傳送簽名要求並以電子簽名簽署文件

你可以運用電子簽名建立簽署用文件，並在 Google 文件和 Google 雲端硬碟中傳送簽名要求。簽署人可以輕鬆填入必要資訊，完成電子簽名要求。

資格條件

Google 文件和 PDF 的電子簽名功能適用於：

• Workspace Individual 帳戶。
• 當管理員啟用這項功能時，下列 Workspace 方案中的使用者均適用：
  • Business Standard 和 Plus
  • Enterprise Starter、Standard 和 Plus
  • Enterprise Essentials 和 Enterprise Essentials Plus
  • Education Plus 使用者

如果尚未訂閱任何 Workspace 方案，請立即註冊 Workspace Individual 方案，即可使用這項功能。

提示：如果你已升級帳戶以使用電子簽名功能，可能需要幾分鐘才能完全啟用這項功能。請稍候幾分鐘，然後重新整理頁面再試一次。

建立並傳送需要電子簽名的文件

準備電子簽名文件

重要事項：只有部分符合資格的使用者才能使用這項功能。

1. 開啟電子簽名側邊面板。
   • 如果是透過 Google 雲端硬碟中的 PDF 檔案開始執行：
     1. 在電腦上前往 drive.google.com。
     2. 上傳新的 PDF 檔案，或找到你要使用的現有檔案。
     3. 在檢視模式中開啟 PDF 檔案。
     4. 依序按一下右上方的「選單」圖示 eSignature。
   • 如果是從 Google 文件開始執行：
     1. 在電腦上前往 drive.google.com。
     2. 建立新 Google 文件或開啟現有文件。
     3. 依序按一下頂端的「工具」「電子簽名」。
2. 如果有多位簽署人，請在「為以下簽署者插入欄位：」底下選取特定簽署者，為對方插入電子簽名欄位。
   • 如要更新下拉式選單中的可用簽署人清單，請選取「管理簽署人」，系統會隨即開啟「管理簽署人」對話方塊。
   • 在「管理簽署人」對話方塊中，你可以新增最多 10 位簽署人，並為每位簽署人指派標籤，方便在文件中識別。
3. 拖曳下列一或多個欄位並新增至文件中：
   • 簽名
   • 縮寫
   • 姓名
   • 文字欄位
   • 簽署日期
4. 如要查看欄位指派給誰，請按一下該欄位。
   • 如要更新為欄位指派的簽署人，請點選彈出式視窗中的「指派對象」下拉式選單。
   • 如要更新 Google 文件中的簽署人清單，請點選下拉式選單中的「管理簽署人」，開啟同上的對話方塊。
   • 選取「文字欄位」後，你可以新增說明並選取彈出式視窗中的字型大小。
     • 輸入說明可讓簽署者瞭解你希望該欄位顯示的內容，例如「職稱」或「電子郵件地址」。
     • 你設定的字型大小，會成為簽署人在這個文字欄位中所輸入內容的字體大小。
5. 重複執行上述步驟，在文件中新增所有簽署人和適用的電子簽名欄位。

提示：

• 每份文件最多可新增 200 個不限種類的欄位。
• 一個電子簽名要求最多可新增 10 個簽署人。
• 簽署人標籤只會在文件中做為簽署人的預留位置 ID，不會顯示在稍後產生的簽名 PDF 檔案中。
• 這個階段不會傳送任何電子郵件，因此還不需要使用簽署人電子郵件地址做為簽署人標籤。在稍後的「傳送電子簽名要求」部分中，才需要將簽署人的預留位置標籤對應至實際電子郵件地址。
• 文件中的每位簽署人都會以專屬顏色標示，方便區分指派給不同簽署人的欄位。凡是指派給同一位簽署人的欄位，都會顯示為相同顏色。

傳送電子簽名要求

1. 新增所有適當欄位後，請點按畫面右側的「要求簽名」。
   • 協作者必須擁有文件或具備編輯權限，才能看見這個按鈕，否則這個按鈕就不會出現。
2. 輸入產生的 PDF 檔案名稱。
3. 輸入每位簽署人的電子郵件地址。
   • 你也能在要求電子簽名的電子郵件中新增訊息，並傳送給簽署人。
4. 如要定期傳送提醒給簽署者，請開啟「自動提醒」。
   • 啟用這項設定後，如果簽署人尚未完成要求，系統會在傳送初始要求 3 天 (72 小時) 後，傳送提醒電子郵件。
   • 之後每隔 3 天會傳送一次提醒，最多傳送 3 次，或直到文件簽署完成為止。
5. 你可以在要求對話方塊中選取稽核追蹤的語言代碼，這個值會決定最終產生的稽核追蹤頁面語言版本。
6. 要求對話方塊中顯示《服務條款》時，請詳閱內容並接受。
7. 點按「要求簽名」。
   • 成功建立要求後：
     • 系統會根據文件產生 PDF 檔案，並提供給簽署人。他們可以簽署表單，但無法進行任何其他編輯，也無法變更檔案存取權。
     • 系統會傳送電子郵件通知給簽署人，並附上文件連結。
8. 你可以在原始文件所在的資料夾中，找到已傳送檔案的 PDF 副本。
   • 重要事項：在下列兩種情況，PDF 副本會儲存在「我的雲端硬碟」，而非原始資料夾：
     • 你不是檔案所在資料夾的編輯者。
     • 原始資料夾的共用規則禁止簽署人存取檔案。因此，將副本儲存至「我的雲端硬碟」，可確保所有簽署人都能查看文件。

提示：

• 按下「要求簽名」後將鎖定 PDF 檔案，防止簽署人在執行電子簽名要求前進行任何變更。用來建立簽名要求的檔案會保持解鎖狀態，但不會隨電子簽名要求自動與簽署人共用。
• 如要查看電子簽名要求的進度，請按照下列步驟操作：
  • 在雲端硬碟中開啟對應的 PDF 檔案，或透過電子郵件通知中的連結開啟。
  • 點選 PDF 檔案右上方的「查看詳細資料」，即可開啟右側邊面板，查看電子簽名詳細資料。

儲存合約範本

如要將含有電子簽名欄位的 PDF 檔案儲存為範本，請按一下右上方的「儲存變更」。Google 文件會自動儲存電子簽名欄位，供日後使用。

傳送後變更文件內容

一旦為 PDF 檔案提出電子簽名要求，你就無法更新內容，因為系統會鎖定該檔案。不過，你還是可以在雲端硬碟中整理該 PDF 檔案，例如變更位置。

如要在傳送電子簽名要求後變更或取消要求，只要選取「取消」即可。變更 Google 雲端硬碟中的來源 Google 文件或 PDF 檔案後，你可以重新提出要求，並傳送要簽署的新 PDF 檔案。請按照「建立並傳送要簽署電子簽名的文件」一節的步驟操作。

若電子簽名要求已生效，PDF 檔案就無法解鎖。Google 文件不會因電子簽名要求而遭鎖定，因此你隨時可以變更文件內容。

取消待處理的電子簽名要求

如要取消待處理的電子簽名要求，請按照下列步驟操作：

1. 開啟該要求的 PDF 檔案。
2. 依序點選「選單」圖示 「取消」。

提示：如果取消要求後不想保留 PDF 副本，請前往檔案所在資料夾刪除副本。預設儲存位置為「我的雲端硬碟」。

查看電子簽名要求狀態

1. 開啟該要求的 PDF 檔案。
2. 選取操作：
   • 依序點選「選單」圖示 「電子簽名」。
   • 按一下「查看詳細資料」。
3. 側邊面板中會顯示電子簽名要求的詳細資料和狀態。

簽署/拒絕電子簽名要求或查看詳細資料

簽署電子簽名要求

1. 開啟收到電子簽名要求的電子郵件帳戶。
2. 開啟電子郵件通知。
3. 點選嵌入的連結。
   • 如果是直接從雲端硬碟開啟 PDF 檔案，請點選「簽名」簽署文件。
4. 文件可能包含可供你填寫的文字欄位，例如「職稱」或「電子郵件」。如果有，請點選並填寫這些欄位。
5. 點選並填妥上色的欄位，上色表示這些欄位需由你簽名。
   • 系統會出現一個對話方塊，提示你輸入完整姓名和縮寫。輸入後就會產生電子簽名供您使用。按一下「立即採用簽名」。
     • 提示：如有多個欄位，你可以在整份文件中重複使用電子簽名。
   • 如果指派的其他簽署人尚未簽名，欄位會顯示為灰色。
   • 如果其他簽署人已簽名，PDF 檔案中就會顯示對方提供的簽名值。
6. 填寫所有必填簽名欄位後，請點選頁面頂端的「標示為完成」。
   • 點選「標示為完成」後，你會在對話方塊中看到以下通知：
     • 點選「繼續」後，其他能夠存取這個電子簽名 PDF 檔案的使用者，都可以看到系統記錄的完整電子郵件欄位值。
     • 如果 Google 帳戶中有多個電子郵件地址，系統會使用要求者在要求對話方塊中輸入的電子郵件地址。
7. 詳閱並接受《服務條款》。
8. 按一下「同意並繼續」。

提示：

• 如果你是唯一的簽署人：要求完成後，你和要求者都會收到電子郵件通知。
• 如果要求含有多位簽署人：所有人都簽署文件後，要求才會完成，屆時所有簽署人和要求者都會收到電子郵件通知。

拒絕電子簽名要求

1. 在電腦上開啟收到電子簽名要求的電子郵件帳戶。
2. 開啟電子郵件通知。
3. 點選內嵌連結。
4. 按一下「拒絕」。
   • 要求者會收到要求遭拒的通知電子郵件。

查看電子簽名要求的詳細資料

1. 在電腦上開啟收到電子簽名要求的電子郵件帳戶。
2. 開啟電子郵件通知。
3. 點選內嵌連結。
4. 按一下「查看詳細資料」。

完成電子簽名要求

尋找最終版文件

電子簽名要求完成後，所有當事人都能查看最終文件的副本。

• 簽署人：簽署的 PDF 文件副本會儲存在私人的「我的雲端硬碟」資料夾中。簽署人也可以在完成文件後收到的電子郵件中，找到副本連結。
• 要求者：最終 PDF 副本會儲存在原始文件所在的資料夾。要求者也可以在完成文件後收到的電子郵件中，找到相應連結。

  • 重要事項：在下列兩種情況下，PDF 副本會儲存在「我的雲端硬碟」，而非原始資料夾：

    • 你不是檔案所在資料夾的編輯者。

    • 原始資料夾的共用規則禁止簽署人存取檔案。因此，將副本儲存至「我的雲端硬碟」，可確保所有簽署人都能查看文件。

如果找不到文件最終版本，請按照下列指示操作：

• 在「我的雲端硬碟」資料夾中搜尋。
• 使用進階搜尋功能
  • 在搜尋列中，按一下「進階搜尋」。
  • 在「核准與電子簽名」部分，選取所需選項：
    • 待我核准
    • 我提出的核准要求
• 檢查垃圾郵件資料夾。
• 聯絡與電子簽名要求相關的另一方，向對方索取副本。
• 提供有關 Gmail 的意見，或與 Google 雲端硬碟支援團隊聯絡。
• 為確保你日後能收到電子簽名文件，請執行下列動作：
  • 如果有 Google 雲端硬碟帳戶，請查看雲端硬碟設定，以便儲存新內容。
• 查看電子郵件設定，確定能接收來自 [e-mail] 的電子郵件。

查看稽核追蹤頁面

你可以在要求對話方塊中選取稽核追蹤的語言代碼，這個值會決定最終產生的稽核追蹤頁面語言版本。

提示：所有簽署人都簽署文件後，系統會產生最終版本的 .pdf 檔案，稽核追蹤頁面位於該檔案結尾處。這個頁面使用的語言，取決於要求者提出電子簽名要求時選取的語言代碼。頁面中會顯示電子簽名要求生命週期內發生的各種事件記錄，並標明下列時間戳記：

• 已要求電子簽名
• 已提供電子簽名
• 電子簽名完成時間
• 要求者和簽署人的身分識別資訊，例如電子郵件地址和姓名

提供意見回饋

如何向 Google 提供意見回饋：

1. 開啟要提供意見回饋的簽名要求 PDF 檔。
2. 按一下「查看詳細資料」「選單」圖示 「傳送對功能的意見」。

你也可透過產品傳送意見回饋：

• 提供有關 Gmail 的意見
• 與 Google 雲端硬碟支援團隊聯絡