傳送簽名要求並以電子簽名簽署文件

你可以運用電子簽名建立簽署用文件，並在 Google 文件和 Google 雲端硬碟中傳送簽名要求。簽署人可以輕鬆填入必要資訊，完成電子簽名要求。請注意，使用這項功能時應遵守下列條款及細則。

註冊與資格條件

Google 文件和 Google 雲端硬碟的電子簽名功能目前只向符合資格的 Workspace 客戶開放。只要有 Workspace Individual 帳戶，就能使用這項功能。如果你使用的是其他符合資格的 Workspace 方案，很快就會收到註冊 Beta 版的說明。

如果尚未訂閱任何 Workspace 方案，請立即註冊 Workspace Individual 方案，即可使用這項功能。

建立並傳送要簽署電子簽名的文件

準備電子簽名文件

重要事項：只有部分符合資格的使用者才能使用這項功能。

1. 開啟電子簽名側邊面板。
   • 如果是透過 Google 雲端硬碟中的 PDF 檔案開始執行 (Beta 版)：
     1. 在電腦上前往 drive.google.com。
     2. 上傳新的 PDF 檔案，或找到你要使用的現有檔案。
     3. 在檢視模式中開啟 PDF 檔案。
     4. 按一下右上方的「選單」圖示 「電子簽名」。
   • 如果是從 Google 文件開始執行：
     1. 在電腦上前往 drive.google.com。
     2. 你可以建立新的 Google 文件，也可以開啟想使用的現有文件。
     3. 依序點按「工具」「電子簽名」。
2. 如果有多位簽署人，請在「為以下簽署者插入欄位：」底下選取特定簽署者，為對方插入電子簽名欄位。
   • 如要更新下拉式選單中的可用簽署人清單，請選取「管理簽署人」，系統會隨即開啟「管理簽署人」對話方塊。
   • 在「管理簽署人」對話方塊中，你可以新增最多 10 位簽署人，並為每位簽署人指派標籤，方便在文件中識別。
3. 拖曳下列一或多個欄位並新增至文件中：
   • 簽名
   • 英文姓名縮寫
   • 姓名
   • 簽署日期
4. 僅適用於 Google 文件：在 Google 文件中點按插入的欄位，欄位下方隨即會開啟彈出式視窗，當中顯示獲派該欄位的簽署人。
   • 如要更新為欄位指派的簽署人，請點按彈出式視窗中的「指派對象」下拉式選單。
   • 如要更新 Google 文件中的簽署人清單，請點按下拉式選單中的「管理簽署人」，開啟同上的對話方塊。
5. 重複執行上述步驟，在文件中新增所有簽署人和適用的電子簽名欄位。

提示：

• 每份文件最多可新增 200 個不限種類的欄位。
• 一個電子簽名要求最多可新增 10 個簽署人。
• 當你關閉有電子簽名欄位的 PDF 檔案時，系統將不會儲存這些欄位。如果想儲存電子簽名欄位，並將這些欄位當做範本使用，請在 Google 文件中提出電子簽名要求。
• 簽署人標籤只會在文件中做為簽署人的預留位置 ID，不會顯示在稍後產生的簽名 PDF 檔案中。
• 這個階段不會傳送任何電子郵件，因此還不需要使用簽署人電子郵件地址做為簽署人標籤。在稍後的「傳送電子簽名要求」部分中，才需要將簽署人的預留位置標籤對應至實際電子郵件地址。
• 文件中的每位簽署人都會以專屬顏色標示，方便區分指派給不同簽署人的欄位。凡是指派給同一位簽署人的欄位，都會顯示為相同顏色。

傳送電子簽名要求

1. 新增所有適當欄位後，請點按畫面右側的「要求簽名」。
   • 協作者必須擁有文件或具備編輯權限，才能看見這個按鈕，否則這個按鈕就不會出現。
2. 輸入產生的 PDF 檔案名稱。
3. 輸入每位簽署人的電子郵件地址。
   • 你也能在要求電子簽名的電子郵件中新增訊息，並傳送給簽署人。
4. 你可以在要求對話方塊中選取稽核追蹤的語言代碼，這個值會決定最終產生的稽核追蹤頁面語言版本。
5. 要求對話方塊中顯示《服務條款》時，請詳閱內容並接受。
6. 點按「要求簽名」。
   • 成功提出電子簽名要求後：
     • 系統會根據文件產生 PDF 檔案，並將檢視權限分享給簽署人。你可以在「我的雲端硬碟」中找到產生的檔案。
     • 系統會傳送電子郵件通知給簽署人，並附上文件連結。

提示：

• 按下「要求簽名」後將鎖定 PDF 檔案，防止簽署人在執行電子簽名要求前進行任何變更。用來建立簽名要求的檔案會保持解鎖狀態，但不會隨電子簽名要求自動與簽署人共用。
• 如果日後要提出其他電子簽名要求，可以再次使用這個建立簽名要求專用的檔案。每個要求都會產生新的 PDF 檔案，並儲存在「我的雲端硬碟」中。
• 如要查看電子簽名要求的進度，請按照下列步驟操作：
  • 在雲端硬碟中開啟對應的 PDF 檔案，或透過電子郵件通知中的連結開啟。
  • 點按 PDF 檔案右上方的「查看詳細資料」，即可開啟右側邊面板，查看電子簽名詳細資料。

傳送後變更文件內容

一旦為 PDF 檔案提出電子簽名要求，你就無法更新內容，因為系統會鎖定該檔案。不過，你還是可以在雲端硬碟中整理該 PDF 檔案，例如變更位置。

如要在傳送電子簽名要求後變更或取消要求，只要選取「取消」即可。變更 Google 雲端硬碟中的來源 Google 文件或 PDF 檔案後，你可以重新提出要求，並傳送要簽署的新 PDF 檔案。請按照「建立並傳送要簽署電子簽名的文件」一節的步驟操作。

若電子簽名要求已生效，PDF 檔案就無法解鎖。Google 文件不會因電子簽名要求而遭鎖定，因此你隨時可以變更文件內容。

取消待處理的電子簽名要求

如要取消仍待處理的電子簽名要求，請按照下列步驟操作：

1. 開啟該要求的 PDF 檔案。
2. 依序點按「選單」圖示 「取消」。

提示：如果不想保留已取消要求的 PDF 檔案副本，請前往該檔案的資料夾並刪除副本。檔案的預設位置為「我的雲端硬碟」。

查看電子簽名要求狀態

1. 開啟該要求的 PDF 檔案。
2. 執行下列任一動作：
   • 依序點按「選單」圖示 「電子簽名」。
   • 點按「查看詳細資料」。
3. 側邊面板中會顯示電子簽名要求的詳細資料和狀態。

按電子簽名要求簽署、拒絕要求或查看要求詳細資料

簽署電子簽名要求

1. 開啟收到電子簽名要求的電子郵件帳戶。
2. 開啟電子郵件通知。
3. 點按嵌入的連結。
   • 如果是直接從雲端硬碟開啟 PDF 檔案，請點按「簽名」簽署文件。
4. 點按上色的欄位，完成必須簽名的部分。
   • 如果指派的其他簽署人尚未簽名，欄位會顯示為灰色。
   • 如果其他簽署人已簽名，PDF 檔案中就會顯示對方提供的簽名值。
5. 輸入全名與英文姓名縮寫。
6. 按一下「立即採用簽名」。
7. 完成所有簽名欄位後，請點按「標示為完成」。
   • 點按「標示為完成」後，畫面上就會出現以下通知對話方塊：
     • 點按「繼續」後，其他能夠存取這個電子簽名 PDF 檔案的使用者，都可以看到系統記錄的完整電子郵件欄位值。
     • 如果 Google 帳戶中有多個電子郵件地址，系統會使用要求者在要求對話方塊中輸入的電子郵件地址。
8. 詳閱並接受《服務條款》。
9. 按一下「同意並繼續」。

提示：

• 如果您是唯一的簽署人：要求完成後，您和要求者都會收到電子郵件通知。
• 如果要求含有多位簽署人：所有人都簽署文件後，要求才會完成，屆時所有簽署人和要求者都會收到電子郵件通知。

拒絕電子簽名要求

1. 在電腦上開啟接收電子簽名要求的電子郵件帳戶。
2. 開啟電子郵件通知。
3. 點按嵌入的連結。
4. 點按「拒絕」。
   • 選用：提供拒絕原因。
5. 點按「拒絕」。
   • 要求者會收到電子郵件，當中指出要求已遭拒。

查看電子簽名要求的詳細資料

1. 在電腦上開啟接收電子簽名要求的電子郵件帳戶。
2. 開啟電子郵件通知。
3. 按一下嵌入連結。
4. 按一下「查看詳細資料」。

完成電子簽名要求

尋找文件最終版本

電子簽名要求完成後，文件最終版本的副本或連結會傳送至所有簽署人和要求者的電子郵件收件匣，並儲存在雙方的雲端硬碟中。

如果找不到文件最終版本，請按照下列指示操作：

• 檢查垃圾郵件資料夾。
• 聯絡與電子簽名要求相關的另一方，向對方索取副本。
• 提供有關 Gmail 的意見或與 Google 雲端硬碟支援團隊聯絡。
• 為確保你日後能收到電子簽名文件，請執行下列動作：
  • 如果有 Google 雲端硬碟帳戶，請查看雲端硬碟設定，以便儲存新內容。
• 查看電子郵件設定，確定能接收來自 [e-mail] 的電子郵件。

查看稽核追蹤頁面

你可以在要求對話方塊中選取稽核追蹤的語言代碼，這個值會決定最終產生的稽核追蹤頁面語言版本。

提示：所有簽署人都簽署文件後，系統會產生最終版本的 .pdf 檔案，稽核追蹤頁面位於該檔案結尾處。這個頁面使用的語言，取決於要求者提出電子簽名要求時選取的語言代碼。頁面中會顯示電子簽名要求生命週期內發生的各種事件記錄，並標明下列時間戳記：

• 電子簽名要求時間
• 電子簽名簽署時間
• 電子簽名完成時間
• 要求者和簽署人的身分識別資訊，例如電子郵件地址和姓名

提供意見

如要向 Google 提供意見回饋：

1. 開啟簽名要求的 PDF 檔，針對該要求提供意見回饋。
2. 按一下「查看詳細資料」「選單」圖示  「傳送對功能的意見」。

你也可透過產品傳送意見回饋：

• 提供有關 Gmail 的意見
• 與 Google 雲端硬碟支援團隊聯絡