स्प्रेडशीट में किसी बड़े डेटा सेट पर काम करने के दौरान, डेटा रेफ़रंस की सुविधा का इस्तेमाल करें. इससे, Sheets बेहतर तरीके से परफ़ॉर्म कर पाता है और बड़े डेटा सेट पर काम करना आसान हो जाता है. नीचे दिए गए सुझाव अपनाकर, इन्हें बेहतर बनाएं:
- कैलकुलेशन की स्पीड
- स्थिरता
- सीपीयू का इस्तेमाल
जब संभव हो, तब स्प्रेडशीट की किसी एक शीट के डेटा का रेफ़रंस दूसरी शीट में देना
अपनी स्प्रेडशीट की किसी एक शीट के डेटा का रेफ़रंस, उसकी दूसरी शीट में दें. यह तरीका, इंपोर्ट करने के इन फ़ंक्शन से ज़्यादा तेज़ी से काम करता है:
- IMPORTRANGE
- IMPORTDATA
- IMPORTXML
- IMPORTHTML
IMPORTRANGE() की मदद से, किसी दूसरी स्प्रेडशीट से डेटा इंपोर्ट करने के लिए, इंटरनेट कनेक्शन होना ज़रूरी होता है. भले ही:
- उस दूसरी स्प्रेडशीट पर आपका मालिकाना हक हो.
- आपने दोनों स्प्रेडशीट को एक ही ब्राउज़र में खोला हो.
- दोनों स्प्रेडशीट एक ही ड्राइव में मौजूद हों.
इंपोर्ट फ़ंक्शन को डेटा का अनुरोध करने और उसे फ़ेच करने के लिए, राउंड ट्रिप की ज़रूरत होती है. इस प्रोसेस में देरी हो सकती है या आपको इंटरनेट कनेक्शन में रुकावट का भी सामना करना पड़ सकता है. इसलिए, हो सकता है कि आपका डेटा बहुत धीमी रफ़्तार से इंपोर्ट हो.
अगर किसी स्प्रेडशीट में डेटा का रेफ़रंस देने के लिए, मैन्युअल तरीके से डेटा इंपोर्ट किया जाता है, तो डेटा फ़ेच करने की प्रोसेस में इंटरनेट कनेक्शन की ज़रूरत नहीं होती. कंप्यूटर, लोकल लेवल पर डेटा फे़च करता है. भले ही, डेटा किसी अन्य स्प्रेडशीट से इंपोर्ट किया जा रहा हो या स्प्रेडशीट की एक शीट से दूसरी शीट में. इससे समय की बचत होती है. हालांकि, मैन्युअल तौर पर डेटा इंपोर्ट करने का विकल्प सिर्फ़ तब इस्तेमाल किया जा सकता है, जब किसी ऐसे डेटा सेट पर काम किया जा रहा हो जिसमें कोई बदलाव न होता हो. जैसे, इन्वेंट्री का इतिहास या पुराना डेटा.
डेटा को मैन्युअल तरीके से इंपोर्ट करने के लिए, अपनी स्प्रेडशीट के डेटा को किसी मौजूदा स्प्रेडशीट में कॉपी करें:
- सबसे नीचे, शीट के नाम के बगल में मौजूद डाउन ऐरो
इसमें कॉपी करें
- वह स्प्रेडशीट चुनें जिसमें इस शीट का डेटा कॉपी करना है.
सलाह: अगर मौजूदा स्प्रेडशीट का विकल्प चुनने के बाद खुलने वाले Drive व्यू में स्प्रेडशीट न मिले, तो सबसे नीचे मौजूद बार में स्प्रेडशीट का वेब पता डालें.
ओपन रेंज के बजाय, क्लोज़ रेंज के रेफ़रंस देना
किसी स्प्रेडशीट की ओपन रेंज का मतलब होता है, ऐसी रेंज जिसकी शुरुआत और आखिर के लिए कोई पंक्ति या कॉलम तय नहीं होता. जैसे, A:B एक ऐसी रेंज है जिसमें कॉलम A और B की सभी सेल मौजूद हैं.
किसी स्प्रेडशीट की क्लोज़ रेंज का मतलब होता है, ऐसी रेंज जिसकी शुरुआत और आखिर के लिए कोई पंक्ति या कॉलम तय होता है.
जैसे, A1:B6 और A1:C100.
ओपन रेंज: A:B
क्लोज़ रेंज: A1:B6
उदाहरण: मान लें कि आपको कॉलम A की वैल्यू जोड़नी हैं, लेकिन 10,000 में से सिर्फ़ पहली 10 पंक्तियों में ही वैल्यू मौजूद हैं.
- अगर आपने SUM फ़ंक्शन में, SUM(A:A) जैसी किसी ओपन रेंज का रेफ़रंस दिया, तो कैलकुलेशन के दौरान आपका कंप्यूटर सभी 10,000 पंक्तियों को पढ़ेगा. भले ही, उस रेंज में खाली सेल भी मौजूद हों. ओपन रेंज का रेफ़रंस देने पर, Google Sheets उस रेंज की हर सेल को कैलकुलेशन में शामिल करता है, ताकि कोई वैल्यू न छूटे.
- अगर आपने SUM(A1:A10) जैसी किसी क्लोज़ रेंज का रेफ़रंस दिया, तो आपका कंप्यूटर सिर्फ़ A1 से A10 तक की पंक्तियां पढ़ेगा. इससे Sheets, रेंज की वैल्यू तेज़ी से कैलकुलेट कर पाएगा.
डेटा बार-बार अपडेट करने वाले फ़ंक्शन का बेहतर तरीके से इस्तेमाल करना
TODAY(), RAND(), RANDBETWEEN(), और NOW(), डेटा बार-बार अपडेट करने वाले फ़ंक्शन हैं. ये फ़ंक्शन, डेटा अप-टू-डेट रखने के लिए, समय-समय पर डेटा बदलते और रीफ़्रेश करते हैं. ये फ़ंक्शन स्थिर नहीं होते. जैसे: TODAY() फ़ंक्शन, हर दिन डेटा रीफ़्रेश करता है.
उदाहरण: कॉलम B की हर पंक्ति, कॉलम A की हर पंक्ति का डेटा पढ़ती है. इसका मतलब है कि जब कॉलम B नतीजे पाने के लिए डेटा कैलकुलेट करता है, तो कॉलम A अपनी सभी सेल रीफ़्रेश करता है.
अगर आपको डेटा बार-बार अपडेट करने वाले ऐसे फ़ंक्शन इस्तेमाल करने हैं जो एक जैसे नतीजे देते हैं, तो ऐबसलूट रेफ़रंस इस्तेमाल करें. इससे, एक ही रेफ़रंस हर सेल पर लागू हो जाता है. इन फ़ंक्शन में, NOW() और TODAY() जैसे फ़ंक्शन शामिल हैं. इस मामले में, कॉलम B सिर्फ़ एक सेल (A2) के आधार पर, कैलकुलेशन करेगा. ग़ैर-ज़रूरी डिपेंडेंसी हटाने पर, Sheets तेज़ी से काम करता है.
जब संभव हो, तब लंबी रेफ़रंस चेन बनाने से बचना
रेफ़रंस चेन, आपकी शीट की परफ़ॉर्मेंस धीमी कर देती है. उदाहरण के लिए, यहां दिए गए मामले में A2, A1 के डेटा को पढ़ती है, A3, A2 के डेटा को पढ़ती है, और इसी तरह यह प्रोसेस जारी रहती है. सारा डेटा एक-दूसरे के साथ जुड़ा हुआ है. इसलिए, A10 में वैल्यू कैलकुलेट करने के लिए, Google Sheets पिछली सभी सेल की वैल्यू (A1 से A9) के कैलकुलेट होने का इंतज़ार करता है. इसके बाद ही, A10 की वैल्यू देता है.
कैलकुलेशन के लिए, रेफ़रंस चेन के बजाय ऐबसलूट रेफ़रंस दें. इस मामले में, A2, A1 का डेटा पढ़ती है, A3, A1 का डेटा पढ़ती है, और इसी तरह यह प्रोसेस जारी रहती है. A1 की वैल्यू कैलकुलेट की जा चुकी है और उसका नतीजा उपलब्ध है. इसलिए, A2 से A10 तक की सभी सेल, सीधे A1 की वैल्यू फ़ेच करेंगी. रेफ़रंस चेन और ऐबसलूट रेफ़रंस, दोनों में ही एक जैसे नतीजे मिलते हैं, लेकिन ऐबसलूट रेफ़रंस में कैलकुलेशन तेज़ी से होता है.
