שליחת בקשות לחתימה וחתימה על מסמכים באמצעות חתימה דיגיטלית

בעזרת חתימה דיגיטלית, אתם יכולים ליצור מסמכים לחתימה ולשלוח בקשות לחתימה ב-Google Docs וב-Google Drive. כדי להשלים בקשות לחתימה דיגיטלית, בעלי החתימה יכולים למלא בקלות את הפרטים הנדרשים.

דרישות סף

תכונת החתימה הדיגיטלית במסמכי Google Docs ו-PDF זמינה עבור:

• חשבונות פרטיים ב-Workspace
• התוכניות הבאות ב-Workspace כשהאדמין מפעיל את התכונה:
  • ‫Business Standard ו-Business Plus
  • ‫Enterprise Starter, ‏Enterprise Standard ו-Enterprise Plus
  • ‫Enterprise Essentials ו-Enterprise Essentials Plus
  • משתמשי Education Plus

אם אין לכם תוכנית מינוי ל-Workspace, אתם יכולים לקבל גישה לתכונה הזאת עוד היום. להרשמה לתוכנית Workspace Individual

כדאי לזכור: אם שדרגתם את החשבון כדי להשתמש בתכונה "חתימה דיגיטלית", יכולות לעבור כמה דקות עד שתוכלו להשתמש בה. חכו כמה דקות ורעננו את הדף כדי לנסות שוב.

יצירה ושליחה של מסמך לחתימה דיגיטלית

הכנת מסמך לחתימה דיגיטלית

חשוב: האפשרות הזו זמינה למשתמשים מסוימים שעומדים בדרישות.

1. פותחים את החלונית הצדדית של החתימה הדיגיטלית.
   • אם מתחילים מקובצי PDF ב-Google Drive:
     1. במחשב, נכנסים ל-drive.google.com.
     2. מעלים את קובץ ה-PDF החדש או מוצאים קובץ קיים שרוצים להשתמש בו.
     3. פותחים את קובץ ה-PDF במצב תצוגה.
     4. בפינה השמאלית העליונה, לוחצים על 'תפריט' חתימה דיגיטלית.
   • אם מתחילים מ-Google Docs:
     1. במחשב, נכנסים ל-drive.google.com.
     2. יוצרים מסמך Google Docs חדש או פותחים מסמך קיים.
     3. בחלק העליון, לוחצים על כלים חתימה דיגיטלית.
2. אם יש לכם כמה בעלי חתימה, בקטע "הוספת שדות של", בוחרים את בעל החתימה המסוים שאתם רוצים להכניס עבורו שדה חתימה דיגיטלית.
   • כדי לעדכן את רשימת בעלי החתימה הזמינים בתפריט הנפתח, בוחרים באפשרות ניהול בעלי החתימה. הבחירה הזו תפתח את תיבת הדו-שיח ניהול בעלי החתימה.
   • בתיבת הדו-שיח ניהול בעלי החתימה אפשר להוסיף עד 10 בעלי חתימה ולהקצות תוויות לכל אחד מהם כדי שאפשר יהיה לזהות אותם במסמך.
3. כדי להוסיף את המסמך גוררים את אחד השדות הבאים או יותר:
   • חתימה
   • ראשי תיבות
   • שם
   • שדה לטקסט
   • תאריך החתימה
4. כדי למצוא את מקבל ההקצאה של השדה, לוחצים על השדה.
   • כדי לעדכן את הקצאת בעל החתימה לשדה, משתמשים בתפריט הנפתח מוקצה אל בחלון הנפתח.
   • כדי לעדכן את רשימת בעלי החתימה במסמך Google Docs ולפתוח את תיבת הדו-שיח כמו שמצוין למעלה, לוחצים בתפריט הנפתח על ניהול בעלי החתימה.
   • כשבוחרים באפשרות 'שדה טקסט', אפשר להוסיף תיאור ולבחור את גודל הגופן בחלון הקופץ.
     • התיאור מיידע את בעלי החתימה מה אתם מצפים שיופיע בשדה, כמו 'תפקיד' או 'כתובת אימייל'.
     • גודל הגופן שאתם מגדירים הופך לגודל הגופן של הערך שבעל החתימה מזין עבור שדה הטקסט הזה.
5. כדי להוסיף למסמך את כל בעלי החתימה ואת כל השדות של החתימה הדיגיטלית עבור בעלי החתימה, חוזרים על השלבים.

חשוב לדעת:

• אפשר להוסיף עד 200 שדות מכל סוג לכל מסמך.
• אפשר להוסיף לבקשת חתימה דיגיטלית עד 10 בעלי חתימה.
• התווית של בעל חתימה במסמך היא רק פלייסהולדר של מזהה. היא לא תהיה חלק מהחתימה על ה-PDF שתיווצר בהמשך.
• לא חייבים להשתמש בכתובת האימייל של בעל החתימה כתווית של בעל החתימה בשלב הזה, כי עדיין לא נשלחים אימיילים. האימיילים נשלחים אחר כך, בקטע "שליחת בקשה לחתימה דיגיטלית" שבהמשך, שבו התוויות של בעלי החתימה שמשמשות כפלייסהולדרים ממופות לכתובות אימייל אמיתיות.
• כדי להבחין בקלות בין השדות שמוקצים לבעלי חתימה שונים, כל בעל חתימה במסמך מקבל צבע ייחודי. כל השדות שמוקצים לאותו בעל חתימה מוצגים באותו הצבע.

שליחה של בקשה לחתימה דיגיטלית

1. אחרי שמוסיפים את כל השדות המתאימים, לוחצים על בקשת חתימה בצד שמאל.
   • שותפים שיש להם הרשאת בעלים או גישת עריכה למסמך יראו את הכפתור. במקרים אחרים, הוא לא יהיה זמין.
2. מזינים כותרת לקובץ ה-PDF שנוצר.
3. מזינים את כתובת האימייל של כל בעל/ת חתימה.
   • אפשר גם להוסיף הודעה שתישלח לבעלי החתימה באימייל עם הבקשה לחתימה דיגיטלית.
4. כדי לשלוח תזכורות תקופתיות לבעלי החתימה צריך להפעיל את התזכורות האוטומטיות.
   • כשהתכונה הזו מופעלת, בעלי החתימה שלא השלימו את הבקשה יקבלו תזכורת באימייל 3 ימים (72 שעות) לאחר שליחת הבקשה הראשונית.
   • לאחר מכן יישלחו תזכורות נוספות כל 3 ימים, עד שיעברו 9 ימים או עד לחתימת המסמך.
5. אתם יכולים לבחור את הלוקאל של נתיב הביקורת בתיבת הדו-שיח של הבקשה. הערך הזה קובע את הלוקאל שבו יווצר נתיב הביקורת בסוף המסמך.
6. אם מופיעים תנאים והגבלות בתיבת הדו-שיח של הבקשה, קוראים ומאשרים אותם.
7. לוחצים על בקשת חתימה.
   • אחרי שהבקשה נוצרה:
     • המערכת יוצרת קובץ PDF מהמסמך שלכם ומשתפת אותו עם בעלי החתימה. תהיה להם אפשרות לחתום על הטופס אבל לא לבצע שינויי עריכה אחרים או לשנות את הרשאות הגישה לקובץ.
     • המערכת שולחת לבעלי החתימה התראה באימייל עם קישור למסמך.
8. בתיקייה של המסמך המקורי אפשר למצוא עותק PDF של הקובץ שנשלח לבעלי החתימה.
   • חשוב: עותק ה-PDF יישמר בתיקיית האחסון שלי במקום בתיקייה המקורית בשני מקרים:
     • אם אין לכם הרשאת עריכה בתיקייה שבה הקובץ שמור.
     • אם כללי השיתוף של התיקייה המקורית עלולים למנוע מבעלי החתימה גישה לקובץ. שמירת הקובץ בתיקיית "האחסון שלי" מבטיחה שלכל בעלי החתימה יש אפשרות לראות את המסמך.

כדאי לדעת:

• אחרי שתלחצו על בקשת לחתימה דיגיטלית, קובץ ה-PDF יינעל כדי שאי אפשר יהיה לבצע בו שינויים לפני שבעלי החתימה ימלאו את הבקשה לחתימה דיגיטלית. הקובץ ששימש ליצירת הבקשה לחתימה דיגיטלית נשאר פתוח ולא משותף אוטומטית עם בעלי החתימה כחלק מהבקשה לחתימה דיגיטלית.
• כדי לבדוק את ההתקדמות של הבקשה לחתימה דיגיטלית:
  • פותחים את קובץ ה-PDF הרלוונטי ב-Drive או דרך הקישור בהתראה באימייל.
  • כדי לפתוח את החלונית הצדדית השמאלית ולראות את פרטי החתימה הדיגיטלית, בפינה השמאלית העליונה של ה-PDF לוחצים על הצגת פרטים.

שמירת תבנית של חוזה

כדי לשמור קובץ PDF עם שדות לחתימה דיגיטלית בתור תבנית, בפינה השמאלית העליונה לוחצים על שמירת השינויים. השדות לחתימה דיגיטלית יישמרו אוטומטית ב-Google Docs כדי שתוכלו להשתמש בהם מתי שתרצו.

הוספת שינויים במסמך אחרי ששולחים אותו

אי אפשר לעדכן את קובץ ה-PDF אחרי התחלת הבקשה לחתימה דיגיטלית, כי קובץ ה-PDF ננעל. עדיין אפשר לארגן אותו ב-Drive, למשל: לשנות את המיקום שלו.

כדי לשנות או לבטל את הבקשה לחתימה דיגיטלית אחרי שליחת הבקשה, בוחרים באפשרות ביטול. אפשר לשלוח בקשה חדשה אחרי שמוסיפים שינויים לקובץ המקור של מסמך Google Docs או PDF ב-Google Drive ולשלוח קובץ PDF חדש לחתימה. צריך לפעול לפי השלבים שמופיעים במאמר בנושא יצירה ושליחה של מסמך לחתימה דיגיטלית.

אם הבקשה לחתימה הדיגיטלית פעילה, אי אפשר לבטל את הנעילה של קובץ ה-PDF. עדיין תוכלו לבצע שינויים במסמך Google Docs בכל שלב, כי הוא לא ננעל כחלק מתהליך הבקשה לחתימה דיגיטלית.

ביטול בקשה לחתימה דיגיטלית שנמצאת בהמתנה

אם הבקשה לחתימה דיגיטלית עדיין נמצאת בהמתנה ורוצים לבטל אותה:

1. פותחים את קובץ ה-PDF עם הבקשה לחתימה.
2. לוחצים על סמל התפריט   ביטול.

טיפ: אם רוצים למחוק את קובץ ה-PDF עם הבקשה שביטלתם, אפשר לעבור אל התיקייה שהקובץ נמצא בה ולמחוק את הקובץ. מיקום ברירת המחדל של הקובץ הוא תיקיית "האחסון שלי".

בדיקת הסטטוס של בקשה לחתימה דיגיטלית

1. פותחים את קובץ ה-PDF עם הבקשה לחתימה.
2. בוחרים פעולה:
   • לוחצים על סמל התפריט חתימה דיגיטלית.
   • לוחצים על לפרטים.
3. בחלונית הצדדית מופיעים הפרטים של הבקשה לחתימה הדיגיטלית, והסטטוס שלה.

דחיית בקשה לחתימה דיגיטלית, חתימה או צפייה בפרטים שלה

ביצוע חתימה דיגיטלית שביקשו מכם

1. פותחים את חשבון האימייל שהבקשה לחתימה דיגיטלית נשלחה אליו.
2. פותחים את ההתראה באימייל.
3. לוחצים על הקישור המוטמע.
   • אם אתם פותחים את קובץ ה-PDF ישירות מתוך Drive, לוחצים על חתימה כדי לחתום על המסמך.
4. יכול להיות שהמסמך יכלול שדות טקסט שצריך למלא, כמו 'תפקיד' או 'אימייל'. במקרה כזה, צריך ללחוץ על השדות ולמלא אותם.
5. לוחצים על השדות שמסומנים בצבע וממלאים אותם. המשמעות של הסימון בצבע היא שנדרשת חתימה שלכם.
   • מופיעה תיבת דו-שיח עם בקשה להזין את השם המלא ואת ראשי התיבות של השם שלכם. כך מופקת חתימה אלקטרונית לשימושכם. לוחצים על "בחירה וחתימה".
     • טיפ: אם השדות האלה מופיעים כמה פעמים, אתם יכולים לעשות שימוש חוזר במידע לאורך כל המסמך.
   • שדות שמוקצים לבעלי חתימה אחרים שעדיין לא חתמו מופיעים באפור.
   • ערכי החתימה שבעלי חתימה אחרים כבר הזינו מופיעים ב-PDF.
6. אחרי שממלאים את כל שדות החתימה שנדרשים, לוחצים בחלק העליון של הדף על סימון שהחתימה הושלמה.
   • אחרי שלוחצים על "סימון שהחתימה הושלמה", מקבלים הודעה בתיבת הדו-שיח שמוצג בה:
     • מזהה האימייל המדויק שמתועד עבורכם. אחרי שאתם לוחצים על "המשך", משתמשים אחרים שיש להם גישה למסמכי ה-PDF עם החתימה הדיגיטלית יכולים לצפות בו.
     • אם יש לכם כמה כתובות אימייל בחשבון Google, נעשה שימוש בכתובת שמגיש הבקשה הזין עבורכם בתיבת הדו-שיח של הבקשה.
7. עוברים על התנאים וההגבלות ומאשרים אותם.
8. לוחצים על הסכמה והמשך.

כדאי לדעת:

• אם אתם בעלי החתימה היחידים: אתם ומגיש הבקשה מקבלים אימייל שהבקשה הושלמה.
• אם יש לבקשה כמה בעלי חתימה: הבקשה לא תושלם עד שיתקבלו כל החתימות, וכשהן מתקבלות, כל בעלי החתימה ומגיש הבקשה מקבלים אימייל על כך שהבקשה הושלמה.

דחיית בקשה לחתימה דיגיטלית

1. במחשב, פותחים את חשבון האימייל שהבקשה לחתימה דיגיטלית נשלחה אליו.
2. פותחים את ההתראה באימייל.
3. לוחצים על הקישור המוטמע.
4. לוחצים על דחייה.
   • מי ששלח לכם את הבקשה מקבל אימייל על הדחייה.

צפייה בפרטים של בקשה לחתימה דיגיטלית

1. במחשב, פותחים את חשבון האימייל שהבקשה לחתימה דיגיטלית נשלחה אליו.
2. פותחים את ההתראה באימייל.
3. לוחצים על הקישור המוטמע.
4. לוחצים על לפרטים.

השלמת בקשות לחתימה דיגיטלית

מציאת המסמך הסופי

עותקים של המסמך הסופי יהיו זמינים לכל הצדדים אחרי השלמת הבקשה לחתימה דיגיטלית.

• אם אתם בעלי החתימה: אתם יכולים למצוא עותק אישי של קובץ ה-PDF החתום בתיקיית "האחסון שלי". אתם יכולים גם למצוא קישור לעותק האישי באימייל שקיבלתם עם השלמת המסמך.
• אם אתם מגישי הבקשה: אתם יכולים למצוא עותק של קובץ ה-PDF הסופי באותה תיקייה שבה שמור המסמך המקורי. אתם יכולים גם למצוא קישור לעותק באימייל שקיבלתם עם השלמת המסמך.

  • חשוב: עותק ה-PDF יישמר בתיקיית האחסון שלי במקום בתיקייה המקורית בשני מקרים:

    • אם אין לכם הרשאת עריכה בתיקייה שבה הקובץ שמור.

    • אם כללי השיתוף של התיקייה המקורית עלולים למנוע מבעלי החתימה גישה לקובץ. שמירת הקובץ בתיקיית "האחסון שלי" מבטיחה שלכל בעלי החתימה יש אפשרות לראות את המסמך.

מה עושים אם לא מוצאים את המסמך הסופי?

• מבצעים חיפוש בתיקיית "האחסון שלי".
• משתמשים בחיפוש מתקדם
  • בסרגל החיפוש, לוחצים על חיפוש מתקדם.
  • בקטע "אישורים וחתימות דיגיטליות", בוחרים אפשרות:
    • בהמתנה לאישור שלי
    • בקשות שלי
• בודקים את תיקיית הספאם.
• פונים לצדדים האחרים שהיו מעורבים בבקשה לחתימה דיגיטלית כדי לקבל מהם עותק.
• שולחים משוב על Gmail או פונים לתמיכה של Google Drive.
• כדי לוודא שתהיה לכם אפשרות לקבל מסמכים לחתימה דיגיטלית בעתיד פועלים לפי ההנחיות הבאות:
  • אם יש לכם חשבון Google Drive, בודקים את ההגדרות של Drive ומוודאים שהן מאפשרות לשמור תוכן חדש.
• בודקים את הגדרות האימייל ומוודאים שהן מאפשרות לקבל אימיילים מהכתובת [e-mail].

מציאת נתיב ביקורת

אתם יכולים לבחור את הלוקאל של נתיב הביקורת בתיבת הדו-שיח של הבקשה. הערך הזה קובע את הלוקאל שבו יווצר נתיב הביקורת בסוף המסמך.

הערה: אחרי שכל בעלי החתימה יחתמו על המסמך, יווצר קובץ ‎.pdf סופי. בסוף ה-‎.pdf יופיע דף של נתיב ביקורת. הדף נוצר בלוקאל שבחר מגיש הבקשה כשהוא התחיל את הבקשה לחתימה דיגיטלית. הדף מכיל יומן של אירועים שונים שהתרחשו במהלך מחזור החיים של הבקשה לחתימה דיגיטלית וכולל חותמות זמן, למשל:

• נשלחה בקשה לחתימה דיגיטלית
• המסמך נחתם בחתימה דיגיטלית
• השלמת החתימה הדיגיטלית
• פרטים מזהים של מגיש הבקשה ובעלי החתימה כמו כתובת אימייל ושם

שליחת משוב

כדי לתת משוב ל-Google:

1. פותחים את קובץ ה-PDF עם בקשת החתימה שרוצים לתת עליו משוב.
2. לוחצים על לפרטים  סמל התפריט   שליחת משוב על התכונה.

אפשר גם לשלוח משוב דרך המוצר:

• שליחת משוב על Gmail
• פניה לתמיכה של Google Drive