Avec la signature électronique, vous pouvez créer des documents à signer et envoyer des demandes de signature dans Google Docs et Google Drive. Pour répondre à une demande de signature électronique, les signataires peuvent facilement indiquer les informations demandées. L'utilisation de cette fonctionnalité est soumise à ces Conditions d'utilisation.
Inscription et éligibilité
La fonctionnalité de signature électronique pour Google Docs et Google Drive est disponible pour les clients Workspace éligibles. Si vous possédez un compte Workspace Individual, vous avez accès à cette fonctionnalité. Si vous disposez d'un autre forfait Workspace éligible, vous recevrez bientôt des conseils pour vous inscrire à la bêta.
Si vous n'avez pas d'abonnement Workspace, vous pouvez accéder à cette fonctionnalité dès aujourd'hui en souscrivant un forfait Workspace Individual.Créer et envoyer un document pour signature électronique
Préparer un document à signer électroniquementImportant : Cette fonctionnalité n'est disponible que pour certains utilisateurs éligibles.
- Ouvrez le panneau latéral de signature électronique.
- Depuis un fichier PDF dans Google Drive (bêta) :
- Sur votre ordinateur, accédez à drive.google.com.
- Importez un nouveau fichier PDF ou recherchez celui que vous souhaitez utiliser.
- Ouvrez le fichier PDF en lecture.
- En haut à droite, cliquez sur Menu
Signature électronique.
- Depuis Google Docs :
- Sur votre ordinateur, accédez à drive.google.com.
- Vous pouvez créer un document Google Docs ou ouvrir celui que vous souhaitez utiliser.
- Accédez à Outils
- Depuis un fichier PDF dans Google Drive (bêta) :
- Si vous envoyez la demande à plusieurs signataires, sélectionnez celui pour lequel vous souhaitez insérer le champ de signature électronique sous "Insérer des champs pour".
- Pour mettre à jour la liste des signataires disponibles dans le menu déroulant, sélectionnez Gérer les signataires. La boîte de dialogue Gérer les signataires s'ouvre.
- Dans la boîte de dialogue Gérer les signataires, vous pouvez ajouter jusqu'à 10 signataires et leur attribuer des libellés afin de les identifier dans le document.
- Faites glisser l'un ou plusieurs des champs suivants pour les ajouter à votre document :
- Signature
- Initiales
- Nom
- Date de signature
- Pour Google Docs uniquement : cliquez sur le champ inséré dans le document Google Docs pour ouvrir un pop-up en dessous. Vous pouvez y trouver le signataire auquel le champ est attribué.
- Pour modifier le signataire à qui le champ est attribué, utilisez le menu déroulant Attribué à dans le pop-up.
- Pour mettre à jour la liste des signataires dans le document Google Docs et ouvrir la même boîte de dialogue que celle décrite ci-dessus, cliquez sur Gérer les signataires dans le menu déroulant.
- Répétez les étapes ci-dessus pour ajouter tous les signataires et les champs de signature électronique qui leur sont attribués dans le document.
Signature électronique.Remarques :
- Vous pouvez ajouter jusqu'à 200 champs de tout type par document.
- Vous pouvez ajouter jusqu'à 10 signataires à une demande de signature électronique.
- Si vous fermez un fichier PDF avec des champs de signature électronique, ces champs ne sont pas enregistrés. Pour enregistrer des champs de signature électronique et les utiliser comme modèle, créez la demande de signature électronique dans un document Google Docs.
- Pour le signataire d'un document, le libellé du signataire n'est qu'un identifiant d'espace réservé. Il n'apparaîtra pas dans le PDF de signature qui sera généré plus tard.
- À ce stade, il n'est pas nécessaire d'utiliser les adresses e-mail des signataires comme libellés, car aucun e-mail n'a encore été envoyé. Vous le ferez plus tard dans la section "Envoyer une demande de signature électronique" ci-dessous. Les libellés d'espace réservé pour les signataires seront alors mis en correspondance avec les adresses e-mail.
- Pour différencier facilement les champs attribués à différents signataires, une couleur unique est associée à chaque signataire dans le document. Tous les champs attribués au même signataire sont affichés dans la même couleur.
- Après avoir ajouté tous les champs appropriés, cliquez sur Demander une signature à droite.
- Les collaborateurs qui sont propriétaires du document ou qui sont autorisés à le modifier voient ce bouton. Sinon, ce bouton ne sera pas disponible.
- Saisissez le titre du fichier PDF généré.
- Saisissez l'adresse e-mail de chaque signataire.
- Vous pouvez également ajouter un message qui sera envoyé aux signataires dans l'e-mail de demande de signature électronique.
- Vous pouvez sélectionner les paramètres régionaux du journal d'audit dans la boîte de dialogue de la requête. Cette valeur détermine les paramètres régionaux dans lesquels le journal d'audit sera généré à la fin.
- Lisez et acceptez les conditions d'utilisation si elles s'affichent dans la boîte de dialogue de la demande.
- Cliquez sur Demander une signature.
- Une fois la demande de signature électronique créée :
- Un fichier PDF est généré à partir du document et partagé avec les signataires avec un accès en lecture. Vous pouvez trouver ce fichier dans votre dossier Mon Drive.
- Une notification est envoyée par e-mail aux signataires avec un lien vers le document.
- Une fois la demande de signature électronique créée :
Remarques :
- Une fois que vous avez cliqué sur Demander une signature, le fichier PDF est verrouillé pour éviter toute modification avant que les signataires ne puissent répondre à la demande de signature électronique. Le fichier utilisé pour créer la demande de signature reste déverrouillé et n'est pas automatiquement partagé avec les signataires dans la demande de signature électronique.
- Le fichier utilisé pour créer la demande de signature peut être réutilisé pour générer d'autres demandes de signature électronique. Chaque demande génère un nouveau fichier PDF, qui est stocké dans "Mon Drive".
- Pour afficher l'avancement d'une demande de signature électronique :
- Ouvrez le fichier PDF concerné dans Drive ou via le lien figurant dans la notification par e-mail.
- Cliquez sur Afficher les détails pour ouvrir le panneau latéral de droite et afficher les détails de la signature électronique.
Vous ne pouvez plus modifier le fichier PDF une fois qu'une demande de signature électronique a été envoyée, car le fichier PDF est verrouillé. Vous pouvez toujours le déplacer dans votre Drive, par exemple, modifier son emplacement.
Pour modifier ou annuler une demande de signature électronique après son envoi, sélectionnez Annuler. Vous pouvez envoyer une nouvelle demande et un nouveau fichier PDF pour signature après avoir modifié le document Google Docs ou le fichier PDF source dans Google Drive. Pour cela, suivez la procédure décrite dans Créer et envoyer un document pour signature électronique.
Si la demande de signature électronique est active, vous ne pouvez pas déverrouiller le fichier PDF. Vous pouvez modifier le document Google Docs à tout moment, car il n'est pas verrouillé pour la demande de signature électronique.
- Ouvrez le fichier PDF correspondant à cette demande.
- Cliquez sur Menu
Conseil : Si vous souhaitez supprimer le fichier PDF associé à la demande annulée, accédez à son dossier et supprimez-le. L'emplacement par défaut est "Mon Drive".
- Ouvrez le fichier PDF correspondant à cette demande.
- Sélectionnez une action :
- Cliquez sur Menu
- Cliquez sur Afficher les détails.
- Cliquez sur Menu
- Le panneau latéral affiche les détails de la demande de signature électronique et son état.
Signer, refuser ou afficher les détails d'une demande de signature électronique
Signer une demande de signature électronique- Ouvrez le compte de messagerie auquel la demande de signature électronique a été envoyée.
- Ouvrez la notification par e-mail.
- Cliquez sur le lien intégré.
- Si vous ouvrez le fichier PDF directement depuis Drive, cliquez sur Signer pour signer le document.
- Cliquez sur les champs colorés que vous devez signer.
- Les champs attribués à d'autres signataires qui n'ont pas encore signé le document sont grisés.
- Les signatures déjà fournies par d'autres signataires s'affichent dans le PDF.
- Saisissez votre nom complet et vos initiales.
- Cliquez sur Adopter et signer.
- Après avoir rempli tous les champs de signature, cliquez sur Marquer comme terminée.
- Une fois que vous avez cliqué sur Marquer comme terminée, une boîte de dialogue affiche les informations suivantes :
- Valeur exacte de l'adresse e-mail enregistrée pour vous et visible par les autres utilisateurs ayant accès aux fichiers PDF avec signature électronique une fois que vous aurez cliqué pour continuer.
- Si vous possédez plusieurs adresses e-mail dans votre compte Google, celle saisie pour vous par le demandeur dans la boîte de dialogue de la demande s'affiche.
- Une fois que vous avez cliqué sur Marquer comme terminée, une boîte de dialogue affiche les informations suivantes :
- Lisez et acceptez les conditions d'utilisation.
- Cliquez sur Accepter et continuer.
Remarques :
- Si vous êtes le seul signataire : le demandeur et vous recevez un e-mail indiquant que la demande a bien été exécutée.
- Si la demande comporte plusieurs signataires : la demande n'est pas exécutée tant que tous les signataires n'ont pas signé. Une fois qu'ils l'ont fait, ils reçoivent, ainsi que le demandeur, un e-mail indiquant que la demande a bien été exécutée.
- Sur un ordinateur, ouvrez le compte de messagerie auquel la demande de signature électronique a été envoyée.
- Ouvrez la notification par e-mail.
- Cliquez sur le lien intégré.
- Cliquez sur Refuser.
- Facultatif : Indiquez le motif du refus.
- Cliquez sur Refuser.
- Le demandeur reçoit un e-mail indiquant que la demande a été refusée.
- Sur un ordinateur, ouvrez le compte de messagerie auquel la demande de signature électronique a été envoyée.
- Ouvrez la notification par e-mail.
- Cliquez sur le lien intégré.
- Cliquez sur Afficher les détails.
Demandes de signature électronique effectuées
Trouver le document finaliséUne fois la demande de signature électronique exécutée, une copie du document final ou un lien vers celui-ci est envoyé par e-mail à tous les signataires et au demandeur. Cette copie est aussi enregistrée dans leur Drive.
Si vous ne trouvez pas le document final :
- Cherchez dans votre dossier de spam.
- Contactez les autres parties concernées par la demande de signature électronique pour leur demander une copie.
- Envoyez des commentaires à propos de Gmail ou contactez l'assistance Google Drive.
- Pour vous assurer de recevoir les documents pour signature électronique :
- Si vous possédez un compte Google Drive, vérifiez dans vos paramètres Drive que vous pouvez stocker de nouveaux contenus.
- Vérifiez dans les paramètres de votre messagerie que vous pouvez recevoir des e-mails de esignature-noreply@google.com.
Vous pouvez sélectionner les paramètres régionaux du journal d'audit dans la boîte de dialogue de la requête. Cette valeur détermine les paramètres régionaux dans lesquels le journal d'audit sera généré à la fin.
Remarque : Une fois que tous les signataires ont signé le document, un fichier .pdf final est généré. La fin du fichier .pdf contient une page de journal d'audit. La page est générée dans les paramètres régionaux que le demandeur a sélectionnés lorsqu'il a créé la demande de signature électronique. Cette page contient un journal de différents événements qui se sont produits au cours du cycle de vie de la demande de signature électronique, avec des codes temporels, par exemple :
- Signature électronique demandée
- Signature électronique fournie
- Signature électronique effectuée
- Informations permettant d'identifier le demandeur et les signataires, telles que leur adresse e-mail et leur nom
Envoyer des commentaires
Pour envoyer des commentaires à Google :
- Ouvrez le fichier PDF de la demande de signature pour laquelle vous souhaitez envoyer des commentaires.
- Cliquez sur Afficher les détails
Vous pouvez également envoyer vos commentaires via le produit :