Khi dùng chữ ký điện tử, bạn có thể tạo tài liệu để yêu cầu ký tên và gửi yêu cầu trong Google Tài liệu và Google Drive. Để hoàn tất yêu cầu ký tên điện tử, người ký có thể dễ dàng điền những thông tin được yêu cầu. Việc sử dụng tính năng này phải tuân thủ các điều khoản và điều kiện sau đây.
Đăng ký và điều kiện
Tính năng chữ ký điện tử cho Google Tài liệu và Google Drive được cung cấp cho những khách hàng đủ điều kiện của Workspace. Nếu có tài khoản Workspace Individual thì bạn có thể sử dụng tính năng này. Nếu đang sử dụng các gói Workspace khác đủ điều kiện, bạn sẽ sớm nhận được hướng dẫn về quy trình đăng ký sử dụng bản beta.
Nếu không có gói thuê bao Workspace, bạn có thể sử dụng tính năng này ngay hôm nay bằng cách đăng ký gói Workspace Individual.Tạo và gửi tài liệu để lấy chữ ký điện tử
Chuẩn bị tài liệu để ký tên điện tửQuan trọng: Tính năng này chỉ dành cho một số người dùng đủ điều kiện.
- Mở bảng điều khiển bên của tính năng chữ ký điện tử.
- Nếu bạn bắt đầu trong tệp PDF trên Google Drive (beta):
- Trên máy tính, hãy truy cập vào drive.google.com.
- Tải tệp PDF mới lên hoặc tìm một tệp có sẵn mà bạn muốn sử dụng.
- Mở tệp PDF ở chế độ xem.
- Ở trên cùng bên phải, hãy nhấp vào biểu tượng Trình đơn
Chữ ký điện tử.
- Nếu bạn bắt đầu trong Google Tài liệu:
- Trên máy tính, hãy truy cập vào drive.google.com.
- Bạn có thể tạo một tài liệu mới trên Google Tài liệu hoặc mở một tài liệu có sẵn mà bạn muốn sử dụng.
- Chuyển đến phần Công cụ
- Nếu bạn bắt đầu trong tệp PDF trên Google Drive (beta):
- Nếu có nhiều người ký, trong phần "Chèn trường cho", hãy chọn người ký cụ thể mà bạn muốn chèn trường chữ ký điện tử.
- Để cập nhật danh sách những người ký hiện tại trong trình đơn thả xuống, hãy chọn Quản lý người ký. Thao tác này sẽ mở hộp thoại Quản lý người ký.
- Trong hộp thoại Quản lý người ký, bạn có thể thêm tối đa 10 người ký và chỉ định nhãn cho từng người để phân biệt người ký trong tài liệu.
- Kéo một hoặc nhiều trường sau đây để thêm vào tài liệu:
- Chữ ký
- Tên họ viết tắt
- Tên
- Ngày ký
- Chỉ dành cho Google Tài liệu: Để mở cửa sổ bật lên bên dưới trường, hãy nhấp vào trường đã chèn trong Google Tài liệu. Trong cửa sổ bật lên, bạn có thể xem người ký được chỉ định cho trường đó.
- Để thay đổi người ký được chỉ định cho trường này, hãy sử dụng trình đơn thả xuống Đã gán cho trong cửa sổ bật lên.
- Để cập nhật danh sách người ký trong Google Tài liệu và mở hộp thoại tương tự như trên, trong trình đơn thả xuống, hãy nhấp vào Quản lý người ký.
- Để thêm mọi người ký và trường chữ ký điện tử cho người ký vào tài liệu, hãy lặp lại các bước trên.
Chữ ký điện tử.Lưu ý:
- Bạn có thể thêm tối đa 200 trường bất kỳ cho mỗi tài liệu.
- Bạn có thể thêm tối đa 10 người ký vào một yêu cầu lấy chữ ký điện tử.
- Khi bạn đóng tệp PDF có trường chữ ký điện tử, các trường này sẽ không được lưu. Nếu bạn muốn lưu các trường chữ ký điện tử và dùng các trường đó làm mẫu, hãy bắt đầu yêu cầu ký tên điện tử bằng một tệp Google Tài liệu.
- Đối với người ký tên trong tài liệu, nhãn người ký chỉ là giá trị nhận dạng phần giữ chỗ và không phải là một phần của tệp PDF dùng để ký tên được tạo sau này.
- Ở bước này, bạn không cần phải sử dụng địa chỉ email của người ký làm nhãn người ký vì chưa gửi email. Bước thêm địa chỉ email diễn ra sau đó như hướng dẫn trong phần "Gửi yêu cầu lấy chữ ký điện tử" bên dưới, trong đó nhãn giữ chỗ cho người ký sẽ được liên kết với địa chỉ email thực tế.
- Để dễ dàng phân biệt các trường được chỉ định cho những người ký khác nhau, mỗi người ký trong tài liệu sẽ được chỉ định một màu riêng. Tất cả các trường được chỉ định cho cùng một người ký sẽ có cùng một màu.
- Sau khi thêm tất cả các trường thích hợp, hãy nhấp vào Yêu cầu chữ ký ở bên phải.
- Cộng tác viên sở hữu hoặc có quyền chỉnh sửa tài liệu có thể nhìn thấy nút này. Còn không, nút này sẽ không xuất hiện.
- Đặt tên cho tệp PDF được tạo.
- Nhập địa chỉ email của mỗi người ký.
- Bạn cũng có thể thêm nội dung sẽ được gửi đến người ký trong email yêu cầu ký tên điện tử.
- Bạn có thể chọn ngôn ngữ của biên bản kiểm tra trong hộp thoại yêu cầu. Giá trị này xác định ngôn ngữ mà biên bản kiểm tra sẽ tạo.
- Xem xét và chấp nhận Điều khoản dịch vụ nếu nó xuất hiện trong hộp thoại yêu cầu.
- Nhấp vào Yêu cầu chữ ký.
- Sau khi tạo xong yêu cầu lấy chữ ký điện tử:
- Dựa trên tài liệu này, một tệp PDF sẽ được tạo ra và chia sẻ với những người ký có quyền xem. Bạn có thể tìm thấy tệp được tạo trong Drive của tôi.
- Người ký sẽ nhận được một thông báo qua email kèm theo đường liên kết đến tài liệu.
- Sau khi tạo xong yêu cầu lấy chữ ký điện tử:
Lưu ý:
- Sau khi bạn nhấp vào Yêu cầu chữ ký, tệp PDF sẽ khoá để tệp không bị chỉnh sửa trước khi người ký có thể hoàn tất yêu cầu ký tên điện tử. Tệp dùng để tạo yêu cầu ký tên vẫn được mở khoá và không được tự động chia sẻ với người ký trong yêu cầu ký tên điện tử.
- Để tạo các yêu cầu ký tên điện tử khác trong tương lai, bạn có thể sử dụng lại tệp mà đã dùng để tạo yêu cầu ký tên điện tử. Mỗi yêu cầu sẽ tạo ra một tệp PDF mới và tệp PDF đó sẽ được lưu trong thư mục Drive của tôi.
- Để kiểm tra tiến trình của một yêu cầu ký tên điện tử:
- Mở tệp PDF tương ứng trong Drive hoặc sử dụng đường liên kết trong thông báo qua email.
- Để mở bảng điều khiển bên phải và xem thông tin về chữ ký điện tử, hãy nhấp vào Xem chi tiết ở góc trên cùng bên phải của tệp PDF.
Bạn không thể cập nhật tệp PDF sau khi tạo yêu cầu ký tên điện tử vì tệp PDF đó sẽ bị khoá. Bạn vẫn có thể sắp xếp tệp đó trong Drive của mình, chẳng hạn như thay đổi nơi lưu tệp.
Để thay đổi hoặc huỷ yêu cầu ký tên điện tử sau khi gửi yêu cầu, hãy chọn Huỷ. Bạn có thể gửi yêu cầu mới sau khi chỉnh sửa tệp Google Tài liệu gốc hoặc tệp PDF gốc trong Google Drive, rồi gửi một tệp PDF mới để lấy chữ ký. Làm theo các bước trong bài viết Tạo và gửi tài liệu để lấy chữ ký điện tử.
Nếu yêu cầu ký tên điện tử còn hiệu lực, bạn không thể mở khoá tệp PDF. Bạn vẫn có thể chỉnh sửa tệp Google Tài liệu bất cứ lúc nào vì tài liệu này chưa bị khoá do yêu cầu ký tên điện tử.
- Mở tệp PDF của yêu cầu đó.
- Nhấp vào Trình đơn
Mẹo: Nếu bạn muốn xoá bản sao PDF của yêu cầu đã huỷ, hãy chuyển đến thư mục chứa tệp rồi xoá bản sao đó. Vị trí mặc định là Drive của tôi.
- Mở tệp PDF của yêu cầu đó.
- Chọn thao tác:
- Nhấp vào Trình đơn
- Nhấp vào Xem chi tiết.
- Nhấp vào Trình đơn
- Trên bảng điều khiển bên, bạn sẽ thấy thông tin chi tiết về yêu cầu ký tên điện tử và trạng thái của yêu cầu đó.
Ký tên, từ chối hoặc xem chi tiết về yêu cầu ký tên bằng chữ ký điện tử
Ký tên cho yêu cầu ký tên bằng chữ ký điện tử- Mở tài khoản email đã nhận yêu cầu ký tên điện tử.
- Mở thông báo qua email.
- Nhấp vào đường liên kết được nhúng.
- Nếu bạn mở tệp PDF trực tiếp trong Drive, hãy nhấp vào Ký tên để ký tài liệu.
- Nhấp vào trường có màu bất kỳ, đó là những trường mà bạn cần ký.
- Những trường được chỉ định cho người ký khác mà chưa ký sẽ có màu xám.
- Những chữ ký mà người khác đã ký sẽ có trong tệp PDF.
- Nhập họ tên đầy đủ và tên viết tắt của bạn.
- Nhấp vào Áp dụng và ký.
- Sau khi bạn hoàn thành tất cả các trường chữ ký, hãy nhấp vào Đánh dấu là hoàn tất.
- Sau khi nhấp vào Đánh dấu là hoàn tất, bạn sẽ thấy hộp thoại thông báo cho thấy:
- Giá trị email chính xác được ghi lại cho bạn, đây là email mà những người khác nhìn thấy nếu họ có quyền truy cập vào tệp PDF ký tên điện tử sau khi bạn nhấp để tiếp tục.
- Trong trường hợp bạn có nhiều email trong Tài khoản Google của mình, thì email mà người yêu cầu đã nhập cho bạn trong hộp thoại yêu cầu sẽ được sử dụng.
- Sau khi nhấp vào Đánh dấu là hoàn tất, bạn sẽ thấy hộp thoại thông báo cho thấy:
- Xem kỹ và chấp nhận Điều khoản dịch vụ.
- Nhấp vào Đồng ý và tiếp tục.
Lưu ý:
- Nếu bạn là người ký duy nhất: Bạn và người yêu cầu sẽ nhận được một email thông báo rằng yêu cầu đã hoàn tất.
- Nếu yêu cầu có nhiều người ký: Yêu cầu không được hoàn tất cho đến khi tất cả người ký đều đã ký. Tại thời điểm đó, tất cả người ký và người yêu cầu sẽ nhận được email cho biết yêu cầu đã hoàn tất.
- Trên máy tính, hãy mở tài khoản email nhận yêu cầu lấy chữ ký điện tử.
- Mở thông báo qua email.
- Nhấp vào đường liên kết được nhúng.
- Nhấp vào Từ chối.
- Không bắt buộc: Đưa ra lý do từ chối.
- Nhấp vào Từ chối.
- Người yêu cầu sẽ nhận được một email thông báo rằng yêu cầu đã bị từ chối.
- Trên máy tính, hãy mở tài khoản email nhận yêu cầu ký tên bằng chữ ký điện tử.
- Mở thông báo qua email.
- Nhấp vào đường liên kết được nhúng.
- Nhấp vào Xem chi tiết.
Hoàn tất yêu cầu ký tên điện tử
Tìm tài liệu đã hoàn tấtSau khi yêu cầu ký tên điện tử hoàn tất, một bản sao của tài liệu cuối cùng hoặc một đường liên kết đến tài liệu cuối cùng sẽ được gửi đến hộp thư của tất cả người ký và người yêu cầu, đồng thời một bản sao của tài liệu cuối cùng cũng sẽ được lưu trong Drive của mỗi bên.
Nếu bạn không tìm thấy tài liệu cuối cùng:
- Kiểm tra thư mục thư rác.
- Liên hệ với các bên khác có liên quan đến yêu cầu ký tên điện tử để lấy bản sao.
- Gửi phản hồi về Gmail hoặc Liên hệ với nhóm hỗ trợ Google Drive.
- Để đảm bảo bạn có thể nhận các tài liệu ký tên điện tử trong tương lai, hãy làm như sau:
- Nếu bạn có tài khoản Google Drive, hãy kiểm tra chế độ cài đặt của Drive để đảm bảo bạn có thể lưu trữ nội dung mới.
- Kiểm tra chế độ cài đặt của email để đảm bảo bạn có thể nhận email từ địa chỉ esignature-noreply@google.com.
Bạn có thể chọn ngôn ngữ của biên bản kiểm tra trong hộp thoại yêu cầu. Giá trị này xác định ngôn ngữ mà biên bản kiểm tra sẽ tạo.
Lưu ý: Sau khi tất cả người ký đều ký tài liệu, bản .pdf cuối cùng sẽ được tạo. Ở phần cuối của tệp .pdf có chứa trang biên bản kiểm tra. Trang này được tạo bằng ngôn ngữ mà người yêu cầu đã chọn khi tạo yêu cầu ký tên điện tử. Trang này chứa nhật ký của nhiều sự kiện xảy ra trong vòng đời của yêu cầu lấy chữ ký điện tử kèm theo dấu thời gian, chẳng hạn như:
- Đã yêu cầu ký tên điện tử
- Đã ký tên điện tử
- Đã hoàn tất yêu cầu ký tên điện tử
- Thông tin nhận dạng cho người yêu cầu và người ký, chẳng hạn như email và họ tên
Gửi ý kiến phản hồi
Cách chia sẻ ý kiến phản hồi cho Google:
- Mở tệp PDF có yêu cầu ký tên mà bạn muốn chia sẻ ý kiến phản hồi.
- Nhấp vào Xem chi tiết
Bạn cũng có thể gửi phản hồi thông qua sản phẩm: