Mit der E‑Signatur können Sie in Google Docs und Google Drive Dokumente für Signaturen erstellen und Signaturanfragen senden. Unterzeichner können Anträge auf E-Signatur ganz einfach ausfüllen. Die Nutzung dieser Funktion unterliegt den folgenden Nutzungsbedingungen.
Registrierung und Voraussetzungen
Die E-Signatur-Funktion für Google Docs und Google Drive ist für berechtigte Workspace-Kunden verfügbar. Wenn Sie ein Workspace Individual-Konto haben, haben Sie Zugriff auf diese Funktion. Wenn Sie ein anderes zulässiges Workspace-Abo haben, erhalten Sie demnächst eine Anleitung zur Registrierung für das Betaprogramm.
Wenn Sie kein Workspace-Abo haben, können Sie diese Funktion nutzen, indem Sie sich für ein Workspace Individual-Abo registrieren.Dokument für E‑Signatur erstellen und senden
E‑Signatur-Dokument vorbereitenWichtig: Diese Funktion ist für bestimmte berechtigte Nutzer verfügbar.
- Öffnen Sie die Seitenleiste für E‑Signaturen.
- Wenn Sie mit PDF-Dateien in Google Drive (Beta) beginnen:
- Öffnen Sie drive.google.com auf Ihrem Computer.
- Laden Sie eine neue PDF-Datei hoch oder suchen Sie eine vorhandene, die Sie verwenden möchten.
- Öffnen Sie die PDF-Datei im Ansichtsmodus.
- Klicken Sie rechts oben auf das Dreistrich-Menü E‑Signatur.
- Wenn Sie in Google Docs beginnen:
- Öffnen Sie drive.google.com auf Ihrem Computer.
- Sie können ein neues Google-Dokument erstellen oder ein vorhandenes öffnen.
- Klicken Sie auf Tools E‑Signatur.
- Wenn Sie mit PDF-Dateien in Google Drive (Beta) beginnen:
- Wenn Sie mehrere Unterzeichner haben, wählen Sie unter „Felder einfügen für“ den Unterzeichner aus, für den Sie ein E-Signatur-Feld einfügen möchten.
- Wenn Sie die Liste der verfügbaren Unterzeichner im Drop-down-Menü aktualisieren möchten, wählen Sie Unterzeichner verwalten aus. Das Dialogfeld Unterzeichner verwalten wird geöffnet.
- Im Dialogfeld Unterzeichner verwalten können Sie bis zu zehn Unterzeichner hinzufügen und jedem Unterzeichner Labels zuweisen, um die Unterzeichner im Dokument zu identifizieren.
- Sie können eines oder mehrere der folgenden Felder per Drag-and-drop in das Dokument einfügen:
- Signatur
- Initialen
- Name
- Datum der Signatur
- Nur Google Docs: Um ein Pop-up unter dem Feld zu öffnen, klicken Sie auf das eingefügte Feld im Google-Dokument. In diesem Pop-up-Fenster sehen Sie, welchem Unterzeichner das Feld zugewiesen ist.
- Verwenden Sie das Drop-down-Menü Zugewiesen an im Pop-up, um die Unterzeichnerzuweisung für das Feld zu aktualisieren.
- Wenn Sie die Liste der Unterzeichner im Google-Dokument aktualisieren und das gleiche Dialogfeld wie oben öffnen möchten, klicken Sie im Drop-down-Menü auf Unterzeichner verwalten.
- Wiederholen Sie diese Schritte, um dem Dokument alle Unterzeichner und E-Signatur-Felder für Unterzeichner hinzuzufügen.
Tipps:
- Sie können maximal 200 Felder eines beliebigen Typs pro Dokument hinzufügen.
- Sie können einer E‑Signatur-Anfrage bis zu 10 Unterzeichner hinzufügen.
- Wenn Sie die PDF-Datei mit E‑Signatur-Feldern schließen, werden die Felder nicht gespeichert. Wenn Sie E‑Signatur-Felder speichern und als Vorlage verwenden möchten, starten Sie die E‑Signatur-Anfrage in einem Google-Dokument.
- Für einen Unterzeichner im Dokument ist das Unterzeichnerlabel nur eine Platzhalter-ID und nicht Teil des später generierten zu signierenden PDF-Dokuments.
- Es ist derzeit nicht erforderlich, die E‑Mail-Adressen des Unterzeichners als Unterzeichnerlabels zu verwenden, da noch keine E‑Mails gesendet werden. Das erfolgt weiter unten im Abschnitt „E‑Signatur-Anfrage senden“. Dort werden die Platzhalterlabels für Unterzeichner den tatsächlichen E-Mail-Adressen zugeordnet.
- Um Felder, die verschiedenen Unterzeichnern zugewiesen sind, leicht unterscheiden zu können, wird jedem Unterzeichner im Dokument eine eindeutige Farbe zugewiesen. Alle Felder, die demselben Unterzeichner zugewiesen sind, werden in derselben Farbe angezeigt.
- Nachdem Sie alle erforderlichen Felder hinzugefügt haben, klicken Sie rechts auf Signatur anfordern.
- Diese Schaltfläche wird nur Mitbearbeitern angezeigt, die Eigentümer des Dokuments sind oder Bearbeitungszugriff haben. Andernfalls ist diese Schaltfläche nicht verfügbar.
- Geben Sie einen Titel für die generierte PDF-Datei ein.
- Geben Sie die E-Mail-Adresse jedes Unterzeichners ein.
- Sie können auch eine Nachricht hinzufügen, die an die Unterzeichner gesendet wird.
- Sie können die Sprache für den Audit-Trail im Anfragedialogfeld auswählen. Dieser Wert bestimmt die Sprache, in der der Audit-Trail am Ende erstellt wird.
- Lesen und akzeptieren Sie die Nutzungsbedingungen, sofern sie im Dialogfeld für die Anfrage angezeigt werden.
- Klicken Sie auf Signatur anfordern.
- Nachdem die E‑Signatur-Anfrage erfolgreich erstellt wurde:
- Aus dem Dokument wird eine PDF-Datei erstellt und den Unterzeichnern mit Lesezugriff freigegeben. Sie finden die erstellte Datei unter „Meine Ablage“.
- Die Unterzeichner erhalten eine E‑Mail-Benachrichtigung mit einem Link zum Dokument.
- Nachdem die E‑Signatur-Anfrage erfolgreich erstellt wurde:
Tipps:
- Nachdem Sie auf Signatur anfordern geklickt haben, wird die PDF-Datei gesperrt, um Änderungen zu verhindern, bevor die Unterzeichner die E‑Signatur-Anfrage bearbeiten können. Die zum Erstellen der Signaturanfrage verwendete Datei bleibt entsperrt und wird nicht automatisch mit der E‑Signatur-Anfrage geteilt.
- Sie können die zum Erstellen der Signaturanfrage verwendete Datei noch einmal verwenden, um in Zukunft weitere E‐Signatur-Anfragen zu erstellen. Bei jeder Anfrage wird eine neue PDF-Datei erstellt, die in „Meine Ablage“ gespeichert wird.
- So sehen Sie sich den Fortschritt einer E‑Signatur-Anfrage an:
- Öffnen Sie die entsprechende PDF-Datei in Google Drive oder klicken Sie auf den Link in der E‑Mail-Benachrichtigung.
- Wenn Sie die rechte Seitenleiste öffnen und sich die E-Signatur-Details ansehen möchten, klicken Sie rechts oben in der PDF-Datei auf Details ansehen.
Sie können die PDF-Datei nicht mehr aktualisieren, sobald eine E‐Signatur-Anfrage dafür begonnen wurde, da die PDF-Datei gesperrt ist. Sie können sie weiterhin in Ihrer Ablage organisieren und beispielsweise den Speicherort ändern.
Wenn Sie die E‐Signatur-Anfrage nach dem Senden ändern oder abbrechen möchten, wählen Sie Abbrechen aus. Sie können eine neue Anfrage senden, nachdem Sie Änderungen an dem Google-Quelldokument oder der Quell-PDF in Google Drive hinzugefügt haben und eine neue PDF-Datei zur Unterschrift senden. Folgen Sie der Anleitung im Hilfeartikel Dokument für E-Signatur erstellen und senden.
Wenn die E‑Signatur-Anforderung aktiv ist, können Sie die PDF-Datei nicht entsperren. Sie können das Google-Dokument jederzeit ändern, weil es nicht im Rahmen der E‑Signatur gesperrt ist.
- Öffnen Sie die PDF-Datei für diese Anfrage.
- Klicken Sie im Dreistrich-Menü Abbrechen.
Tipp: Wenn Sie die PDF-Kopie Ihrer abgebrochenen Anfrage löschen möchten, gehen Sie zum Ordner der Datei und löschen Sie die Kopie. Der Standardspeicherort ist „Meine Ablage“.
- Öffnen Sie die PDF-Datei für diese Anfrage.
- Wählen Sie eine Aktion aus:
- Klicken Sie im Dreistrich-Menü E‑Signatur.
- Klicken Sie auf Details ansehen.
- In der Seitenleiste finden Sie die Details der E‐Signatur-Anfrage und ihren Status.
Eine E‑Signatur-Anfrage unterschreiben, ablehnen oder Details dazu anzeigen
E‑Signatur-Anfrage unterzeichnen- Öffnen Sie das E-Mail-Konto, an das die E-Signatur-Anfrage gesendet wurde.
- Öffnen Sie die E‑Mail-Benachrichtigung.
- Klicken Sie auf den eingebetteten Link.
- Wenn Sie die PDF-Datei direkt in Google Drive öffnen, klicken Sie auf Signieren, um das Dokument zu unterzeichnen.
- Klicken Sie auf ein farbiges Feld, das anzeigt, dass Sie dieses Feld unterschreiben können.
- Felder, die anderen Unterzeichnern zugewiesen wurden, die noch nicht unterzeichnet haben, sind ausgegraut.
- Signaturwerte von anderen Unterzeichnern, die bereits unterzeichnet haben, sind in der PDF-Datei enthalten.
- Geben Sie Ihren vollständigen Namen und Ihre Initialen ein.
- Klicken Sie auf Übernehmen und signieren.
- Wenn Sie alle Signaturfelder ausgefüllt haben, klicken Sie auf Als abgeschlossen markieren.
- Nachdem Sie auf Als abgeschlossen markieren geklickt haben, wird im Dialogfeld folgender Hinweis angezeigt:
- Der genaue E-Mail-Wert, der für Sie aufgezeichnet wird. Er kann von anderen Personen mit Zugriff auf die E‑Signatur-PDFs eingesehen werden, sobald Sie klicken, um fortzufahren.
- Wenn Ihr Google-Konto mehrere E-Mail-Adressen umfasst, wird die E-Mail-Adresse verwendet, die der Anfragende im Dialogfeld für die Anfrage für Sie eingegeben hat.
- Nachdem Sie auf Als abgeschlossen markieren geklickt haben, wird im Dialogfeld folgender Hinweis angezeigt:
- Lesen und akzeptieren Sie die Nutzungsbedingungen.
- Klicken Sie auf Zustimmen und fortfahren.
Tipps:
- Wenn Sie der einzige Unterzeichner sind: Sie und der Antragsteller werden per E-Mail darüber informiert, dass die Anfrage abgeschlossen ist.
- Wenn die Anfrage mehrere Unterzeichner hat: Die Anfrage ist erst abgeschlossen, wenn alle Unterzeichner unterschrieben haben. Daraufhin erhalten alle Unterzeichner und der Anforderer eine E-Mail, dass die Anfrage abgeschlossen ist.
- Öffnen Sie auf einem Computer das E‑Mail-Konto, an das die E‑Signatur-Anfrage gesendet wurde.
- Öffnen Sie die E‑Mail-Benachrichtigung.
- Klicken Sie auf den eingebetteten Link.
- Klicken Sie auf Ablehnen.
- Optional: Geben Sie einen Grund für die Ablehnung an.
- Klicken Sie auf Ablehnen.
- Der Antragsteller erhält eine E‑Mail, dass die Anfrage abgelehnt wurde.
- Öffnen Sie auf einem Computer das E‑Mail-Konto, an das die E‑Signatur-Anfrage gesendet wurde.
- Öffnen Sie die E‑Mail-Benachrichtigung.
- Klicken Sie auf den eingebetteten Link.
- Klicken Sie auf Details ansehen.
E-Signatur-Anfragen abschließen
Abgeschlossenes Dokument suchenNachdem die E-Signatur-Anfrage abgeschlossen ist, wird eine endgültige Kopie des Dokuments oder ein Link zum fertigen Dokument an alle Unterzeichner und die E-Mail-Posteingänge der Anfragenden gesendet. Die endgültige Kopie des Dokuments wird in der Google Drive-Ablage aller Parteien gespeichert.
Wenn Sie das fertige Dokument nicht finden können:
- Sehen Sie in Ihrem Spamordner nach.
- Bitten Sie andere Personen, die an der E-Signatur-Anfrage beteiligt sind, Ihnen eine Kopie zu schicken.
- Geben Sie Feedback zu Gmail oder wenden Sie sich an den Google Drive-Support.
- So sorgen Sie dafür, dass Sie zukünftige Dokumente mit E-Signatur erhalten können:
- Wenn Sie ein Google Drive-Konto haben, überprüfen Sie in Ihren Drive-Einstellungen, dass Sie neue Inhalte speichern können.
- Überprüfen Sie in Ihren E-Mail-Einstellungen, dass Sie E-Mails von esignature-noreply@google.com erhalten können.
Sie können die Sprache für den Audit-Trail im Anfragedialogfeld auswählen. Dieser Wert bestimmt die Sprache, in der der Audit-Trail am Ende erstellt wird.
Tipp: Nachdem alle Unterzeichner das Dokument signiert haben, wird eine endgültige PDF-Datei erstellt. Am Ende der PDF-Datei befindet sich eine Audit-Trail-Seite. Die Seite wird in der Sprache erstellt, die der Anfragende zu Beginn der E-Signatur-Anfrage ausgewählt hat. Diese Seite enthält ein Protokoll mit Zeitstempeln von verschiedenen Ereignissen, die während des Lebenszyklus der E-Signatur-Anfrage aufgetreten sind, wie z B.:
- E‑Signatur angefordert
- Per E-Signatur unterschrieben
- E-Signatur abgeschlossen
- Identifizierungsinformationen für den Anfragenden und die Unterzeichner, z. B. E-Mail-Adresse und Name
Feedback geben
So geben Sie Feedback an Google:
- Öffnen Sie die PDF-Datei für die Signaturanfrage, zu der Sie Feedback geben möchten.
- Klicken Sie auf Details ansehen „Menü“ Feedback zur Funktion senden.
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