透過 Google 文件指派工作

如果你是以公司或學校帳戶使用 Google 文件，可以將工作指派給自己或貴機構的其他使用者。工作會同步至 Google Tasks 的預設清單，但也能移至其他清單。

在 Google 文件中指派工作

1. 在電腦上使用 Google 文件開啟所需文件。
2. 在文件中輸入 @task，然後按 Enter 鍵。
3. 在彈出式視窗中輸入工作資訊。
   1. 你也可以透過檢查清單建立工作。
      1. 選擇下列其中一種做法：
         • 依序選取「格式」「項目符號和編號」「檢查清單」。
         • 在文件中輸入 @checklist，然後按 Enter 鍵。
      2. 在檢查清單中輸入工作資訊。
      3. 按一下檢查清單項目左側的「新增至 Tasks」圖示 ，畫面隨即顯示一個彈出式視窗。
4. 在「指派對象」欄位中，輸入獲派工作的使用者名稱。
   • 你可以將工作指派給自己或所在網域中的其他使用者。
5. 選用：如要設定工作日期，請按一下「日期」，然後從日曆中選取所需日期。
6. 按一下「新增」即可指派工作。

重要事項：

• 指派工作給他人時，對方會收到電子郵件通知，內含你的電子郵件地址。指派對象可以在 Google Tasks 的個人工作清單和 Google 日曆中查看工作 (如果工作設有日期)。請參閱這篇文章，進一步瞭解共用工作。
• 匿名使用者無法在 Google 文件中指派或編輯 Tasks 工作。

在 Google 文件中查看或編輯工作

1. 在 Google 文件中開啟含有指派工作的文件。
   • 依序前往「工具」「工作」，藉此查看透過文件指派的所有工作。工作會顯示在畫面右側。如要捲動至文件中的特定工作，請按一下所需工作。
2. 找出已指派的檢查清單項目，將滑鼠游標懸停在其左側圖示上。
   • 工作一旦完成，其標題就會顯示刪除線。
3. 如何編輯工作：
   • 標題：在檢查清單項目文字中輸入內容，然後按 Tab 鍵即可更新。
   • 指派對象或工作日期：按一下工作資訊卡左下方的「編輯」。
     • 如果你編輯工作的指派對象，原指派對象和新指派對象都會收到電子郵件通知。

在 Google 文件中將工作標示為完成

1. 在 Google 文件中開啟含有指派工作的文件。
2. 找出已指派的檢查清單項目。
3. 勾選文件中該項目的核取方塊。
   • 如果工作已在文件中標示為完成，指派對象的 Tasks 個人工作清單中就會顯示為已完成，指派對象也會收到電子郵件通知。

在 Google 文件中刪除工作

1. 在 Google 文件中開啟含有指派工作的文件。
2. 找出已指派的檢查清單項目，將滑鼠游標指向其左側圖示。
3. 依序按一下「刪除」圖示 「確認」。

提示：

• 如果在文件中刪除某項工作，該工作就不會顯示在指派對象的 Tasks 個人工作清單中。如果工作尚未完成，指派對象會收到電子郵件通知。
• 如果在文件中刪除某個檢查清單項目，但沒有先刪除對應的工作，則該工作仍會顯示在指派對象的 Tasks 個人工作清單中。如要查看並刪除工作，請依序按一下「工具」「工作」。

在 Google 文件中管理工作更新

檢查清單項目左側的圖示可能會顯示一個藍點，造成這種情況的可能原因如下：

• 有人更新了文件中的檢查清單項目，但卻沒有更新對應的工作。
• 工作指派對象更新了 Tasks 中的工作標題，但卻沒有更新文件中對應的檢查清單文字。
• 有人將文件還原成先前的版本。

如要解決這個問題並移除藍點，請按照下列步驟操作：

1. 指向顯示藍點的工作。
2. 按一下彈出式視窗右下方的「更新」。

提示：如果指派對象沒有文件的編輯權限，卻在 Tasks 個人工作清單中更新或刪除了工作，工作圖示上也可能會顯示藍點。

• 將滑鼠游標指向藍點，然後按一下「是」，即可修正這個問題。
• 確認指派對象擁有文件編輯權限，即可避免發生這種情況。

變更工作通知的接收時機

你可以在文件中變更工作通知的接收時機。

1. 使用電腦開啟 Google 文件、試算表或簡報。
2. 按一下右上角的「開啟註解記錄」圖示 。
3. 按一下「通知設定」圖示 。
4. 選擇你要接收通知的時機。
   • 所有註解和工作：建立或變更任何工作時。
   • 與你相關的註解和工作：當其他使用者回覆與你相關的工作或註解時。
   • 無：你不會收到任何關於該檔案註解或工作的電子郵件通知。

相關資源

• 開始使用共用工作
• 認識 Google Tasks