Odesílání žádostí o podpis a podepisování dokumentů pomocí elektronického podpisu

Pomocí elektronického podpisu můžete vytvářet dokumenty k podepsání a odesílat žádosti o podpis v Dokumentech Google a na Disku Google. K dokončení žádostí o elektronický podpis mohou podepisující snadno vyplnit požadované informace.

Způsobilost

Funkce elektronického podpisu pro Dokumenty Google a soubory PDF je k dispozici pro:

• Osobní účty Workspace.
• Tyto tarify Workspace, když administrátor funkci povolí:
  • Business Standard a Plus
  • Enterprise Starter, Standard a Plus
  • Enterprise Essentials a Enterprise Essentials Plus
  • Uživatelé Education Plus

Pokud tarif Workspace nemáte, můžete si ho pořídit ještě dnes. Zaregistrovat se k osobnímu tarifu Workspace

Tip: Pokud jste si upgradovali účet, abyste měli přístup k funkci elektronického podpisu, může trvat několik minut, než bude tato funkce plně dostupná. Počkejte několik minut a obnovte stránku.

Vytvoření a odeslání dokumentu k elektronickému podpisu

Příprava dokumentu pro elektronický podpis

Důležité: Tato možnost je k dispozici pouze některým způsobilým uživatelům.

1. Otevřete postranní panel elektronického podpisu.
   • Pokud začínáte ze souborů PDF na Disku Google:
     1. Na počítači přejděte na adresu drive.google.com.
     2. Nahrajte nový soubor PDF nebo vyhledejte stávající soubor, který chcete použít.
     3. Otevřete soubor PDF v režimu zobrazení.
     4. Vpravo nahoře klikněte na nabídku Elektronický podpis.
   • Pokud začínáte v Dokumentech Google:
     1. Na počítači přejděte na adresu drive.google.com.
     2. Vytvořte nový dokument Google nebo otevřete stávající soubor.
     3. Nahoře klikněte na Nástroje Elektronický podpis.
2. Pokud máte více podepisujících, v části „Vložit pole pro“ vyberte konkrétního podepisujícího, pro kterého chcete vložit pole elektronického podpisu.
   • Pokud chcete aktualizovat seznam podepisujících dostupných v rozbalovací nabídce, vyberte Spravovat podepisující. Otevře se dialogové okno Spravovat podepisující.
   • V dialogovém okně Spravovat podepisující můžete přidat až 10 podepisujících a každému podepisujícímu přiřadit štítky, pomocí kterých je poznáte.
3. Přetáhněte do dokumentu jedno nebo více z následujících polí:
   • Podpis
   • Iniciály
   • Jméno
   • Textové pole
   • Datum podpisu
4. Pokud chcete zjistit, komu je pole přiřazeno, klikněte na něj.
   • Pokud chcete u pole aktualizovat přiřazení podepisujícího, použijte rozbalovací nabídku Přiřazeno ve vyskakovacím okně.
   • Pokud chcete v Dokumentu Google aktualizovat seznam podepisujících a otevřít stejné dialogové okno jako výše, klikněte v rozbalovací nabídce na Spravovat podepisující.
   • Když vyberete Textové pole, můžete ve vyskakovacím okně přidat popis a vybrat velikost písma.
     • Popis informuje podepisující o tom, jaké informace od nich v daném poli očekáváte, například „Pracovní pozice“ nebo „E‐mailová adresa“.
     • Nastavená velikost písma se stane velikostí písma hodnoty, kterou podepisující do tohoto textového pole zadá.
5. Pokud chcete přidat všechny podepisující a pole k elektronickému podpisu podepisujícím v dokumentu, opakujte výše uvedené kroky.

Tipy:

• Do každého dokumentu můžete přidat maximálně 200 polí libovolného typu.
• Do žádosti o elektronický podpis můžete přidat až 10 podepisujících.
• U podepisujícího v dokumentu je štítek podepisujícího pouze zástupný identifikátor a není součástí podepsaného souboru PDF, který se vygeneruje později.
• V této fázi není nutné používat e-mailové adresy podepisujících jako štítky podepisujících, protože se zatím neodesílají žádné e-maily. K tomu dojde později v části pro odeslání žádosti o elektronický podpis níže, kde jsou zástupné štítky pro podepisující namapovány na skutečné e-mailové adresy.
• Aby bylo možné snadno rozlišit pole přiřazená různým podepisujícím, je každému podepisujícímu v dokumentu přiřazena konkrétní barva. Všechna pole přiřazená stejnému podepisujícímu se zobrazují ve stejné barvě.

Odeslání žádosti o elektronický podpis

1. Až přidáte všechna příslušná pole, klikněte vpravo na Požádat o podpis.
   • Toto tlačítko najdou spolupracovníci, kteří dokument vlastní nebo k němu mají přístup s oprávněním k úpravám. V opačném případě nebude toto tlačítko k dispozici.
2. Zadejte název vygenerovaného souboru PDF.
3. Zadejte e-mailovou adresu každého podepisujícího.
   • Můžete také přidat zprávu, která se odešle podepisujícím v e‑mailu s žádostí o elektronický podpis.
4. Pokud chcete podepisujícím posílat pravidelná připomenutí, zapněte Automatická připomenutí.
   • Když je tato možnost zapnutá, uživatelé, kteří žádost nevyplnili, obdrží tři dny (72 hodin) po odeslání původní žádosti e-mail s připomenutím.
   • Další připomenutí se odesílají každé tři dny, až po dobu devíti dnů, nebo dokud není dokument podepsán.
5. Národní prostředí protokolu auditu můžete vybrat v dialogovém okně žádosti. Tato hodnota určuje národní prostředí, ve kterém se na konci vygeneruje trasa auditu.
6. Pokud se v dialogovém okně žádosti zobrazí smluvní podmínky, přečtěte si je a přijměte je.
7. Klikněte na Požádat o podpis.
   • Po úspěšném vytvoření žádosti:
     • Z dokumentu se vytvoří soubor PDF a sdílí se s podepisujícími. Formulář můžou podepsat, ale nebudou moci provádět žádné další úpravy ani měnit, kdo má k souboru přístup.
     • Podepisujícím se odešle oznámení e-mailem s odkazem na dokument.
8. Kopii souboru ve formátu PDF najdete ve stejné složce jako původní dokument.
   • Důležité: Kopie souboru ve formátu PDF se uloží do složky Můj disk místo do původní složky ve dvou případech:
     • Pokud nejste editorem složky, ve které je uložena.
     • Pokud by pravidla sdílení původní složky bránila podepisujícím v přístupu k souboru. Uložením na Můj disk zajistíte, aby dokument viděli všichni podepisující.

Tipy:

• Po kliknutí na Požádat o podpis se soubor PDF uzamkne, aby nedošlo ke změnám, než podepisující dokončí žádost o elektronický podpis. Soubor použitý k vytvoření žádosti o podpis zůstane odemknutý a v rámci žádosti o elektronický podpis se automaticky nesdílí s podepisujícími.
• Postup kontroly průběhu žádosti o elektronický podpis:
  • Příslušný soubor PDF otevřete na Disku nebo pomocí odkazu v oznámení e-mailem.
  • Pokud chcete otevřít boční panel na pravé straně a zobrazit podrobnosti o elektronickém podpisu, klikněte v pravém horním rohu souboru PDF na Zobrazit podrobnosti.

Uložení šablony smlouvy

Pokud chcete soubor PDF s poli pro elektronický podpis uložit jako šablonu, klikněte vpravo nahoře na Uložit změny. Dokumenty Google automaticky ukládají pole pro elektronický podpis k budoucímu použití.

Přidání změn do dokumentu po odeslání

Po zahájení žádosti o elektronický podpis soubor PDF nelze aktualizovat, protože je uzamčen. Na Disku ho ale můžete uspořádat, například změnit jeho umístění.

Pokud chcete žádost o elektronický podpis po odeslání změnit nebo zrušit, vyberte Zrušit. Po přidání změn do zdrojového dokumentu Google nebo souboru PDF na Disku Google můžete odeslat novou žádost a odeslat nový soubor PDF k podpisu. Postupujte podle pokynů v článku Vytvoření a odeslání dokumentu k elektronickému podpisu.

Pokud je žádost o elektronický podpis aktivní, soubor PDF nelze odemknout. Do dokumentu Google můžete kdykoli přidávat změny, protože v rámci žádosti o elektronický podpis není uzamčen.

Zrušení nevyřízené žádosti o elektronický podpis

Pokud žádost o elektronický podpis stále čeká na vyřízení, můžete ji zrušit takto:

1. Otevřete soubor PDF pro danou žádost.
2. Klikněte na nabídku   Zrušit.

Tip: Pokud chcete smazat kopii PDF zrušené žádosti, přejděte do složky souboru a smažte ji. Výchozím umístěním je Můj disk.

Kontrola stavu žádosti o elektronický podpis

1. Otevřete soubor PDF pro danou žádost.
2. Vyberte akci:
   • Klikněte na nabídku Elektronický podpis.
   • Klikněte na Zobrazit podrobnosti.
3. Na bočním panelu najdete podrobnosti o žádosti o elektronický podpis a její stav.

Podepsání, odmítnutí nebo zobrazení podrobností žádosti o elektronický podpis

Podepsání žádosti o elektronický podpis

1. Otevřete e-mailový účet, na který byla žádost o elektronický podpis odeslána.
2. Otevřete oznámení e-mailem.
3. Klikněte na vložený odkaz.
   • Pokud soubor PDF otevíráte přímo z Disku, klikněte na Podepsat.
4. Dokument může obsahovat textová pole, která je třeba vyplnit, například „Pracovní pozice“ nebo „E‑mail“. Pokud ano, klikněte na tato pole a vyplňte je.
5. Klikněte na jakákoli barevná pole, která značí, že je můžete podepsat.
   • Zobrazí se dialogové okno pro podpis. Elektronický podpis můžete vytvořit dvěma způsoby:
     • Typ: Zadejte své celé jméno. Systém vám automaticky vytvoří podpis ve standardním stylu. Můžete také zadat iniciály.
     • Nakreslit: Pomocí myši, touchpadu nebo dotykové obrazovky nakreslete svůj skutečný podpis. Můžete také nakreslit své iniciály.
   • Po vytvoření podpisu klikněte na Přijmout a podepsat.
   • Tip:
     • Pokud je polí pro podpis nebo iniciály víc, můžete stejný podpis použít v celém dokumentu.
     • Pokud kreslení podpisu není k dispozici, zkuste aktualizovat webový prohlížeč.
   • Pole přiřazená ostatním podepisujícím, kteří je dosud nepodepsali, budou zašedlá.
   • Podpisy poskytnuté jinými podepisujícími už budou v souboru PDF viditelné.
6. Až vyplníte všechna povinná pole k podepsání, v horní části stránky klikněte na Označit jako dokončené.
   • Po kliknutí na Označit jako dokončené se v dialogovém okně zobrazí oznámení, kde najdete:
     • Přesnou e-mailovou hodnotu, která se pro vás zaznamená a kterou si můžou zobrazit ostatní uživatelé s přístupem k souborům PDF s elektronickým podpisem poté, co kliknete na Pokračovat.
     • Pokud máte v účtu Google více e-mailů, použije se e-mail, který pro vás žadatel zadal v dialogovém okně žádosti.
7. Přečtěte si a přijměte smluvní podmínky.
8. Klikněte na Souhlasím a chci pokračovat.

Tipy:

• Pokud jste jediným podepisujícím: Vy i žadatel obdržíte e-mail s potvrzením o dokončení žádosti.
• Pokud má žádost více podepisujících: Žádost nebude dokončena, dokud ji nepodepíšou všichni podepisující. V takovém případě všichni podepisující a žadatel obdrží e-mail o dokončení žádosti.

Odmítnutí žádosti o elektronický podpis

1. Na počítači otevřete e‑mailový účet, na který byla žádost o elektronický podpis odeslána.
2. Otevřete oznámení e-mailem.
3. Klikněte na vložený odkaz.
4. Klikněte na Odmítnout.
   • Žadatel obdrží e‑mail s oznámením, že žádost byla zamítnuta.

Zobrazení podrobností žádosti o elektronický podpis

1. Na počítači otevřete e-mailový účet, na který byla žádost o elektronický podpis odeslána.
2. Otevřete oznámení e-mailem.
3. Klikněte na vložený odkaz.
4. Klikněte na Zobrazit podrobnosti.

Dokončení žádostí o elektronický podpis

Vyhledání dokončeného dokumentu

Po dokončení žádosti o elektronický podpis najdou všechny strany kopie konečného dokumentu.

• Pro podepisující: Osobní kopii podepsaného dokumentu PDF najdete ve složce Můj disk. Odkaz na kopii najdete také v e‑mailu, který jste obdrželi po vyplnění dokumentu.
• Pro žadatele: Konečnou kopii ve formátu PDF najdete ve stejné složce, kam byl uložen původní dokument. Odkaz najdete také v e-mailu, který jste obdrželi po vyplnění dokumentu.

  • Důležité: Kopie PDF se uloží na Můj disk místo do původní složky ve dvou případech:

    • Pokud nejste editorem složky, ve které je uložen.

    • Pokud by pravidla sdílení původní složky bránila podepisujícím v přístupu k souboru. Uložením na Můj disk zajistíte, aby dokument viděli všichni podepisující.

Pokud se vám konečný dokument nedaří najít:

• Použijte vyhledávání ve složce Můj disk.
• Použijte rozšířené vyhledávání
  • Ve vyhledávacím poli klikněte na Rozšířené vyhledávání.
  • V sekci Schválení a elektronické podpisy vyberte jednu z možností:
    • Čekající na mé schválení
    • Vyžádáno mnou
• Podívejte se do složky se spamem.
• Obraťte se na ostatní strany zapojené do žádosti o elektronický podpis a požádejte je o kopii.
• Odešlete zpětnou vazbu k Gmailu nebo kontaktujte podporu Disku Google.
• Pokud chcete mít jistotu, že budete moci přijímat budoucí dokumenty k elektronickému podpisu:
  • Pokud máte účet Disku Google, zkontrolujte nastavení Disku, abyste mohli ukládat nový obsah.
• Zkontrolujte nastavení e-mailu, abyste mohli přijímat e-maily z adresy [e-mail].

Vyhledání protokolu auditu

Národní prostředí protokolu auditu můžete vybrat v dialogovém okně žádosti. Tato hodnota určuje národní prostředí, ve kterém se na konci vygeneruje trasa auditu.

Tip: Po podepsání dokumentu všemi podepisujícími se vygeneruje konečný soubor PDF. Na konci souboru PDF je stránka s protokolem auditu. Stránka se vygeneruje v národním prostředí, které uživatel vybere při zahájení žádosti o elektronický podpis. Tato stránka obsahuje protokol různých událostí, ke kterým došlo během životního cyklu žádosti o elektronický podpis, s časovými razítky, například:

• Elektronický podpis vyžádán
• Elektronický podpis vytvořen
• Dokončení elektronického podpisu
• Identifikační údaje žadatele a podepisujících, jako je e-mail a jméno

Odeslání zpětné vazby

Zpětnou vazbu můžete Googlu poskytnout takto:

1. Otevřete soubor PDF se žádostí o podpis, ke které chcete poskytnout zpětnou vazbu.
2. Klikněte na Zobrazit podrobnosti  Nabídka   Zaslat zpětnou vazbu k funkcím.

Zpětnou vazbu můžete poslat také prostřednictvím daného produktu:

• Odeslání zpětné vazby k Gmailu
• Kontaktování podpory Google Workspace