Az elektronikus aláírással dokumentumokat hozhat létre aláírásokhoz, és aláírási kérelmeket küldhet a Google Dokumentumokban és a Google Drive-on. Az elektronikus aláírási kérelmek teljesítéséhez az aláírók egyszerűen megadhatják a kért információkat. A funkció használatára az alábbi Általános Szerződési Feltételek vonatkoznak.
Regisztráció és jogosultság
A Google Dokumentumok elektronikus aláírási funkcióját az arra jogosult Workspace-felhasználók vehetik igénybe.
- Ha Workspace Individual-fiókja van, hozzáférhet ehhez a funkcióhoz.
- Ha a feltételeknek megfelelő Workspace-csomagok egyikét használja, hozzáférhet ehhez a funkcióhoz, ha az adminisztrátor engedélyezi:
- Business Standard és Plus
- Enterprise Starter, Standard és Plus
- Enterprise Essentials és Enterprise Essentials Plus
- Education Plus-felhasználók
Ha Workspace Individual-fiókja van, bétaverziós hozzáférést is kap a PDF-fájlokra vonatkozó elektronikus aláírás funkcióhoz. További információ az elektronikus aláírás bétaverziójának feltételeiről.
Ha még nincs Workspace-előfizetési csomagja, már ma is hozzáférhet ehhez a funkcióhoz. Fizessen elő a Workspace Individual-csomagra.
Tipp: Ha bővítette fiókját annak érdekében, hogy hozzáférjen az elektronikus aláírás funkcióhoz, néhány percbe telhet, amíg a funkció teljes mértékben rendelkezésre áll. Várjon néhány percet, majd frissítse az oldalt, és próbálja meg újra.
Dokumentum létrehozása és küldése elektronikus aláírás céljából
Elektronikus aláírási dokumentum előkészítéseFontos: Ez a lehetőség csak bizonyos jogosult felhasználók számára áll rendelkezésre.
- Nyissa meg az elektronikus aláírás oldalsó paneljét.
- Ha a Google Drive-on lévő PDF-fájlokkal kezdi (béta):
- Számítógépen nyissa meg a drive.google.com webhelyet.
- Töltsön fel egy új PDF-fájlt, vagy keressen egy meglévőt, amelyet használni szeretne.
- Nyissa meg a PDF-fájlt megtekintési módban.
- A jobb felső sarokban kattintson a Menü
Elektronikus aláírás elemre.
- Ha a Google Dokumentumokkal kezdi:
- Számítógépen nyissa meg a drive.google.com webhelyet.
- Létrehozhat egy új Google-dokumentumot, vagy megnyithat egy meglévőt, amelyet használni szeretne.
- Lépjen az Eszközök
- Ha a Google Drive-on lévő PDF-fájlokkal kezdi (béta):
- Ha több aláírója is van, a „Mezők beszúrása neki” menü alatt válassza ki azt a konkrét aláírót, akinek elektronikus aláírási mezőt szeretne beilleszteni.
- A rendelkezésre álló aláírók listájának frissítéséhez válassza az Aláírók kezelése lehetőséget a legördülő menüben. Ekkor megnyílik az Aláírók kezelése párbeszédpanel.
- Az Aláírók kezelése párbeszédpanelen legfeljebb 10 aláírót vehet fel, és az egyes aláírókhoz címkéket rendelhet hozzá, hogy be tudja azonosítani a dokumentumban szereplő aláírókat.
- Húzzon ide egyet vagy többet az alábbi mezők közül, hogy hozzáadja őket a dokumentumhoz:
- Aláírás
- Monogram
- Név
- Aláírás dátuma
- Kizárólag Google-dokumentumok esetében: A mező alatti előugró ablak megnyitásához kattintson a Google-dokumentumban a beszúrt mezőre. Az adott előugró ablakban látható, hogy a mező melyik aláíróhoz van hozzárendelve.
- Ha módosítani szeretné a mezőhöz hozzárendelt aláírót, használja a Hozzárendelve a következőhöz legördülő menüt az előugró ablakban.
- Ha frissíteni szeretné az aláírók listáját a Google-dokumentumban, és meg szeretné nyitni a fenti párbeszédpanelt, kattintson a legördülő menü Aláírók kezelése elemére.
- Ha hozzá szeretné adni az összes aláírót és az aláírókhoz hozzárendelt elektronikus aláírási mezőket, ismételje meg a fenti lépéseket.
Elektronikus aláírás elemre.Tippek:
- Dokumentumonként legfeljebb 200 tetszőleges típusú mező adható meg.
- Egy elektronikus aláírási kérelemhez legfeljebb 10 aláírót adhat hozzá.
- A dokumentumban szereplő aláírók esetében az aláíró címke mindössze helyőrző azonosító, amely nem fog szerepelni a később létrehozott, aláírt PDF-fájlban.
- Egyelőre nem szükséges az aláíró e-mail-címét aláíró címkeként használni, mivel a rendszer még nem küldött ki e-maileket. Ez később történik meg az alábbi „Elektronikus aláírási kérelem küldése” szakaszban, ahol az aláírók helyőrző címkéi a tényleges e-mail-címekhez lesznek hozzárendelve.
- A különböző aláírókhoz hozzárendelt mezők egyszerű megkülönböztetése érdekében a dokumentumban minden aláíróhoz egyedi színt társítunk. Az adott aláíróhoz tartozó összes mező azonos színnel jelenik meg.
- Miután hozzáadta az összes megfelelő mezőt, a jobb oldalon kattintson az Aláírás kérése elemre.
- Ezt a gombot azok az együttműködők láthatják, akik a dokumentum tulajdonosai, vagy szerkesztési hozzáféréssel rendelkeznek. Ellenkező esetben ez a gomb nem áll rendelkezésre.
- Adjon címet a létrehozott PDF-fájlnak.
- Adja meg az egyes aláírók e-mail-címét.
- Megadhat egy üzenetet is, amelyet elküldünk az aláíróknak az elektronikus aláírási kérelmet tartalmazó e-mailben.
- Az eseménynapló helyét a kérelem párbeszédpanelen választhatja ki. Ez az érték határozza meg azt a helyet, ahol az eseménynapló a folyamat végén létrejön.
- Tekintse át és fogadja el az Általános Szerződési Feltételeket, amennyiben megjelennek a kérelem párbeszédpanelén.
- Kattintson az Aláírás kérése elemre.
- Az elektronikus aláírási kérelem sikeres létrehozása után:
- A dokumentumból a rendszer létrehoz egy PDF-fájlt, és megosztja a megtekintésszintű hozzáféréssel rendelkező aláírókkal. A létrehozott fájlt a Saját meghajtón találja.
- A dokumentum linkjét tartalmazó e-mailes értesítést küldünk az aláíróknak.
- Az elektronikus aláírási kérelem sikeres létrehozása után:
Tippek:
- Miután az Aláírás kérése elemre kattint, a rendszer zárolja a PDF-fájlt, nehogy módosítások történjenek, mielőtt az aláírók eleget tehetnének az elektronikus aláírásra vonatkozó kérelemnek. Az aláírási kérelem létrehozásához használt fájl feloldva marad, és a rendszer nem osztja meg automatikusan az aláírókkal az elektronikus aláírási kérelem részeként.
- Az aláírási kérelem létrehozásához használt fájl a jövőben más elektronikus aláírási kérelmek létrehozásához is felhasználható lesz. Minden kérelem egy új PDF-fájlt hoz létre, amelyet a Saját meghajtón tárol a rendszer.
- Elektronikus aláírási kérelem előrehaladásának megtekintése:
- Nyissa meg az adott PDF-fájlt a Drive-ban vagy az e-mailes értesítésben kapott linkre kattintva.
- A jobb oldali panel megnyitásához és az elektronikus aláírás részleteinek megtekintéséhez kattintson a PDF jobb felső sarkában található Részletek megtekintése elemre.
Ha sablonként szeretne elmenteni egy elektronikus aláírási mezőket tartalmazó PDF-fájlt, a jobb felső sarokban kattintson a Módosítások mentése lehetőségre. A Google Dokumentumok automatikusan elmenti az elektronikus aláírás mezőit.
Nem frissítheti a PDF-fájlt azután, hogy megkezdődött az elektronikus aláírási kérelem, mert a PDF-fájl zárolva van. Ettől függetlenül rendszerezheti a Drive-on, például módosíthatja a helyét.
Ha a kérelem elküldése után módosítani vagy törölni szeretné az elektronikus aláírási kérelmet, válassza a Mégse lehetőséget. Miután módosított a forrásként szolgáló Google-dokumentumon vagy PDF-fájlon a Google Drive-ban, új kérelmet nyújthat be, és új PDF-fájlt küldhet el aláírásra. Kövesse a Dokumentum létrehozása és elküldése elektronikus aláírásra című részben leírt lépéseket.
Ha az elektronikus aláírási kérelem aktív, nem oldhatja fel a PDF-fájl zárolását. A Google-dokumentumot bármikor módosíthatja, mert az nincs zárolva az elektronikus aláírási kérelem részeként.
- Nyissa meg a kérelemhez tartozó PDF-fájlt.
- Kattintson a Menü
Tipp: Ha törölni szeretné a visszavont kérelemhez tartozó PDF-példányt, keresse meg azt a mappát, amelyben a fájl található, és törölje az adott példányt. Az alapértelmezett célhely a Saját meghajtó.
- Nyissa meg a kérelemhez tartozó PDF-fájlt.
- Válasszon egy műveletet:
- Kattintson a Menü
- Kattintson a Részletek megtekintése elemre.
- Kattintson a Menü
- Az oldalsó panelen megjelennek az elektronikus aláírási kérelem részletei és állapota.
Elektronikus aláírási kérelem aláírása, elutasítása vagy részleteinek megtekintése
Elektronikus aláírási kérelem aláírása- Nyissa meg azt az e-mail-fiókot, ahová az elektronikus aláírási kérelem érkezett.
- Nyissa meg az e-mailes értesítést.
- Kattintson a beágyazott linkre.
- Ha a PDF-fájlt közvetlenül a Drive-ból nyitja meg, a dokumentum aláírásához kattintson az Aláírás elemre.
- Kattintson bármelyik színes mezőre, amely azt jelzi, hogy az érintett mezőket alá kell írnia.
- Azok az aláíratlan mezők, amelyeket más aláírókhoz rendeltek hozzá, kiszürkítve jelennek meg.
- A PDF tartalmazza az olyan más aláírók által megadott aláírási értékeket, akik akkorra már teljesítették a kérelmet.
- Adja meg teljes nevét és monogramját.
- Kattintson az Elfogadás és aláírás elemre.
- Miután kitöltötte az összes aláírási mezőt, kattintson a Megjelölés készként elemre.
- Miután rákattint a Megjelölés készként elemre, az alábbi tartalmú értesítés jelenik meg a párbeszédpanelen:
- Miután rákattint a továbblépésre, a rendszer azt a pontos e-mail-értéket rögzíti Önnek, amelyet azok láthatnak, akik hozzáférnek az elektronikus aláírási PDF-fájlokhoz.
- Abban az esetben, ha Google-fiókjához több e-mail-cím tartozik, a rendszer azt az e-mail-címet használja, amelyet a kérelmező a kérelem párbeszédpanelén megadott.
- Miután rákattint a Megjelölés készként elemre, az alábbi tartalmú értesítés jelenik meg a párbeszédpanelen:
- Olvassa át és fogadja el az Általános Szerződési Feltételeket.
- Kattintson az Elfogadás és folytatás elemre.
Tippek:
- Ha Ön az egyetlen aláíró: Ön és a kérelmező e-mailt kap a kérelem teljesítéséről.
- Ha a kérelemnek több aláírója van: A kérelem addig nincs teljesítve, amíg az összes aláíró alá nem írta. Ekkor az összes aláíró és a kérelmező e-mailt kap arról, hogy a kérelem teljesült.
- Számítógépen nyissa meg azt az e-mail-fiókot, ahová az elektronikus aláírási kérelem érkezett.
- Nyissa meg az e-mailes értesítést.
- Kattintson a beágyazott linkre.
- Kattintson az Elutasítás lehetőségre.
- A kérelmező e-mailt kap arról, hogy a kérelmet elutasították.
- Számítógépen nyissa meg azt az e-mail-fiókot, ahová az elektronikus aláírási kérelem érkezett.
- Nyissa meg az e-mailes értesítést.
- Kattintson a beágyazott linkre.
- Kattintson a Részletek megtekintése elemre.
Elektronikus aláírási kérelmek teljesítése
A véglegesített dokumentum megkereséseAz elektronikus aláírási kérelem teljesítése után a rendszer az összes aláíró és kérelmező e-mail-fiókjába elküldi a dokumentum végleges másolatát vagy a végleges dokumentumra mutató linket, a dokumentum végső másolatát pedig mindegyik fél Drive-tárhelyére menti a rendszer.
Ha nem találja a végleges dokumentumot:
- Ellenőrizze a Spam mappát.
- Vegye fel a kapcsolatot az elektronikus aláírási kérelem más résztvevőivel, és kérjen tőlük egy másolatot.
- Küldjön visszajelzést a Gmailről, vagy forduljon a Google Drive ügyfélszolgálatához.
- Annak érdekében, hogy a jövőben biztosan megkapja az elektronikus aláírási dokumentumokat:
- Ha van Google Drive-fiókja, ellenőrizze a Drive beállításait, hogy tudjon új tartalmakat tárolni.
- Ellenőrizze e-mail-beállításait, hogy tudjon e-mailt fogadni az esignature-noreply@google.com címről.
Az eseménynapló helyét a kérelem párbeszédpanelen választhatja ki. Ez az érték határozza meg azt a helyet, ahol az eseménynapló a folyamat végén létrejön.
Tipp: Miután az összes aláíró aláírja a dokumentumot, létrejön a végső PDF-fájl. A PDF-fájl végén egy eseménynapló-oldal található. Az oldal azon a helyen jön létre, amelyet a kérelmező az elektronikus aláírási kérelem kezdeményezésekor kiválasztott. Az oldalon az elektronikus aláírási kérelmek életciklusa során történt különböző események naplója található, időbélyeggel ellátva. Ilyen események például a következők:
- Elektronikus aláírás kérelmezve
- Megtörtént az elektronikus aláírás
- Befejeződött az elektronikus aláírás
- A kérelmező és az aláírók azonosítására szolgáló adatok, például az e-mail-címük és a nevük
Visszajelzés küldése
Visszajelzés küldése a Google-nak:
- Nyissa meg annak az aláírási kérelemnek a PDF-fájlját, amelyről visszajelzést szeretne küldeni.
- Kattintson a Részletek megtekintése
Visszajelzést a terméken keresztül is küldhet: