इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर की सुविधा का इस्तेमाल करके, Google Docs और Google Drive में हस्ताक्षर के लिए दस्तावेज़ बनाए जा सकते हैं और हस्ताक्षर के अनुरोध भेजे जा सकते हैं. इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर के अनुरोध पूरे करने के लिए, लोग मांगी गई जानकारी आसानी से भर सकते हैं. इस सुविधा का इस्तेमाल, नीचे दिए गए नियमों और शर्तों पर निर्भर करता है.
रजिस्टर करने और ज़रूरी शर्तें पूरी करने के बारे में जानकारी
Google Docs और Google Drive के लिए, इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर की सुविधा, Workspace के उन ग्राहकों के लिए उपलब्ध है जो ज़रूरी शर्तें पूरी करते हैं. अगर आपके पास Workspace Individual खाता है, तो आपको इस सुविधा का ऐक्सेस मिलेगा. अगर आपके पास ज़रूरी शर्तें पूरी करने वाला Workspace का कोई अन्य प्लान है, तो आपको बीटा वर्शन में साइन अप करने की प्रोसेस के बारे में जल्द ही दिशा-निर्देश मिलेंगे.
अगर आपके पास Workspace की सदस्यता का प्लान नहीं है, तो आज ही Workspace Individual प्लान के लिए साइन अप करें और इस सुविधा का ऐक्सेस पाएं.इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर के अनुरोध के लिए, दस्तावेज़ बनाना और भेजना
इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर का दस्तावेज़ तैयार करनाअहम जानकारी: यह सुविधा, ज़रूरी शर्तें पूरी करने वाले कुछ उपयोगकर्ताओं के लिए उपलब्ध है.
- इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर का साइड पैनल खोलें.
- अगर Google Drive (बीटा वर्शन) में PDF फ़ाइलों का इस्तेमाल किया जा रहा है, तो:
- अपने कंप्यूटर पर, drive.google.com पर जाएं.
- एक नई PDF फ़ाइल अपलोड करें या कोई मौजूदा PDF फ़ाइल ढूंढें, जिसका इस्तेमाल करना है.
- PDF फ़ाइल को व्यू मोड में खोलें.
- सबसे ऊपर दाईं ओर, मेन्यू
इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर पर क्लिक करें.
- अगर Google Docs से शुरू किया जाता है, तो:
- अपने कंप्यूटर पर, drive.google.com पर जाएं.
- आपके पास, नया Google दस्तावेज़ बनाने या पहले से मौजूद वह दस्तावेज़ खोलने का विकल्प है जिसका इस्तेमाल करना है.
- टूल
- अगर Google Drive (बीटा वर्शन) में PDF फ़ाइलों का इस्तेमाल किया जा रहा है, तो:
- अगर आपके पास हस्ताक्षर करने वाले एक से ज़्यादा लोग हैं, तो "इसके लिए फ़ील्ड डालें" में जाकर, हस्ताक्षर करने वाले उस व्यक्ति को चुनें जिसके लिए आपको इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर वाला फ़ील्ड डालना है.
- ड्रॉपडाउन मेन्यू में, हस्ताक्षर करने वाले लोगों की सूची अपडेट करने के लिए, हस्ताक्षर करने वाले लोगों को मैनेज करें चुनें. इससे हस्ताक्षर करने वाले लोगों को मैनेज करें डायलॉग खुलेगा.
- हस्ताक्षर करने वाले लोगों को मैनेज करें डायलॉग में, हस्ताक्षर करने वाले ज़्यादा से ज़्यादा 10 लोग जोड़े जा सकते हैं. साथ ही, हस्ताक्षर करने वाले हर व्यक्ति को लेबल असाइन किए जा सकते हैं, ताकि दस्तावेज़ में मौजूद हस्ताक्षर करने वाले लोगों की पहचान की जा सके.
- अपने दस्तावेज़ में जोड़ने के लिए, इनमें से एक या ज़्यादा फ़ील्ड खींचें और छोड़ें:
- हस्ताक्षर
- नाम का पहला अक्षर
- नाम
- हस्ताक्षर करने की तारीख
- सिर्फ़ Google Docs के लिए: फ़ील्ड के नीचे पॉप-अप खोलने के लिए, Google दस्तावेज़ में शामिल किए गए फ़ील्ड पर क्लिक करें. उस पॉप-अप में यह देखा जा सकता है कि हस्ताक्षर करने वाले किस व्यक्ति को फ़ील्ड असाइन किया गया है.
- हस्ताक्षर करने वाले व्यक्ति का असाइनमेंट अपडेट करने के लिए, पॉप-अप में असाइन किया गया ड्रॉपडाउन का इस्तेमाल करें.
- Google दस्तावेज़ में हस्ताक्षर करने वाले लोगों की सूची अपडेट करने और ऊपर जैसा डायलॉग खोलने के लिए, ड्रॉपडाउन में, हस्ताक्षर करने वाले लोगों को मैनेज करें पर क्लिक करें.
- दस्तावेज़ में, सभी लोगों के हस्ताक्षर करने और इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर के फ़ील्ड जोड़ने के लिए, ऊपर दिया गया तरीका दोहराएं.
इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर पर क्लिक करें.ध्यान दें:
- आप हर दस्तावेज़ में किसी भी तरह के ज़्यादा से ज़्यादा 200 फ़ील्ड जोड़ सकते हैं.
- इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर के अनुरोध के लिए, हस्ताक्षर करने वाले 10 लोग जोड़े जा सकते हैं.
- इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर वाले फ़ील्ड वाली PDF फ़ाइल बंद करने पर, फ़ील्ड सेव नहीं होंगे. अगर आपको इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर के फ़ील्ड सेव करके, उन्हें टेंप्लेट के तौर पर इस्तेमाल करना है, तो Google दस्तावेज़ पर इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर का अनुरोध करें.
- दस्तावेज़ में मौजूद हस्ताक्षर करने वाले व्यक्ति के लिए, हस्ताक्षर करने वाला लेबल सिर्फ़ एक प्लेसहोल्डर आइडेंटिफ़ायर होता है. यह बाद में जनरेट किए जाने वाले हस्ताक्षर की PDF फ़ाइल का हिस्सा नहीं होता.
- फ़िलहाल, हस्ताक्षर करने वाले लोगों के ईमेल पतों को, हस्ताक्षर करने वाले लेबल के तौर पर इस्तेमाल करने की कोई ज़रूरत नहीं है, क्योंकि अभी तक कोई ईमेल नहीं भेजा गया है. ऐसा बाद में, नीचे दिए गए "इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर का अनुरोध भेजें" सेक्शन में होता है. यहां हस्ताक्षर करने वाले लोगों के प्लेसहोल्डर लेबल, असल ईमेल पतों के साथ मैप किए जाते हैं.
- हस्ताक्षर करने वाले अलग-अलग लोगों को असाइन किए गए फ़ील्ड में आसानी से अंतर करने के लिए, दस्तावेज़ में मौजूद हर व्यक्ति को एक यूनीक रंग असाइन किया जाता है. हस्ताक्षर करने वाले एक ही व्यक्ति को असाइन किए गए सभी फ़ील्ड एक ही रंग में दिखते हैं.
- सभी ज़रूरी फ़ील्ड जोड़ने के बाद, दाईं ओर हस्ताक्षर का अनुरोध करें पर क्लिक करें.
- यह बटन सिर्फ़ उन सहयोगियों को दिखेगा जिनके पास दस्तावेज़ का मालिकाना हक है या जिनके पास बदलाव करने का ऐक्सेस है. ऐसा न करने पर, यह बटन उपलब्ध नहीं होगा.
- जनरेट की गई PDF फ़ाइल का टाइटल डालें.
- हस्ताक्षर करने वाले हर व्यक्ति का ईमेल पता डालें.
- इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर करने वाले व्यक्ति को इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर के अनुरोध वाले ईमेल में एक मैसेज भेजा जा सकता है.
- अनुरोध वाले डायलॉग बॉक्स में, ऑडिट ट्रेल की स्थान-भाषा को चुना जा सकता है. यह वैल्यू वह स्थान-भाषा तय करती है जिसमें ऑडिट ट्रेल जनरेट होती है.
- अनुरोध वाले डायलॉग बॉक्स में दिखने पर, सेवा की शर्तें पढ़ें और उन्हें स्वीकार करें.
- हस्ताक्षर का अनुरोध करें पर क्लिक करें.
- इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर का अनुरोध करने के बाद:
- दस्तावेज़ से, एक PDF फ़ाइल जनरेट होती है और हस्ताक्षर करने वाले उन लोगों के साथ शेयर की जाती है जिनके पास देखने का ऐक्सेस होता है. जनरेट की गई फ़ाइल, 'मेरी ड्राइव' सेक्शन में देखी जा सकती है.
- हस्ताक्षर करने वाले व्यक्ति को एक ईमेल सूचना भेजी जाती है. इसमें, दस्तावेज़ का लिंक भेजा जाता है.
- इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर का अनुरोध करने के बाद:
ध्यान दें:
- हस्ताक्षर करने का अनुरोध करें पर क्लिक करने के बाद, PDF फ़ाइल लॉक हो जाती है, ताकि हस्ताक्षर करने वाले व्यक्ति के इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर के अनुरोध को पूरा करने से पहले कोई बदलाव न किया जा सके. हस्ताक्षर का अनुरोध करने के लिए इस्तेमाल की जाने वाली फ़ाइल अनलॉक रहती है और इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर करने वाले व्यक्ति के साथ अपने-आप शेयर नहीं की जाती.
- आने वाले समय में, इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर के अन्य अनुरोध जनरेट करने के लिए, हस्ताक्षर का अनुरोध करते समय इस्तेमाल की गई फ़ाइल का फिर से इस्तेमाल किया जा सकता है. हर अनुरोध से एक नई PDF फ़ाइल जनरेट होती है, जो 'मेरी ड्राइव' में सेव हो जाती है.
- इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर के अनुरोध की स्थिति देखने के लिए:
- Drive में उस अनुरोध की PDF फ़ाइल को खोलें या ईमेल सूचना में मौजूद लिंक पर क्लिक करें.
- दाईं ओर मौजूद साइड पैनल खोलने और इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर की जानकारी देखने के लिए, PDF के सबसे ऊपर दाईं ओर, जानकारी देखें पर क्लिक करें.
इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर के अनुरोध की प्रोसेस शुरू होने के बाद, PDF फ़ाइल अपडेट नहीं की जा सकती, क्योंकि PDF फ़ाइल लॉक होती है. इसे अब भी Drive में व्यवस्थित किया जा सकता है. उदाहरण के लिए, PDF फ़ाइल की जगह बदलना.
अनुरोध भेजने के बाद, इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर का अनुरोध बदलने या उसे रद्द करने के लिए, रद्द करें को चुनें. Google Drive पर मौजूद, सोर्स Google दस्तावेज़ या PDF फ़ाइल में बदलाव करने के बाद, आपके पास नया अनुरोध भेजने और हस्ताक्षर के लिए नई PDF फ़ाइल भेजने का विकल्प होता है. इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर के लिए दस्तावेज़ बनाना और भेजना में दिया गया तरीका अपनाएं.
अगर इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर का अनुरोध अब तक स्वीकार नहीं किया गया है, तो PDF फ़ाइल को अनलॉक नहीं किया जा सकता. Google दस्तावेज़ में किसी भी समय बदलाव किए जा सकते हैं, क्योंकि यह इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर के अनुरोध की वजह से लॉक नहीं होता.
- उस अनुरोध की PDF फ़ाइल खोलें.
- मेन्यू
सलाह: अगर आपको रद्द किए गए अनुरोध की PDF कॉपी मिटानी है, तो फ़ाइल के फ़ोल्डर पर जाएं और उस कॉपी को मिटाएं. मेरी ड्राइव में फ़ाइल डिफ़ॉल्ट रूप से सेव होती हैं.
- उस अनुरोध की PDF फ़ाइल खोलें.
- किसी कार्यवाही को चुनें:
- मेन्यू
- जानकारी देखें पर क्लिक करें.
- मेन्यू
- साइड पैनल में, आपको इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर के अनुरोध और उसकी स्थिति की जानकारी दिखेगी.
इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर करना, इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर के अनुरोध को अस्वीकार करना या उसकी जानकारी देखना
इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर के अनुरोध पर हस्ताक्षर करना- वह ईमेल खाता खोलें जिस पर इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर का अनुरोध भेजा गया है.
- ईमेल सूचना खोलें.
- एम्बेड किए गए लिंक पर क्लिक करें.
- अगर आप PDF फ़ाइल को सीधे Drive से खोलते हैं, तो दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर करने के लिए साइन करें पर क्लिक करें.
- किसी भी रंगीन फ़ील्ड पर क्लिक करें, जो यह बताए कि आपको इन ही फ़ील्ड में साइन करना है.
- हस्ताक्षर नहीं करने वाले दूसरे लोगों को असाइन किए गए फ़ील्ड, धूसर हो जाते हैं.
- हस्ताक्षर करने वाले अन्य लोगों के हस्ताक्षर, पहले ही PDF फ़ाइल में भेज दिए गए हैं.
- अपना पूरा नाम और नाम का पहला अक्षर डालें.
- स्वीकार करें और हस्ताक्षर करें पर क्लिक करें.
- सभी फ़ील्ड में हस्ताक्षर करने के बाद, पूरा हुआ के तौर पर मार्क करें पर क्लिक करें.
- पूरा हुआ के तौर पर मार्क करें पर क्लिक करने के बाद, आपको डायलॉग बॉक्स में यह सूचना दिखेगी:
- ईमेल पते रिकॉर्ड कर लिया जाता है. 'आगे बढ़ें' पर क्लिक करने के बाद, इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर वाली PDF फ़ाइल को सिर्फ़ वे लोग देख सकते हैं जिनके पास उसे देखने का ऐक्सेस है.
- अगर हस्ताक्षर करने वाले किसी व्यक्ति के Google खाते में एक से ज़्यादा ईमेल हैं, तो सिर्फ़ वही ईमेल दिखेगा जो अनुरोध करने वाले व्यक्ति ने अनुरोध डायलॉग में डाला है.
- पूरा हुआ के तौर पर मार्क करें पर क्लिक करने के बाद, आपको डायलॉग बॉक्स में यह सूचना दिखेगी:
- सेवा की शर्तों की समीक्षा करें और उन्हें स्वीकार करें.
- स्वीकार करें और आगे बढ़ें पर क्लिक करें.
ध्यान दें:
- अगर आप हस्ताक्षर करने वाले सिर्फ़ एक ही व्यक्ति है, तो: आपको और अनुरोध करने वाले को ईमेल मिलेगा कि अनुरोध पूरा हो गया है.
- अगर अनुरोध में हस्ताक्षर के लिए एक से ज़्यादा लोग हैं, तो: अनुरोध तब तक पूरा नहीं होगा, जब तक हस्ताक्षर करने वाले सभी लोग हस्ताक्षर नहीं करते. इसके बाद, हस्ताक्षर करने वाले सभी लोगों और अनुरोध करने वाले को एक ईमेल मिलेगा कि अनुरोध पूरा हो गया है.
- कंप्यूटर पर, वह ईमेल खाता खोलें जिस पर इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर का अनुरोध भेजा गया था.
- ईमेल सूचना खोलें.
- एम्बेड किए गए लिंक पर क्लिक करें.
- अस्वीकार करें पर क्लिक करें.
- ज़रूरी नहीं: अस्वीकार किए जाने की वजह बताएं.
- अस्वीकार करें पर क्लिक करें.
- अनुरोध करने वाले को एक ईमेल मिलता है, जिसमें अनुरोध अस्वीकार किए जाने की जानकारी होती है.
- कंप्यूटर पर, वह ईमेल खाता खोलें जिस पर इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर का अनुरोध भेजा गया था.
- ईमेल सूचना खोलें.
- एम्बेड किए गए लिंक पर क्लिक करें.
- जानकारी देखें पर क्लिक करें.
इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर के अनुरोध पूरा करना
पूरी तरह तैयार हो चुका दस्तावेज़ ढूंढनाइलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर का अनुरोध पूरा होने के बाद, दस्तावेज़ की आखिरी कॉपी या उसका लिंक, हस्ताक्षर करने वाले सभी लोगों और अनुरोध करने वाले लोगों के ईमेल के इनबॉक्स में भेजा जाता है. साथ ही, दस्तावेज़ की आखिरी कॉपी हर पक्ष के Drive में सेव कर दी जाती है.
अगर आपको फ़ाइनल दस्तावेज़ नहीं मिलता है, तो:
- अपना स्पैम फ़ोल्डर देखें.
- जिन लोगों ने इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर करने का अनुरोध किया है उनकी कॉपी पाने के लिए, उनसे संपर्क करें.
- Gmail के बारे में सुझाव/राय दें या शिकायत करना या Google Drive की सहायता टीम से संपर्क करें.
- आने वाले समय में, आपको इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर से जुड़े दस्तावेज़ मिलते रहें, यह पक्का करने के लिए:
- अगर आपके पास Google Drive खाता है, तो Drive की सेटिंग देखें, ताकि आप नया कॉन्टेंट सेव कर सकें.
- अपनी ईमेल सेटिंग की जांच करें, ताकि आपको esignature-noreply@google.com से ईमेल मिल सकें.
अनुरोध वाले डायलॉग बॉक्स में, ऑडिट ट्रेल की स्थान-भाषा को चुना जा सकता है. यह वैल्यू वह स्थान-भाषा तय करती है जिसमें ऑडिट ट्रेल जनरेट होती है.
अहम जानकारी: हस्ताक्षर करने वाले सभी लोगों के दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर करने के बाद, .pdf फ़ाइल जनरेट होती है. .pdf फ़ाइल के आखिर में एक ऑडिट ट्रेल पेज होता है. यह पेज, इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर का अनुरोध करते समय चुनी गई स्थान-भाषा में जनरेट होता है. इस पेज में टाइमस्टैंप के साथ, इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर के अनुरोध के लाइफ़साइकल के दौरान हुए अलग-अलग इवेंट का लॉग मौजूद है, जैसे:
- इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर का अनुरोध किया गया
- इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर के अनुरोध को स्वीकार कर लिया गया है
- इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर की प्रोसेस पूरी हो गई है
- अनुरोध करने वाले और हस्ताक्षर करने वाले लोगों की पहचान से जुड़ी जानकारी. जैसे- उनका ईमेल पता और नाम
फ़ीडबैक भेजना
Google को फ़ीडबैक देने के लिए:
- हस्ताक्षर के अनुरोध के लिए मिली PDF फ़ाइल खोलें और फ़ीडबैक दें.
- जानकारी देखें
आप प्रॉडक्ट के ज़रिए भी फ़ीडबैक भेज सकते हैं: