Con la firma electrónica, puedes crear documentos para firmas y enviar solicitudes de firma en Documentos de Google y Google Drive. Para completar las solicitudes de firma electrónica, los firmantes pueden rellenar fácilmente la información solicitada.
Requisitos
La función de firma electrónica para Documentos de Google y PDFs está disponible para:
- Cuentas de Workspace Individual.
- Estos planes de Workspace si tu administrador habilita la función:
- Business Standard y Plus
- Enterprise Starter, Standard y Plus
- Enterprise Essentials y Enterprise Essentials Plus
- Usuarios de Education Plus
Si no tienes un plan de suscripción a Workspace, puedes acceder a esta función hoy mismo. Regístrate en un plan Google Workspace Individual.
Nota: Si has actualizado tu cuenta para acceder a la función de firma electrónica, puede que la función tarde unos minutos en estar completamente disponible. Espera unos minutos y actualiza la página para volver a intentarlo.
Crear y enviar un documento para la firma electrónica
Preparar un documento para firmar electrónicamenteImportante: Esta función está disponible para determinados usuarios aptos.
- Abre el panel lateral de firma electrónica.
- Si empiezas a partir de archivos PDF almacenados en Google Drive:
- Ve a drive.google.com en un ordenador.
- Sube un nuevo archivo PDF o busca uno que quieras usar.
- Abre el archivo PDF en el modo de vista.
- En la parte superior derecha, haz clic en Menú
eSignature.
- Si empiezas desde Documentos de Google:
- En un ordenador, ve a drive.google.com.
- Crea un documento de Google o abre uno que ya tengas.
- En la parte superior, haz clic en Herramientas
- Si empiezas a partir de archivos PDF almacenados en Google Drive:
- Si tienes varios firmantes, en "Insertar campos de", selecciona el firmante específico para el que quieras insertar un campo de firma electrónica.
- Para actualizar la lista de firmantes disponibles en el menú desplegable, selecciona Gestionar firmantes. Se abrirá el cuadro de diálogo Gestionar firmantes.
- En el cuadro de diálogo Gestionar firmantes, puedes añadir hasta 10 firmantes y asignar etiquetas a cada uno de ellos para identificarlos en el documento.
- Arrastra uno o varios de los siguientes campos para añadirlos a tu documento:
- Firma
- Iniciales
- Nombre
- Campo de texto
- Fecha de firma
- Para ver a quién está asignado el campo, haz clic en él.
- Para actualizar la asignación del firmante del campo, usa el menú desplegable Asignado a de la ventana emergente.
- Para actualizar la lista de firmantes en el documento de Google y abrir el mismo cuadro de diálogo que aparece arriba, en el menú desplegable, haz clic en Gestionar firmantes.
- Cuando selecciones un "Campo de texto", podrás añadir una descripción y seleccionar el tamaño de la fuente en la ventana emergente.
- La descripción informa a los firmantes sobre lo que esperas en este campo, como "Cargo" o "Dirección de correo electrónico".
- El tamaño de fuente que definas será el tamaño de fuente del valor que el firmante introduzca en este campo de texto.
- Para añadir todos los firmantes y campos de firma electrónica de los firmantes del documento, repite los pasos pertinentes.
eSignature.Notas:
- Puedes añadir un máximo de 200 campos de cualquier tipo por documento.
- Puedes añadir hasta 10 firmantes a una solicitud de firma electrónica.
- En el caso de un firmante del documento, la etiqueta de firmante es solo un identificador de marcador de posición y no forma parte del PDF de firma que se genera más adelante.
- Por el momento, no es necesario usar las direcciones de correo de los firmantes como etiquetas de firmante, ya que aún no se ha enviado ningún correo. Esto se hace más adelante, en la sección "Enviar una solicitud de firma electrónica", donde las etiquetas de marcador de posición de los firmantes se asignan a direcciones de correo electrónico reales.
- Para diferenciar fácilmente los campos asignados a distintos firmantes, a cada firmante del documento se le asigna un color único. Todos los campos asignados al mismo firmante se muestran con el mismo color.
- Una vez que hayas añadido todos los campos correspondientes, a la derecha, haz clic en Solicitar firma.
- Los colaboradores que sean propietarios del documento o tengan permiso para editarlo pueden ver este botón. De lo contrario, este botón no estará disponible.
- Introduce un título para el archivo PDF generado.
- Escribe la dirección de correo de cada firmante.
- También puedes añadir un mensaje que se enviará a los firmantes en el correo de solicitud de firma electrónica.
- Para enviar recordatorios periódicos a los firmantes, activa Recordatorios automáticos.
- Si esta opción está habilitada, los firmantes que no hayan completado la solicitud recibirán un correo de recordatorio 3 días (72 horas) después de que se haya enviado la solicitud inicial.
- Después, se envían recordatorios adicionales cada 3 días, hasta un máximo de 9 días o hasta que se firme el documento.
- Puedes seleccionar la configuración regional del registro de auditoría en el cuadro de diálogo de solicitud. Este valor determina la configuración regional en la que se genera la auditoría al final.
- Revisa y acepta los Términos del Servicio si se muestran en el cuadro de diálogo de la solicitud.
- Haz clic en Solicitar firma.
- Una vez que hayas creado la solicitud:
- Se crea un PDF a partir de tu documento y se comparte con los firmantes. Podrán firmar el formulario, pero no podrán hacer ningún otro cambio ni modificar quién tiene acceso al archivo.
- Se envía una notificación por correo electrónico con un enlace al documento a los firmantes.
- Una vez que hayas creado la solicitud:
- Encontrarás una copia en PDF del archivo enviado en la misma carpeta que el documento original.
- Importante: La copia en PDF se guardará en Mi unidad en lugar de en la carpeta original en dos casos:
- Si no tienes permiso de edición en la carpeta en la que está almacenado.
- Si las reglas de uso compartido de la carpeta original impidieran que los firmantes accedieran al archivo. Si guardas el documento en Mi unidad, todos los firmantes podrán verlo.
- Importante: La copia en PDF se guardará en Mi unidad en lugar de en la carpeta original en dos casos:
Notas:
- Cuando haces clic en Solicitar firma, el archivo PDF se bloquea para evitar que se hagan cambios antes de que los firmantes puedan completar la solicitud de firma electrónica. El archivo que se utiliza para crear la solicitud de firma permanece desbloqueado y no se comparte automáticamente con los firmantes como parte de la solicitud de firma electrónica.
- Para comprobar el progreso de una solicitud de firma electrónica, sigue estos pasos:
- Abre el archivo PDF correspondiente en Drive o a través del enlace de la notificación por correo electrónico.
- Para abrir el panel lateral derecho y ver los detalles de la firma electrónica, haz clic en Ver detalles en la parte superior derecha del PDF.
Para guardar un archivo PDF con campos de eSignature como plantilla, en la parte superior derecha, haz clic en Guardar cambios. Para que puedas usarlos en el futuro, Documentos de Google guarda los campos de firma electrónica automáticamente.
No puedes actualizar el archivo PDF una vez que se inicia una solicitud de firma electrónica porque el archivo PDF está bloqueado. Puedes organizarlo en tu Drive (por ejemplo, cambiar su ubicación).
Para cambiar o cancelar la solicitud de firma electrónica después de enviarla, selecciona Cancelar. Puedes enviar una nueva solicitud después de añadir cambios al documento de Google o al archivo PDF de origen en Google Drive y enviar un nuevo archivo PDF para que se firme. Sigue los pasos que se indican en el artículo Crear y enviar un documento para la firma electrónica.
Si la solicitud de firma electrónica está activa, no podrás desbloquear el archivo PDF. Puedes seguir haciendo cambios en el documento de Google en cualquier momento, ya que no está bloqueado como parte de la solicitud de firma electrónica.
- Abre el archivo PDF de esa solicitud.
- Haz clic en Menú
Nota: Si quieres eliminar la copia en PDF de tu solicitud cancelada, ve a la carpeta del archivo y elimínala. La ubicación predeterminada es Mi unidad.
- Abre el archivo PDF de esa solicitud.
- Selecciona una acción:
- Haz clic en Menú
- Haz clic en Ver detalles.
- Haz clic en Menú
- En el panel lateral, encontrarás los detalles de la solicitud de firma electrónica y su estado.
Firmar, rechazar o ver los detalles de una solicitud de firma electrónica
Firmar una solicitud de firma electrónica- Abre la cuenta de correo a la que se ha enviado la solicitud de firma electrónica.
- Abre la notificación por correo.
- Haz clic en el enlace insertado.
- Si abres el archivo PDF directamente desde Drive, haz clic en Firmar para firmar el documento.
- El documento puede contener campos de texto que debes rellenar, como "Cargo" o "Correo electrónico". Si es así, haz clic en ellos y rellénalos.
- Haz clic en los campos coloreados que quieras para rellenarlos. El color indica que eres el responsable de firmarlos.
- Aparecerá un cuadro de diálogo donde se te pedirá que introduzcas tu nombre completo y tus iniciales. De esta forma, se generará una firma electrónica que podrás usar. Haz clic en Adoptar y firmar.
- Nota: Si hay varios campos de este tipo, puedes reutilizar la información en todo el documento.
- Los campos asignados a otros firmantes que aún no han firmado aparecerán atenuados.
- Los valores de firma proporcionados por otros firmantes que ya han firmado se encuentran en el PDF.
- Aparecerá un cuadro de diálogo donde se te pedirá que introduzcas tu nombre completo y tus iniciales. De esta forma, se generará una firma electrónica que podrás usar. Haz clic en Adoptar y firmar.
- Después de rellenar todos los campos de firma obligatorios, en la parte superior de la página, haz clic en Marcar como completado.
- Después de hacer clic en "Marcar como completado", aparece una notificación en el cuadro de diálogo en la que se muestra lo siguiente:
- El valor exacto del correo que se está registrando para ti y que pueden ver otros usuarios con acceso a los PDFs de firma electrónica después de que hagas clic para continuar.
- Si tienes varias direcciones de correo en tu cuenta de Google, se utilizará la que el solicitante haya introducido en el cuadro de diálogo de solicitud.
- Después de hacer clic en "Marcar como completado", aparece una notificación en el cuadro de diálogo en la que se muestra lo siguiente:
- Revisa y acepta los Términos del Servicio.
- Haz clic en Aceptar y continuar.
Notas:
- Si eres el único firmante: tanto tú como el solicitante recibiréis un correo en el que se indica que la solicitud se ha completado.
- Si la solicitud tiene varios firmantes: la solicitud no se completará hasta que todos los firmantes la firmen. En ese momento, todos los firmantes y el solicitante recibirán un correo en el que se indicará que la solicitud se ha completado.
- En un ordenador, abre la cuenta de correo a la que se ha enviado la solicitud de firma electrónica.
- Abre la notificación por correo.
- Haz clic en el enlace insertado.
- Haga clic en Rechazar.
- El solicitante recibe un correo en el que se le informa de que se ha rechazado su solicitud.
- En un ordenador, abre la cuenta de correo a la que se ha enviado la solicitud de firma electrónica.
- Abre la notificación por correo.
- Haz clic en el enlace insertado.
- Haz clic en Ver detalles.
Completar solicitudes de firma electrónica
Buscar el documento finalizadoUna vez que se haya completado la solicitud de firma electrónica, todas las partes podrán encontrar copias del documento final.
- Para los firmantes: puedes encontrar una copia personal del documento PDF firmado en la carpeta Mi unidad. También puedes encontrar un enlace a tu copia en el correo que recibiste al completar el documento.
- Para los solicitantes: puedes encontrar la copia final en PDF en la misma carpeta en la que se guardó el documento original. También puedes encontrar un enlace en el correo que recibiste al completar el documento.
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Importante: La copia en PDF se guardará en Mi unidad en lugar de en la carpeta original en dos casos:
-
Si no tienes permiso de edición en la carpeta en la que está almacenado.
-
Si las reglas de uso compartido de la carpeta original impidieran que los firmantes accedieran al archivo. Si guardas el documento en Mi unidad, todos los firmantes podrán verlo.
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Si no encuentras el documento final, haz lo siguiente:
- Busca en la carpeta Mi unidad.
- Usa la búsqueda avanzada
- En la barra de búsqueda, haz clic en Búsqueda avanzada.
- En la sección "Aprobaciones y firmas electrónicas", seleccione una opción:
- A la espera de mi aprobación
- Solicitados por mí
- Consulta tu carpeta de spam.
- Ponte en contacto con las otras partes implicadas en la solicitud de firma electrónica para obtener una copia.
- Envía comentarios sobre Gmail o ponte en contacto con el equipo de Asistencia de Google Drive.
- Para asegurarte de que puedes recibir documentos para firmar electrónicamente en el futuro, sigue estos pasos:
- Si tienes una cuenta de Google Drive, comprueba la configuración de Drive para poder almacenar contenido nuevo.
- Comprueba la configuración de tu correo para poder recibir correos de esignature-noreply@google.com.
Puedes seleccionar la configuración regional del registro de auditoría en el cuadro de diálogo de solicitud. Este valor determina la configuración regional en la que se genera la auditoría al final.
Nota: Una vez que todos los firmantes hayan firmado el documento, se generará un PDF final. Al final del archivo .pdf se incluye una página con el registro de auditoría. La página se genera en la configuración regional que el solicitante ha seleccionado al iniciar la solicitud de firma electrónica. Esta página contiene un registro de varios eventos que se han producido durante el ciclo de vida de la solicitud de firma electrónica con marcas de tiempo, como:
- Firma electrónica solicitada
- Firma electrónica realizada
- Finalización de la firma electrónica
- Información identificativa del solicitante y de los firmantes, como su correo electrónico y su nombre
Enviar comentarios
Para enviar comentarios a Google, sigue estos pasos:
- Abre el archivo PDF de la solicitud de firma sobre la que quieras enviar comentarios.
- Haz clic en Ver detalles
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