Envía solicitudes de firma y firma documentos con la firma electrónica

Con la firma electrónica, puedes crear documentos para firmas y enviar solicitudes de firma en Documentos de Google y Google Drive. Los firmantes pueden completar fácilmente la información solicitada para completar las solicitudes de firma electrónica. Ten en cuenta que el uso de esta función está sujeto a los siguientes Términos y Condiciones.

Inscripción y elegibilidad

Actualmente, la función de firma electrónica de Documentos de Google se encuentra en fase beta. Si tienes una cuenta individual de Workspace, deberías tener acceso a esta función. Si tienes otros planes de Workspace aptos, pronto recibirás orientación sobre el proceso de registro para la versión beta.
 

Crea y envía un documento para la firma electrónica

Prepara un documento de firma electrónica

Importante: Esta opción solo está disponible para algunos usuarios que cumplen los requisitos.

1. Abre el panel lateral de la firma electrónica.
   1. Si comienzas a partir de archivos PDF en Google Drive, haz lo siguiente:
      1. En tu computadora, ve a drive.google.com.
      2. Sube un archivo PDF nuevo o busca uno existente que quieras usar.
      3. Abre el archivo PDF en modo de lectura.
      4. En la esquina superior derecha, haz clic en Menú Firma electrónica.
   2. Si comienzas desde Documentos de Google, haz lo siguiente:
      1. En tu computadora, ve a drive.google.com.
      2. Puedes crear un nuevo documento de Google o abrir uno existente que desees utilizar.
      3. Ve a Herramientas Firma electrónica.
2. Para seleccionar el firmante para el que se insertarán los campos de firma electrónica, usa el menú desplegable "Insertar campos para".
   1. Para actualizar la lista de firmantes disponibles en el menú desplegable, selecciona la opción "Administrar firmantes", que abre el diálogo "Administrar firmantes".
   2. En este diálogo, puedes agregar hasta 10 firmantes y asignar etiquetas a cada uno de ellos para poder identificarlos en el documento.
3. Arrastra y suelta uno o más de los siguientes campos para agregarlos a tu documento:
   1. Firma
   2. Iniciales
   3. Nombre
   4. Fecha de la firma
4. [Solo para Documentos de Google] Haz clic en el campo insertado en el documento de Google para abrir una ventana emergente debajo del campo. En esa ventana emergente, podrás ver a qué firmante está asignado el campo.
   1. También puedes actualizar las asignaciones de los firmantes para este campo con el menú desplegable "Asignado a" que aparece en la ventana emergente.
   2. Puedes hacer clic en el botón “Administrar firmantes” en el menú desplegable para abrir el mismo diálogo que se indicó anteriormente y actualizar la lista de firmantes en el documento de Google.
5. Repite el proceso anterior para agregar todos los firmantes y los campos de firma electrónica de los firmantes en el documento.

Nota: A cada firmante del documento se le asigna un color único, y todos los campos que están asignados al mismo firmante se muestran con el mismo color para poder diferenciar fácilmente los campos que se asignan a distintos firmantes.

Sugerencias:

• Puedes agregar un máximo de 200 campos de cualquier tipo por documento.
• Puedes agregar hasta 10 firmantes a una solicitud de firma electrónica.
• Cuando cierres el archivo PDF que contiene los campos de firma electrónica, estos no se guardarán. Si quieres guardar los campos de firma electrónica y usarlos como plantilla, inicia la solicitud de firma electrónica en un documento de Google.
• La etiqueta del firmante es solo un marcador de posición de identificador para el firmante en el documento y no forma parte del PDF de firma que se genera más adelante.
• Por el momento, no es necesario usar las direcciones de correo electrónico del firmante como etiquetas, ya que aún no se ha enviado ningún correo electrónico. Eso sucede más adelante en la sección "Envía una solicitud de firma electrónica" a continuación, donde las etiquetas de marcador de posición de los firmantes se asignan a direcciones de correo electrónico reales.

Envía una solicitud de firma electrónica

1. Una vez que hayas agregado todos los campos correspondientes, en el panel lateral derecho, haz clic en Solicitar firma.
   • Solo los colaboradores que tienen acceso de edición al documento pueden ver este botón. Si no tienes estos permisos, este botón no estará disponible.
2. Ingresa un título para el archivo PDF generado.
3. Ingresa la dirección de correo electrónico de cada firmante.
   • También puedes agregar un mensaje que se enviará los firmantes en el correo de solicitud de firma electrónica.
4. Puedes seleccionar la configuración regional del registro de auditoría en el diálogo de la solicitud. Este valor determina la configuración regional en la que se genera el registro de auditoría al final.
5. Haz clic en Solicitar firma.
   • Después de crear correctamente la solicitud de firma electrónica, ocurre lo siguiente:
     • Se genera un archivo PDF a partir del documento y se comparte con los firmantes que tienen acceso de lectura. Puedes encontrar el archivo generado en Mi unidad.
     • Se enviarán notificaciones por correo electrónico a los firmantes con un vínculo al documento.

Sugerencias:

• Después de hacer clic en Solicitar firma, el archivo PDF se bloquea para evitar cambios antes de que los firmantes puedan completar la solicitud de firma electrónica. El archivo que se usó para crear la solicitud de firma permanecerá desbloqueado y no se compartirá automáticamente con los firmantes como parte de la solicitud de firma electrónica.
• El archivo que se usó para crear la solicitud de firma se puede usar para generar otras solicitudes de firma electrónica en el futuro. Cada solicitud genera un archivo PDF nuevo, que se almacena en Mi unidad.
• Sigue estos pasos para ver el progreso de una solicitud de firma electrónica:
  1. Abre el archivo PDF correspondiente en Drive o por medio del vínculo que aparece en la notificación por correo electrónico.
  2. Haz clic en Ver detalles en la esquina superior derecha del PDF para abrir el panel lateral derecho y ver los detalles de la firma electrónica.

Cómo hacer cambios en un documento después de enviarlo

No puedes actualizar el archivo PDF si hay una solicitud de firma electrónica pendiente porque el archivo PDF está bloqueado. Si desbloqueas el PDF para realizar cambios, la solicitud de firma electrónica se cancelará automáticamente.

Para cancelar la solicitud de firma electrónica y realizar cambios después de que se envía una solicitud, selecciona Cancelar. Puedes enviar una nueva solicitud después de hacer cambios en el documento de Google y enviar un nuevo archivo PDF para su firma. Para ello, sigue los pasos que se indican en Cómo crear y enviar un documento con firma electrónica.

Si la solicitud de firma electrónica está activa, no podrás desbloquear el archivo PDF. Puedes realizar cambios en el documento de Google en cualquier momento porque no está bloqueado como parte de la solicitud de firma electrónica.

Cancela una solicitud de firma electrónica sin firmar

Si la solicitud de firma electrónica aún está pendiente, puedes cancelarla.

1. Abre el archivo PDF de esa solicitud.
2. Haz clic en Menú   Cancelar.

Sugerencia: Si no quieres conservar la copia del archivo PDF de la solicitud cancelada, ve a la carpeta donde se guardó el archivo y borra la copia. La ubicación predeterminada es Mi unidad.

Verifica el estado de la solicitud de la firma electrónica

1. Abre el archivo PDF de esa solicitud.
2. Selecciona una acción:
   • Haz clic en Menú Firma electrónica.
   • Haz clic en Ver detalles.
3. El panel lateral debe mostrar los detalles de la solicitud de firma electrónica y su estado actual.

Cómo firmar, rechazar o ver los detalles de una solicitud de firma electrónica

Firma una solicitud de firma electrónica

1. En una computadora, abre la cuenta de correo electrónico a la que se envió la solicitud de firma electrónica.
2. Abre la notificación por correo electrónico.
3. Haz clic en el vínculo incorporado.
   • Sugerencia: Si abres el archivo PDF directamente desde Drive, haz clic en Firmar para firmarlo.
4. Haz clic en los campos de colores que indican que puedes firmarlos.
   • Los campos asignados a otros firmantes que no hayan completado la solicitud aparecerán inhabilitados.
   • El PDF debe contener los valores de firma proporcionados por otros firmantes que ya completaron la solicitud en este momento.
5. Ingresa tu nombre completo e iniciales.
6. Haz clic en Adoptar y firmar.
7. Después de completar todos los campos de firma, haz clic en Marcar como completada.
   • Después de hacer clic en “Marcar como completada”, verás una notificación en el diálogo que muestra lo siguiente:
     • El valor exacto del correo electrónico que ingresó el solicitante y que otras personas con acceso a los PDF de la firma electrónica podrán solicitar una vez que hagas clic para continuar.

Nota: En los casos en que un firmante tenga varios correos electrónicos en su Cuenta de Google, solo se mostrará el que haya ingresado el solicitante en el diálogo de la solicitud.

8. Consulta y acepta las Condiciones del Servicio.
9. Haz clic en Aceptar y continuar.

Sugerencias:

• Si eres el único firmante: Tú y el solicitante recibirán un correo electrónico que indicará que se completó la solicitud.
• Si la solicitud tiene varios firmantes: La solicitud no se completará hasta que todos los firmantes firmen. En ese momento, todos los firmantes y el solicitante recibirán un correo electrónico que les indicará que se completó la solicitud.

Rechaza una solicitud de firma electrónica

1. En una computadora, abre la cuenta de correo electrónico a la que se envió la solicitud de firma electrónica.
2. Abre la notificación por correo electrónico.
3. Haz clic en el vínculo incorporado.
4. Haz clic en Rechazar.
5. Opcional: Proporciona un motivo para el rechazo.
6. Haz clic en Rechazar. El solicitante recibirá un correo electrónico en el que se indicará que se rechazó la solicitud.

Ver detalles de una solicitud de firma electrónica

1. En una computadora, abre la cuenta de correo electrónico a la que se envió la solicitud de firma electrónica.
2. Abre la notificación por correo electrónico.
3. Haz clic en el vínculo incorporado.
4. Haz clic en Ver detalles.

Solicitudes de firma electrónica completadas

Busca el documento finalizado

Una vez que se complete la solicitud de firma electrónica, se enviará una copia del documento finalizado a las bandejas de entrada de todos los firmantes y del solicitante, y se guarda una copia en la unidad de Drive de cada parte. Si no lo recibiste, revisa la carpeta de spam.

Si no encuentras la notificación por correo electrónico en ningún lugar, selecciona Enviar comentarios para informar el problema.

• Envía comentarios sobre Gmail
• Comunícate con el equipo de asistencia de Google Drive

Consulta el registro de auditoría

Puedes seleccionar la configuración regional del registro de auditoría en el diálogo de la solicitud. Este valor determina la configuración regional en la que se genera el registro de auditoría al final.

Nota: Después de que todos firmen el documento, se generará un PDF final. Este archivo contiene una página de registro de auditoría. La página se genera en la configuración regional que seleccionó el solicitante cuando inició la solicitud de firma electrónica. Esta página contiene un registro de varios eventos que ocurrieron durante el ciclo de vida de la solicitud de firma electrónica con marcas de tiempo, como las siguientes:

• Solicitud de la firma electrónica
• Realización de la firma electrónica
• Finalización de la firma electrónica
• Información de identificación disponible sobre los usuarios involucrados, como el correo electrónico y el nombre

Más información sobre las limitaciones de la versión beta

Es posible que las actualizaciones de productos se lancen de forma continua mientras participas del programa de versión beta. El equipo con gusto recibirá tus comentarios mientras consideramos mejorar la función.

La versión beta de la firma electrónica tiene la siguiente limitación:

• Solicitudes de firma en tipos de archivos que no sean PDF ni Documentos de Google

Cómo enviar comentarios

Sigue estos pasos para enviar comentarios a Google:

1. Abre el archivo PDF de la solicitud de firma sobre la que quieras enviar comentarios.
2. Haz clic en Ver detalles Menú   Enviar comentarios sobre la función

También puedes enviar comentarios a través del producto:

• Envía comentarios sobre Gmail
• Comunícate con el equipo de asistencia de Google Drive