借助电子签名功能，您可以在 Google 文档和 Google 云端硬盘中创建要签名的文档，并发送签名请求。如需完成电子签名请求，签署者可以轻松填写请求的信息。
资格要求
Google 文档和 PDF 文件的电子签名功能适用于：
- Workspace 个人版账号。
- 在管理员启用此功能后，以下 Workspace 方案的用户可以使用此功能：
- 商务标准版和商务 Plus 版
- 企业新手版、企业标准版和企业 Plus 版
- 企业基本功能版和企业基本功能 Plus 版
- 教育 Plus 版用户
如果您没有 Workspace 订阅方案，则可以立即获得此功能的访问权限。注册 Workspace 个人版方案
提示：如果您升级了账号以使用电子签名功能，可能需要几分钟的时间才能完全使用该功能。请等待几分钟，然后刷新页面以重试。
创建文档并发送以进行电子签名
准备电子签名文档重要提示：此功能仅供部分符合条件的用户使用。
- 打开电子签名侧边栏。
- 如果您从 Google 云端硬盘中的 PDF 文件着手，请按以下步骤操作：
- 在计算机上访问 drive.google.com。
- 上传新的 PDF 文件或找到要使用的现有 PDF 文件。
- 在查看模式下打开 PDF 文件。
- 点击右上方的“菜单”图标
eSignature。
- 如果您从 Google 文档着手，请按以下步骤操作：
- 在计算机上访问 drive.google.com。
- 新建 Google 文档或打开现有 Google 文档。
- 点击顶部的工具
- 如果您从 Google 云端硬盘中的 PDF 文件着手，请按以下步骤操作：
- 如果您有多个签名者，请在“选择为以下签名者插入字段：”下方，选择您要为其插入电子签名字段的特定签名者。
- 如需在下拉菜单中更新可用签名者列表，请选择管理签名者。这会打开管理签名者对话框。
- 在管理签名者对话框中，您最多可以添加 10 个签名者，并为每个签名者分配标签，以在文档中识别签名者。
- 拖动以下一个或多个字段以将其添加到文档：
- 签名
- 姓名缩写
- 名称
- 文本字段
- 签名日期
- 如需查看字段的分配对象，请点击该字段。
- 如需更新相应字段的签名者分配，请使用弹出式窗口中的分配对象下拉菜单。
- 如需更新 Google 文档中的签名者列表并打开与上文相同的对话框，请在下拉菜单中点击管理签名者。
- 选择“文本字段”后，您可以在弹出式窗口中添加说明并选择字体大小。
- 说明可让签名者了解您希望此字段显示的内容，例如“职位”或“电子邮件地址”。
- 您设置的字体大小将成为签名者为此文本字段输入的值的字体大小。
- 如需在文档中添加所有签名者和签名者电子签名字段，请重复执行这些步骤。
eSignature。提示：
- 每个文档最多可以添加 200 个任意类型的字段。
- 您最多可以向一个电子签名请求添加 10 位签署者。
- 对于文档中的签名者，签名者标签只是一个占位符标识符，不会包含在稍后生成的签名 PDF 文件中。
- 由于尚未发送任何邮件，因此目前无需将签署者的邮箱用作签署者标签。稍后，下方的“发送电子签名请求”部分会发送邮件，其中签署者的占位符标签会映射到实际的邮箱。
- 为了便于区分分配给不同签署者的字段，系统会为文档中的每个签署者分配独特的颜色。分配给同一签署者的所有字段都会以相同的颜色显示。
- 添加完所有相应字段后，点击右侧的请求签名。
- 拥有文档或具编辑权限的协作者可以看到此按钮。否则，此按钮将无法使用。
- 为生成的 PDF 文件输入标题。
- 输入每个签署者的邮箱。
- 您还可以在电子签名请求邮件中添加要发送给签署者的消息。
- 如需定期向签名者发送提醒，请开启自动提醒。
- 启用此设置后，未完成请求的签名者将在初次请求发送后的第 3 天（72 小时）收到提醒邮件。
- 之后，系统会每 3 天发送一次额外提醒，最多持续 9 天，或者直到文档签署完毕为止。
- 您可以在请求对话框中选择审核轨迹语言区域。此值决定了审核跟踪记录最终在什么语言区域生成。
- 如果请求对话框中显示了《服务条款》，请阅读并接受。
- 点击请求签名。
- 成功创建请求后：
- 系统会根据您的文档生成一个 PDF，并将其共享给签署者。他们可以签署表单，但无法进行其他修改，也无法更改文件访问权限。
- 系统会向签署者发送包含文档链接的邮件通知。
- 成功创建请求后：
- 您可以在原始文档所在的文件夹中找到所发送文件的 PDF 副本。
- 重要提示：在以下两种情况下，PDF 副本将保存在您的我的云端硬盘中，而不是原始文件夹中：
- 如果您不是存储该文件的文件夹的编辑者。
- 如果原始文件夹的共享规则会阻止签署者访问相应文件。保存到“我的云端硬盘”可确保所有签署者都能看到该文档。
- 重要提示：在以下两种情况下，PDF 副本将保存在您的我的云端硬盘中，而不是原始文件夹中：
提示：
- 在您点击请求签名后，系统会锁定 PDF 文件，以避免签署者在电子签名请求完成之前进行任何更改。用于创建签名请求的文件会保持解锁状态，并且不会作为电子签名请求的一部分与签署者自动共享。
- 如需查看电子签名请求的进度，请执行以下操作：
- 在云端硬盘中打开相应的 PDF 文件，或者通过点击电子邮件通知中的链接来打开该文件。
- 如需打开右侧边栏并查看电子签名详细信息，请点击 PDF 文件右上角的查看详细信息。
如需将包含电子签名字段的 PDF 文件另存为模板，请点击右上角的保存更改。Google 文档会自动保存电子签名字段，以供日后使用。
一旦有电子签名请求针对 PDF 文件发起，您将无法更新该 PDF 文件，因为该文件已锁定。您仍然可以在云端硬盘中整理该文件，例如更改其位置。
如需在发送电子签名请求后更改或取消该请求，请选择取消。在 Google 云端硬盘中对源 Google 文档或 PDF 文件进行更改并发送新的 PDF 文件以供签名后，您可以发送新请求。按照创建文档以及发送文档进行电子签名中的步骤操作。
如果电子签名请求处于有效状态，您将无法解锁 PDF 文件。您仍然可以随时向 Google 文档添加更改，因为该文档不会作为电子签名请求的一部分被锁定。
- 打开相应请求的 PDF 文件。
- 点击“菜单”
提示：如果您想删除已取消请求的 PDF 文件副本，请前往相应文件的文件夹并删除该副本。默认位置是“我的云端硬盘”。
- 打开相应请求的 PDF 文件。
- 选择一项操作：
- 依次点击“菜单”
- 点击查看详细信息。
- 依次点击“菜单”
- 在侧边栏中，您会看到电子签名请求的详细信息及其状态。
签署、拒绝或查看电子签名请求的详细信息
签署电子签名请求- 打开接收电子签名请求的电子邮件账号。
- 打开电子邮件通知。
- 点击嵌入的链接。
- 如果您直接在云端硬盘中打开 PDF 文件，则若要签署文档，请点击签名。
- 文档可能包含供您填写的文本字段，例如“工作职位”或“电子邮件”。如果包含，请点击并填写这些字段。
- 点击并填写所有彩色字段，这表示这些字段是您需要签名的。
- 系统会显示一个对话框，提示您输入全名和姓名缩写。这会生成一个电子签名供您使用。点击“采用并签名”。
- 提示：如果这些字段多次出现，您可以在整个文档中重复使用这些信息。
- 分配给尚未签名的其他签名者的字段会显示为灰色。
- 由其他已签名的签名者提供的签名值会包含在 PDF 文件中。
- 系统会显示一个对话框，提示您输入全名和姓名缩写。这会生成一个电子签名供您使用。点击“采用并签名”。
- 填写完所有必需的签名字段后，点击页面顶部的标记为已完成。
- 点击“标记为已完成”后，您会在对话框中看到如下通知：
- 正在为您记录的确切电子邮件地址值，在您点击以继续操作后，有权访问电子签名 PDF 文件的其他人可以看到该值。
- 如果您的 Google 账号中有多个电子邮件，系统会使用请求者在请求对话框中为您输入的电子邮件。
- 点击“标记为已完成”后，您会在对话框中看到如下通知：
- 查看并接受服务条款。
- 点击同意并继续。
提示：
- 如果您是唯一的签名者：您和请求者都会收到一封电子邮件，告知请求已完成。
- 如果请求有多个签名者：只有在所有签名者都签名以后，请求才会完成，此时所有签名者和请求者都会收到一封电子邮件，告知请求已完成。
- 在电脑上，打开接收电子签名请求的邮件账号。
- 打开电子邮件通知。
- 点击嵌入的链接。
- 点击拒绝。
- 请求者会收到一封邮件，告知其请求遭拒。
- 在电脑上，打开接收电子签名请求的邮件账号。
- 打开电子邮件通知。
- 点击嵌入的链接。
- 点击查看详细信息。
完成电子签名请求
找到最终文档电子签名请求完成后，所有相关人员都可以找到最终文档的副本。
- 对于签署者：您可以在“我的云端硬盘”文件夹中找到已签名 PDF 文档的个人副本。您还可以在完成文档后收到的邮件中找到指向副本的链接。
- 对于请求者：您可以在保存原始文档的同一文件夹中找到最终的 PDF 副本。您还可以在完成文档后收到的邮件中找到该链接。
-
重要提示：在以下两种情况下，PDF 副本将保存在“我的云端硬盘”中，而不是原始文件夹中：
-
如果您不是存储该文件的文件夹的编辑者。
-
如果原始文件夹的共享规则会阻止签署者访问相应文件。保存到“我的云端硬盘”可确保所有签署者都能看到该文档。
-
-
如果您找不到最终文档，请执行以下操作：
- 在“我的云端硬盘”文件夹中搜索。
- 使用高级搜索功能
- 在搜索栏中，点击“高级搜索”图标。
- 在“审批和电子签名”部分中，选择所需选项：
- 待我批准
- 我请求批准的内容
- 检查您的“垃圾邮件”文件夹。
- 请联系电子签名请求中涉及的其他方，以获取副本。
- 发送有关 Gmail 的反馈或与 Google 云端硬盘支持团队联系。
- 为确保您能收到未来的电子签名文档，请执行以下操作：
- 如果您有 Google 云端硬盘账号，请检查您的云端硬盘设置，以便存储新内容。
- 检查您的邮件设置，确保您可以接收来自 esignature-noreply@google.com 的邮件。
您可以在请求对话框中选择审核轨迹语言区域。此值决定了审核跟踪记录最终在什么语言区域生成。
提示：所有签署者签署文档后，系统会生成最终的 .pdf 文件。.pdf 文件的末尾包含审核跟踪记录页面。系统会以请求者在发起电子签名请求时选择的语言区域生成该页面。此页面包含一份日志，记录在电子签名请求生命周期内发生的带有时间戳的各种事件，例如：
- 已请求电子签名
- 已签署电子签名
- 电子签名完成
- 请求者和签署者的身份信息，例如电子邮件地址和姓名
发送反馈
如需向 Google 提供反馈，请执行以下操作：
- 打开您要提供反馈的签名请求所对应的 PDF 文件。
- 依次点击查看详细信息
您还可以通过产品发送反馈：