Gửi yêu cầu ký tên và ký tài liệu bằng chữ ký điện tử

Khi dùng chữ ký điện tử, bạn có thể tạo tài liệu để yêu cầu ký tên và gửi yêu cầu đó trong Google Tài liệu và Google Drive. Để hoàn tất yêu cầu ký tên điện tử, người ký có thể dễ dàng điền những thông tin được yêu cầu.

Điều kiện

Tính năng chữ ký điện tử cho Google Tài liệu và tệp PDF được cung cấp cho:

• Tài khoản Workspace Individual.
• Các gói Workspace sau đây khi quản trị viên bật tính năng này:
  • Business Standard và Business Plus
  • Enterprise Starter, Standard và Plus
  • Enterprise Essentials và Enterprise Essentials Plus
  • Người dùng Education Plus

Nếu không có gói thuê bao Workspace thì bạn có thể đăng ký để sử dụng tính năng này ngay hôm nay. Đăng ký gói Workspace Individual.

Lưu ý: Nếu bạn đã nâng cấp tài khoản để sử dụng tính năng chữ ký điện tử, thì có thể mất vài phút để bạn hoàn toàn sử dụng được tính năng này. Hãy chờ vài phút rồi làm mới trang để thử lại.

Tạo và gửi tài liệu để ký tên điện tử

Chuẩn bị tài liệu để ký tên điện tử

Quan trọng: Tính năng này chỉ dành cho một số người dùng đủ điều kiện.

1. Mở bảng điều khiển bên của tính năng chữ ký điện tử.
   • Nếu bạn bắt đầu trong tệp PDF trên Google Drive:
     1. Trên máy tính, hãy truy cập vào drive.google.com.
     2. Tải tệp PDF mới lên hoặc tìm một tệp có sẵn mà bạn muốn sử dụng.
     3. Mở tệp PDF ở chế độ xem.
     4. Ở trên cùng bên phải, hãy nhấp vào biểu tượng Trình đơn eSignature.
   • Nếu bạn bắt đầu trong Google Tài liệu:
     1. Trên máy tính, hãy truy cập vào drive.google.com.
     2. Tạo một tệp Google Tài liệu mới hoặc mở một tệp hiện có.
     3. Ở trên cùng, hãy nhấp vào Công cụ Chữ ký điện tử.
2. Nếu có nhiều người ký, trong phần "Chèn trường cho", hãy chọn người ký cụ thể mà bạn muốn chèn trường chữ ký điện tử.
   • Để cập nhật danh sách những người ký hiện có trong trình đơn thả xuống, hãy chọn Quản lý người ký. Thao tác này sẽ mở hộp thoại Quản lý người ký.
   • Trong hộp thoại Quản lý người ký, bạn có thể thêm tối đa 10 người ký và chỉ định nhãn cho từng người ký để phân biệt người ký trong tài liệu.
3. Kéo một hoặc nhiều trường sau đây để thêm vào tài liệu:
   • Chữ ký
   • Tên họ viết tắt
   • Tên
   • Trường văn bản
   • Ngày ký
4. Để xem người mà bạn đã chỉ định trường, hãy nhấp vào trường đó.
   • Để thay đổi người ký được chỉ định cho trường này, hãy sử dụng trình đơn thả xuống Đã gán cho trong cửa sổ bật lên.
   • Để cập nhật danh sách người ký trong Google Tài liệu và mở hộp thoại tương tự như trên, hãy nhấp vào Quản lý người ký trong trình đơn thả xuống.
   • Khi chọn một "Trường văn bản", bạn có thể thêm nội dung mô tả và chọn cỡ chữ trong cửa sổ bật lên.
     • Nội dung mô tả cho người ký biết những thông tin bạn cần trong trường này, chẳng hạn như "Chức danh" hoặc "Địa chỉ email".
     • Cỡ chữ bạn đặt sẽ trở thành cỡ chữ của giá trị mà người ký nhập cho trường văn bản này.
5. Để thêm mọi người ký và trường chữ ký điện tử cho người ký vào tài liệu, hãy lặp lại các bước trên.

Lưu ý:

• Bạn có thể thêm tối đa 200 trường thuộc bất kỳ loại nào cho mỗi tài liệu.
• Bạn có thể thêm tối đa 10 người ký vào một yêu cầu ký tên điện tử.
• Đối với người ký trong tài liệu, nhãn người ký chỉ là giá trị nhận dạng phần giữ chỗ và không nằm trong tệp PDF dùng để ký tên được tạo sau này.
• Ở bước này, bạn không cần phải sử dụng địa chỉ email của người ký làm nhãn người ký vì chưa gửi email. Bước thêm địa chỉ email diễn ra sau đó trong phần "Gửi yêu cầu ký tên điện tử" bên dưới, trong đó nhãn giữ chỗ cho người ký sẽ được liên kết với địa chỉ email thực tế.
• Để dễ dàng phân biệt các trường được chỉ định cho những người ký khác nhau, mỗi người ký trong tài liệu sẽ được chỉ định một màu riêng. Tất cả các trường được chỉ định cho cùng một người ký sẽ có cùng một màu.

Gửi yêu cầu ký tên điện tử

1. Sau khi bạn thêm tất cả trường thích hợp, hãy nhấp vào Yêu cầu chữ ký ở bên phải.
   • Cộng tác viên sở hữu hoặc có quyền chỉnh sửa tài liệu có thể nhìn thấy nút này. Nếu không, nút này sẽ không xuất hiện.
2. Đặt tên cho tệp PDF được tạo.
3. Nhập địa chỉ email của mỗi người ký.
   • Bạn cũng có thể thêm nội dung để gửi đến người ký trong email yêu cầu ký tên điện tử.
4. Để gửi lời nhắc định kỳ cho người ký, hãy bật chế độ Lời nhắc tự động.
   • Khi bạn bật chế độ này, những người ký chưa hoàn tất yêu cầu sẽ nhận được lời nhắc qua email sau 3 ngày (72 giờ) kể từ khi yêu cầu ban đầu được gửi.
   • Sau đó, những lời nhắc bổ sung sẽ được gửi mỗi 3 ngày, trong tối đa 9 ngày hoặc cho đến khi họ ký vào tài liệu đó.
5. Bạn có thể chọn ngôn ngữ của biên bản kiểm tra trong hộp thoại yêu cầu. Giá trị này xác định ngôn ngữ mà biên bản kiểm tra sẽ tạo.
6. Xem kỹ và chấp nhận Điều khoản dịch vụ nếu xuất hiện trong hộp thoại yêu cầu.
7. Nhấp vào Yêu cầu chữ ký.
   • Sau khi bạn tạo được yêu cầu:
     • Một tệp PDF sẽ được tạo từ tài liệu của bạn và chia sẻ với người ký. Họ có thể ký vào biểu mẫu nhưng không thể chỉnh sửa những điểm nào khác hoặc thay đổi người có quyền truy cập vào tệp đó.
     • Người ký sẽ nhận được một thông báo qua email kèm theo đường liên kết đến tài liệu đó.
8. Bạn có thể tìm thấy bản sao PDF của tệp đã gửi trong cùng thư mục với tài liệu gốc.
   • Quan trọng: Bản sao PDF sẽ được lưu trong Drive của tôi thay vì thư mục gốc trong 2 trường hợp:
     • Nếu bạn không phải là người chỉnh sửa của thư mục lưu trữ tệp đó.
     • Nếu quy tắc chia sẻ của thư mục gốc không cho phép người ký truy cập vào tệp đó. Khi bạn lưu vào thư mục Drive của tôi, tất cả người ký đều xem được tài liệu đó.

Lưu ý:

• Sau khi bạn nhấp vào Yêu cầu chữ ký, tệp PDF sẽ bị khoá để tránh việc tệp bị chỉnh sửa trước khi người ký có thể hoàn tất yêu cầu ký tên điện tử. Tệp dùng để tạo yêu cầu ký tên vẫn được mở khoá và không được tự động chia sẻ với người ký trong yêu cầu ký tên điện tử.
• Để kiểm tra tiến trình của yêu cầu ký tên điện tử:
  • Mở tệp PDF tương ứng trong Drive hoặc sử dụng đường liên kết trong thông báo qua email.
  • Để mở bảng điều khiển bên phải và xem thông tin về chữ ký điện tử, hãy nhấp vào Xem chi tiết ở trên cùng bên phải của tệp PDF.

Lưu mẫu hợp đồng

Để lưu một tệp PDF có các trường chữ ký điện tử dưới dạng mẫu, hãy nhấp vào Lưu các thay đổi ở trên cùng bên phải. Google Tài liệu sẽ tự động lưu các trường chữ ký điện tử để bạn sử dụng sau này.

Chỉnh sửa tài liệu sau khi gửi

Bạn không thể cập nhật tệp PDF sau khi tạo yêu cầu ký tên điện tử vì tệp PDF đó sẽ bị khoá. Bạn vẫn có thể sắp xếp tệp đó trong Drive của mình, chẳng hạn như thay đổi vị trí của tệp.

Để thay đổi hoặc huỷ yêu cầu ký tên điện tử sau khi gửi yêu cầu, hãy chọn Huỷ. Bạn có thể gửi một yêu cầu mới sau khi chỉnh sửa tệp Google Tài liệu gốc hoặc tệp PDF gốc trong Google Drive, rồi gửi một tệp PDF mới để lấy chữ ký. Hãy làm theo các bước trong bài viết Tạo và gửi tài liệu để lấy chữ ký điện tử.

Nếu yêu cầu ký tên điện tử còn hiệu lực thì bạn không thể mở khoá tệp PDF. Bạn vẫn có thể chỉnh sửa tệp Google Tài liệu bất cứ lúc nào vì tài liệu này không bị khoá do yêu cầu ký tên điện tử.

Huỷ yêu cầu ký tên điện tử đang chờ xử lý

Nếu yêu cầu ký tên điện tử vẫn đang chờ xử lý, bạn có thể huỷ yêu cầu đó bằng cách:

1. Mở tệp PDF của yêu cầu đó.
2. Nhấp vào Trình đơn   Huỷ.

Mẹo: Nếu bạn muốn xoá bản sao PDF của yêu cầu đã huỷ, hãy chuyển đến thư mục chứa tệp rồi xoá bản sao đó. Vị trí mặc định là Drive của tôi.

Kiểm tra trạng thái của yêu cầu ký tên điện tử

1. Mở tệp PDF của yêu cầu đó.
2. Chọn hành động:
   • Nhấp vào Trình đơn Chữ ký điện tử.
   • Nhấp vào Xem thông tin.
3. Trên bảng điều khiển bên, bạn sẽ thấy thông tin về yêu cầu ký tên điện tử và trạng thái của yêu cầu đó.

Ký tên, từ chối hoặc xem thông tin về yêu cầu ký tên điện tử

Ký tên cho một yêu cầu ký tên điện tử

1. Mở tài khoản email đã nhận yêu cầu chữ ký điện tử.
2. Mở thông báo qua email.
3. Nhấp vào đường liên kết được nhúng.
   • Nếu bạn mở tệp PDF trực tiếp trong Drive, hãy nhấp vào Ký tên để ký tài liệu.
4. Tài liệu của bạn có thể chứa các trường văn bản để bạn điền vào, chẳng hạn như "Chức danh" hoặc "Email". Nếu có, hãy nhấp vào rồi điền thông tin các trường này.
5. Nhấp rồi điền thông tin vào những trường có màu, đây là những trường bạn phải ký tên.
   • Một hộp thoại sẽ xuất hiện để nhắc bạn nhập tên đầy đủ và tên viết tắt. Thao tác này sẽ tạo một chữ ký điện tử để bạn sử dụng. Nhấp vào Áp dụng và ký.
     • Lưu ý: Nếu có nhiều trường giống như các trường đó, bạn có thể sử dụng lại thông tin này trong toàn bộ tài liệu.
   • Những trường được chỉ định cho người ký khác nhưng họ chưa ký thì sẽ có màu xám.
   • Những chữ ký mà người khác đã ký sẽ có trong tệp PDF.
6. Sau khi bạn điền thông tin vào tất cả các trường chữ ký bắt buộc, hãy nhấp vào Đánh dấu là hoàn tất ở đầu trang.
   • Sau khi nhấp vào "Đánh dấu là hoàn tất", bạn sẽ thấy thông báo trong một hộp thoại hiển thị:
     • Giá trị email chính xác được ghi lại cho bạn, đây là email mà những người khác có thể nhìn thấy nếu họ có quyền truy cập vào tệp PDF có chữ ký điện tử sau khi bạn nhấp để tiếp tục.
     • Trong trường hợp bạn có nhiều email trong Tài khoản Google, email mà người yêu cầu đã nhập cho bạn trong hộp thoại yêu cầu sẽ được sử dụng.
7. Xem kỹ và chấp nhận Điều khoản dịch vụ.
8. Nhấp vào Đồng ý và tiếp tục.

Lưu ý:

• Nếu bạn là người ký duy nhất: Bạn và người yêu cầu sẽ nhận được một email thông báo rằng yêu cầu đã hoàn tất.
• Nếu yêu cầu có nhiều người ký: Yêu cầu không được hoàn tất cho đến khi tất cả người ký đều đã ký. Đó cũng là khi tất cả người ký và người yêu cầu sẽ nhận được email cho biết yêu cầu đã hoàn tất.

Từ chối yêu cầu ký tên điện tử

1. Trên máy tính, hãy mở tài khoản email nhận yêu cầu ký tên điện tử.
2. Mở thông báo qua email.
3. Nhấp vào đường liên kết được nhúng.
4. Nhấp vào Từ chối.
   • Người yêu cầu sẽ nhận được một email thông báo rằng yêu cầu đã bị từ chối.

Xem thông tin về yêu cầu ký tên điện tử

1. Trên máy tính, hãy mở tài khoản email nhận yêu cầu ký tên điện tử.
2. Mở thông báo qua email.
3. Nhấp vào đường liên kết được nhúng.
4. Nhấp vào Xem thông tin.

Hoàn tất yêu cầu ký tên điện tử

Tìm tài liệu đã hoàn tất

Sau khi yêu cầu ký tên điện tử hoàn tất, tất cả các bên có thể tìm thấy bản sao của tài liệu cuối cùng.

• Đối với người ký: Bạn có thể tìm thấy bản sao cá nhân của tài liệu PDF đã ký trong thư mục Drive của tôi. Bạn cũng có thể tìm thấy đường liên kết đến bản sao trong email bạn nhận được sau khi hoàn tất tài liệu đó.
• Đối với người yêu cầu: Bạn có thể tìm thấy bản sao PDF cuối cùng trong cùng thư mục lưu tài liệu gốc. Bạn cũng có thể tìm thấy một đường liên kết trong email mà bạn nhận được sau khi hoàn tất tài liệu đó.

  • Quan trọng: Bản sao PDF sẽ được lưu trong Drive của tôi thay vì thư mục gốc trong 2 trường hợp:

    • Nếu bạn không phải là người chỉnh sửa của thư mục lưu trữ tệp đó.

    • Nếu quy tắc chia sẻ của thư mục gốc không cho phép người ký truy cập vào tệp đó. Khi bạn lưu vào thư mục Drive của tôi, tất cả người ký đều xem được tài liệu đó.

Nếu bạn không tìm thấy tài liệu cuối cùng:

• Tìm kiếm trong thư mục Drive của tôi.
• Sử dụng chế độ Tìm kiếm nâng cao
  • Trong thanh tìm kiếm, hãy nhấp vào Tìm kiếm nâng cao.
  • Trong phần "Yêu cầu phê duyệt và chữ ký điện tử", hãy chọn một mục:
    • Đang chờ tôi phê duyệt
    • Do tôi yêu cầu
• Kiểm tra thư mục thư rác.
• Liên hệ với các bên khác có liên quan đến yêu cầu ký tên điện tử để lấy bản sao.
• Gửi ý kiến phản hồi về Gmail hoặc Liên hệ với nhóm hỗ trợ Google Drive.
• Cách để đảm bảo bạn có thể nhận các tài liệu để ký tên điện tử trong tương lai:
  • Nếu bạn có tài khoản Google Drive, hãy kiểm tra chế độ cài đặt của Drive để đảm bảo bạn có thể lưu trữ nội dung mới.
• Kiểm tra chế độ cài đặt của email để đảm bảo bạn có thể nhận email từ địa chỉ [e-mail].

Tìm biên bản kiểm tra

Bạn có thể chọn ngôn ngữ của biên bản kiểm tra trong hộp thoại yêu cầu. Giá trị này xác định ngôn ngữ mà biên bản kiểm tra sẽ tạo.

Lưu ý: Sau khi tất cả người ký đều ký tài liệu, một bản .pdf cuối cùng sẽ được tạo. Ở phần cuối của tệp .pdf sẽ có một trang biên bản kiểm tra. Trang này được tạo bằng ngôn ngữ mà người yêu cầu đã chọn khi tạo yêu cầu ký tên điện tử. Trang này chứa một nhật ký gồm nhiều sự kiện đã xảy ra trong vòng đời của yêu cầu ký tên điện tử kèm theo dấu thời gian, chẳng hạn như:

• Đã yêu cầu chữ ký điện tử
• Đã ký chữ ký điện tử
• Đã hoàn tất yêu cầu ký tên điện tử
• Thông tin nhận dạng của người yêu cầu và người ký, chẳng hạn như email và họ tên

Gửi ý kiến phản hồi

Cách chia sẻ ý kiến phản hồi cho Google:

1. Mở tệp PDF có yêu cầu ký tên mà bạn muốn chia sẻ ý kiến phản hồi.
2. Nhấp vào Xem thông tin  Trình đơn   Gửi ý kiến phản hồi về tính năng.

Bạn cũng có thể gửi ý kiến phản hồi thông qua sản phẩm:

• Gửi phản hồi về Gmail
• Liên hệ bộ phận hỗ trợ Google Drive