Як надсилати запити на підпис і підписувати документи за допомогою електронного підпису

За допомогою електронного підпису ви можете створювати документи для підписання й надсилати запити на підписи в Google Документах і на Google Диску. Щоб виконати запит на електронний підпис, підписанти можуть легко заповнити потрібну інформацію.

Вимоги

Функція електронного підпису для Google Документів і файлів PDF доступна для наведених нижче випадків.

• Облікові записи Workspace Individual.
• Наведені нижче плани Workspace, якщо адміністратор увімкнув функцію.
  • Business Standard і Plus
  • Enterprise Starter, Standard і Plus
  • Enterprise Essentials і Enterprise Essentials Plus
  • Користувачі Education Plus

Якщо у вас немає плану підписки Workspace, ви можете отримати доступ до цієї функції вже сьогодні. Оформити підписку на план Google Workspace Individual

Підказка. Якщо ви оновили обліковий запис, щоб отримати доступ до функції електронного підпису, може знадобитися кілька хвилин, щоб вона стала повністю доступною. Зачекайте кілька хвилин і оновіть сторінку, щоб повторити спробу.

Як створити й надіслати документ для електронного підпису

Як підготувати документ для електронного підпису

Важливо. Ця функція доступна для певних користувачів, які відповідають вимогам.

1. Відкрийте бічну панель інструмента для електронних підписів.
   • Якщо ви починаєте роботу з файлами PDF на Google Диску, виконайте наведені нижче дії.
     1. На комп’ютері перейдіть на сторінку drive.google.com.
     2. Завантажте новий файл PDF або знайдіть наявний, який хочете використати.
     3. Відкрийте файл PDF у режимі перегляду.
     4. Угорі праворуч натисніть значок Електронний підпис.
   • Якщо ви починаєте роботу в Google Документах, виконайте наведені нижче дії.
     1. На комп’ютері перейдіть на сторінку drive.google.com.
     2. Створіть новий документ Google або відкрийте наявний.
     3. Угорі натисніть Інструменти Електронний підпис.
2. Якщо підписантів кілька, у розділі "Вставити поля для" виберіть потрібного підписанта, для якого потрібно вставити поле електронного підпису.
   • Щоб оновити список доступних підписантів у спадному меню, виберіть Керувати підписантами. Відкриється вікно Керувати підписантами.
   • У цьому вікні можна додати до 10 підписантів і призначити мітки для кожного з них, щоб ідентифікувати їх у документі.
3. Перетягніть одне або кілька наведених нижче полів, щоб додати їх у документ.
   • Підпис
   • Ініціали
   • Ім’я
   • Текстове поле
   • Дата підписання
4. Натисніть поле, щоб дізнатися, кому воно призначене.
   • Щоб оновити призначення підписанта для поля, скористайтеся спадним меню Призначено у спливаючому вікні.
   • Щоб оновити список підписантів у документі Google і відкрити те саме вікно, що й вище, у спадному меню натисніть Керувати підписантами.
   • Якщо вибрати "Текстове поле", у спливаючому вікні можна додати опис і вибрати розмір шрифту.
     • Опис надає інформацію підписантам про те, що потрібно вказати в цьому полі, наприклад "Посада" або "Електронна адреса".
     • Розмір шрифту, який ви налаштуєте, застосовуватиметься до значення, яке введе підписант у цьому текстовому полі.
5. Щоб додати всіх підписантів і поля електронного підпису для них у документі, повторіть ці кроки.

Поради

• У документ можна додати щонайбільше 200 полів будь-якого типу.
• До запиту на електронний підпис можна додати до 10 підписантів.
• Для підписанта в документі мітка підписанта є лише заповнювачем ідентифікатора й не входить у підписаний файл PDF, який генерується пізніше.
• На цьому етапі не потрібно використовувати електронні адреси підписантів як мітки, оскільки листи ще не надсилаються. Це можна зробити пізніше в розділі "Як надіслати запит на електронний підпис" нижче, де мітки заповнювачів для підписантів зіставляються з фактичними електронними адресами.
• Щоб легко розрізняти поля, призначені різним підписантам, кожному з них у документі присвоюється унікальний колір. Усі поля, призначені одному підписанту, відображаються одним кольором.

Як надіслати запит на електронний підпис

1. Додавши всі потрібні поля, праворуч натисніть Надіслати запит на підписання.
   • Ця кнопка доступна для співавторів, які є власниками документа або мають права редагування. В іншому разі вона буде недоступною.
2. Введіть назву для згенерованого файлу PDF.
3. Введіть електронну адресу кожного підписанта.
   • Ви також можете додати повідомлення, яке буде надіслано підписантам у листі із запитом на електронний підпис.
4. Щоб надсилати підписантам періодичні нагадування, увімкніть опцію Автоматичні нагадування.
   • Якщо ввімкнути цю функцію, підписанти, які не виконали запит, отримають електронний лист із нагадуванням через 3 дні (72 години) після надсилання першого запиту.
   • Після цього додаткові нагадування надсилатимуться кожні 3 дні протягом 9 днів або доки документ не буде підписано.
5. Ви можете вибрати мовний код контрольного журналу у вікні запиту. Це значення визначає мовний код, за допомогою якого створюється контрольний журнал.
6. Перегляньте й прийміть Умови використання, якщо вони відображаються у вікні запиту.
7. Натисніть Надіслати запит на підписання.
   • Після того як ви створите запит, виконайте наведені нижче дії.
     • Система створить файл PDF із вашого документа й надішле його підписантам. Вони можуть підписати форму, але не зможуть вносити інші зміни або змінювати список користувачів, які мають доступ до файлу.
     • Підписантам надсилається сповіщення електронною поштою з посиланням на документ.
8. Копію надісланого файлу у форматі PDF можна знайти в тій самій папці, що й оригінальний документ.
   • Важливо. Копію файлу PDF буде збережено в папці Мій диск замість оригінальної папки в наведених нижче випадках.
     • Якщо ви не можете редагувати папку, у якій зберігається файл.
     • Якщо правила спільного доступу до оригінальної папки забороняють підписантам доступ до файлу. Якщо зберегти документ в розділі "Мій диск", його зможуть переглядати всі підписанти.

Поради

• Коли ви натиснете Надіслати запит на підписання, файл PDF буде заблоковано, щоб уникнути змін, перш ніж підписанти виконають запит на електронний підпис. Файл, використаний для створення запиту на підпис, залишається розблокованим і не надсилається автоматично підписантам у межах запиту на електронний підпис.
• Щоб перевірити статус запиту на електронний підпис, виконайте наведені нижче дії.
  • Відкрийте відповідний файл PDF на Диску або за посиланням у сповіщенні електронною поштою.
  • Щоб відкрити праву бічну панель і переглянути відомості про електронний підпис, угорі праворуч у файлі PDF натисніть Показати деталі.

Як зберегти шаблон договору

Щоб зберегти файл PDF із полями для електронного підпису як шаблон, угорі праворуч натисніть Зберегти зміни. Щоб використовувати їх у майбутньому, Google Документи автоматично зберігають поля електронного підпису.

Як внести зміни в документ після його надсилання

Після того як для файлу PDF надіслано запит на електронний підпис, його не можна оновити, оскільки він заблокований. Однак ви можете впорядковувати його на Диску, наприклад змінити його місцезнаходження.

Щоб змінити або скасувати запит на електронний підпис після його надсилання, натисніть Скасувати. Ви можете надіслати новий запит після того, як внесете зміни у вихідний документ Google або файл PDF на Google Диску й надішлете його для підписання. Дотримуйтеся вказівок із цієї статті.

Якщо запит на електронний підпис активний, ви не зможете розблокувати файл PDF. Однак ви можете будь-коли вносити зміни в документ Google, оскільки його не заблоковано в межах запиту на електронний підпис.

Як скасувати нерозглянутий запит на електронний підпис

Якщо запит на електронний підпис ще не оброблено, виконайте наведені нижче дії, щоб скасувати його.

1. Відкрийте файл PDF для цього запиту.
2. Натисніть значок Скасувати.

Підказка. Якщо ви хочете видалити копію файлу PDF скасованого запиту, перейдіть у папку з файлом і видаліть її. За умовчанням файли зберігаються в папці "Мій диск".

Як перевірити статус запиту на електронний підпис

1. Відкрийте файл PDF для цього запиту.
2. Виберіть одну з наведених нижче дій.
   • Натисніть значок меню Електронний підпис.
   • Натисніть Показати деталі.
3. На бічній панелі ви знайдете інформацію про запит на електронний підпис і його статус.

Як підписати, відхилити або переглянути деталі запиту на електронний підпис

Як підписати запит на електронний підпис

1. Відкрийте обліковий запис електронної пошти, на який надійшов запит на електронний підпис.
2. Відкрийте сповіщення електронною поштою.
3. Натисніть вбудоване посилання.
   • Якщо ви відкрили файл PDF безпосередньо з Диска, щоб підписати документ, натисніть Підписати.
4. Документ може містити текстові поля, які потрібно заповнити, наприклад "Посада" або "Електронна адреса". Якщо такі поля є, натисніть їх і заповніть.
5. Натисніть і заповніть кольорові поля, які потрібно підписати.
   • З’явиться вікно, у якому потрібно ввести повне ім’я і ініціали. Так ви створите електронний підпис, який можна використовувати. Натисніть "Прийняти й підписатися".
     • Підказка. Якщо таких полів кілька, ви можете повторно використовувати цю інформацію в документі.
   • Поля, призначені іншим підписантам, які ще не підписали документ, затінено.
   • Значення підписів, надані іншими підписантами, які вже підписали документ, містяться у файлі PDF.
6. Заповнивши всі обов’язкові поля для підпису, угорі сторінки натисніть Позначити як виконане.
   • Після цього у вікні з’явиться сповіщення, яке міститиме наведену нижче інформацію.
     • Точне значення електронної адреси, яке записується для вас і яке можуть переглядати інші користувачі, що мають доступ до файлів PDF з електронним підписом, після того як ви натиснете "Продовжити".
     • Якщо у вас кілька електронних адрес в обліковому записі Google, використовується та, яку автор запиту ввів у вікні запиту.
7. Прийміть Умови використання.
8. Натисніть Прийняти й продовжити.

Поради

• Якщо ви єдиний підписант, ви й автор запиту отримаєте електронний лист про те, що запит виконано.
• Якщо запит має кілька підписантів, його буде виконано лише після того, як усі підписанти підпишуть документ. Після цього всі підписанти й автор запиту отримають електронний лист про те, що запит виконано.

Як відхилити запит на електронний підпис

1. На комп’ютері відкрийте обліковий запис електронної пошти, на який надіслано запит на електронний підпис.
2. Відкрийте сповіщення електронною поштою.
3. Натисніть вбудоване посилання.
4. Натисніть Відхилити.
   • Необов’язково: укажіть причину відхилення.
5. Натисніть Відхилити.
   • Автор запиту отримає електронний лист про те, що його запит відхилено.

Як переглянути деталі запиту на електронний підпис

1. На комп’ютері відкрийте обліковий запис електронної пошти, на який надіслано запит на електронний підпис.
2. Відкрийте сповіщення електронною поштою.
3. Натисніть вбудоване посилання.
4. Натисніть Показати деталі.

Як обробляти запити на електронні підписи

Як знайти остаточний документ

Коли запит на електронний підпис буде виконано, усі сторони зможуть знайти копії остаточного документа.

• Для підписантів. Особисту копію підписаного документа PDF можна знайти в папці "Мій диск". Посилання на копію також можна знайти в електронному листі, який ви отримали після завершення роботи з документом.
• Для авторів запитів. Остаточну копію PDF можна знайти в тій самій папці, де було збережено оригінальний документ. Посилання також можна знайти в електронному листі, який ви отримали після завершення роботи над документом.

  • Важливо. Копію файлу PDF буде збережено в папці Мій диск замість оригінальної папки в наведених нижче випадках.

    • Якщо ви не можете редагувати папку, у якій зберігається файл.

    • Якщо правила спільного доступу до оригінальної папки забороняють підписантам доступ до файлу. Якщо зберегти документ в розділі "Мій диск", його зможуть переглядати всі підписанти.

Якщо не вдається знайти остаточний документ, виконайте наведені нижче дії.

• Перегляньте вміст папки "Мій диск".
• Використовуйте розширений пошук .
  • У рядку пошуку натисніть "Розширений пошук".
  • У розділі "Схвалення й електронні підписи" виберіть потрібний варіант.
    • Очікується схвалення
    • Мої запити
• перевірте папку для спаму.
• Зв’яжіться з іншими сторонами, які беруть участь у запиті на електронний підпис, щоб отримати копію.
• Надішліть відгук про Gmail або зв’яжіться зі службою підтримки Google Диска.
• Щоб отримувати документи з електронними підписами в майбутньому, виконайте наведені нижче дії.
  • Якщо у вас є обліковий запис Google Диска, перевірте його налаштування, щоб мати змогу зберігати новий контент.
• Перевірте налаштування електронної пошти, щоб отримувати листи з адреси [e-mail].

Як знайти контрольний журнал

Ви можете вибрати мовний код контрольного журналу у вікні запиту. Це значення визначає мовний код, за допомогою якого створюється контрольний журнал.

Підказка. Коли всі підписанти підпишуть документ, буде створено остаточний файл PDF. У кінці цього файлу міститься сторінка з контрольним журналом. Сторінка генерується мовним кодом, який вибрав відправник, коли надсилав запит на електронний підпис. Ця сторінка містить журнал різних подій, які відбулися під час життєвого циклу запиту на електронний підпис, із позначками часу, наприклад:

• Запит на електронний підпис надіслано
• Електронний підпис додано
• завершення електронного підписання;
• ідентифікаційна інформація для відправника й підписантів, наприклад їхні електронні адреси й імена.

Надіслати відгук

Щоб надіслати відгук у Google, виконайте наведені нижче дії.

1. Відкрийте файл PDF із запитом на підпис, про який хочете надіслати відгук.
2. Натисніть Показати деталі "Меню" Надіслати відгук про функцію.

Ви також можете надіслати відгук через інтерфейс продукту.

• Як надіслати відгук у Gmail
• Як зв’язатися зі службою підтримки Google Диска