電子署名を使用すると、Google ドキュメントや Google ドライブで署名用のドキュメントを作成し、署名リクエストを送信できます。署名者は、リクエストされた情報を簡単に入力して、電子署名リクエストを完了できます。
対象ユーザー
Google ドキュメントと PDF の電子署名機能は、以下のユーザーにご利用いただけます。
- Workspace Individual アカウント。
- 以下の Workspace プラン（管理者が機能を有効にしている場合）:
- Business Standard、Business Plus
- Enterprise Starter、Enterprise Standard、Enterprise Plus
- Enterprise Essentials、Enterprise Essentials Plus
- Education Plus ユーザー
Workspace サブスクリプション プランをご利用でない場合は、Workspace Individual プランにお申し込みいただくと、すぐにこの機能にアクセスできます。
電子署名用のドキュメントを作成して送信する
電子署名ドキュメントを準備する重要: この機能は一定の要件を満たすユーザーのみが利用できます。
- 電子署名のサイドパネルを開きます。
- Google ドライブ内の PDF ファイルから開始する場合:
- パソコンで drive.google.com を開きます。
- 新しい PDF ファイルをアップロードするか、使用する既存の PDF ファイルを見つけます。
- PDF ファイルを表示モードで開きます。
- 右上のメニュー アイコン
eSignature] をクリックします。
- Google ドキュメントから開始する場合:
- パソコンで drive.google.com を開きます。
- 新しい Google ドキュメントを作成するか、既存の Google ドキュメントを開きます。
- 上部の [ツール]
- Google ドライブ内の PDF ファイルから開始する場合:
- 複数の署名者がいる場合は、[フィールドを挿入] で、電子署名フィールドを挿入する特定の署名者を選択します。
- プルダウンに表示される署名者のリストを更新するには、[署名者を管理] を選択します。[署名者を管理] ダイアログが開きます。
- [署名者を管理] ダイアログでは、署名者を最大 10 人追加し、署名者ごとにラベルを割り当てることで、ドキュメント内で署名者を識別できます。
- 以下のフィールドから 1 つ以上をドラッグ＆ドロップして、ドキュメントに追加します。
- 署名
- イニシャル
- 名前
- テキストの項目
- 署名日
- フィールドの割り当て先を確認するには、そのフィールドをクリックします。
- ポップアップの [割り当て先] プルダウンを使用して、フィールドの署名者の割り当てを更新することもできます。
- プルダウンの [署名者を管理] をクリックすると、上記と同じダイアログが開き、Google ドキュメント内の署名者リストを更新できます。
- テキスト フィールドを選択した場合、ポップアップで説明を追加し、フォントサイズを選択できます。
- 説明には、署名者にこのフィールドに入力してほしい内容（「役職」や「メールアドレス」など）を記入します。
- 設定したフォントサイズが、このテキスト フィールドに署名者が入力する値のフォントサイズになります。
- すべての署名者と、署名者の電子署名フィールドをドキュメントに追加するには、上記の手順を繰り返します。
eSignature] をクリックします。ヒント:
- 1 つのドキュメントに任意の種類のフィールドを 200 個まで追加できます。
- 電子署名リクエストには最大 10 人の署名者を追加できます。
- 電子署名フィールドを含む PDF ファイルを閉じると、それらのフィールドは保存されません。電子署名フィールドを保存してテンプレートとして使用する場合は、Google ドキュメントで電子署名リクエストを開始します。
- 署名者ラベルは、ドキュメントの署名者を識別する単なるプレースホルダ ID であり、後で生成される署名用 PDF には含まれません。
- まだメールは送信されていないため、この時点では署名者のメールアドレスを署名者ラベルとして使用する必要はありません。これを行うのは、後述の「電子署名リクエストを送信する」セクションで、署名者のプレースホルダ ラベルを実際のメールアドレスにマッピングするときです。
- 複数の異なる署名者に割り当てられたフィールドを簡単に区別できるように、ドキュメントの各署名者には一意の色が割り当てられています。同じ署名者に割り当てられたフィールドはすべて同じ色で表示されます。
- 適切なフィールドをすべて追加したら、右側の [署名をリクエスト] をクリックします。
- このボタンは、ドキュメントのオーナーである、またはドキュメントの編集権限を持っている共同編集者に表示されます。それ以外の場合、このボタンは使用できません。
- 生成された PDF ファイルのタイトルを入力します。
- 各署名者のメールアドレスを入力します。
- 署名者に送信するメッセージを電子署名リクエスト メールに追加することもできます。
- 監査証跡の言語 / 地域はリクエスト ダイアログで選択できます。この値により、監査証跡が最後に生成される言語 / 地域が決定されます。
- 利用規約がリクエスト ダイアログに表示されている場合は、内容を確認して同意します。
- [署名をリクエスト] をクリックします。
- 電子署名リクエストが正常に作成されると:
- ドキュメントから PDF ファイルが生成され、閲覧権限を持つ署名者と共有されます。生成されたファイルは [マイドライブ] で確認できます。
- ドキュメントへのリンクが記載されたメール通知が署名者に送信されます。
- 電子署名リクエストが正常に作成されると:
ヒント:
- [署名をリクエスト] をクリックすると PDF ファイルがロックされるため、署名者が電子署名リクエストを完了する前に変更が加えられることを回避できます。署名リクエストの作成に使用したファイルはロックが解除されたままになります。このファイルが、電子署名リクエストの一環として署名者と自動的に共有されることはありません。
- 電子署名リクエストの進行状況を確認するには、次の手順を実行します。
- ドライブ内の目的の PDF ファイルを開くか、メール通知内のリンクを使用して開きます。
- 右側のサイドパネルを開いて電子署名の詳細を表示するには、PDF の右上にある [詳細を表示] をクリックします。
電子署名フィールドのある PDF ファイルをテンプレートとして保存するには、右上の [変更を保存] をクリックします。電子署名フィールドは、後で使用できるように Google ドキュメントに自動的に保存されます。
電子署名リクエストが開始された PDF ファイルはロックされるため、更新できません。PDF ファイルの場所の変更などの更新は、ドライブで引き続き行うことができます。
リクエストの送信後に電子署名リクエストを変更またはキャンセルするには、[キャンセル] を選択します。Google ドライブ内の元の Google ドキュメントまたは PDF ファイルに変更を加えて、署名を受けるために新しい PDF ファイルを送信した後で、新しいリクエストを送信できます。手順については、電子署名用のドキュメントを作成して送信するをご覧ください。
電子署名リクエストがアクティブな場合は、PDF ファイルのロックを解除できません。Google ドキュメントは電子署名リクエストの一環としてロックされているわけではないため、引き続きいつでも変更できます。
- そのリクエストの PDF ファイルを開きます。
- メニュー アイコン
ヒント: キャンセルしたリクエストの PDF コピーを削除する場合は、ファイルが保存されているフォルダに移動して、そのコピーを削除します。デフォルトの場所は [マイドライブ] です。
- そのリクエストの PDF ファイルを開きます。
- 操作を選択します。
- メニュー アイコン
- [詳細を表示] をクリックします。
- メニュー アイコン
- サイドパネルに、電子署名リクエストの詳細とステータスが表示されます。
電子署名のリクエストに署名する、拒否する、または詳細を表示する
電子署名リクエストに署名する- 電子署名リクエストが送信されたメール アカウントを開きます。
- メール通知を開きます。
- 埋め込みリンクをクリックします。
- ドライブから直接 PDF ファイルを開いてドキュメントに署名する場合は、[署名] をクリックします。
- ドキュメントには、「役職」や「メール」など、情報を記入するテキスト フィールドが含まれていることがあります。該当する場合は、これらのフィールドをクリックして記入します。
- 色付きのフィールドをクリックして入力します。色付きのフィールドは、署名が必要なフィールドです。
- フルネームとイニシャルの入力を求めるダイアログが表示されます。これにより、あなたの電子署名が生成されます。[採用して署名] をクリックします。
- ヒント: 同様のフィールドが複数ある場合は、ドキュメント全体でこの情報を再利用できます。
- まだ署名していない他の署名者に割り当てられたフィールドはグレー表示されます。
- すでに署名した他の署名者が提供した署名の値は PDF に記載されています。
- フルネームとイニシャルの入力を求めるダイアログが表示されます。これにより、あなたの電子署名が生成されます。[採用して署名] をクリックします。
- すべての必須署名フィールドに入力したら、ページ上部の [完了としてマーク] をクリックします。
- [完了としてマーク] をクリックすると、ダイアログに次の通知が表示されます。
- リクエスト送信者が入力したメールアドレスの正確な値 - クリックして続行すると、電子署名 PDF にアクセスできる他のユーザーもこの値を確認できます。
- Google アカウントに複数のメールアドレスが登録されている場合は、リクエスト送信者がリクエスト ダイアログに入力したメールアドレスが使用されます。
- [完了としてマーク] をクリックすると、ダイアログに次の通知が表示されます。
- 利用規約を確認して同意します。
- [同意して続行] をクリックします。
ヒント:
- 署名者が自分のみの場合: リクエストが完了したことを知らせるメールが、自分自身とリクエスト送信者に送信されます。
- リクエストに複数の署名者がいる場合: すべての署名者が署名するまでリクエストは完了しません。完了した時点で、すべての署名者とリクエスト送信者にリクエストが完了したことを伝えるメールが送信されます。
- パソコンで、電子署名のリクエストが送信されたメール アカウントを開きます。
- メール通知を開きます。
- 埋め込みリンクをクリックします。
- [拒否] をクリックします。
- 省略可: 拒否の理由を入力します。
- [拒否] をクリックします。
- リクエスト受信者に、リクエストが拒否されたことを知らせるメールが届きます。
- パソコンで、電子署名のリクエストが送信されたメール アカウントを開きます。
- メール通知を開きます。
- 埋め込みリンクをクリックします。
- [詳細を表示] をクリックします。
電子署名リクエストを完了する
完成したドキュメントを見つける電子署名リクエストが完了すると、完成したドキュメントのコピーまたは完成したドキュメントのリンクがすべての署名者とリクエスト送信者のメールの受信トレイに送信され、完成したドキュメントのコピーが各自のドライブに保存されます。
完成したドキュメントが見つからない場合:
- 迷惑メールフォルダをご確認ください。
- 電子署名リクエストに関与している他の当事者に連絡し、コピーを入手してください。
- Gmail に関するフィードバックを送信するか、Google ドライブのサポートにお問い合わせください。
- 今後、電子署名ドキュメントを受け取れるようにするには:
- Google ドライブ アカウントをお持ちの場合は、新しいコンテンツを保存できるようにドライブの設定を確認してください。
- esignature-noreply@google.com からのメールを受け取れるよう、メール設定を確認してください。
リクエスト ダイアログで監査証跡の言語 / 地域を選択できます。この値により、監査証跡が最後に生成される言語 / 地域が決定されます。
ヒント: すべての署名者がドキュメントに署名すると、最終的な PDF が生成されます。PDF の最後には監査証跡ページが含まれています。このページは、電子署名リクエストの開始時にリクエスト送信者が選択した言語 / 地域で生成されます。このページには、電子署名リクエストのライフサイクル中に発生した、さまざまなイベントのログがタイムスタンプとともに表示されます。以下に例を示します。
- 電子署名リクエスト発行済み
- 電子署名が完了しました
- 電子署名が完了しました
- リクエスト送信者と署名者に関する情報（メールアドレス、名前など）の識別中
フィードバックの送信
Google にフィードバックを送信するには、次の手順を実行します。
- フィードバックを送信する署名リクエストの PDF ファイルを開きます。
- [詳細を表示]
サービスからフィードバックを送信することもできます。