Enviar solicitações de assinatura e assinar documentos usando a assinatura eletrônica

Com a assinatura eletrônica, você pode criar documentos para usar em assinaturas e enviar solicitações de assinatura no Documentos Google e no Google Drive. Para concluir os pedidos de assinatura eletrônica, os signatários podem preencher as informações solicitadas com facilidade. O uso desse recurso está sujeito aos seguintes Termos e Condições.

Inscrição e qualificação

O recurso de assinatura eletrônica dos apps Documentos Google e Google Drive está disponível para os clientes qualificados do Workspace. Se a sua conta é do Workspace Individual, então você tem acesso a esse recurso. Se você tiver outros planos qualificados do Workspace, receberá orientações sobre o processo de inscrição na versão Beta em breve.

Se você não tem um plano de assinatura do Workspace, assine o plano Workspace Individual para ter acesso a esse recurso.

Criar e enviar um documento para assinatura eletrônica

Preparar um documento de assinatura eletrônica

Importante: esse recurso está disponível apenas para alguns usuários qualificados.

  1. Abra o painel lateral da assinatura eletrônica.
    • Se você começar com arquivos PDF no Google Drive (Beta):
      1. Acesse drive.google.com no computador.
      2. Faça upload de um novo arquivo PDF ou encontre um arquivo existente que você queira usar.
      3. Abra o arquivo PDF no modo de visualização.
      4. No canto superior direito, clique em "Menu" Mais e Assinatura eletrônica.
    • Se você começar no Documentos Google:
      1. Acesse drive.google.com no computador.
      2. Você pode criar um novo documento Google ou abrir um que você gostaria de usar.
      3. Acesse Ferramentas e Assinatura eletrônica.
  2. Se você tiver vários signatários, em "Inserir campos para", selecione o signatário específico para o qual você quer inserir um campo de assinatura eletrônica.
    • Para atualizar a lista de signatários disponíveis no menu suspenso, selecione Gerenciar signatários. A caixa de diálogo Gerenciar signatários será aberta.
    • Na caixa de diálogo Gerenciar signatários, adicione até 10 signatários e atribua rótulos a cada signatário para identificá-los no documento.
  3. Arraste um ou mais dos seguintes campos para adicionar ao documento:
    • Assinatura
    • Iniciais
    • Nome
    • Data da assinatura
  4. Somente nos Documentos Google: para abrir um pop-up abaixo do campo, clique no campo inserido no documento Google. Nessa janela pop-up, você pode descobrir a qual signatário o campo está atribuído.
    • Para atualizar a atribuição do signatário no campo, use o menu suspenso Atribuído a no pop-up.
    • Para atualizar a lista de signatários no documento Google e abrir a mesma caixa de diálogo acima, clique em Gerenciar signatários no menu suspenso.
  5. Para adicionar todos os signatários e campos de assinatura eletrônica para signatários no documento, repita as etapas.

Dicas:

  • Você pode adicionar no máximo 200 campos de qualquer tipo por documento.
  • Você pode adicionar até 10 signatários a uma solicitação de assinatura eletrônica.
  • Quando você fechar o arquivo PDF com os campos de assinatura eletrônica, eles não serão salvos. Para salvar campos de assinatura eletrônica e usá-los como um modelo, inicie a solicitação de assinatura eletrônica em um documento Google.
  • Para um signatário no documento, o rótulo do signatário é apenas um marcador de posição e não faz parte do PDF de assinatura gerado posteriormente.
  • Não há requisito para usar os endereços de e-mail do signatário como rótulos de signatário nesse momento, já que nenhum e-mail foi enviado ainda. Isso acontece depois na seção abaixo "Enviar uma solicitação de assinatura eletrônica" em que os marcadores de posição dos rótulos para signatários são mapeados para endereços de e-mail reais.
  • Para diferenciar facilmente os campos atribuídos a diferentes signatários, cada signatário no documento recebe uma cor exclusiva. Todos os campos atribuídos ao mesmo signatário são exibidos na mesma cor.
Enviar uma solicitação de assinatura eletrônica
  1. Depois de adicionar todos os campos apropriados, clique em Solicitar assinatura à direita.
    • Esse botão vai aparecer para os colaboradores que têm o papel de proprietário ou acesso para editar o documento. Caso contrário, esse botão não estará disponível.
  2. Digite um título para o arquivo PDF gerado.
  3. Insira o endereço de e-mail de cada signatário.
    • Você também pode adicionar uma mensagem para ser enviada aos signatários no e-mail de solicitação de assinatura eletrônica.
  4. É possível selecionar a localidade da trilha de auditoria na caixa de diálogo da solicitação. Esse valor determina onde a trilha será gerada no final.
  5. Leia e aceite os Termos de Serviço caso apareçam na caixa de diálogo de solicitação.
  6. Clique em Pedir assinatura.
    • Depois que a solicitação for criada:
      • A partir do documento, um arquivo PDF é gerado e compartilhado com os signatários com acesso de leitura. Para achar esse arquivo, selecione "Meu Drive".
      • Uma notificação por e-mail será enviada para os signatários com um link do documento.

Dicas:

  • Depois que você clicar em Pedir assinatura, o arquivo PDF será bloqueado para evitar alterações antes que os signatários respondam à solicitação de assinatura eletrônica. O arquivo usado para criar a solicitação de assinatura permanecerá desbloqueado e não será compartilhado automaticamente com os signatários como parte da solicitação de assinatura eletrônica.
  • Para gerar outras solicitações de assinatura eletrônica no futuro, o arquivo usado para criar o pedido de assinatura poderá ser usado novamente. Cada solicitação gera um novo arquivo PDF, que é armazenado em "Meu Drive".
  • Para conferir o progresso de uma solicitação de assinatura eletrônica:
    • Abra o arquivo PDF em questão no Drive ou pelo link na notificação por e-mail.
    • Para abrir o painel lateral à direita e conferir os detalhes da assinatura eletrônica, no canto superior direito do PDF, clique em Ver detalhes.
Fazer alterações em um documento depois de enviá-lo

Não é possível atualizar o arquivo PDF depois que uma solicitação de assinatura eletrônica é iniciada nele porque o arquivo PDF está bloqueado. Você ainda pode organizá-lo no seu Drive, por exemplo, para alterar o local dele.

Para alterar ou cancelar o pedido de assinatura eletrônica após o envio, selecione Cancelar. Você pode enviar uma nova solicitação depois de adicionar alterações ao documento Google ou arquivo PDF de origem no Google Drive e enviar um novo arquivo PDF para assinatura. Siga as etapas em Criar e enviar um documento para assinatura eletrônica.

Se a solicitação de assinatura eletrônica estiver ativa, não será possível desbloquear o arquivo PDF. Você pode fazer alterações no documento Google a qualquer momento porque ele não está bloqueado como parte da solicitação de assinatura eletrônica.

Cancelar um pedido de assinatura eletrônica pendente
Se o pedido de assinatura eletrônica ainda estiver pendente, faça o seguinte para cancelar:
  1. Abra o arquivo PDF dessa solicitação.
  2. Clique em Menu Mais e Cancelar.

Dica: para excluir a cópia em PDF do pedido cancelado, acesse a pasta do arquivo e exclua essa cópia. O local padrão é "Meu Drive".

Verificar o status da solicitação de assinatura eletrônica
  1. Abra o arquivo PDF dessa solicitação.
  2. Selecionar uma ação:
    • Clique em Menu Mais e Assinatura eletrônica.
    • Clique em Ver detalhes.
  3. No painel lateral, você encontra os detalhes e o status do pedido de assinatura eletrônica.

Assinar, recusar ou conferir os detalhes de uma solicitação de assinatura eletrônica

Assinar uma solicitação de assinatura eletrônica
  1. Abra a conta de e-mail usada para enviar o pedido de assinatura eletrônica.
  2. Abra a notificação por e-mail.
  3. Clique no link incorporado.
    • Se você abrir o arquivo PDF diretamente no Drive, clique em Assinar para assinar o documento.
  4. Clique em todos os campos coloridos, isso indica que você precisa assinar esses campos.
    • Os campos atribuídos a outros signatários que ainda não assinaram ficam esmaecidos.
    • Os valores de assinatura informados por outros signatários que já assinaram estão no PDF.
  5. Digite seu nome completo e suas iniciais.
  6. Clique em Adotar e assinar.
  7. Depois de preencher todos os campos de assinatura, clique em Marcar como pronta.
    • Depois de clicar em Marcar como concluído, você verá um aviso na caixa de diálogo que mostra:
      • O valor exato do e-mail que está sendo registrado para você e que pode ser visualizado por outras pessoas com acesso aos PDFs de assinatura eletrônica depois que você clicar para continuar.
      • Se você tiver vários e-mails na sua Conta do Google, vai ser usado o e-mail que o requerente inseriu na caixa de diálogo da solicitação.
  8. Leia e aceite os Termos de Serviço.
  9. Clique em Concordar e continuar.

Dicas:

  • Se você for o único signatário: você e o solicitante receberão um e-mail informando que a solicitação foi concluída.
  • Se a solicitação tiver vários signatários: a solicitação não será concluída até que todos os signatários assinem. Quando isso acontecer, todos os signatários e o solicitante receberão um e-mail informando que a solicitação foi concluída.
Recusar uma solicitação de assinatura eletrônica
  1. Em um computador, acesse a conta de e-mail que recebeu a solicitação de assinatura eletrônica.
  2. Abra a notificação por e-mail.
  3. Clique no link incorporado.
  4. Clique em Recusar.
    • Opcional: forneça um motivo para a recusa.
  5. Clique em Recusar.
    • O solicitante recebe um e-mail informando que a solicitação foi rejeitada.
Conferir os detalhes de uma solicitação de assinatura eletrônica
  1. Em um computador, acesse a conta de e-mail que recebeu a solicitação de assinatura eletrônica.
  2. Abra a notificação por e-mail.
  3. Clique no link incorporado.
  4. Clique em Conferir detalhes.

Concluir pedidos de assinatura eletrônica

Encontrar o documento finalizado

Quando a solicitação de assinatura eletrônica é concluída, uma cópia do documento final ou um link para o documento final é enviada para as caixas de entrada de e-mail dos signatários e do requerente. Além disso, uma cópia final do documento é salva no Google Drive de todas as partes.

Se não conseguir encontrar o documento final:

  • confira sua pasta de spam.
  • entre em contato com as outras partes envolvidas no pedido de assinatura eletrônica para receber uma cópia.
  • envie feedback sobre o Gmail ou entre em contato com o suporte do Google Drive.
  • Para garantir o recebimento de novos documentos de assinatura eletrônica, faça o seguinte:
    • Se você tiver uma conta do Google Drive, verifique as configurações dela para poder armazenar conteúdo novo.
  • Verifique suas configurações de e-mail para receber e-mails de esignature-noreply@google.com.
Encontrar a trilha de auditoria

É possível selecionar a localidade da trilha de auditoria na caixa de diálogo da solicitação. Esse valor determina onde a trilha será gerada no final.

Dica: depois que todos os signatários assinarem o documento, um arquivo .pdf final será gerado. O final do arquivo PDF contém uma página da trilha de auditoria. A página é gerada na localidade que o requerente selecionou quando iniciou o pedido de assinatura eletrônica. Essa página contém um registro de vários eventos que ocorreram durante o ciclo de vida da solicitação de assinatura eletrônica com carimbos de data/hora, como:

  • Assinatura eletrônica solicitada
  • Assinatura eletrônica concluída
  • Conclusão da assinatura eletrônica
  • Informações de identificação para o requerente e os signatários, como o e-mail e o nome

Enviar feedback

Para enviar feedback ao Google:

  1. Abra o arquivo PDF da solicitação de assinatura sobre a qual você quer enviar feedback.
  2. Clique em Conferir detalhes e Menu Mais e Enviar feedback sobre o recurso.

Você também pode enviar feedback pelo produto:

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