إرسال طلبات التوقيع وتوقيع المستندات باستخدام التوقيع الإلكتروني

باستخدام ميزة التوقيع الإلكتروني، يمكنك إنشاء مستندات للتوقيع وإرسال طلبات التوقيعات في "مستندات Google" وGoogle Drive. لإكمال طلبات التوقيع الإلكتروني، يمكن للموقِّعين ملء المعلومات المطلوبة بسهولة.

الأهلية

تتوفّر ميزة التوقيع الإلكتروني في "مستندات Google" وملفات PDF لمستخدمي:

• حسابات Workspace Individual
• خطط Workspace التالية عندما يفعّل المشرف الميزة:
  • Business Standard وBusiness Plus
  • Enterprise Starter وStandard وPlus
  • Enterprise Essentials وEnterprise Essentials Plus
  • مستخدمو Education Plus

إذا لم يكن لديك خطة اشتراك في Workspace، يمكنك الاستفادة من هذه الميزة اليوم من خلال الاشترِك في إحدى خطط Google Workspace Individual.

ملاحظة: إذا أجريت ترقية لحسابك من أجل الوصول إلى ميزة "التوقيع الإلكتروني"، قد يستغرق إتاحة الميزة بالكامل بضع دقائق. يُرجى الانتظار بضع دقائق وإعادة تحميل الصفحة لإعادة المحاولة.

إنشاء مستند وإرساله للتوقيع الإلكتروني

إعداد مستند التوقيع الإلكتروني

ملاحظة مهمة: تتوفّر هذه الميزة لبعض المستخدمين المؤهَّلين.

1. افتح اللوحة الجانبية للتوقيع الإلكتروني.
   • إذا بدأت من ملفات PDF في Google Drive:
     1. على الكمبيوتر، انتقِل إلى drive.google.com.
     2. حمِّل ملف PDF جديدًا أو ابحث عن ملف حالي تريد استخدامه.
     3. افتح ملف PDF في "وضع العرض".
     4. في أعلى يسار الصفحة، انقر على "القائمة" eSignature.
   • في حال البدء من "مستندات Google":
     1. على الكمبيوتر، انتقِل إلى drive.google.com.
     2. يمكنك إنشاء مستند Google جديدًا أو فتح مستندًا حاليًا.
     3. في أعلى الصفحة، انقر على الأدوات التوقيع الإلكتروني.
2. إذا كان لديك عدة موقِّعين، اختَر الموقِّع المحدد الذي تريد إدراج حقل توقيع إلكتروني له ضمن "إدراج حقول للموقِّع".
   • لتعديل قائمة الموقِّعين المتوفرين في القائمة المنسدلة، اختَر إدارة الموقِّعين. سيفتح مربع الحوار إدارة الموقِّعين.
   • في مربّع الحوار إدارة الموقِّعين، يمكنك إضافة ما يصل إلى 10 موقِّعين وتعيين تصنيفات لكل موقِّع لتحديد الموقِّعين في المستند.
3. اسحب حقلاً واحدًا أو أكثر من الحقول التالية لإضافته إلى المستند:
   • التوقيع
   • الأحرف الأولى
   • الاسم
   • حقل نص
   • تاريخ التوقيع
4. للعثور على المستخدم الذي تمّ تعيين الحقل له، انقر على الحقل.
   • لتعديل عملية تعيين موقِّع للحقل، استخدِم القائمة المنسدلة تم التعيين إلى في النافذة المنبثقة.
   • لتعديل قائمة الموقِّعين في مستند Google وفتح مربّع الحوار نفسه الوارد أعلاه، انقر على إدارة الموقِّعين في القائمة المنسدلة.
   • عند تحديد "حقل نصي"، يمكنك إضافة وصف وتحديد حجم الخط في النافذة المنبثقة.
     • يُطلِع الوصف الموقِّعين على ما تتوقعه في هذا الحقل، مثل "المسمى الوظيفي" أو "عنوان البريد الإلكتروني".
     • يصبح حجم الخط الذي تحدّده هو حجم خط القيمة التي يُدخلها الموقِّع في هذا الحقل النصي.
5. لإضافة كل الموقِّعين وحقول التوقيع الإلكتروني للموقِّعين إلى المستند، يمكنك تكرار الخطوات.

ملاحظات:

• يمكنك إضافة ما لا يزيد عن 200 حقل من أيّ نوع في كل مستند.
• يمكنك إضافة ما يصل إلى 10 موقِّعين إلى طلب التوقيع الإلكتروني.
• بالنسبة إلى الموقِّع في المستند، يكون تصنيف الموقِّع مجرد معرّف عنصر نائب ولا يشكّل جزءًا من ملف PDF للتوقيع الذي يتم إنشاؤه لاحقًا.
• في هذه المرحلة، ليس من الضروري استخدام عناوين البريد الإلكتروني الخاصة بالموقِّع كتصنيفات للموقِّع، لأنّه لم يتم إرسال أي رسائل إلكترونية بعد. سيحدث ذلك لاحقًا في القسم "إرسال طلب توقيع إلكتروني" أدناه، حيث يتم ربط تصنيفات العناصر النائبة للموقِّعين بعناوين البريد الإلكتروني الفعلية.
• للتفريق بسهولة بين الحقول المعيَّنة لموقِّعين مختلفين، يتم تخصيص لون فريد لكل موقِّع في المستند. تُعرض جميع الحقول المعيَّنة للموقِّع نفسه بنفس اللون.

إرسال طلب توقيع إلكتروني

1. بعد إضافة جميع الحقول المناسبة، انقر على طلب التوقيع على يسار الصفحة.
   • يظهر هذا الزر للمتعاونين الذين يملكون المستند أو لديهم الإذن بتعديله، ولا يكون ظاهرًا لأي مستخدمين آخرين.
2. أدخِل عنوانًا لملف PDF الذي تم إنشاؤه.
3. أدخِل عنوان البريد الإلكتروني الخاص بكل موقِّع.
   • يمكنك أيضًا إضافة رسالة ليتم إرسالها إلى الموقِّعين في الرسالة الإلكترونية الخاصة بطلب التوقيع الإلكتروني.
4. لإرسال تذكيرات دورية إلى الموقّعين، فعِّل التذكيرات التلقائية.
   • عند تفعيل هذا الخيار، سيتلقّى الموقّعون الذين لم يكملوا الطلب رسالة تذكير إلكترونية بعد 3 أيام (72 ساعة) من إرسال الطلب الأوّلي.
   • تُرسل بعد ذلك تذكيرات إضافية كل 3 أيام لمدة تصل إلى 9 أيام أو إلى أن يتم توقيع المستند.
5. يمكنك اختيار لغة مسار التدقيق في مربع حوار الطلب. تحدّد هذه القيمة اللغة التي يتم بها إنشاء مسار التدقيق في النهاية.
6. يُرجى مراجعة بنود الخدمة وقبولها إذا ظهرت في مربّع حوار الطلب.
7. انقر على طلب توقيع.
   • بعد إنشاء طلبك بنجاح:
     • يتم إنشاء ملف PDF من المستند ومشاركته مع الموقّعين. يمكنهم توقيع النموذج، ولكن لن يتمكّنوا من إجراء أي تعديلات أخرى أو تغيير المستخدمين الذين يمكنهم الوصول إلى الملف.
     • يُرسل إشعار عبر البريد الإلكتروني إلى الموقِّعين مع رابط إلى المستند.
8. يمكنك العثور على نسخة PDF من الملف المُرسَل في المجلد نفسه الذي يحتوي على مستندك الأصلي.
   • ملاحظة مهمة: سيتم حفظ نسخة PDF في ملفاتي بدلاً من المجلد الأصلي في الحالتَين التاليتَين:
     • إذا لم تكن "محررًا" للمجلد الذي تم تخزين الملف فيه
     • إذا كانت قواعد المشاركة للمجلد الأصلي ستمنع الموقّعين من الوصول إلى الملف. يضمن الحفظ في "ملفاتي" أن يتمكّن جميع الموقّعين من الاطّلاع على المستند.

ملاحظات:

• بعد النقر على طلب التوقيع، يتم قفل ملف PDF لتجنُّب أي تغييرات قبل أن يتمكَّن الموقِّعون من إكمال طلب التوقيع الإلكتروني. يظل الملف المستخدَم لإنشاء طلب التوقيع غير مقفل ولا تتم مشاركته تلقائيًا مع الموقعين كجزء من طلب التوقيع الإلكتروني.
• للاطّلاع على حالة تقدّم طلب التوقيع الإلكتروني:
  • يمكنك فتح ملف PDF المعنيّ في Drive أو من خلال الرابط الوارد في إشعار البريد الإلكتروني.
  • لفتح اللوحة الجانبية اليسرى وعرض تفاصيل التوقيع الإلكتروني، يمكنك النقر على عرض التفاصيل في أعلى يسار ملف PDF.

حفظ نموذج عقد

لحفظ ملف PDF يتضمّن حقول توقيع إلكتروني كنموذج، يمكنك النقر على حفظ التغييرات في أعلى يسار الصفحة. تحفظ "مستندات Google" حقول التوقيع الإلكتروني تلقائيًا لاستخدامها في المستقبل.

إضافة تغييرات إلى مستند بعد إرساله

لا يمكنك تعديل ملف PDF بعد أن يبدأ طلب توقيع إلكتروني عليه لأنّ الملف يكون مقفلاً. ولكن يظل بإمكانك تنظيمه في Drive، على سبيل المثال، تغيير موقعه.

لتغيير طلب التوقيع الإلكتروني أو إلغائه بعد إرساله ، يمكنك النقر على إلغاء. يمكنك إرسال طلب جديد بعد إضافة تغييرات إلى مستند Google المصدر أو ملف PDF المصدر في Google Drive وإرسال ملف PDF جديد ليتم توقيعه. يُرجى اتّباع الخطوات الواردة في إنشاء مستند وإرساله للتوقيع الإلكتروني عليه.

إذا كان طلب التوقيع الإلكتروني نشطًا، لا يمكنك فتح ملف PDF. سيظل بإمكانك إضافة تغييرات إلى مستند Google في أي وقت لأنّه لم يتم قفله كجزء من طلب التوقيع الإلكتروني.

إلغاء طلب توقيع إلكتروني معلّق

إذا كان طلب التوقيع الإلكتروني لا يزال في انتظار التوقيع، يمكنك إلغاؤه باتّباع الخطوات التالية:

1. افتح ملف PDF الخاص بهذا الطلب.
2. انقر على "القائمة"   إلغاء.

ملاحظة: إذا أردت حذف نسخة PDF من طلبك الملغى، انتقِل إلى مجلد الملف واحذف تلك النسخة. الموقع التلقائي لهذا المجلد هو "ملفاتي".

التحقّق من حالة طلب التوقيع الإلكتروني

1. افتح ملف PDF الخاص بهذا الطلب.
2. اختيار إجراء:
   • انقر على "القائمة" التوقيع الإلكتروني.
   • انقر على عرض التفاصيل.
3. في اللوحة الجانبية، ستجد تفاصيل طلب التوقيع الإلكتروني وحالته.

التوقيع على طلب التوقيع الإلكتروني أو رفضه أو عرض تفاصيله

توقيع طلب توقيع إلكتروني

1. افتح حساب البريد الإلكتروني الذي أرسِل إليه طلب التوقيع الإلكتروني.
2. افتح الإشعار الذي تلقّيته عبر البريد الإلكتروني.
3. انقر على الرابط المضمَّن.
   • في حال فتح ملف PDF مباشرةً من Drive، يمكنك النقر على توقيع لتوقيع المستند.
4. قد يحتوي المستند على حقول نصية تملأها، مثل "المسمى الوظيفي" أو "البريد الإلكتروني"، وفي هذه الحالة، انقر على هذه الحقول وأكملها.
5. انقر على أي حقول ملونة وأكملها، والتي تشير إلى أنه مطلوب منك توقيعها.
   • سيظهر مربع حوار يطالبك بإدخال اسمك الكامل والحروف الأولى منه. يؤدي هذا الإجراء إلى إنشاء توقيع إلكتروني لتستخدمه. انقر على "الاستخدام والتوقيع".
     • ملاحظة: إذا كانت هناك مثيلات متعددة من هذه الحقول، يمكنك إعادة استخدام هذه المعلومات في جميع أنحاء المستند.
   • ستتحوّل الحقول المعيَّنة للموقِّعين الآخرين الذين لم يوقّعوا بعد إلى اللون الرمادي.
   • تتوفّر في ملف PDF قيم التوقيع التي قدّمها الموقِّعون الآخرون الذين سبق أن وقّعوا الملف.
6. بعد إكمال جميع حقول التوقيع المطلوبة، انقر على وضع علامة "مكتملة" في أعلى الصفحة.
   • بعد النقر على "وضع علامة مكتملة"، سيظهر لك إشعار في مربّع الحوار يعرض ما يلي:
     • القيمة الدقيقة للبريد الإلكتروني المسجّلة لك والتي يمكن أن يطّلع عليها مستخدمون آخرون لديهم إذن بالوصول إلى ملفات PDF الخاصة بالتوقيع الإلكتروني بعد أن تنقر للمتابعة.
     • في حال كان لديك عدة عناوين بريد إلكتروني في حسابك على Google، يستخدم البريد الإلكتروني الذي أدخله مقدِّم الطلب نيابةً عنك في مربّع حوار الطلب.
7. يُرجى مراجعة بنود الخدمة وقبولها.
8. انقر على الموافقة والمتابعة.

ملاحظات:

• إذا كنت الموقِّع الوحيد: ستصلك أنت ومقدِّم الطلب رسالة إلكترونية تفيد باكتمال الطلب.
• إذا كان للطلب عدة موقِّعين: لا يكتمل الطلب حتى يوقِّع عليه جميع الموقِّعين، وعندئذ يتلقّى جميع الموقِّعين ومقدّم الطلب رسالة إلكترونية تفيد باكتمال الطلب.

رفض طلب توقيع إلكتروني

1. على جهاز كمبيوتر، افتح حساب البريد الإلكتروني الذي أُرسِل إليه طلب التوقيع الإلكتروني.
2. افتح الإشعار الذي تلقّيته عبر البريد الإلكتروني.
3. انقر على الرابط المضمَّن.
4. انقر على رفض.
   • سيتلقّى مقدّم الطلب رسالة إلكترونية تفيد بأنّه تم رفض الطلب.

عرض تفاصيل طلب التوقيع الإلكتروني

1. على جهاز كمبيوتر، افتح حساب البريد الإلكتروني الذي أرسِل إليه طلب التوقيع الإلكتروني.
2. افتح الإشعار الذي تلقّيته عبر البريد الإلكتروني.
3. انقر على الرابط المضمَّن.
4. انقر على عرض التفاصيل.

إكمال طلبات التوقيع الإلكتروني

العثور على المستند النهائي

بعد اكتمال طلب التوقيع الإلكتروني، يمكن لجميع الأطراف العثور على نُسخ من المستند النهائي.

• بالنسبة إلى الموقّعين: يمكنك العثور على نسخة شخصية من مستند PDF الموقّع في مجلد "ملفاتي". يمكنك أيضًا العثور على رابط لنسختك في الرسالة الإلكترونية التي تلقّيتها عند إكمال المستند.
• بالنسبة إلى مقدّمي الطلبات: يمكنك العثور على نسخة PDF النهائية في المجلد نفسه الذي تم حفظ المستند الأصلي فيه. يمكنك أيضًا العثور على رابط في الرسالة الإلكترونية التي تلقّيتها عند إكمال المستند.

  • ملاحظة مهمة: سيتم حفظ نسخة PDF في ملفاتي بدلاً من المجلد الأصلي في الحالتَين التاليتَين:

    • إذا لم تكن "محررًا" للمجلد الذي تم تخزين الملف فيه

    • إذا كانت قواعد المشاركة للمجلد الأصلي ستمنع الموقّعين من الوصول إلى الملف. يضمن الحفظ في "ملفاتي" أن يتمكّن جميع الموقّعين من الاطّلاع على المستند.

إذا لم تتمكّن من العثور على المستند النهائي، يُرجى اتّباع الخطوات التالية:

• ابحث في مجلد "ملفاتي".
• استخدم "البحث المتقدّم"
  • في شريط البحث، انقر على "بحث متقدّم" .
  • في قسم "الموافقات والتوقيعات الإلكترونية"، حدِّد أحد الخيارات التالية:
    • في انتظار موافقتي
    • مطلوبة مني
• تحقَّق من مجلد الرسائل غير المرغوب فيها.
• يمكنك التواصل مع الأطراف الأخرى المعنية بطلب التوقيع الإلكتروني للحصول على نسخة.
• يمكنك إرسال ملاحظات حول Gmail أو التواصل مع فريق دعم Google Drive.
• لضمان تلقّي مستندات التوقيع الإلكتروني في المستقبل:
  • إذا كان لديك حساب على Google Drive، يُرجى التحقُّق من إعدادات Drive لتتمكّن من تخزين محتوى جديد.
• يُرجى التحقُّق من إعدادات البريد الإلكتروني لكي تتمكّن من تلقّي رسائل إلكترونية من [e-mail].

العثور على مسار التدقيق

يمكنك اختيار لغة مسار التدقيق في مربع حوار الطلب. تحدّد هذه القيمة اللغة التي يتم بها إنشاء مسار التدقيق في النهاية.

ملاحظة: بعد أن يوقّع جميع المستخدمين المعنيين المستند، يتم إنشاء ملف ‎.pdf نهائي. يحتوي ملف ‎.pdf في نهايته على صفحة مسار التدقيق. يتم إنشاء الصفحة باللغة التي حدّدها مقدّم الطلب عند بدء طلب التوقيع الإلكتروني. تحتوي هذه الصفحة على سجلّ بالأحداث المختلفة التي حدثت خلال مراحل نشاط طلب التوقيع الإلكتروني مع الطوابع الزمنية، مثل:

• تم طلب التوقيع الإلكتروني
• تم التوقيع على الملف إلكترونيًا.
• اكتملت عملية التوقيع الإلكتروني
• معلومات تعريفية عن مقدِّم الطلب والموقِّعين، مثل عنوان البريد الإلكتروني والاسم

إرسال ملاحظات وآراء

لتقديم ملاحظات إلى Google، يُرجى اتّباع الخطوات التالية:

1. افتح ملف PDF الخاص بطلب التوقيع الذي تريد تقديم ملاحظات بشأنه.
2. انقر على عرض التفاصيل  القائمة   إرسال ملاحظات عن الميزة.

يمكنك أيضًا إرسال ملاحظات من خلال المنتج:

• إرسال الملاحظات والآراء حول Gmail
• التواصل مع فريق دعم Google Drive