Inviare richieste di firma e firmare documenti con la firma elettronica

Con la firma elettronica puoi creare documenti per le firme e inviare richieste di firma in Documenti Google e Google Drive. Per completare le richieste di firma elettronica, i firmatari possono facilmente inserire le informazioni richieste.

Idoneità

La funzionalità della firma elettronica per Documenti Google e PDF è disponibile per:

• Account Workspace Individual.
• Questi piani Workspace, se l'amministratore attiva la funzionalità:
  • Business Standard e Plus
  • Enterprise Starter, Standard e Plus
  • Enterprise Essentials ed Enterprise Essentials Plus
  • Utenti di Education Plus

Se non hai un piano di abbonamento a Workspace, puoi accedere a questa funzionalità oggi stesso. Sottoscrivi un piano individuale di Workspace.

Creare e inviare un documento per la firma elettronica

Preparare un documento di firma elettronica

Importante: questa funzionalità è disponibile per determinati utenti idonei.

1. Apri il riquadro laterale della firma elettronica.
   • Se inizi da file PDF su Google Drive:
     1. Apri drive.google.com sul computer.
     2. Carica un nuovo file PDF o trovane uno esistente che vuoi utilizzare.
     3. Apri il file PDF in modalità di visualizzazione.
     4. In alto a destra, fai clic su Menu eSignature.
   • Se inizi da Documenti Google:
     1. Apri drive.google.com sul computer.
     2. Crea un nuovo documento Google o aprine uno esistente.
     3. In alto, fai clic su Strumenti Firma elettronica.
2. Se hai più firmatari, in "Inserisci i campi per", seleziona il firmatario specifico per il quale vuoi inserire un campo della firma elettronica.
   • Per aggiornare l'elenco dei firmatari disponibili nel menu a discesa, seleziona Gestisci firmatari. Si aprirà la finestra di dialogo Gestisci firmatari.
   • Nella finestra di dialogo Gestisci firmatari, puoi aggiungere fino a 10 firmatari e assegnare etichette a ciascun firmatario per identificarlo nel documento.
3. Trascina uno o più dei seguenti campi da aggiungere al documento:
   • Firma
   • Iniziali
   • Nome
   • Campo di testo
   • Data della firma
4. Per trovare a chi è assegnato il campo, fai clic sul campo.
   • Per aggiornare l'assegnazione del firmatario per il campo, utilizza il menu a discesa Assegnato a nel popup.
   • Per aggiornare l'elenco dei firmatari nel documento Google e aprire la stessa finestra di dialogo riportata sopra, fai clic su Gestisci firmatari nel menu a discesa.
   • Quando selezioni un "Campo di testo", puoi aggiungere una descrizione e selezionare la dimensione dei caratteri nel popup.
     • La descrizione indica ai firmatari i dati che ti aspetti di trovare in questo campo, ad esempio "Qualifica" o "Indirizzo email".
     • La dimensione dei caratteri impostata diventa quella del valore che il firmatario inserisce per questo campo di testo.
5. Per aggiungere tutti i campi dei firmatari e della firma elettronica per i firmatari nel documento, ripeti i passaggi.

Suggerimenti:

• Puoi aggiungere un massimo di 200 campi di qualsiasi tipo per documento.
• Puoi aggiungere fino a 10 firmatari a una richiesta di firma elettronica.
• Quando chiudi il file PDF con i campi della firma elettronica, i campi non verranno salvati. Se vuoi salvare i campi della firma elettronica e utilizzarli come modello, avvia la richiesta di firma elettronica su un documento Google.
• L'etichetta del firmatario nel documento è solo un identificatore segnaposto e non fa parte del PDF di firma generato in seguito.
• A questo punto non è necessario utilizzare gli indirizzi email dei firmatari come etichette poiché non sono ancora state inviate email. Questo passaggio si verifica più tardi, nella sezione "Invia una richiesta di firma elettronica" di seguito, dove le etichette segnaposto per i firmatari sono mappate a indirizzi email effettivi.
• Per differenziare facilmente i campi assegnati a diversi firmatari, a ogni firmatario nel documento viene assegnato un colore univoco. Tutti i campi assegnati allo stesso firmatario vengono visualizzati nello stesso colore.

Inviare una richiesta di firma elettronica

1. Dopo aver aggiunto tutti i campi appropriati, fai clic su Richiedi firma a destra.
   • Questo pulsante è disponibile per i collaboratori che possiedono il documento o hanno accesso in modifica. In caso contrario, questo pulsante non sarà disponibile.
2. Inserisci un titolo per il file PDF generato.
3. Inserisci l'indirizzo email di ciascun firmatario.
   • Puoi anche aggiungere un messaggio che verrà inviato ai firmatari nell'email di richiesta di firma elettronica.
4. Puoi selezionare le impostazioni internazionali dell'audit trail nella finestra di dialogo della richiesta. Questo valore determina le impostazioni internazionali in cui viene generato l'audit trail alla fine.
5. Leggi e accetta i Termini di servizio, se visualizzati nella finestra di dialogo della richiesta.
6. Fai clic su Richiedi firma.
   • Dopo aver creato la richiesta di firma elettronica:
     • Dal documento, viene generato un file PDF che viene condiviso con i firmatari con accesso in visualizzazione. Puoi trovare il file generato in "Il mio Drive".
     • Ai firmatari viene inviata una notifica via email con un link al documento.

Suggerimenti:

• Dopo aver fatto clic su Richiedi firma, il file PDF viene bloccato per evitare modifiche prima che i firmatari possano soddisfare la richiesta di firma elettronica. Il file utilizzato per creare la richiesta di firma rimane sbloccato e non viene condiviso automaticamente con i firmatari nell'ambito della richiesta di firma elettronica.
• Per controllare l'avanzamento di una richiesta di firma elettronica:
  • Apri il rispettivo file PDF in Drive o tramite il link nella notifica via email.
  • Per aprire il riquadro laterale a destra e visualizzare i dettagli della firma elettronica, fai clic su Visualizza dettagli, in alto a destra nel PDF.

Salvare un modello di contratto

Per salvare un file PDF con i campi della firma elettronica come modello, fai clic su Salva modifiche in alto a destra. Per un uso futuro, Documenti Google salva automaticamente i campi della firma elettronica.

Aggiungere modifiche a un documento dopo averlo inviato

Non puoi aggiornare il file PDF dopo l'avvio di una richiesta di firma elettronica perché il file PDF è bloccato. Puoi comunque organizzarlo nel tuo Drive, ad esempio, puoi cambiarne la posizione.

Per modificare o annullare la richiesta di firma elettronica dopo il suo invio, seleziona Annulla. Puoi inviare una nuova richiesta dopo aver aggiunto le modifiche al documento Google o al file PDF di origine su Google Drive e inviare un nuovo file PDF da firmare. Segui i passaggi descritti in Creare e inviare un documento per la firma elettronica.

Se la richiesta di firma elettronica è attiva, non puoi sbloccare il file PDF. Puoi ancora aggiungere modifiche al documento Google in qualsiasi momento poiché non è bloccato nell'ambito della richiesta di firma elettronica.

Annullare una richiesta di firma elettronica in attesa

Se la richiesta di firma elettronica è ancora in attesa, per annullarla:

1. Apri il file PDF della richiesta.
2. Fai clic su Menu   Annulla.

Suggerimento: se vuoi eliminare la copia in formato PDF della richiesta annullata, vai alla cartella del file ed elimina la copia. La posizione predefinita è Il mio Drive.

Controllare lo stato della richiesta di firma elettronica

1. Apri il file PDF della richiesta.
2. Seleziona un'azione:
   • Fai clic su Menu Firma elettronica.
   • Fai clic su Mostra dettagli.
3. Nel riquadro laterale troverai i dettagli della richiesta di firma elettronica e il relativo stato.

Firmare, rifiutare o visualizzare i dettagli di una richiesta di firma elettronica

Firmare una richiesta di firma elettronica

1. Apri l'account email a cui è stata inviata la richiesta di firma elettronica.
2. Apri la notifica via email.
3. Fai clic sul link incorporato.
   • Se apri il file PDF direttamente da Drive, fai clic su Firma per firmare il documento.
4. Il documento potrebbe contenere campi di testo da compilare, ad esempio "Qualifica" o "Email". In questo caso, seleziona e compila questi campi.
5. I campi colorati sono quelli che devi firmare. Selezionali e compilali.
   • Viene visualizzata una finestra di dialogo in cui ti viene chiesto di inserire nome e cognome e le iniziali. In questo modo viene generata una firma elettronica che potrai utilizzare. Fai clic su Adotta e firma.
     • Suggerimento: se sono presenti più occorrenze di questi campi, puoi riutilizzare queste informazioni in tutto il documento.
   • I campi assegnati ad altri firmatari che non hanno ancora apposto la loro firma non sono selezionabili.
   • Le firme fornite da altri firmatari che hanno già firmato sono presenti nel PDF.
6. Dopo aver compilato tutti i campi obbligatori per la firma, fai clic su Contrassegna come completato nella parte superiore della pagina.
   • Dopo aver fatto clic su "Contrassegna come completato", nella finestra di dialogo viene visualizzata una notifica che mostra:
     • L'esatto valore dell'email registrato per te, che sarà visibile ad altri utenti con accesso ai PDF della firma elettronica dopo aver fatto clic per procedere.
     • Se hai più indirizzi email nel tuo Account Google, viene utilizzato l'indirizzo email che il richiedente ha inserito per te nella finestra di dialogo della richiesta.
7. Leggi e accetta i Termini di servizio.
8. Fai clic su Accetta e continua.

Suggerimenti:

• Se sei l'unico firmatario: tu e il richiedente riceverete un'email che comunica che la richiesta è stata completata.
• Se la richiesta ha più firmatari: la richiesta non è completa finché tutti i firmatari non firmano. A quel punto, tutti i firmatari e il richiedente riceveranno un'email che comunica che la richiesta è stata completata.

Rifiutare una richiesta di firma elettronica

1. Su un computer, apri l'account email a cui è stata inviata la richiesta di firma elettronica.
2. Apri la notifica via email.
3. Fai clic sul link incorporato.
4. Fai clic su Rifiuta.
   • (Facoltativo) Fornisci un motivo per il rifiuto.
5. Fai clic su Rifiuta.
   • Il richiedente riceve un'email che lo informa del rifiuto.

Visualizzare i dettagli di una richiesta di firma elettronica

1. Su un computer, apri l'account email a cui è stata inviata la richiesta di firma elettronica.
2. Apri la notifica via email.
3. Fai clic sul link incorporato.
4. Fai clic su Visualizza dettagli.

Completare le richieste di firma elettronica

Trovare il documento finalizzato

Una volta completata la richiesta di firma elettronica, una copia del documento finale o un link al documento finale viene inviato a tutti i firmatari e alle caselle di posta email del richiedente. Una copia finale del documento viene salvata nel Drive di ogni parte. 

Se non riesci a trovare il documento finale:

• Controlla la cartella Spam.
• Contatta le altre parti coinvolte nella richiesta di firma elettronica per ottenerne una copia.
• Invia feedback su Gmail o contatta l'assistenza di Google Drive.
• Per assicurarti di poter ricevere documenti della firma elettronica in futuro:
  • Se hai un account Google Drive, controlla le impostazioni di Drive per poter archiviare nuovi contenuti.
• Controlla le impostazioni email in modo da poter ricevere email dall'indirizzo [e-mail].

Trovare l'audit trail

Puoi selezionare le impostazioni internazionali dell'audit trail nella finestra di dialogo della richiesta. Questo valore determina le impostazioni internazionali in cui viene generato l'audit trail alla fine.

Suggerimento: dopo che tutti i firmatari avranno firmato il documento, verrà generato un file .pdf finale. La fine del file .pdf contiene una pagina di audit trail. La pagina viene generata nelle impostazioni internazionali selezionate dal richiedente all'avvio della richiesta di firma elettronica. Questa pagina contiene un log di vari eventi che si sono verificati durante il ciclo di vita della richiesta di firma elettronica con timestamp, ad esempio:

• Firma elettronica richiesta
• Firma elettronica applicata
• Completamento della firma elettronica
• Informazioni identificative per il richiedente e i firmatari, ad esempio indirizzo email e nome

Inviare un feedback

Per fornire un feedback a Google:

1. Apri il file PDF della richiesta di firma per la quale vuoi fornire un feedback.
2. Fai clic su Visualizza dettagli  Menu   Invia feedback sulla funzionalità.

Puoi anche inviare un feedback tramite il prodotto:

• Inviare feedback su Gmail
• Contattare l'assistenza di Google Drive