con_fórmula_COINCIDIR, 3)

En este ejemplo con INDICE y COINCIDIR, se realiza el paso 1 una vez y el paso 2 dos veces para un total de 3 pasos de procesamiento. En cambio, si usas BUSCARV, se usan 2 funciones BUSCARV y 4 pasos, lo que requiere más tiempo y recursos de procesamiento.

Estas mejoras en la eficiencia aumentan con la cantidad de funciones BUSCARV que uses. También hay muchas otras situaciones en las que puedes reutilizar el resultado de COINCIDIR para ahorrar tiempo.

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