इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर की सुविधा की मदद से, Google Docs और Google Drive पर हस्ताक्षर के लिए दस्तावेज़ बनाए जा सकते हैं और हस्ताक्षर के अनुरोध भेजे जा सकते हैं. इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर के अनुरोध को पूरा करने के लिए, हस्ताक्षर करने वाले लोग, मांगी गई सारी जानकारी आसानी से भर सकते हैं.
ज़रूरी शर्तें
Google Docs और PDF फ़ाइलों के लिए इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर की सुविधा, इनके लिए उपलब्ध है:
- Workspace Individual के खाते.
- जब आपका एडमिन इस सुविधा को चालू कर देता है, तब Workspace के ये प्लान:
- Business Standard और Plus
- Enterprise Starter, Standard, और Plus
- Enterprise Essentials और Enterprise Essentials Plus
- Education Plus के उपयोगकर्ता
अगर आपके पास Workspace की सदस्यता वाला प्लान नहीं है, तो आज ही इस सुविधा को ऐक्सेस किया जा सकता है. Workspace Individual प्लान के लिए साइन अप करें.
ध्यान दें: अगर आपने इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर की सुविधा ऐक्सेस करने के लिए अपना खाता अपग्रेड किया है, तो इस सुविधा के पूरी तरह से उपलब्ध होने में कुछ मिनट लग सकते हैं. कुछ मिनट इंतज़ार करें और फिर से कोशिश करने के लिए, पेज को रीफ़्रेश करें.
इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर के अनुरोध के लिए, दस्तावेज़ बनाना और भेजना
इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर वाला दस्तावेज़ तैयार करनाअहम जानकारी: यह सुविधा, ज़रूरी शर्तें पूरी करने वाले कुछ उपयोगकर्ताओं के लिए उपलब्ध है.
- इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर का साइड पैनल खोलें.
- अगर Google Drive में PDF फ़ाइलों का इस्तेमाल किया जाता है, तो:
- अपने कंप्यूटर पर, drive.google.com पर जाएं.
- एक नई PDF फ़ाइल अपलोड करें या कोई मौजूदा फ़ाइल ढूंढें जिसका इस्तेमाल आप करना चाहते हैं.
- PDF फ़ाइल को व्यू मोड में खोलें.
- सबसे ऊपर दाईं ओर, मेन्यू
eSignature पर क्लिक करें.
- Google Docs का इस्तेमाल करने पर:
- अपने कंप्यूटर पर, drive.google.com पर जाएं.
- नया Google दस्तावेज़ बनाएं या कोई मौजूदा दस्तावेज़ खोलें.
- सबसे ऊपर, टूल
- अगर Google Drive में PDF फ़ाइलों का इस्तेमाल किया जाता है, तो:
- अगर आपके पास हस्ताक्षर करने वाले एक से ज़्यादा लोग हैं, तो "इसके लिए फ़ील्ड डालें" में जाकर, हस्ताक्षर करने वाले उस व्यक्ति को चुनें जिसके लिए आपको इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर वाला फ़ील्ड डालना है.
- हस्ताक्षर करने के लिए उपलब्ध लोगों की सूची को ड्रॉपडाउन में अपडेट करने के लिए, हस्ताक्षर करने वाले लोगों को मैनेज करें चुनें. इससे, हस्ताक्षर करने वाले लोगों को मैनेज करें डायलॉग बॉक्स खुल जाएगा.
- हस्ताक्षर करने वाले लोगों को मैनेज करें डायलॉग बॉक्स में, हस्ताक्षर करने वाले ज़्यादा से ज़्यादा 10 लोगों को जोड़ा जा सकता है. साथ ही, हस्ताक्षर करने वाले हर व्यक्ति के लिए लेबल असाइन किए जा सकते हैं, ताकि हस्ताक्षर करने वाले लोगों की पहचान की जा सके.
- अपने दस्तावेज़ में जोड़ने के लिए, इनमें से एक या ज़्यादा फ़ील्ड खींचें और छोड़ें:
- हस्ताक्षर
- नाम के पहले अक्षर
- नाम
- टेक्स्ट के लिए फ़ील्ड
- हस्ताक्षर करने की तारीख
- यह जानने के लिए कि फ़ील्ड किसको असाइन किया गया है, उस फ़ील्ड पर क्लिक करें.
- फ़ील्ड में हस्ताक्षर करने वाले व्यक्ति का असाइनमेंट अपडेट करने के लिए, पॉप-अप में इन्हें असाइन किया गया ड्रॉपडाउन का इस्तेमाल करें.
- Google दस्तावेज़ में हस्ताक्षर करने वाले लोगों की सूची अपडेट करने और ऊपर बताए गए डायलॉग बॉक्स को खोलने के लिए, ड्रॉपडाउन में हस्ताक्षर करने वाले लोगों को मैनेज करें पर क्लिक करें.
- ”टेक्स्ट फ़ील्ड” चुनने पर, पॉप-अप में ब्यौरा जोड़ा जा सकता है. साथ ही, फ़ॉन्ट का साइज़ भी चुना जा सकता है.
- ब्यौरे से, हस्ताक्षर करने वाले लोगों को यह पता चलता है कि इस फ़ील्ड में आपको क्या भरना है. जैसे कि “नौकरी का टाइटल” या “ईमेल पता.”
- आपका सेट किया गया फ़ॉन्ट साइज़, इस टेक्स्ट फ़ील्ड के लिए हस्ताक्षर करने वाले व्यक्ति की डाली गई वैल्यू का फ़ॉन्ट साइज़ बन जाता है.
- दस्तावेज़ में, हस्ताक्षर करने वाले सभी लोगों को और उनके लिए इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर के फ़ील्ड जोड़ने के लिए, यह तरीका दोहराएं.
eSignature पर क्लिक करें.ध्यान दें:
- आप हर दस्तावेज़ में किसी भी तरह के ज़्यादा से ज़्यादा 200 फ़ील्ड जोड़ सकते हैं.
- इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर के अनुरोध के लिए, हस्ताक्षर करने वाले 10 लोग जोड़े जा सकते हैं.
- इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर वाले फ़ील्ड वाली PDF फ़ाइल बंद करने पर, फ़ील्ड सेव नहीं होंगे. अगर आपको इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर के फ़ील्ड सेव करके, उन्हें टेंप्लेट के तौर पर इस्तेमाल करना है, तो Google दस्तावेज़ पर इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर का अनुरोध करें.
- दस्तावेज़ में मौजूद हस्ताक्षर करने वाले व्यक्ति के लिए, हस्ताक्षर करने वाला लेबल सिर्फ़ एक प्लेसहोल्डर आइडेंटिफ़ायर होता है. यह बाद में जनरेट किए जाने वाले हस्ताक्षर की PDF फ़ाइल का हिस्सा नहीं होता.
- फ़िलहाल, हस्ताक्षर करने वाले लोगों के ईमेल पतों को, हस्ताक्षर करने वाले लेबल के तौर पर इस्तेमाल करने की कोई ज़रूरत नहीं है, क्योंकि अभी तक कोई ईमेल नहीं भेजा गया है. ऐसा बाद में, नीचे दिए गए "इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर का अनुरोध भेजें" सेक्शन में होता है. यहां हस्ताक्षर करने वाले लोगों के प्लेसहोल्डर लेबल, असल ईमेल पतों के साथ मैप किए जाते हैं.
- हस्ताक्षर करने वाले अलग-अलग लोगों को असाइन किए गए फ़ील्ड में आसानी से अंतर करने के लिए, दस्तावेज़ में मौजूद हर व्यक्ति को एक यूनीक रंग असाइन किया जाता है. हस्ताक्षर करने वाले एक ही व्यक्ति को असाइन किए गए सभी फ़ील्ड एक ही रंग में दिखते हैं.
- सभी ज़रूरी फ़ील्ड जोड़ने के बाद, दाईं ओर हस्ताक्षर का अनुरोध करें पर क्लिक करें.
- यह बटन सिर्फ़ उन सहयोगियों को दिखेगा जिनके पास दस्तावेज़ का मालिकाना हक है या जिनके पास बदलाव करने का ऐक्सेस है. ऐसा न करने पर, यह बटन उपलब्ध नहीं होगा.
- जनरेट की गई PDF फ़ाइल का टाइटल डालें.
- हस्ताक्षर करने वाले हर व्यक्ति का ईमेल पता डालें.
- इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर करने वाले व्यक्ति को इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर के अनुरोध वाले ईमेल में एक मैसेज भेजा जा सकता है.
- अनुरोध वाले डायलॉग बॉक्स में, ऑडिट ट्रेल की स्थान-भाषा को चुना जा सकता है. यह वैल्यू वह स्थान-भाषा तय करती है जिसमें ऑडिट ट्रेल जनरेट होती है.
- अनुरोध वाले डायलॉग बॉक्स में दिखने पर, सेवा की शर्तें पढ़ें और उन्हें स्वीकार करें.
- हस्ताक्षर का अनुरोध करें पर क्लिक करें.
- इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर का अनुरोध करने के बाद:
- दस्तावेज़ से, एक PDF फ़ाइल जनरेट होती है और हस्ताक्षर करने वाले उन लोगों के साथ शेयर की जाती है जिनके पास देखने का ऐक्सेस होता है. जनरेट की गई फ़ाइल, 'मेरी ड्राइव' सेक्शन में देखी जा सकती है.
- हस्ताक्षर करने वाले व्यक्ति को एक ईमेल सूचना भेजी जाती है. इसमें, दस्तावेज़ का लिंक भेजा जाता है.
- इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर का अनुरोध करने के बाद:
अहम जानकारी:
- हस्ताक्षर करने का अनुरोध करें पर क्लिक करने के बाद, PDF फ़ाइल लॉक हो जाती है, ताकि हस्ताक्षर करने वाला व्यक्ति जब तक इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर के अनुरोध को पूरा न कर दे, तब तक उसमें कोई बदलाव न किया जा सके. हस्ताक्षर का अनुरोध करने के लिए इस्तेमाल की जाने वाली फ़ाइल अनलॉक रहती है और इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर के अनुरोध की वजह से, हस्ताक्षर करने वाले व्यक्ति के साथ अपने-आप शेयर नहीं की जाती.
- इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर के अनुरोध की प्रोग्रेस देखने के लिए:
- Drive में उस अनुरोध की PDF फ़ाइल को खोलें या ईमेल से भेजी गई सूचना में मौजूद लिंक पर क्लिक करें.
- दाईं ओर मौजूद साइड पैनल को खोलने और इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर की जानकारी देखने के लिए, PDF में सबसे ऊपर दाईं ओर, जानकारी देखें पर क्लिक करें.
अगर किसी ऐसी PDF फ़ाइल को टेंप्लेट के तौर पर सेव करना है जिसमें इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर वाले फ़ील्ड हैं, तो सबसे ऊपर दाईं ओर, बदलाव सेव करें पर क्लिक करें. Google Docs, इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर वाले फ़ील्ड को आने वाले समय में इस्तेमाल करने के लिए अपने-आप सेव कर लेता है.
इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर के अनुरोध की प्रोसेस शुरू होने के बाद, PDF फ़ाइल को अपडेट नहीं किया जा सकता, क्योंकि PDF फ़ाइल लॉक होती है. हालांकि, इसे अब भी Drive में व्यवस्थित किया जा सकता है, जैसे कि: PDF फ़ाइल की जगह बदलना.
इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर का अनुरोध भेजे जाने के बाद, उसमें बदलाव करने या अनुरोध रद्द करने के लिए, रद्द करें को चुनें. Google Drive में मौजूद सोर्स Google दस्तावेज़ या PDF फ़ाइल में बदलाव करने के बाद, हस्ताक्षर का नया अनुरोध भेजा जा सकता है. साथ ही, हस्ताक्षर के लिए एक नई PDF फ़ाइल भी भेजी जा सकती है. इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर के लिए दस्तावेज़ बनाना और भेजना में दिया गया तरीका अपनाएं.
अगर इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर का अनुरोध अब तक स्वीकार नहीं किया गया है, तो PDF फ़ाइल को अनलॉक नहीं किया जा सकता. Google दस्तावेज़ में किसी भी समय बदलाव किए जा सकते हैं, क्योंकि यह इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर के अनुरोध की वजह से लॉक नहीं होता.
- उस अनुरोध की PDF फ़ाइल खोलें.
- मेन्यू
सलाह: अगर आपको रद्द किए गए अनुरोध की PDF कॉपी मिटानी है, तो फ़ाइल के फ़ोल्डर पर जाएं और उस कॉपी को मिटाएं. मेरी ड्राइव में फ़ाइल डिफ़ॉल्ट रूप से सेव होती हैं.
- उस अनुरोध की PDF फ़ाइल खोलें.
- किसी कार्यवाही को चुनें:
- मेन्यू
- जानकारी देखें पर क्लिक करें.
- मेन्यू
- साइड पैनल में, आपको इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर के अनुरोध और उसकी स्थिति की जानकारी दिखेगी.
इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर करना, इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर के अनुरोध को अस्वीकार करना या उसकी जानकारी देखना
इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर के अनुरोध पर हस्ताक्षर करना- वह ईमेल खाता खोलें जिस पर इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर का अनुरोध भेजा गया है.
- ईमेल सूचना खोलें.
- एम्बेड किए गए लिंक पर क्लिक करें.
- अगर आप PDF फ़ाइल को सीधे Drive से खोलते हैं, तो दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर करने के लिए हस्ताक्षर करें पर क्लिक करें.
- आपके दस्तावेज़ में ऐसे टेक्स्ट फ़ील्ड हो सकते हैं जिन्हें आपको भरना पड़ सकता है. जैसे, “नौकरी का टाइटल” या “ईमेल”. अगर ऐसा है, तो इन फ़ील्ड पर क्लिक करके इन्हें भरें.
- किसी भी रंगीन फ़ील्ड पर क्लिक करके, उसमें हस्ताक्षर करें. ये फ़ील्ड इसलिए रंगीन होते हैं, ताकि आपको यह पता चल सकें कि आपको यहां हस्ताक्षर करना है.
- एक डायलॉग बॉक्स दिखेगा. इसमें आपको अपना पूरा नाम और नाम का पहला अक्षर डालने का प्रॉम्प्ट मिलता है. इससे आपके इस्तेमाल के लिए इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर जनरेट होता है. स्वीकार करें और हस्ताक्षर करें पर क्लिक करें.
- ध्यान दें: अगर दस्तावेज़ में ये फ़ील्ड एक से ज़्यादा बार मौजूद हैं, तो इस जानकारी का इस्तेमाल पूरे दस्तावेज़ में किया जा सकता है.
- हस्ताक्षर करने वाले ऐसे अन्य लोगों को असाइन किए गए फ़ील्ड धूसर हो जाते हैं जिन्होंने अब तक हस्ताक्षर नहीं किया है.
- हस्ताक्षर करने वाले अन्य लोगों के हस्ताक्षर PDF फ़ॉर्मैट में ही अपलोड होते हैं.
- एक डायलॉग बॉक्स दिखेगा. इसमें आपको अपना पूरा नाम और नाम का पहला अक्षर डालने का प्रॉम्प्ट मिलता है. इससे आपके इस्तेमाल के लिए इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर जनरेट होता है. स्वीकार करें और हस्ताक्षर करें पर क्लिक करें.
- हस्ताक्षर के लिए ज़रूरी सभी फ़ील्ड भरने के बाद, पेज के सबसे ऊपर, पूरा हुआ के तौर पर मार्क करें पर क्लिक करें.
- "पूरा हुआ के तौर पर मार्क करें" पर क्लिक करने के बाद, आपको डायलॉग बॉक्स में यह सूचना मिलेगी:
- ईमेल पता रिकॉर्ड कर लिया जाता है. 'आगे बढ़ें' पर क्लिक करने के बाद, इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर वाली PDF फ़ाइल को सिर्फ़ वे लोग देख सकते हैं जिनके पास उसे देखने का ऐक्सेस है.
- अगर आपके Google खाते में एक से ज़्यादा ईमेल पते हैं, तो हस्ताक्षर का अनुरोध करने वाले व्यक्ति ने अनुरोध वाले डायलॉग में जिस ईमेल पते को चुना है उसका इस्तेमाल किया जाएगा.
- "पूरा हुआ के तौर पर मार्क करें" पर क्लिक करने के बाद, आपको डायलॉग बॉक्स में यह सूचना मिलेगी:
- सेवा की शर्तों की समीक्षा करें और उन्हें स्वीकार करें.
- स्वीकार करें और आगे बढ़ें पर क्लिक करें.
अहम जानकारी:
- अगर सि्र्फ़ आपने हस्ताक्षर किया है, तो: आपको और अनुरोध करने वाले को 'अनुरोध पूरा हो गया है' इसकी जानकारी देने वाला एक ईमेल मिलेगा.
- अगर अनुरोध में हस्ताक्षर करने वाले एक से ज़्यादा लोग हैं, तो: अनुरोध तब तक पूरा नहीं होगा, जब तक हस्ताक्षर करने वाले सभी लोग हस्ताक्षर नहीं करते. इसके बाद, हस्ताक्षर करने वाले सभी लोगों और अनुरोध करने वाले को 'अनुरोध पूरा हो गया है' इसकी जानकारी देने वाला एक ईमेल मिलेगा.
- कंप्यूटर पर, वह ईमेल खाता खोलें जिस पर इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर का अनुरोध भेजा गया था.
- ईमेल सूचना खोलें.
- एम्बेड किए गए लिंक पर क्लिक करें.
- अस्वीकार करें पर क्लिक करें.
- ज़रूरी नहीं: अस्वीकार किए जाने की वजह बताएं.
- अस्वीकार करें पर क्लिक करें.
- अनुरोध करने वाले को एक ईमेल मिलता है, जिसमें अनुरोध अस्वीकार किए जाने की जानकारी होती है.
- कंप्यूटर पर, वह ईमेल खाता खोलें जिस पर इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर का अनुरोध भेजा गया था.
- ईमेल सूचना खोलें.
- एम्बेड किए गए लिंक पर क्लिक करें.
- जानकारी देखें पर क्लिक करें.
इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर के अनुरोध पूरे करना
पूरी तरह तैयार हो चुका दस्तावेज़ ढूंढनाइलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर का अनुरोध पूरा होने के बाद, दस्तावेज़ की आखिरी कॉपी या उसका लिंक, हस्ताक्षर करने वाले सभी लोगों और अनुरोध करने वाले लोगों के ईमेल के इनबॉक्स में भेजा जाता है. साथ ही, दस्तावेज़ की आखिरी कॉपी हर पक्ष के Drive में सेव कर दी जाती है.
अगर आपको फ़ाइनल दस्तावेज़ नहीं मिलता है, तो:
- अपना स्पैम फ़ोल्डर देखें.
- जिन लोगों ने इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर करने का अनुरोध किया है उनकी कॉपी पाने के लिए, उनसे संपर्क करें.
- Gmail के बारे में सुझाव/राय दें या शिकायत करना या Google Drive की सहायता टीम से संपर्क करें.
- आने वाले समय में, आपको इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर से जुड़े दस्तावेज़ मिलते रहें, यह पक्का करने के लिए:
- अगर आपके पास Google Drive खाता है, तो Drive की सेटिंग देखें, ताकि आप नया कॉन्टेंट सेव कर सकें.
- अपनी ईमेल सेटिंग की जांच करें, ताकि आपको esignature-noreply@google.com से ईमेल मिल सकें.
अनुरोध वाले डायलॉग में, ऑडिट ट्रेल की स्थानीय भाषा चुनी जा सकती है. यह वैल्यू, वह स्थानीय भाषा तय करती है जिसमें ऑडिट ट्रेल जनरेट होती है.
अहम जानकारी: हस्ताक्षर करने वाले सभी लोगों के दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर करने के बाद, .pdf फ़ाइल जनरेट होती है. .pdf फ़ाइल के आखिर में एक ऑडिट ट्रेल पेज होता है. यह पेज उस स्थानीय भाषा में जनरेट होता है जिसे अनुरोध करने वाले व्यक्ति ने इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर का अनुरोध करते समय चुना था. इस पेज में टाइमस्टैंप के साथ, इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर के अनुरोध के लाइफ़साइकल के दौरान हुए अलग-अलग इवेंट का लॉग मौजूद होता है, जैसे:
- इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर का अनुरोध किया गया
- इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर के अनुरोध को स्वीकार कर लिया गया है
- इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर की प्रोसेस पूरी हो गई है
- अनुरोध करने वाले और हस्ताक्षर करने वाले लोगों की पहचान से जुड़ी जानकारी. जैसे कि उनका ईमेल पता और नाम
फ़ीडबैक भेजना
Google को फ़ीडबैक देने के लिए:
- हस्ताक्षर के अनुरोध के लिए मिली PDF फ़ाइल खोलें और फ़ीडबैक दें.
- जानकारी देखें
आप प्रॉडक्ट के ज़रिए भी फ़ीडबैक भेज सकते हैं: