Handtekeningverzoeken sturen en documenten ondertekenen met een e-handtekening

Met e-handtekeningen kunt u documenten voor handtekeningen maken en handtekeningverzoeken sturen in Google Documenten en Google Drive. Ondertekenaars kunnen eenvoudig de gevraagde informatie invullen om e-handtekeningverzoeken af te ronden. Op het gebruik van deze functie zijn de volgende algemene voorwaarden van toepassing.

Inschrijving en geschiktheid

De e-handtekeningfunctie voor Google Documenten en Google Drive is beschikbaar voor in aanmerking komende Workspace-gebruikers. Als u een Workspace Individual-account heeft, heeft u toegang tot deze functie. Als u een ander Workspace-abonnement heeft dat in aanmerking komt, krijgt u binnen korte tijd bericht over hoe u zich voor de bèta kunt aanmelden.

Als u geen Workspace-abonnement heeft, kunt u deze functie vandaag nog gebruiken door u aan te melden voor een Workspace Individual-abonnement.

Een document voor e-handtekening maken en sturen

Een e-handtekeningdocument voorbereiden

Belangrijk: Deze optie is beschikbaar voor bepaalde in aanmerking komende gebruikers.

Open het zijvenster voor e-handtekeningen.
- Als u begint vanuit pdf-bestanden in Google Drive (bèta):
  1. Ga op je computer naar drive.google.com.
  2. Upload een nieuw pdf-bestand of zoek een bestaand bestand dat u wilt gebruiken.
  3. Open het pdf-bestand in de weergavemodus.
  4. Klik rechtsboven op Menu e-handtekening.
- Als u begint vanuit Google Documenten:
  1. Ga op je computer naar drive.google.com.
  2. U kunt een nieuw Google-document maken of een bestaand document openen dat u wilt gebruiken.
  3. Ga naar Extra E-handtekening.
Als u meerdere ondertekenaars heeft, selecteert u onder 'Velden invoegen voor' de specifieke ondertekenaar waarvoor u een e-handtekeningveld wilt invoegen.
- Selecteer Ondertekenaars beheren om de lijst met beschikbare ondertekenaars in het dropdownmenu te updaten. Het dialoogvenster Ondertekenaars beheren wordt geopend.
- In het dialoogvenster Ondertekenaars beheren kunt u maximaal 10 ondertekenaars toevoegen en labels aan hen toewijzen om ze te kunnen herkennen in het document.
Voeg een of meer van de volgende velden toe aan uw document door ze te slepen:
- Handtekening
- Initialen
- Naam
- Ondertekeningsdatum
Alleen voor Google Documenten: Als u een pop-up onder het veld wilt openen, klikt u op het ingevoegde veld in het Google-document. In die pop-up staat aan welke ondertekenaar het veld is toegewezen.
- Gebruik het dropdownmenu Toegewezen aan in de pop-up om de toegewezen ondertekenaar voor het veld te updaten.
- Als u de lijst met ondertekenaars in het Google-document wilt updaten en hetzelfde dialoogvenster als hierboven wilt openen, klikt u in het dropdownmenu op Ondertekenaars beheren.
Als u alle ondertekenaars en e-handtekeningvelden voor ondertekenaars aan het document wilt toevoegen, herhaalt u deze stappen.

Tips:

U kunt per document maximaal 200 velden van elk type toevoegen.
U kunt maximaal 10 ondertekenaars toevoegen aan een e-handtekeningverzoek.
Als u het pdf-bestand sluit met e-handtekeningvelden, worden de velden niet opgeslagen. Als u e-handtekeningvelden wilt opslaan en als template wilt gebruiken, start u het e-handtekeningverzoek in een Google-document.
Voor een ondertekenaar in het document is het ondertekenaarlabel slechts een tijdelijke aanduiding en geen deel van de ondertekenings-pdf die later wordt gemaakt.
Het is op dit moment niet vereist om het e-mailadres van de ondertekenaar te gebruiken als label, omdat er nog geen e-mails worden gestuurd. Dat gebeurt later in het gedeelte Een e-handtekeningverzoek sturen hieronder. Daarbij worden de tijdelijke labels voor ondertekenaars toegewezen aan echte e-mailadressen.
Aan elke ondertekenaar in het document wordt een unieke kleur toegewezen, zodat velden die aan verschillende ondertekenaars zijn toegewezen makkelijk van elkaar kunnen worden onderscheiden. Alle velden die aan dezelfde ondertekenaar zijn toegewezen, krijgen dezelfde kleur.

Een e-handtekeningverzoek sturen

Nadat u alle toepasselijke velden heeft toegevoegd, klikt u rechts op Handtekening aanvragen.
- Bijdragers die eigenaar zijn van het document of er bewerkingsrechten voor hebben, vinden deze knop. Anders is deze knop niet beschikbaar.
Voer een titel in voor het gemaakte pdf-bestand.
Voer de e-mailadressen van alle ondertekenaars in.
- U kunt ook een bericht toevoegen dat naar de ondertekenaars wordt gestuurd in de e-mail met het e-handtekeningverzoek.
U kunt de landinstelling van het audittrail selecteren in het dialoogvenster voor verzoeken. Deze waarde bepaalt in welk land het audittrail aan het eind wordt gemaakt.
Lees en accepteer de Servicevoorwaarden als die in het dialoogvenster voor verzoeken worden getoond.
Klik op Verzoeken om handtekening.
- Nadat het e-handtekeningverzoek is gemaakt, gebeurt er het volgende:
  - Van het document wordt een pdf-bestand gemaakt dat wordt gedeeld met de ondertekenaars met weergaverechten. U vindt het gegenereerde bestand in Mijn Drive.
  - De ondertekenaars krijgen een e-mailmelding met een link naar het document.

Tips:

Nadat u op Handtekening aanvragen heeft geklikt, wordt het pdf-bestand vergrendeld om wijzigingen in het document te voorkomen. Het bestand dat wordt gebruikt om het handtekeningverzoek te maken, blijft ontgrendeld en wordt niet automatisch gedeeld met de ondertekenaars als onderdeel van het e-handtekeningverzoek.
Als u in de toekomst andere e-handtekeningverzoeken wilt maken, kan het bestand waarmee het handtekeningverzoek is gemaakt, opnieuw worden gebruikt. Voor elk verzoek wordt een nieuw pdf-bestand gemaakt, dat wordt opgeslagen in Mijn Drive.
De voortgang van een e-handtekeningverzoek checken:
- Open het betreffende pdf-bestand in Drive of via de link in de e-mailmelding.
- Als u het rechterzijvenster wilt openen om de e-handtekeninggegevens weer te geven, klikt u rechtsboven in het pdf-bestand op Details weergeven.

Wijzigingen toevoegen aan een document nadat u het heeft gestuurd

U kunt het pdf-bestand niet updaten als er een e-handtekeningverzoek wordt gestart, omdat het pdf-bestand dan vergrendeld is. U kunt het nog wel anders ordenen in uw Drive, bijvoorbeeld de locatie ervan wijzigen.

Selecteer Annuleren als u het e-handtekeningverzoek wilt wijzigen of annuleren nadat er een verzoek is gestuurd. U kunt een nieuw verzoek sturen nadat u in Google Drive wijzigingen in de bron (Google-document of pdf-bestand) heeft toegevoegd en een nieuw pdf-bestand heeft gestuurd ter ondertekening. Volg de stappen in Een document maken en sturen voor e-handtekening.

Als het e-handtekeningverzoek actief is, kunt u het pdf-bestand niet ontgrendelen. U kunt nog wel wijzigingen aanbrengen in het Google-document omdat dit niet is vergrendeld als onderdeel van het e-handtekeningverzoek.

Een e-handtekeningverzoek dat in behandeling is annuleren

Zo annuleert u het verzoek om een e-handtekeningverzoek dat in behandeling is:

Open het pdf-bestand van het betreffende verzoek.
Klik op Menu Annuleren.

Tip: Als u de pdf-versie van uw geannuleerde verzoek wilt verwijderen, gaat u naar de map van het bestand en verwijdert u die kopie. De standaardlocatie is Mijn Drive.

De status van een e-handtekeningverzoek controleren

Open het pdf-bestand van het betreffende verzoek.
Selecteer een actie:
- Klik op Menu E-handtekening.
- Klik op Gegevens bekijken.
In het zijvenster staan de gegevens van het e-handtekeningverzoek en de status ervan.

Details voor een e-handtekeningverzoek ondertekenen, afwijzen of bekijken

Een e-handtekeningverzoek ondertekenen

Open het e-mailaccount waarnaar het e-handtekeningverzoek is gestuurd.
Open de e-mailmelding.
Klik op de ingesloten link.
- Als u het pdf-bestand rechtstreeks vanuit Drive opent, klikt u op Ondertekenen om het document te ondertekenen.
Klik op de gekleurde velden om daar uw handtekening te zetten.
- Velden die zijn toegewezen aan andere ondertekenaars die nog niet hebben ondertekend, worden grijs weergegeven.
- Handtekeningwaarden die zijn verstrekt door andere ondertekenaars die al hebben ondertekend, staan in de pdf.
Geef uw volledige naam en initialen op.
Klik op Bevestigen en ondertekenen.
Nadat u alle handtekeningvelden heeft ingevuld, klikt u op Markeren als afgerond.
- Nadat u op Markeren als afgerond heeft geklikt, krijgt u in het dialoogvenster een melding met de volgende tekst:
  - De exacte e-mailwaarde die voor u wordt geregistreerd en die zichtbaar is voor anderen met toegang tot de e-handtekening-pdf's nadat u heeft geklikt om door te gaan.
  - Als u meerdere e-mailadressen in uw Google-account heeft, wordt het e-mailadres gebruikt dat de aanvrager voor u heeft ingevoerd in het dialoogvenster met verzoeken.
Lees en accepteer de Servicevoorwaarden.
Klik op Akkoord en doorgaan.

Tips:

Als u de enige ondertekenaar bent: U en de aanvrager krijgen een e-mail waarin staat dat het verzoek is afgerond.
Als het verzoek meerdere ondertekenaars omvat: Het verzoek is pas afgerond als alle ondertekenaars hebben ondertekend. Op dat moment krijgen alle ondertekenaars en de aanvrager een e-mail dat het verzoek is afgerond.

Een e-handtekeningverzoek afwijzen

Open op een computer het e-mailaccount waar het e-handtekeningverzoek naartoe is gestuurd.
Open de e-mailmelding.
Klik op de ingesloten link.
Klik op Afwijzen.
- Optioneel: Geef een reden op voor de afwijzing.
Klik op Afwijzen.
- De aanvrager krijgt een e-mail met de mededeling dat het verzoek is afgewezen.

Gegevens van een e-handtekeningverzoek bekijken

Open op een computer het e-mailaccount waar het e-handtekeningverzoek naartoe is gestuurd.
Open de e-mailmelding.
Klik op de ingesloten link.
Klik op Gegevens bekijken.

E-handtekeningverzoeken afronden

Het definitieve document vinden

Nadat het e-handtekeningverzoek is afgerond, sturen we een definitieve kopie van het document of een link naar het definitieve document naar de e-mailinbox van alle ondertekenaars en die van de aanvrager. Een laatste kopie van het document wordt opgeslagen in de Drive van elke partij.

Als u het definitieve document niet kunt vinden:

Kijk in je spammap.
Neem contact op met andere partijen die betrokken zijn bij het e-handtekeningverzoek om een kopie te krijgen.
Stuur feedback over Gmail of neem contact op met Google Drive-support.
Zo zorgt u dat u in de toekomst e-handtekeningdocumenten kunt krijgen:
- Als u een Google Drive-account heeft, checkt u uw Drive-instellingen, zodat u nieuwe content kunt opslaan.
Check uw e-mailinstellingen om e-mails te kunnen krijgen van esignature-noreply@google.com.

Audittrail zoeken

U kunt de landinstelling van het audittrail selecteren in het dialoogvenster voor verzoeken. Deze waarde bepaalt in welk land het audittrail aan het eind wordt gemaakt.

Tip: Nadat alle ondertekenaars het document hebben ondertekend, wordt er een definitieve pdf gemaakt. Het einde van het pdf-bestand bevat een pagina met het audittrail. De pagina wordt gemaakt met de landinstelling die de aanvrager selecteerde toen die het e-handtekeningverzoek maakte. Deze pagina bevat een logboek met tijdstempels van verschillende gebeurtenissen die hebben plaatsgevonden tijdens de levenscyclus van een e-handtekeningverzoek, zoals:

E-handtekening aangevraagd
Ondertekend met e-handtekening
E-handtekening afgerond
Gegevens van de aanvrager en de ondertekenaars, zoals hun e-mailadres en naam

Feedback sturen

Zo geeft u feedback aan Google:

Open het pdf-bestand voor het handtekeningverzoek waarvoor u feedback wilt geven.
Klik op Details bekijken Menu Feedback over functies sturen.

U kunt ook feedback sturen via het product.