Skicka signaturförfrågningar och signera dokumenten med e-signatur

Med e-signatur kan du skapa dokument för signaturer och skicka signaturförfrågningar i Google Dokument och Google Drive. För att slutföra förfrågningar om e-signaturer kan undertecknarna enkelt fylla i uppgifter som begärs.

Kvalificering

E-signatursfunktionen för Google Dokument och PDF-filer är tillgänglig för

• Workspace Individual-konton.
• Dessa Workspace-prenumerationer när administratören aktiverar funktionen:
  • Business Standard och Plus
  • Enterprise Starter, Standard och Plus
  • Enterprise Essentials och Enterprise Essentials Plus
  • Education Plus-användare.

Om du inte har en Workspace-prenumeration kan du få åtkomst till den här funktionen i dag. Registrera dig för en Workspace Individual-prenumeration.

Tips! Om du har uppgraderat kontot för att få åtkomst till e-signaturfunktionen kan det ta några minuter innan funktionen blir fullt tillgänglig. Vänta några minuter och uppdatera sidan för att försöka igen.

Skapa och skicka ett dokument till e-signatur

Förbereda ett dokument för e-signatur

Viktigt! Det här är endast tillgängligt för vissa kvalificerade användare.

1. Öppna sidopanelen för e-signatur.
   • Om du utgår från pdf-filer i Google Drive:
     1. Besök drive.google.com på datorn.
     2. Ladda upp en ny pdf-fil eller hitta en befintlig som du vill använda.
     3. Öppna pdf-filen i visningsläge.
     4. Klicka på Meny eSignature uppe till höger.
   • Om du börjar från Google Dokument:
     1. Besök drive.google.com på datorn.
     2. Skapa ett nytt Google-dokument eller öppna ett befintligt.
     3. Klicka på Verktyg e-signatur högst upp.
2. Om du har flera undertecknare under Infoga fält för kan du välja den specifika undertecknare som du vill infoga ett e-signatur-fält för.
   • För att uppdatera listan av tillgängliga undertecknare i rullgardinsmenyn kan du välja att Hantera signerare. Det öppnar dialogrutan Hantera signerare.
   • I dialogrutan Hantera signerare kan du lägga till upp till tio undertecknare och tilldela etiketter för varje undertecknare för att identifiera dem i dokumentet.
3. Dra ett eller flera av följande fält för att lägga till det i dokumentet:
   • Signatur
   • Initialer
   • Namn
   • Textfält
   • Undertecknades
4. Klicka på fältet för att se vem som har tilldelats det.
   • Använd rullgardinsmenyn Tilldelat till i popup-fönstret för att uppdatera tilldelningen av undertecknare till fältet.
   • För att uppdatera listan över undertecknare i Google-dokumentet och öppna samma dialogruta som ovan i rullgardinsmenyn kan du klicka på Hantera signerare.
   • När du väljer Textfält kan du lägga till en beskrivning och välja teckenstorlek i popup-fönstret.
     • Beskrivningen informerar signaturerna om vad du förväntar dig i det här fältet, till exempel Befattning eller E-postadress.
     • Teckenstorleken du anger blir teckenstorleken för värdet som signataren anger för det här textfältet.
5. Upprepa stegen om du vill lägga till alla undertecknare och e-signaturfält för undertecknare i dokumentet.

Tips!

• Du kan lägga till högst 200 fält av valfri typ per dokument.
• Du kan lägga till upp till 10 undertecknare i en begäran om e-signatur.
• För en undertecknare i dokumentet är etiketten bara en platshållare och ingår inte i pdf-dokumentet för underteckningen som genereras senare.
• Det finns inget krav på att använda undertecknarens e-postadresser som undertecknarens etiketter just nu eftersom inga e-postmeddelanden har skickats. Det sker senare i avsnittet Skicka en begäran om e-signatur nedan där etiketterna för platshållare mappas till faktiska e-postadresser.
• För att enkelt skilja mellan fält som har tilldelats olika undertecknare får varje undertecknare i dokumentet en unik färg. Alla fält som tilldelas samma undertecknare visas i samma färg.

Skicka en begäran om e-signatur

1. När du har lagt till alla lämpliga fält till höger kan du klicka på Begär signatur.
   • Endast användare med skrivbehörighet som äger eller har redigeringsåtkomst till dokumentet kan se knappen. Annars är inte den här knappen tillgänglig.
2. Ange en titel för den genererade pdf-filen.
3. Ange e-postadressen för varje undertecknare.
   • Du kan också lägga till ett meddelande som skickas till undertecknarna i e-postmeddelandet med begäran om e-signatur.
4. Aktivera Automatiska påminnelser om du vill skicka regelbundna påminnelser till undertecknare.
   • När det här alternativet är aktiverat får undertecknare som inte har slutfört begäran ett påminnelsemeddelande tre dagar (72 timmar) efter att den första begäran skickades.
   • Ytterligare påminnelser skickas var tredje dag efter det, i upp till nio dagar eller tills dokumentet har signerats.
5. Du kan välja språkkod för granskningsspåret i dialogrutan för förfrågningen. Värdet fastställer språkkod som granskningsspåret genererar i slutet.
6. Granska och godkänn användarvillkoren om de visas i dialogrutan för förfrågningen.
7. Klicka på Begär signatur.
   • När begäran har skapats:
     • En pdf-fil skapas från dokumentet och delas med signerarna. De kan signera formuläret men kan inte göra några andra ändringar eller ändra vem som har åtkomst till filen.
     • En e-postavisering med en länk till dokumentet skickas till undertecknarna.
8. Du hittar en PDF-kopia av den skickade filen i samma mapp som det ursprungliga dokumentet.
   • Obs! PDF-kopian sparas i Min enhet i stället för i den ursprungliga mappen i två fall:
     • Om du inte är redigerare för mappen där den lagras.
     • om den ursprungliga mappens delningsregler skulle förhindra att undertecknarna får åtkomst till filen. Om du sparar i Min enhet kan alla undertecknare se dokumentet.

Tips!

• När du har klickat på Begär signatur låses pdf-filen för att inga ändringar ska ske innan undertecknarna kan slutföra e-signaturen. Filen som används för att skapa signaturförfrågningen är olåst och delas inte automatiskt med undertecknarna som en del av begäran om e-signatur.
• Visa förloppet för en begäran om e-signatur:
  • Öppna respektive pdf-fil i Drive eller via länken i e-postaviseringen.
  • Öppna sidopanelen på höger sida och visa uppgifter om e-signaturen. Klicka på Visa information längst upp till höger om pdf-filen.

Spara en avtalsmall

Om du vill spara en pdf-fil med e-signaturfält som en mall klickar du på Spara ändringar uppe till höger. Google Dokument sparar e-signaturfälten automatiskt för framtida användning.

Lägga till ändringar i ett dokument när du har skickat det

Du kan inte uppdatera pdf-filen när en begäran om e-signatur börjar eftersom pdf-filen är låst. Du kan fortfarande organisera den i din Drive, till exempel byta plats.

Du kan ändra eller avbryta begäran om e-signatur när en begäran har skickats genom att välja Avbryt. Du kan skicka en ny begäran när du har gjort ändringar i källan i Google Dokument eller pdf-filen i Google Drive och skicka en ny pdf-fil som ska undertecknas. Följ stegen i Skapa och skicka ett dokument för en e-signatur.

Om begäran om e-signatur är aktiv kan du inte låsa upp pdf-filen. Du kan göra ändringar i Google Dokument när som helst eftersom det inte är låst i samband med begäran om e-signatur.

Avbryta en väntande begäran om e-signatur

Om du har en väntande begäran om e-signatur kan du göra följande för att avbryta den:

1. Öppna pdf-filen för begäran.
2. Klicka på Meny   Avbryt.

Tips! Om du vill radera pdf-kopian av den avbrutna begäran kan du öppna filmappen och radera kopian. Standardplats är Min enhet.

Kolla status på begäran om e-signatur

1. Öppna pdf-filen för begäran.
2. Välj en åtgärd:
   • Klicka på Meny eSignature.
   • Klicka på Visa detaljer.
3. På sidopanelen hittar du uppgifter om begäran av e-signatur och dess status.

Signera, avvisa eller visa uppgifter i en begäran om e-signatur

Signera en begäran om e-signatur

1. Öppna e-postkontot som begäran om e-signatur skickades till.
2. Öppna e-postaviseringen.
3. Klicka på den inbäddade länken.
   • Om du öppnar pdf-filen direkt från Drive kan du klicka på Signera för att underteckna dokumentet.
4. Dokumentet kan innehålla textfält som du kan fylla i, till exempel Yrkestitel eller E-postadress. I så fall klickar du på och fyller i fälten.
5. Klicka på och fyll i färggranna fält som indikerar att du ska underteckna de fälten.
   • En dialogruta visas där du uppmanas att ange ditt fullständiga namn och dina initialer. Då genereras en elektronisk signatur som du kan använda. Klicka på Använd och signera.
     • Tips! Om det finns flera instanser av dessa fält kan du återanvända informationen i hela dokumentet.
   • Fält som har tilldelats andra undertecknare som inte har undertecknat än är nedtonade.
   • Signaturvärden från andra undertecknare som redan har undertecknat finns i pdf-filen.
6. När du har fyllt i alla obligatoriska signaturfält klickar du på Markera som slutförd högst upp på sidan.
   • När du har klickat på Markera som slutförd får du en avisering i dialogrutan som visar följande:
     • Det exakta e-postvärde som spelas in åt dig och som är synligt för andra med åtkomst till pdf-filerna för e-signatur när du klickar för att fortsätta.
     • Om du har flera e-postadresser på Google-kontot används den e-postadress som begäranden hade angett åt dig i dialogrutan för begäran.
7. Läs och godkänn användarvillkoren.
8. Klicka på Godkänn och fortsätt.

Tips!

• Om du bara är signerare: Du och personen som har gjort förfrågan får ett e-postmeddelande om att begäran är slutförd.
• Om begäran har flera undertecknare: Förfrågan har inte slutförts förrän alla undertecknare signerar. Då får undertecknarna och personen som har gjort förfrågan ett e-postmeddelande om att begäran har slutförts.

Avvisa en begäran om e-signatur

1. Öppna e-postkontot som begäran om e-signatur skickades till på en dator.
2. Öppna e-postaviseringen.
3. Klicka på den inbäddade länken.
4. Klicka på Avvisa.
   • Förfrågaren får ett e-postmeddelande om att begäran har avvisats.

Visa uppgifter om begäran om e-signatur.

1. Öppna e-postkontot som begäran om e-signatur skickades till på en dator.
2. Öppna e-postaviseringen.
3. Klicka på den inbäddade länken.
4. Klicka på Visa detaljer.

Slutför förfrågningar om e-signatur

Hitta det färdigställda dokumentet

När begäran om e-signatur har slutförts kan alla parter hitta kopior av det slutliga dokumentet.

• För undertecknare: Du hittar en personlig kopia av det signerade PDF-dokumentet i mappen Min enhet. Du hittar även en länk till kopian i e-postmeddelandet du fick när dokumentet var klart.
• För begärande parter: Du hittar den slutliga PDF-kopian i samma mapp som det ursprungliga dokumentet sparades. Du hittar även en länk i e-postmeddelandet du fick när dokumentet var klart.

  • Viktigt! PDF-kopian sparas i Min enhet i stället för i den ursprungliga mappen i två fall:

    • Om du inte är redigerare för mappen där den lagras.

    • om den ursprungliga mappens delningsregler skulle förhindra att undertecknarna får åtkomst till filen. Om du sparar i Min enhet kan alla undertecknare se dokumentet.

Om du inte kan hitta det slutliga dokument:

• Sök i mappen Min enhet.
• Använd avancerad sökning
  • Klicka på Avancerad sökning i sökfältet.
  • Välj ett alternativ i avsnittet Godkännanden och e-signaturer:
    • Inväntar mitt godkännande
    • Begärt av mig
• Titta i skräppostmappen.
• Kontakta andra parter som är inblandade i begäran om e-signatur för att få en kopia.
• Skicka feedback om Gmail eller kontakta Google Drive-supporten.
• Så här ser du till att du kan ta emot framtida dokument med e-signatur:
  • Om du har ett Google Drive-konto kan du kontrollera Drive-inställningarna så att du kan lagra nytt innehåll.
• Kontrollera e-postinställningar så att du kan ta emot e-postmeddelanden från [e-mail].

Hitta granskningsspår

Du kan välja språkkod för granskningsspåret i dialogrutan för förfrågningen. Värdet fastställer språkkod som granskningsspåret genererar i slutet.

Tips! När användaren signerar dokumentet genereras en slutgiltig pdf-fil. Slutet på pdf-filen innehåller en granskningsspårsida. Sidan genereras på språkkoden som den begärande väljer när hen initierar förfrågan om e-signatur. Den här sidan innehåller en logg av händelser som uppstod under livscykeln för förfrågan om e-signatur med tidsstämplar, till exempel:

• E-signatur har begärts
• E-signaturen har undertecknats
• e-signaturen har slutförts
• identifierande information om den begärande och undertecknarna, till exempel e-post och namn.

Skicka feedback

För att ge feedback till Google:

1. Öppna pdf-filen för signaturförfrågningen du vill uppge feedback för.
2. Klicka på Visa uppgifter  Meny   Skicka feedback om funktion.

Du kan även skicka feedback om produkten:

• Skicka feedback om Gmail
• Kontakta support för Google Drive